PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH. PENGURUSAN MAJLIS KONVOKESYEN Tarikh: 11/08/2014

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PU/PS/AK030 Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universit UPM/PU/PS/AK031 Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus. - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010),Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Buku Gerak Cara Majlis - Manual Pengurusan Acara - Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen - Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen - Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus - Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti - Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat JPU berkaitan kelulusan peruntukan kewangan Majlis (jika berkenaan) - Minit Mesyuarat Post-Mortem Majlis

2 Halaman: 2/6 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi (Unit Pendidikan Luar) FEP : Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (Unit Program Eksekutif) JKK Kerja : Jawatankuasa Kecil Kerja JK Induk : Jawatankuasa Induk Majlis JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti KBAKD : Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik KPAA : Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa : Penolong Pendaftar Bahagian Urus Tadbir Akademik (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan UPM : Universiti Putra Malaysia UPMET : UPM Training and Education Sdn.Bhd UPMKB : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu URUS SETIA : Bahagian Urus Tadbir Akademik selaku Urus Setia Majlis WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Rancang Majlis 6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk A 6.2 Rancang Majlis a) Dapatkan pengesahan kesesuaian tarikh daripada pihak Canselor sebelum 1 Januari tahun konvokesyen akan diadakan. b) Dapatkan kelulusan Mesyuarat JPU dengan mengambil kira perkara berikut: i. Kesesuaian tarikh Canselor untuk mempengerusikan Majlis ii. Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB iii. Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa iv. Cuti umum; v. Majlis Khas (jika berkaitan) b) Dapatkan kebenaran JPU terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen; c) Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan) d) Maklumkan Senat terhadap tarikh Majlis yang telah diluluskan/diperkenankan Canselor. e) Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan). 6.3 Lantik Ahli Jawatankuasa Induk a) Cadangkan nama ahli jawatankuasa dan kemukakan kepada TNC (A&A) untuk kelulusan. b) Keluarkan surat lantikan ahli jawatankuasa induk c) Lantik Pengerusi JK Kecil dikalangan ahli jawatankuasa induk. d) Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk sekurang-kurangnya tiga (3) kali sebelum Majlis. e) Urus persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk. f) Minta Pengerusi Jawatankuasa Kerja mengemukakan senarai nama ahli

4 Halaman: 4/6 A jawatankuasa dan anggaran peruntukan perbelanjaan kepada JK Induk. 6.4 Adakan Mesyuarat 6.4 Adakan Mesyuarat Adakan Mesyuarat berikut: i. Mesyuarat JK Induk Majlis ii. Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti (UPM/PU/PS/AK0 30) 6.5 Buat Persediaan Majlis iii. Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat 6.5 Buat Persediaan Majlis Sediakan Jadual Kerja Majlis. Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profes or Emeritus (UPM/PU/PS/AK0 31) a) Buat persiapan Majlis Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis (PU/PS/SS01/KN) Urus Setia 6.6 Laksana Majlis 6.6 Laksana Majlis a) Laksana Majlis pada tarikh, masa, tempat dan tatacara yang telah ditetapkan. Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis (PU/PS/SS01/KN) 6.7 Nilai semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis 6.7 Nilai Semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Adakan Mesyuarat Post-Mortem untuk tujuan penambahbaikan selewat-lewatnya dua (2) bulan dari tarikh akhir Majlis. 6.8 Tamat 6.8 a) Buat tindakan penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan. Tamat Minit mesyuarat Post-Mortem dan Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis

5 Halaman: 5/6 7.0 REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100/31/1/1 Takwim Majlis Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod Kuasa Melupus KPPP Takwim Majlis Jadual Kerja Majlis Surat-surat berkaitan 3 Tahun 2. UPM/100/31/1/3 Surat Menyurat (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod KPPP Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat Surat jawapan anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB Surat surat pelantikan AJK Kerja Surat surat jemputan Surat kelulusan/perkenan Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Surat-menyurat berkaitan 3 Tahun UPM/100/31/1/2 Jawatankuasa Induk (P/O) Pusat Dokumen dan Rekod KPPP Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Minit Mesyuarat JK Induk Surat lantikan Pengerusi JK Kerja Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Surat panggilan mesyuarat Pos- Mortem Minit mesyuarat Post-Mortem 3 Tahun

6 Halaman: 6/6 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Surat-menyurat berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNCAA WP 03/01/ / / /2014 Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Akademik 19/2014 (Khas) TNCAA WP 08/08/2011 TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 11/08/2014