NOTA TAKLIMAT MODUL PENGURUSAN PRESTASI

Transkripsi

1 NOTA TAKLIMAT MODUL PENGURUSAN PRESTASI 1

2 KANDUNGAN LATAR BELAKANG FALSAFAH OBJEKTIF FAEDAH FUNGSI MODUL PERANAN ALIRAN PROSES LANGKAH PELAKSANAAN 2

3 LATAR BELAKANG - FALSAFAH Penjajaran matlamat individu kepada matlamat organisasi. Pemantauan dan penilaian prestasi individu, pasukan dan organisasi. Pemantauan sendiri untuk mendorong penambahbaikan yang berterusan. Pengurusan Prestasi sebagai rutin harian pihak pengurusan 3

4 LATAR BELAKANG - OBJEKTIF Menetapkan sasaran prestasi setiap individu Merancang pencapaian serta penilaian prestasi Memantau dan menilai prestasi individu serta organisasi Menghubungkaitkan prestasi kepada pembangunan kerjaya, keperluan pembangunan serta ganjaran 4

5 LATAR BELAKANG - FAEDAH INDIVIDU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA ORGANISASI Memahami kehendak organisasi, memantau prestasi dan pembangunan kerjaya sendiri, dan menggalakkan pembangunan diri Menjadikan pengurusan prestasi sebagai rutin harian, membolehkan pemantauan tahap prestasi dan objektif setiap individu dan pasukan secara online, dan menilai keberkesanan penggunaan sumber manusia. Mewujudkan pengukuran standard untuk menilai prestasi individu dan pasukan di semua agensi kerajaan 5

6 SUBMODUL LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN (LNPT) 6

7 KANDUNGAN LATAR BELAKANG FALSAFAH OBJEKTIF FAEDAH FUNGSI MODUL PERANAN ALIRAN PROSES LANGKAH PELAKSANAAN 7

8 FUNGSI MODUL MODUL PENGURUSAN PRESTASI Submodul Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Submodul Pengesahan Dalam Perkhidmatan 8

9 FUNGSI MODUL S L P P T LNPT Penilaian Prestasi Tahunan Penilaian Prestasi Bagi Dalam Tempoh Berkursus Pengesahan Markah Prestasi Penilaian Anugerah Khidmat Cemerlang Laporan Penilaian Prestasi Khas (sedang dibangunkan) Sasaran Kerja Tahunan Penilaian Prestasi LNPT Lampiran Kertas Pertimbangan PPSM 9

10 FUNGSI MODUL Bil. Fungsi Keterangan 1. Penetapan SKT Membolehkan pengguna mengisi aktviti/projek utama yang hendak dilaksanakan beserta petunjuk prestasinya. 2. Penilaian Prestasi Tahunan 3. Penilaian Prestasi Dalam Tempoh Berkursus Membolehkan pengguna menyelenggara penilaian prestasi bagi dirinya sendiri dan PYD di bawah seliaannya. Membolehkan Urus Setia PPSM menyelenggara prestasi PYD yang masih dalam tempoh berkursus. 10

11 FUNGSI MODUL Bil. Fungsi Keterangan 4. Pengesahan Markah Penilaian Prestasi 5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Membolehkan Urus Setia PPSM menyelenggara markah penilaian prestasi seperti yang telah disahkan oleh Panel Penilai. Membolehkan Pencadang APC memilih dan mencadangkan calon penerima APC kepada Urus Setia PPSM untuk diputuskan oleh PPSM. 11

12 KANDUNGAN LATAR BELAKANG FALSAFAH OBJEKTIF FAEDAH FUNGSI MODUL PERANAN ALIRAN PROSES LANGKAH PELAKSANAAN 12

13 PERANAN BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI 1. Pegawai Yang Dinilai (PYD) Menetapkan SKT untuk tahun tersebut. Paparan senarai SKT yang ditambah. Paparan senarai SKT yang digugurkan. Kemas kini aktiviti / projek dan petunjuk prestasi. Papar dan cetak kesemua SKT. Papar pencapaian dalam bentuk perbandingan. Laporan sasaran pencapaian keseluruhan. Hantar SKT kepada PPP untuk pengesahan. Menyelenggara Kegiatan dan Sumbangan di Luar Tugas Rasmi. Menyelenggara Senarai program/kursus/ seminar yang telah dihadiri. Menyelenggara Senarai program/kursus/ seminar yang diperlukan untuk tahun berikutnya. -SKT - Penilaian Prestasi 13

14 PERANAN BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI 2. Pegawai Penilai Pertama (PPP) 3. Pegawai Penilai Kedua (PPK) Mengesahkan SKT untuk kakitangan yang diselia. Papar senarai SKT tambahan. Papar senarai SKT yang digugurkan. Papar status setiap SKT. Papar dan cetak kesemua SKT. Papar pencapaian dalam bentuk perbandingan. Laporan dan semak sasaran pencapaian keseluruhan. Menilai dan mengesahkan kriteria prestasi PYD Menilai dan mengesahkan kriteria prestasi PYD bergantung kepada senarai kriteria yang ditetapkan bagi setiap kumpulan pegawai. -SKT - Penilaian Prestasi 14

15 PERANAN BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI 4. Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia Memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK. Menyemak markah keseluruhan (purata) yang dikira oleh sistem. Menganalisa prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan PPSM. Mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan PPSM seperti pergerakan gaji, latihan, penempatan, bimbingan dan kaunseling kepada PYD. Memasukkan markah penilaian prestasi yang telah dibuat oleh Penyelia / Academic Registrar / Programme Head ke dalam HRMIS. -Penilaian Prestasi -Penilaian Prestasi Dalam Tempoh Berkursus 15

16 PERANAN BIL KOD & PERANAN RINGKASAN MENU FUNGSI 5. Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Membuat penyelarasan dan mengesahkan markah penilaian prestasi. Mengesyorkan penempatan, pembangunan kerjaya, bimbingan dan kaunseling serta menentukan kelayakan dan kesesuaian untuk pergerakan gaji PYD. -Penilaian Prestasi 6. Pentadbir Aliran Kerja (PM) Menetapkan aliran kerja (PM) di dalam aplikasi berdasarkan kepada templet aliran kerja yang telah disiapkan. -Pentadbiran Sistem 16

17 KANDUNGAN LATAR BELAKANG FALSAFAH OBJEKTIF FAEDAH FUNGSI MODUL PERANAN ALIRAN PROSES LANGKAH PELAKSANAAN 17

18 ALIRAN PROSES PENYEDIAAN SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) Pegawai Yang Dinilai (PYD) Pegawai Penilai Pertama (PPP) Penyediaan SKT Hantar untuk Semakan dan Pengesahan Semak SKT yang disediakan Aktiviti/Projek Petunjuk Prestasi Hantar untuk Pindaan Tidak Bersetuju dan arahkan untuk pindaan Bersetuju dan Mengesahkan SKT 18

19 ALIRAN PROSES PENILAIAN PRESTASI Pegawai Yang Dinilai (PYD) Pegawai Penilai Pertama (PPP) Pegawai Penilai Kedua (PPK) Melengkapkan Maklumat Pegawai Melengkapkan Kegiatan Dan Sumbangan Di Luar Tugas rasmi Menilai PYD dari segi: Kepimpinan Kualiti Peribadi Menilai PYD dari segi: Kepimpinan Kualiti Peribadi Dihantar untuk Penilaian PPP Penghasilan Kerja Pengetahuan dan Kepakaran Dihantar untuk Penilaian PPK Penghasilan Kerja Pengetahuan dan Kepakaran Memberi Ulasan Keseluruhan dan Pengesahan Memberi Ulasan Keseluruhan KE RAJAH 3 19

20 ALIRAN PROSES PENILAIAN PRESTASI (sambungan) DARI RAJA H 2 Pelarasan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan Pengesahan Markah Penilaian Prestasi Dihantar untuk Pelarasan Dihantar untuk Pengesahan 20

21 ALIRAN PROSES ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) Pencadang APC Pemilihan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Memilih Kriteria Senarai Pendek Menjana Senarai Pendek CalonYang Layak Untuk APC Membuat Pemilihan Calon APC Urus Setia Panel Pembangunan Sumber Manusia Semakan Senarai Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Membuat Semakan Atas Pemilihan Membuat Perubahan Pada Pencalonan Berdasarkan Senarai Membuat Ulasan dan Mencetak Laporan Senarai Calon Untuk Pertimbangan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Panel Pembangunan Sumber Manusia Kelulusan Calon Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Meluluskan Pemilihan Calon Hasil Daripada Mesyuarat 21

22 ALIRAN PROSES PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN PENILAIAN PRESTASI DALAM TEMPOH BERKURSUS Pegawai Yang Dinilai (PYD) 3. Hantar kepada Urus Setia Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus 1. Cetak dan hantar kepada Penyelia / Academic Registrar / Programme Head 2. Kembalikan kepada PYD Kemas kini ke dalam HRMIS Menilai Prestasi Penilaian Prestasi Bagi PYD Menghadiri Kursus oleh Penyelia / Academic Registrar / Programme Head 22

23 KANDUNGAN LATAR BELAKANG FALSAFAH OBJEKTIF FAEDAH FUNGSI MODUL ALIRAN PROSES PERANAN LANGKAH PELAKSANAAN 23

24 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT Sebelum Pelaksanaan Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab 1. Melengkapkan maklumat dalam Modul Data Perjawatan. 2. Melengkapkan Maklumat dalam Modul Pengurusan Rekod Peribadi. 3. Melengkapkan maklumat dalam Profil Perkhidmatan. 4. Melengkapkan templet Profil Pengguna bagi penetapan peranan dalam submodul. Lengkapkan semua data perjawatan yang disandang oleh PYD. Lengkapkan semua data rekod peribadi. Lengkapkan semua maklumat dalam Profil Perkhidmatan. Lengkapkan templet Profil Pengguna yang akan menentukan peranan seperti berikut: I)Pentadbir Sistem (Penilaian Prestasi) II)Pentadbir Aliran Kerja (Penilaian Prestasi) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) PYD / Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) 24

25 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT Sebelum Pelaksanaan Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab 5. Menetapkan peranan di dalam HRMIS mengikut templet yang telah dilengkapkan. Penetapan peranan di dalam HRMIS mengikut templet yang telah disediakan di Langkah 4. Pentadbir Sistem Level 1 atau 2 di agensi. 6. Melengkapkan templet bagi peranan dan aliran kerja PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM. Lengkapkan templet peranan dan aliran kerja seperti berikut: I)PPP; II)PPK; III)Urus Setia PPSM; dan IV)PPSM. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) 7. Menetapkan peranan PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM dalam HRMIS. Tetapkan peranan bagi PPP, PPK, Urus Setia PPSM dan PPSM. Pentadbir Sistem Level 1 atau 2 25

26 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT Sebelum Pelaksanaan Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab 8. Menetapkan Aliran Kerja (Penilaian Prestasi) di dalam HRMIS berdasarkan templet aliran kerja yang telah disiapkan. Tetapkan aliran kerja dari PYD kepada PPP dan kemudiannya dari PPP kepada PPK mengikut templet yang disiapkan dalam langkah 6. Pentadbir Aliran Kerja (Penilaian Prestasi) 9. Memastikan data asas Submodul LNPT adalah lengkap. Setiap agensi memastikan semua data asas adalah lengkap sebelum Submodul LNPT dapat dilaksanakan. Agensi Kerajaan 26

27 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL LNPT Semasa Pelaksanaan Bil. Langkah Tindakan Tanggungjawab 1. Merekodkan tarikh Bahagian/Unit atau Cawangan mula melaksanakan Submodul LNPT. Simpan satu rekod log tarikh pelaksanaan di setiap Bahagian/Unit atau Cawangan bagi tujuan pemantauan. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (PSM) 2. Memantau secara berterusan pelaksanaan Submodul LNPT. Pantau pelaksanaan Submodul LNPT dan log isu/masalah yang timbul kepada Helpdesk Tahap 0. Sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan, panjangkan kepada Helpdesk Tahap 1. Pentadbir Sistem (Penilaian Prestasi) 27

28 SEKIAN, TERIMA KASIH 28