OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-AD/P001. PROSEDUR PENGAUDITAN Tarikh: 26/05/2017

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan mengenai proses pengauditan yang dijalankan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi kaedah perancangan, pelaksanaan dan penyediaan laporan pengauditan kecuali pengauditan kehilangan dan siasatan 3.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi semasa pengauditan dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses pengauditan adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen MS ISO 9001:2008 UPM/PNC/MK01 - UPM/PNC/AD/3.14 UPM/PNC/AD/3.07 UPM/PNC/AD/3.10 OPR/PNC- AD/GP01/PENGAUDITAN MASA Tajuk Dokumen Quality Management Systems Requirement Manual Kualiti Dokumen termasuk manual, garis panduan, buku rujukan, pekeliling dan surat pekeliling berkaitan peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh UPM atau Kerajaan Malaysia Minit Jawatankuasa Pengurusan Universiti Minit Jawatankuasa Audit Minit Lembaga Pengarah Universiti Garis Panduan Pengauditan Malaysian Approved Standards On Auditing - Professional Practice Framework

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AD EC IC JA JPU MRA NC PJA PPKD PT PTJ PYB TWP PP WP : Bahagian Audit Dalam : Perjumpaan audit selepas selesai audit : Perjumpaan audit sebelum memulakan audit : Juruaudit : Jawatankuasa Pengurusan Universiti : Ketua Audit Dalam : Memorandum Rancangan Audit : Naib Canselor : Penolong Juruaudit/Penolong Akauntan : Penolong Pegawai Kawalan Dokumen di Entiti : Pembantu Tadbir : Pusat Tanggungjawab : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses : Wakil Pengurusan

3 Halaman: 3/ PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Sediakan rancangan audit tahunan. Rancangan audit 6.2 Sediakan Rancangan Audit boleh disediakan berasaskan: Tahunan (a) Penilaian risiko; (b) Input daripada Pihak Pengurusan Universiti dan Jawatankuasa Audit; (c) Keutamaan isu-isu audit; dan (d) Sumber 6.3 Dapatkan Kelulusan 6.3 Rancangan Audit perlu dikemukakan ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit Jawatankuasa Audit untuk kelulusan. 6.4 Lulus? 6.4 Lulus? (a) Jika, ikut langkah 6.5. (b) Jika, ulang langkah 6.2. JA/PJA 6.5 Buat kajian awal sesuatu topik audit berdasarkan: 6.5 Buat Kajian Awal Topik Audit (a) Analisa data ; (b) Semakan laporan pengauditan yang lepas; (c) Laporan yang berkaitan dengan topik audit; dan (d) Pra-audit JA/PJA 6.6 Sediakan Memorandum Rancangan Audit bagi 6.6 Sediakan Memorandum Rancangan Audit menentukan objektif, skop dan teknik audit. Sesuaikan mengikut aktiviti PTJ dan pengauditan yang akan dijalankan. MRA (OPR/PNC- AD/BR01/MRA) /JA/PJA 6.7 Bincang dengan sama ada pengauditan yang 6.7 Perlu Initial Conference? akan dijalankan perlu Initial Conference. (a) Jika, ikut langkah 6.8. (b) Jika, ikut langkah 6.9. /JA/PJA 6.8 Adakan mesyuarat pembukaan dengan pihak auditi 6.8 Adakan Initial Conference bagi membincangkan tujuan, objektif dan skop audit. JA/PJA/PT 6.9 Laksanakan Audit mengikut perancangan dan 6.9 Laksanakan Pengauditan kelulusan. Rujuk Garis Panduan Pengauditan (OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN). JA/PJA 6.10 Dokumenkan kertas kerja bagi merekod pelaksanaan 6.10 Dokumenkan Kertas Kerja audit secara sistematik bagi menyokong objektif, penemuan dan kesimpulan audit. Pastikan setiap kertas kerja ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan pengauditan Semak Kertas Kerja. Memuaskan? 6.11 Semak Kertas Kerja. Memuaskan? (a) Jika, ikut langkah (b) Jika, ulang langkah 6.9 Garis Panduan Pengauditan (OPR/PNC-AD/GP01/ PENGAUDITAN) A

4 Halaman: 4/ 6 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A JA/PJA 6.12 Sediakan draf/laporan awal yang mengandungi 6.12 Sediakan Draf/ Laporan Awal penemuan-penemuan audit /JA/PJA 6.13 Perlu Maklum Ke PTJ? 6.13 Bincang dengan sama ada perlu maklumkan hasil pemerhatian audit ke PTJ. (a) Jika, ikut langkah (b) Jika, ikut langkah 6.18 JA/PJA 6.14 Maklumkan ke PTJ hasil pemerhatian audit dengan 6.14 Maklumkan ke PTJ mengemukakan salinan laporan awal audit. /JA 6.15 Perlu Exit Conference? 6.15 Bincang dengan sama ada perlu adakan Exit Conference. (a) Jika, ikut langkah (b) Jika, ikut langkah /JA/PJA 6.16 Tetapkan tarikh, masa dan tempat untuk diadakan EC Adakan Exit Conference Semasa EC, bincangkan bersama PTJ penemuan audit. JA/PJA 6.17 Dapatkan maklumbalas PTJ bagi isu-isu yang 6.17 Dapatkan Maklumbalas PTJ dibangkitkan JA/PJA 6.18 Sediakan laporan akhir dengan mengambilkira 6.18 Sediakan Laporan Akhir maklumbalas PTJ (jika ada) Semak Laporan. Memuaskan? 6.19 Semak laporan akhir sama ada memuaskan atau tidak. (a) Jika, ikut langkah (b) Jika, ulang langkah JA/PJA 6.20 Hantar laporan akhir ke Jawatankuasa Pengurusan 6.20 Hantar Laporan ke Jawatankuasa Audit dan Universiti (JPU). Failkan laporan ke dalam fail Jawatankuasa Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Universiti UPM/PNC/AD/100-6/1/2. Fail UPM/PNC/AD/ 100-6/1/ Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) dan 6.21 Bentangkan Laporan Ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit bentangkan laporan audit. JA/PJA 6.22 Kemukakan Minit 6.22 Kemukakan keputusan dan syor / minit mesyuarat JKA Mesyuarat Jawatankuasa Audit ke Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti ke Lembaga Pengarah Universiti Fail UPM/PNC/AD/ 100-6/1/7 PTPO 6.23 Kemukakan Laporan Audit/Laporan Tahunan/Minit 6.23 Kemukakan Laporan Audit/Laporan Tahunan/Minit Mesyuarat JKA ke Kementerian Pendidikan Tinggi Mesyuarat JKA ke Kementerian seperti yang ditetapkan Pekeliling Am Bil.3 Tahun Pendidikan Tinggi 1998 (secara tahunan). Fail UPM/PNC/AD/ /9/ Tamat

5 Halaman: 5/ REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PNC-AD/400-14/5/1/Kod Tugasan Fail Tugasan Nama Tugasan Carta Tugasan Memorandum Rancangan Audit (OPR/PNC- AD/BR01/MRA) Laporan Audit Surat yang berkaitan Kertas Kerja Audit Log Pinjaman Dokumen Audit (OPR/PNC-AD/BL01/ Penerimaan Dokumen) 2. UPM/PNC/AD/100-6/1/2 Fail JPU Laporan Audit Memo 3. Agenda JKA Minit Laporan Audit Laporan Pihak ng Berkaitan 4. UPM/PNC-AD/100-6/1/7 Fail Mesyuarat Lembaga Pengarah Universti Minit Mesyuarat JKA ng Berkaitan Surat 5. UPM/PNC-AD/400-14/9/3 Fail KPT Laporan ng Berkaitan Surat Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus

6 Halaman: 6/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran pertama untuk satu persijilan TWP PP WP 03/01/ OPR/PNC- AD/16/201 1 OPR:PNC- AD 1/2013 OPR/PNC- AD: 1/2017 MSKP PNC Kali Pertama Mesyuarat Ketuaketua Bahagian PNC kali ke-19 Mesyuarat Ketuaketua Bahagian Pejabat Naib Canselor Kali Ke-36 (secara edaran) TWP PP WP 22/08/2011 TWP PP WP 30/04/2013 TPKD PP TWP PP 26/05/2017