CHARTER OF BOARD OF COMMISSIONERS PEDOMAN TATA TERTIB KERJA DEWAN KOMISARIS PT BANK SUMITOMO MITSUI INDONESIA ( PERSEROAN ) (THE COMPANY )

Transkripsi

1 PEDOMAN TATA TERTIB KERJA DEWAN KOMISARIS PT BANK SUMITOMO MITSUI INDONESIA ( PERSEROAN ) CHARTER OF BOARD OF COMMISSIONERS PT BANK SUMITOMO MITSUI INDONESIA (THE COMPANY ) Panduan Tata Tertib Kerja Dewan Komisaris Perseroan ( Dewan Komisaris ) diterbitkan pertama kali pada tanggal 28 Juni 2007 dan dikaji secara berkala, terakhir pada tanggal 28 Agustus Tujuan dari penyusunan Panduan Tata Tertib Kerja bagi Dewan Komisaris adalah memberikan panduan kepada anggota Dewan Komisaris di dalam menjalankan peran utama mereka dalam Perseroan yaitu: The Charter of Board of Commissioners of the Company ( BOC ) was initially issued on 28 June 2007 and has been periodically reviewed, the latest was conducted by 28 August The purpose of the establishment of BOC Charter is to guide BOC members in conducting their main role in the Company, i.e. to: Memastikan penerapan tata kelola perusahaan yang baik dalam semua kegiatan usaha Perseroan dan di semua tingkat organisasi perusahaan; Mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Direksi, serta memberikan nasehat kepada Direksi. Ensure the implementation of good corporate governance in all Company s business activities and at all levels of organization; Supervise the implementation of roles and responsibilities of the Board of Directors ( BOD ), as well as to provide advice to BOD. Serta memberikan arahan kepada masing masing anggota Dewan Komisaris pada masalah benturan kepentingan, pengenalan dan penanganan masalah etika dan mekanisme pelaporan potensi konflik atau perilaku yang tidak etis. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DEWAN KOMISARIS Tanpa mengurangi tugas utama Dewan Komisaris sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan, Undang undang tentang Perseroan Terbatas dan Peraturan perundang undangan yang berlaku, Dewan Komisaris memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: Also provide directives for each member of BOC on areas of conflicts of interest, recognition and handling of ethical issues and mechanism for reporting of potential conflicts or unethical conduct. ROLES OF AND RESPONSIBILITIES OF BOARD OF COMMISSIONERS Without prejudice to the main roles of BOC as stipulated under the Company s Articles of Association, the Law on Limited Liability Company and prevailing laws and regulation, BOC has roles and responsibilities as follows: 1

2 1. Pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik 1. The implementation of good corporate governance a. Dalam melaksanakan fungsi pengawasan terhadap Direksi, Dewan Komisaris wajib mengarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis Perseroan dan tidak terlibat dalam pengambilan keputusan terhadap kegiatan operasional Perseroan (kredit, treasury, penghimpunan dana, dan kegiatan operasional lainnya), kecuali: - Penyediaan dana kepada pihak terkait; - Hal hal lain yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Perseroan atau hukum dan peraturan yang berlaku. Pengambilan keputusan oleh Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud di atas tidak akan menghapus tanggung jawab Direksi dalam menjalankan fungsi manajemen Perusahaan. b. Dewan Komisaris harus menjamin bahwa Direksi menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari internal Departemen Audit (SKAI), auditor eksternal, hasil pengawasan yang dilakukan oleh Bank Indonesia, Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan/atau badan pengawas lainnya. c. Dewan Komisaris wajib membentuk Komite dan mengevaluasi tugas komite, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) membentuk komite komite yang mendukung Dewan Komisaris dalam menjalankan tugas dan fungsinya dengan cara yang efektif paling kurang sebagai berikut: a) Komite Audit; b) Komite Pemantau Risiko; dan c) Komite Remunerasi dan Nominasi. Dewan Komisaris dapat membentuk komite lainnya apabila dipandang perlu. a. In executing its supervisory function toward the BOD, BOC shall direct, monitor, and evaluate the implementation of strategic policies of the Company and shall not be involved in the decision making toward the operational activities (credit, treasury, fund mobilization, and other operational activities) of the Company, except: - Provision of funds to related parties; - Other matters stipulated in the Company s Articles of Association or prevailing laws and regulations. Decision making by the BOC as referred above shall not erase the responsibilities of the BOD in performing the Company management function. b. BOC shall ensure that the BOD follow up audit findings and recommendations from Internal Audit Department (SKAI), external auditor, results of the supervision conducted by Bank Indonesia, Indonesia Financial Services Authority (OJK) and/or other regulatory bodies. c. BOC shall establish the Committees and evaluate the tasks of the committee with the following provisions: 1) to establish the committees to support BOC in carrying out its duties and function in an effective way, at minimum as follows: a) Audit Committee; b) Risk Monitoring Committee; and c) Remuneration and Nomination Committee. BOC may establish any other committees which is deemed necessary. 2

3 2) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa struktur organisasi dan keanggotaan masing masing komite telah disusun berdasarkan peraturan yang berlaku. Rapat Dewan Komisaris akan menetapkan keanggotaan komite dengan memperhatikan rekomendasi Komite Nominasi dan Remunerasi yang kemudian akan dituangkan dalam Keputusan Direksi. 3) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa setiap Komite telah memiliki panduan tugas dan tanggung jawab komite, serta memastikan bahwa setiap Komite melakukan penelaahan terhadap panduan tugas dan tanggung jawabnya tersebut secara berkala. 4) Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa setiap komite telah melaksanakan tugas dan tanggung jawab, dengan melakukan pengawasan terhadap laporan kegiatan Komite yang disampaikan kepada secara regular melalui Rapat Dewan Komisaris, yang antara lain memuat hal hal sebagai berikut: a) Struktur, keanggotaan, keahlian dan independensi anggota komite; b) Tugas dan tanggung jawab Komite; c) Frekuensi dan pengambilan Keputusan dalam rapat komite; d) Rencana Kerja komite dan realisasinya; e) Hasil penilaian tahunan yang dibuat oleh masing masing Ketua komite mengenai Independensi anggota Komite. 5) Dewan Komisaris wajib melakukan evaluasi terhadap kinerja masingmasing komite secara tahunan 2) BOC shall ensure that the organization structure and membership of each committee has been composed in compliance with the prevailing regulations. BOC meeting shall determine membership of each committee with the consideration of the Nomination & Remuneration Committee recommendation and shall be stipulated into the decision of BOD. 3) BOC shall ensure that each committee has guidance for their roles and responsibilities as well as ensuring that each Committee has conducted a review of their each manual of roles and responsibilities on a regular basis. 4) BOC shall ensure that the each committee has executed its roles and responsibilities, by conducting the supervision to Committee s report which is regularly submitted to BOC Meeting, containing of: a) Structure, membership, expertise and independency of the member of committee; b) Duties and responsibility of committee c) Frequency and the resolution of committee s meeting d) Working Plan of committee and its realization. e) Yearly assessment result made by the Chairman of each Committee regarding the Independent members of committee 5) BOC shall evaluate the performance of each committee on yearly basis and/or any time as may be required and 3

4 dan/atau pada waktu yang mungkin diperlukan dan diputuskan oleh Dewan Komisaris. Evaluasi oleh Dewan Komisaris antara lain difokuskan pada hal hal berikut: a) Kewajaran komposisi dan kompetensi anggota komite yang akan dibandingkan dengan kompleksitas dan usaha Bank; b) Efektivitas pelaksanaan fungsi komite; c) Manfaat rekomendasi dari komite sebagai acuan bagi Dewan Komisaris resolusi; d) Kewajaran pelaksanaan rapat komite terhadap peraturan internal Perseroan; 6) Dewan Komisaris akan mengevaluasi kinerja masing masing anggota komite independen berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan oleh ketua komite masing masing. Selain itu, Dewan Komisaris atas kebijakannya sendiri berhak untuk memutuskan kembali pengangkatan dan pemberhentian anggota komite termasuk anggota dari Pihak Independen. d. Dewan Komisaris wajib menyetujui Rencana Bisnis yang disampaikan oleh Direksi dan wajib melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan Rencana Bisnis Perseroan. decided by BOC. The evaluation by BOC shall among others be focused on the following points: a) Appropriateness of composition and competency of the committee members to be compared to the Bank s complexity and business; b) Effectiveness of implementation of function of the committee; c) Benefit of recommendations from committee as reference for BOC resolution; d) Appropriateness of implementation of committee meetings to internal regulation of the Company; 6) BOC shall also evaluate the performance of each independent committee member based on the assessment result made by the chairman of each committee. In addition, BOC at its sole discretion shall have the right to decide on the re appointment or termination of the members of committee including the members from Independent Party. d. BOC shall approve the Business Plan submitted by the BOD and shall also conduct monitoring and evaluation on the implementation of the Company s Business Plan. 2. Pelaksanaan manajemen risiko 2. The implementation of risk management a. Dewan Komisaris menyetujui dan mengevaluasi kebijakan manajemen risiko Perseroan; b. Dewan Komisaris melakukan evaluasi terhadap tanggung jawab Direksi dalam menerapkan kebijakan manajemen risiko; c. Dewan Komisaris melakukan evaluasi dan memutuskan permohonan Direksi yang berkaitan dengan transaksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris. a. BOC shall approve and evaluate the risk management policy of the Company; b. BOC shall evaluate the responsibility of the BOD in implementing the risk management policy; c. BOC shall evaluate and decide the request of BOD relating to the transaction which requires approval of BOC. 4

5 3. Pengawasan aktif terhadap Fungsi Kepatuhan Perseroan (sebagaimana dijelaskan dalam Peraturan Bank Indonesia yang berlaku pada Fungsi Kepatuhan) a. Dewan Komisaris akan melakukan evaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Perseroan sedikitnya 2 (dua) kali dalam setahun; b. Dewan Komisaris akan memberikan saran dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Perusahaan. Berdasarkan evaluasi di atas, Dewan Komisaris akan memberikan nasihat kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Direktur yang membawahkan Fungsi Kepatuhan untuk peningkatan kualitas Fungsi Kepatuhan Perseroan. 3. Active supervisory towards the Compliance Function of the Company (as defined in prevailing Bank Indonesia Regulation on Compliance Function) a. BOC shall evaluate the implementation of the Compliance Function of the Company at least 2 (two) times a year; b. BOC shall give advices in the frame of improving the quality of the implementation of the Company s Compliance Function. Based on the above evaluation, BOC will advices President Director with copy to Compliance Director for the improvement of the quality of the Company s Compliance Function. 4. Fungsi Audit Internal Perusahaan ("SKAI") 4. The Internal Audit Function of the Company ( SKAI ) a. Dewan Komisaris meyakinkan Direksi untuk menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi yang diberikan oleh SKAI; b. Dewan Komisaris memberikan persetujuan atas pengangkatan dan pemberhentian kepala SKAI yang diusulkan oleh Direksi; c. Dewan Komisaris melakukan evaluasi terhadap efektivitas pelaksanaan fungsi SKAI tersebut. 5. Pelaksanaan manajemen risiko dalam penggunaan teknologi informasi BOC akan melakukan pengawasan secara aktif sebagai berikut: a. Untuk memberikan bimbingan, memantau dan mengevaluasi rencana strategis dan kebijakan Perseroan sehubungan dengan penggunaan Teknologi Informasi; b. Untuk mengevaluasi tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan penggunaan Teknologi Informasi. a. BOC shall ensure that BOD follows up the audit findings and recommendation given by SKAI; b. BOC shall approve the appointment and discharge of the head of SKAI proposed by BOD; c. BOC shall evaluate the effectiveness of the implementation of SKAI s function. 5. The implementation of risk management in the usage of Information Technology BOC shall conduct an active supervisory as follows: a. To give guidance, monitor and evaluate the strategic plan and policy of the Company in connection with the usage of Information Technology; b. To evaluate the responsibility of BOD on the implementation of the usage of Information Technology. 5

6 6. Persetujuan untuk kebijakan kebijakan Perseroan tertentu sebagai berikut: a. Kebijakan kredit; b. Kebijakan dan prosedur pelaksanaan Anti Pencucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme; c. Kebijakan Manajemen Risiko; d. Piagam Audit Intern; e. Setiap kebijakan lainnya yang mungkin diperlukan oleh peraturan yang berlaku dari Bank Indonesia dan OJK. 6. Approval for certain policy(ies) of the Company as follows: a. Credit Policy; b. Policy and procedure on the implementation of Anti Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism; c. Risk Management Policy; d. Internal Audit Charter; e. Any other policy as may be required by prevailing regulation of Bank Indonesia and OJK. RAPAT DEWAN KOMISARIS Rapat Dewan Komisaris diselenggarakan paling sedikit 4 (empat) kali dalam setahun atau sekali dalam setiap caturwulan. Paling sedikit 2 (dua) kali Rapat Dewan Komisaris harus dihadiri secara fisik oleh seluruh anggota Dewan Komisaris. Rapat Dewan Komisaris dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi teleconference. Rapat Dewan Komisaris dapat diselenggarakan atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Direksi, dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris, atau dari satu atau lebih Pemegang Saham; Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan apabila sedikitnya 60% jumlah anggota Dewan Komisaris hadir dan/atau diwakili dalam Rapat. Apabila Kuorum Rapat tidak tercapai, maka Rapat dapat diselenggarakan pada hari kerja setelah tanggal rencana Rapat pertama. Rapat kedua sah dan berhak mengambil keputusan apabila sedikitnya 60% jumlah anggota Dewan Komisaris hadir dan/atau diwakili dalam Rapat. BOC MEETING BOC Meeting is conducted at least 4 (four) times a year or once in every quarter. At least two BOC meetings must be physically attended by all BOC members. BOC Meeting may be conducted using teleconference technology. BOC Meeting may be held by written request of one or more members of BOD, or one or more members of BOC, or one or more Shareholders of the Company; BOC Meeting is valid and may take decisions if at least 60% BOC members present and/or represented at the Meeting. If the Meeting quorum is not reached, the Meeting may be held on the workday right after the date of the first Meeting plan. The Second Meeting is legitimate to make decisions if at least 60% BOC members present and/or represented at the Meeting. 6

7 Keputusan Rapat Dewan Komisaris diambil dengan musyawarah untuk mufakat. Jika musyawarah untuk mencapai mufakat gagal dicapai, Keputusan Rapat harus diambil berdasarkan suara setuju lebih dari 50% dari jumlah total suara yang sah dalam Rapat; Berita Acara Rapat yang telah dikaji ulang, ditandatangani oleh Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris yang hadir atau diwakili dalam Rapat. Resolution of Meeting of BOC shall be based on deliberation to reach consensus. If the deliberation to reach consensus fails to achieve, the resolution shall be adopted by voting based on the affirmative votes of more than 50% of total number of votes validly cast in the Meeting; The reviewed Minutes of Meeting is signed by the chairman of the Meeting and BOC members who attended or represented in the Meeting. Dewan Komisaris dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris menyetujui keputusan tersebut secara tertulis dengan menandatangani usulan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat Dewan Komisaris. BOC may take valid resolutions without convening BOC Meeting, provided all BOC members approve the resolutions in writing by signing the proposal. The Resolutions which taken in this way shall have the same legitimate power as resolutions taken by BOC Meeting. 7