BAB 3 PERUMUSAN OBJEK PENELITIAN. 3.1 Profil PT. PEN Z S TAR PANCA PERS ADA

Transkripsi

1 BAB 3 PERUMUSAN OBJEK PENELITIAN 3.1 Profil PT. PEN Z S TAR PANCA PERS ADA Riwayat Perusahaan PT. Penz Star Panca Persada didirikan pada tanggal 19 September 2007, berkedudukan di Komplek Pergudangan Prima Center Blok B 22, Jakarta Barat 11710, dengan Telp dan didirikan atas izin Departemen kehakiman RI Direktorat Jenderal Hukum dan PerUndang- Undangan dengan Andreas, S.H sebagai notaris dengan akte No.C HT th.2007 PT. Penz Star Panca Persada perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan umum terutama di bidang minyak pelumas, dengan No. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No.00075/ Tanda Daftar Perusahsaan (TDP) No pada tanggal 15 Januari 2008 di Jakarta dan NPWP : PT. Penz Star Panca Persada menawarkan pelumas untuk segala jenis, baik pelumas untuk keperluan kendaraan bermotor maupun industri. Bisnis pelumas yang menjadi inti usaha PT. Penz Star Panca Persada yaitu sebagai distributor oli Penzoil, agen resmi oli Shell, serta produk pelumasnya sendiri yakni oli Penzstar. Hubungan bisnis mulai dirintis secara bertahap dengan konsumen/user dimulai dari Industri kecil sampai dengan industri besar. 54

2 55 Sejalan dengan bertambahnya usia PT. Penz Star Panca Persada, jaringan pasar perusahaan semakin berkembang yang diikuti pula dengan bertambahnya permintaan akan kebutuhan minyak pelumas Data Administrasi PT PEN Z S TAR PANCA PERS ADA 1. Nama Perusahaan : PT. PENZ STAR PANCA PERSADA 2. Status : PERSEROAN TERBATAS 3. Alamat Kantor : Kompleks Pergudangan Prima Center Blok B 22, Jakarta Barat No. Telepon : Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Penz Star Panca Persada yaitu Meningkatkan kompetensi perusahaan sehingga dapat bersaing di era globalisasi saat ini. Misi perusahaan ini yaitu dengan mengacu kepada obyek pembangunan komunitas internet di Indonesia. Misi PT. Penz Star Panca Persada diantaranya adalah: 1. Terus-menerus meningkatkan kualitas perusahaan. 2. Memberikan pelayanan yang maksimal untuk pelanggan.

3 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber: PT. Penz Star Panca Persada, 2010

4 Tugas dan Wewenang 1. Direktur Memilih dan mengangkat para kepala bagian, menilai kinerja perusahaan berdasarkan laporan yang dihasilkan, mengambil keputusan, merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan, mengadakan rapat secara rutin untuk mengevaluasi kinerja perusahaan sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan atau belum, serta memberikan terobosan-terobosan baru agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 2. Kepala Penjualan Memantau kinerja sales executive bottle, sales executive drum dan bagian administrasi penjualan. Memutuskan apa saja yang harus dilakukan oleh bagian penjualan untuk memperbaiki tingkat penjualan setiap bulannya. Bertanggung jawab terhadap penjualan yang terjadi pada perusahaan. 3. Kepala Pembukuan dan Keuangan Memantau seluruh aktivitas kerja mulai dari supervisor pembelian, kasir dan finance, supervisor gudang dan supervisor accounting. Bertanggung jawab untuk mengawasi alur kas perusahaan, ketersediaan barang, dan laporan terhadap pencatatan yang terjadi dalam perusahaan. 4. Supervisor Human Research Development dan General Affair Mengurusi Asuransi dan Sewa Perusahaan, melakukan perbaikan dan pemeliharaan alat-alat kantor dan gedung, membuat list aktiva tetap

5 58 perusahaan dan mengurus ijinnya serta mengajukan permohonan kebutuhan dapur perusahaan 5. Sales Executive Bottle Membina hubungan baik terhadap pelanggan retail dan menjual oli secara retail sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan dan kondisi penjualan tidak menurun melainkan dapat terus meningkat. Bertanggung jawab terhadap penjualan retail yang telah terjadi. 6. Sales Executive Drum Membina hubungan baik terhadap industri-industri dan menjual oli secara drum sehingga meningkatkan loyalitas pelanggan dan kondisi penjualan tidak menurun melainkan dapat terus meningkat. Bertanggung jawab terhadap penjualan secara drum yang telah terjadi. 7. Bagian Administrasi Penjualan Menerima pemesanan dari pelanggan dan mencatat ke dalam Sales order serta menerima konfirmasi atas ketersediaan barang di gudang. Bertanggung jawab terhadap pencatatan penjualan yang terjadi. 8. Supervisor Pembelian Memutuskan supplier untuk dijadikan rekan bisnis perusahaan sehingga kinerja pembelian yang dilakukan menjadi optimal, memberikan arahan dan motivasi kepada staff pembelian agar melakukan pembelian sesuai dengan prosedur perusahaan.

6 59 9. Kasir dan Finance Bertugas menerima invoice, mencatat bukti pembayaran sesuai dengan surat jalan pengiriman barang serta menerima dam melakukan pembayaran berdasarkan dokumen-dokumen yang akan dipertangggungjawabkan kepada kepala pembukuan dan keuangan. 10. Supervisor Gudang Mengawasi keluar masuknya stok barang yang terdapat di gudang. Bertanggung jawab pada ketersediaan barang yang terdapat didalam kartu persediaan. 11. Supervisor Accounting Bertugas dan bertanggung jawab atas pembuatan laporan dan pencatatan transaksi secara umum yang akan dipertanggungjawabkan kepada kepala pembukuan dan keuangan Sumber Daya Perusahaan Sumber daya perusahaan menjadi penting untuk mengembangkan pemasaran yang lebih baik kepada pelanggan. Sumber daya perusahaan pada PT.Penz Star Panca Persada meliputi : 1. Sumber Daya Internal PT.Penz Star Panca Persada memiliki karyawan yang terdiri dari Kepala Penjualan, Kepala Pembukuan dan Keuangan, Supervisor Human Research Development dan General Affair, Sales Executive Bottle, Sales Executive Drum, Bagian Administrasi Penjualan, Supervisor Pembelian, Kasir dan finance, Supervisor Gudang, dan

7 60 Supervisor Accounting. Jumlah karyawan yang terdapat di PT.Penz Star Panca Persada yang terdiri dari 75 orang yang memiliki pengalaman dan keahlian pada bidangnya masing-masing, rata-rata memiliki gelar S1. Berikut perincian jumlah karyawan yang berada di PT. Penz Star Panca Persada : a. Sales executive Bottle = 20 karyawan b. Sales executive Drum = 17 karyawan c. Administrasi penjualan = 3 karyawan d. Kasir dan finance = 4 karyawan e. Staff pembelian = 3 karyawan f. Staff gudang = 20 karyawan g. Staff accounting = 2 karyawan h. 6 karyawan lainnya masing-masing menjabat sebagai: Supervisor HRD & GA, supervisor pembelian, supervisor gudang, supervisor accounting, kepala penjualan, kepala pembukuan dan keuangan. Dengan kemampuan dan pengetahuan para karyawan yang memiliki jenjang pendidikan tinggi, dapat dipastikan bahwa mereka mampu menggunakan teknologi informasi serta cepat fasih dalam menggunakan software baru sehingga diharapkan nantinya tidak ada kesulitan dalam menerapkan sistem yang akan diinvestasikan oleh perusahaan. 2. Teknologi yang dimiliki PT. Penz Star Panca Persada memiliki 6 unit komputer yang digunakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan dalam

8 61 bidang penjualan, accounting, gudang dan pembelian. Spesifikasi komputernya yang terdiri dari hardware dan software sebagai berikut: a. Hardware 1 buah PC dengan spesifikasi: a. Processor Intel Dual Core Rp ,- b. Harddisk 120 GB Rp ,- c. Motherboard Rp ,- d. DVD Room Rp ,- e. RAM 1 GB Rp ,- f. VGA Card 256 MB Rp ,- g. 1 buah printer epson LX 300 Rp ,- h. 1 buah keyboard + Mouse Rp ,- i. 1 buah Monitor CRT Rp ,- + Rp ,- b. Software a. Windows XP SP 2 original Rp ,- b. SQL server 2000 Rp ,- c. Microsoft Visio 2000 Rp ,- d. Microsoft office 2007 home Rp ,- + Rp ,-

9 62 Untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan maka perusahaan berkeinginan melakukan investasi TI yang dapat membantu pengendalian internal perusahaan, mempermudah kinerja karyawan dan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan. 3. Level of Profitability Tingkat keuntungan perusahaan semakin meningkat dari tahun berdirinya perusahaan, yaitu sebesar 12%. Ini merupakan salah satu faktor penting dalam perencanaan strategi investasi yang akan dilakukan. 3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur bisnis yang sedang berjalan pada PT. Penz Star Panca Persada yaitu : 1. Proses bisnis perusahaan dimulai ketika Sales Executive Bottle/Drum menawarkan barang-barang ke pelanggan dengan memberikan brosur produk yang dijual. 2. Pelanggan membuat daftar barang yang akan dibeli kedalam Purchase Order (PO) beserta keterangan tambahan mengenai cara pembayaran yang dipilih pelanggan, selanjutnya PO tersebut diberikan kepada Staff Sales Executive Bottle/Drum. Terdapat 2 sistem pembayaran yang ditawarkan PT. Penz Star Panca Persada yakni : a. Cash On Delivery (COD) yakni pembayaran yang dilakukan pelanggan secara full payment.

10 63 b. Jatuh tempo yakni pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sesuai dengan tanggal yang ditentukan pada awal perjanjian. 3. Sales Executive Bottle/Drum akan menyerahkan PO pelanggan ke Bagian Administrasi Penjualan guna dijadikan dasar didalam pembuatan Sales Order (SO) sebanyak 2 rangkap Rangkap 1 diserahkan ke bagian gudang Rangkap 2 diarsipkan 4. Berdasarkan SO rangkap 1 yang diterima, bagian gudang akan mengecek ketersediaan barang terlebih dahulu di dalam kartu persediaan barang dan mengkonfirmasikan kembali ketersediaan barang tersebut pada Bagian administrasi penjualan. 5. Jika stock yang tercatat didalam kartu persediaan mencukupi, bagian gudang segera menyediakan barang sesuai SO rangkap 1, dan membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 akan diserahkan ke pelanggan Rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir dan finance Rangkap 3 diarsipkan 6. Berdasarkan SJ rangkap 2, bagian kasir dan finance membuat Faktur Penjualan (FJ) dan Faktur Pajak Penjualan (FPJ). a. FJ dibuat sebanyak 4 rangkap. Terdapat perbedaan penyerahan rangkap FJ sesuai dengan sistem pembayaran yang dipilih, yakni: Jika pelanggan yang memilih sistem pembayaran COD

11 64 Rangkap 1 diserahkan pada bagian gudang guna dilampirkan bersamaan dengan pengiriman barang. Rangkap 2 diarsipkan Rangkap 3 diserahkan ke bagian administrasi penjualan Jika pelanggan yang memilih sistem pembayaran jatuh tempo Rangkap 1 diarsipkan Rangkap 2 diserahkan pada bagian gudang guna dilampirkan bersamaan dengan pengiriman barang. Apabila pelanggan telah melunasi pembayaran, maka FJ rangkap 2 akan ditukar dengan FJ rangkap 1, dimana FJ rangkap 2 akan diarsipkan kembali sebagai pengganti FJ Rangkap 1 yang diserahkan ke pelanggan. Rangkap 3 diserahkan ke bagian administrasi penjualan b. FPJ dibuat sebanyak 4 lembar Rangkap 1 diserahkan pada bagian gudang, guna dilampirkan bersamaan dengan pengiriman barang Rangkap 2 diserahkan ke bagian accounting Rangkap 3 diserahkan ke bagian administrasi penjualan Rangkap 4 diarsipkan 7. Barang dikirim ke pelanggan bersamaan dengan dilampirkannya SJ rangkap 1, FJ rangkap 1 atau 2 sesuai dengan sistem pembayaran, dan FPJ rangkap Penerimaan pembayaran atas FJ dan FPJ yang dilakukan pelanggan akan dicatat bagian kasir dan finance ke dalam bukti pembayaran sebanyak 2 rangkap yang sebelumnya telah dicocokkan dengan SJ rangkap 2, FJ rangkap 2, dan FPJ rangkap 4.

12 65 Rangkap 1 diserahkan ke pelanggan Rangkap 2 diarsipkan 9. Setiap transaksi pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan, bagian kasir dan finance akan mencatat ke dalam kartu piutang. Kartu piutang berguna untuk mengetahui tanggal serta jumlah transaksi pembelian maupun pembayaran hingga sisa saldo yang harus dibayar oleh pelanggan. Kartu piutang ini akan diserahkan pada akhir periode kepada bagian accounting. 10. Pembelian dilakukan ketika stok barang di dalam kartu persediaan menipis, bagian gudang akan membuat daftar barang yang akan dibeli, kemudian diserahkan ke bagian pembelian. 11. Setelah mendapatkan daftar barang dari bagian gudang, bagian pembelian akan mengkonfirmasi kepada supplier bahwa barang yang akan dipesan tersedia. Jika barang tersedia, bagian pembelian membuat Purchase Order sebanyak 4 rangkap. Rangkap 1 diserahkan kepada supplier Rangkap 2 diserahkan ke bagian gudang Rangkap 3 diserahkan ke bagian kasir dan finance Rangkap 4 diarsipkan 12. Berdasarkan barang yang diterima, bagian gudang akan mengecek kondisi dan kesesuaian antara jumlah barang dengan SJ yang dilampirkan dengan PO rangkap 2 yang diterima dari bagian pembelian. Atas dasar tersebut bagian gudang akan memuat ke dalam Bukti Penerimaan Barang (BPB) sebanyak 3 lembar. BPB Rangkap 1 diserahkan pada supplier (sebagai bukti barang telah diterima)

13 66 BPB Rangkap 2 diserahkan kepada bagian pembelian BPB Rangkap 3 diarsipkan 13. Berdasarkan surat jalan dan BPB rangkap 2, bagian pembelian mencatat jumlah yang harus dibayar kepada supplier ke dalam Faktur Pembelian (FB) dan Faktur Pajak Pembelian (FPB) sebanyak 2 rangkap yakni: FB dan FPB rangkap 1 diserahkan kepada bagian kasir dan finance. FB dan FPB rangkap 2 diarsipkan 14. Berdasarkan FB dan FPB rangkap 2, bagian kasir dan finance akan mencatatnya ke dalam kartu hutang. Kartu hutang itu sendiri berfungsi sebagai catatan rekapitulasi mengenai tanggal transaksi pembelian, jumlah pembayaran serta pembelian yang dilakukan bagian pembelian serta sisa hutang atas masing-masing supplier. 15. Setelah jatuh tempo, Bagian kasir dan finance akan melakukan pembayaran berdasarkan FB dan FPB rangkap 2. Bagian kasir dan finance akan menerima kwitansi dari supplier. Bukti tersebut akan diarsipkan oleh bagian kasir dan finance. 16. Setiap akhir periode, setiap bagian akan mempertanggung jawabkan setiap aktivitas bisnis yang dilakukan dengan membuat laporan sesuai dengan divisinya kepada kepala divisinya masing masing. Bagian administrasi penjualan akan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada kepala penjualan. Sedangkan bagian pembelian akan membuat laporan pembelian, bagian kasir dan finance akan membuat laporan kas keluar dan laporan kas masuk, bagian gudang akan membuat laporan persediaan (memuat tentang tanggal dan jumlah barang masuk, barang keluar,

14 67 stock awal dan stock akhir barang), bagian accounting akan membuat laporan keuangan yang semua laporan tersebut akan diserahkan kepada kepala pembukuan dan keuangan. 17. Setiap laporan yang diterima oleh kepala penjualan dan kepala pembukuan dan keuangan, akan diperiksa kembali kebenarannya dan kemudian akan diserahkan ke Direktur.

15 Rich Picture Berikut ini merupakan gambaran proses bisnis sesuai dengan prosedur sistem yang berjalan pada PT. Penz Star Panca Persada Gambar 3.2 Rich Picture Sumber : PT Penz Star Panca Persada, 2010

16 Permasalahan yang ada Ketika penulis melakukan pengamatan ditemukan kondisi yang juga menjadi permasalahan pada PT. Penz Star Panca Persada sebagai berikut: 1. Informasi persediaan barang yang tidak dapat diketahui secara langsung oleh bagian yang membutuhkan sehingga dibutuhkan konfirmasi kepada bagian gudang untuk mengetahui tersedianya barang tersebut. Investasi yang akan direkomendasikan bagi masalah ini adalah sistem persediaan barang, dimana sistem persediaan barang berguna untuk menyediakan informasi mengenai stock barang di gudang yang dapat diakses oleh bagian administrasi penjualan, bagian pembelian. 2. Lamanya waktu didalam proses penyajian dokumen serta pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif, sangat terlihat terutama pada saat akhir periode, hal ini disebabkan karena proses bisnis perusahaan seperti pencatatan serta pengarsipan faktur maupun nota-nota dilakukan secara manual belum terkomputerisasi dan terintegrasi, sehingga pada akhir periode tiap karyawan selalu sibuk akan perhitungan jumlah laporan, dan jika terjadi ketidakseimbangan akan laporan seperti laporan laba rugi dan neraca, karyawan akan mencocokan dan membandingkan ulang dokumen-dokumen yang diarsipkan dengan kebenaran pencatatan yang dilakukan dari awal pencatatan, sehingga akan memakan waktu lebih lama lagi di dalam penyajian laporan. Atas dasar permasalahan ini, maka diperlukan suatu sistem yang dapat menghasilkan laporan-laporan berdasarkan transaksi-transaksi yang telah diinput oleh bagian yang berwenang sehingga pada saat dibutuhkan, para

17 eksekutif dapat melihat laporan yang diinginkan hanya dengan menginput tanggal periode berjalan Kriteria Investasi yang Dibutuhkan dan Budget Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan pihak eksekutif PT Penz Star Panca Persada, maka penulis mendapatkan informasi tentang kriteria investasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, yakni suatu investasi TI berupa sistem informasi yang terintegrasi. Sistem informasi yang dibutuhkan, diharapkan dapat memudahkan aksesibilitas antar bagian yang memerlukan informasi sehingga memudahkan pekerjaan karyawan. Sistem informasi tersebut juga diharapkan mampu memudahkan para eksekutif untuk memantau aktifitas bisnis yang sedang berjalan melalui laporan-laporan periodik yang dapat diakses kapan saja. Perusahaan menetapkan budget yang akan digunakan untuk melakukan implementasi TI sebesar Rp ,- (data terlampir) 3.7 Analisis MIS Hierarchical pada Strategic Planning Step 1 perusahaan harus dapat bertahan dan berkompetisi dengan pesaingnya serta mengetahui dimana area-area yang dapat menjadi ancaman atau peluang bagi perusahaan. Perusahaan harus membuka diri untuk perubahan terutama pada investasi TI, agar dapat melakukan kompetensi dengan para pesaingnya. Area yang menjadi ancaman bagi perusahaan: 1. Banyak perusahaan yang gagal didalam mengimplementasikan investasi TI. Hal ini disebabkan oleh kurangnya perencanaan TI yang matang. Sehingga

18 71 diperlukan perencanaan TI yang dapat menghitung keseluruhan dari perencanaan investasi yang akan diimplementasi oleh perusahaan. Peluang bagi perusahaan: 1. Dapat menggunakan pendekatan Balanced Scorecard untuk melakukan perencanaan strategi investasi TI dan melihat sejauh mana investasi TI tersebut berdampak pada 4 perspektif di dalam Balanced Scorecard yakni perspektif pelanggan, perspektif keuangan, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pertumbuhan dan pembelajaran. Dengan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard, perusahaan lebih mengetahui keuntungan yang akan didapatkan setelah mengimplementasikan investasi TI. Step 2 dilakukan guna mengetahui apa saja kekuatan perusahaan yang dapat dijadikan sebagai keunggulan bersaing perusahaan dibandingkan pesaingnya, serta guna mengetahui kelemahan perusahaan agar dapat melakukan perbaikan terhadap kelemahan perusahaan. Kekuatan perusahaan: 1. Memiliki budget khusus untuk mengembangkan perusahaan ke arah yang lebih baik. Dengan tersebut, perusahaan dapat memilih investasi TI terbaik bagi perusahaan. 2. Memiliki banyak pelanggan tetap. Pelanggan merupakan sebuah kekuatan perusahaan untuk dapat mengembangkan usaha. Dikarenakan perusahaan sudah banyak memiliki pelanggan, oleh karena itu perusahaan optimis bahwa

19 72 dengan pelanggan yang dimiliki sekarang perusahaan dapat mengembangkan usahanya Kelemahan perusahaan 1. Semua aktifitas bisnis dilakukan secara manual dikarenakan belum terdapat suatu sistem informasi yang terintegrasi, yang menghubungkan tiap-tiap divisi perusahaan. Aktifitas ini harus diubah menjadi terkomputerisasi sehingga sistem informasi yang terintegrasi dapat membantu karyawan untuk menanggapi kebutuhan konsumen secara lebih cepat. Step 3 digunakan untuk mencapai kebijakan perusahaan yang akan diambil, dan harus memiliki konsistensi dengan misi dan tujuan umum perusahaan. Memiliki perencanaan strategi investasi TI yang matang, dengan adanya rancangan TI Balanced Scorecard yang disesuaikan dengan visi misi perusahaan, yang secara spesifik dituangkan didalam hubungan sebab akibat. Perusahaan berkeinginan untuk melakukan investasi TI yang berguna untuk mendukung misi perusahaan yaitu menjadi perusahaan yang unggul dan bersaing dan terus-menerus meningkatkan kualitas perusahaan. Tetapi sebelum menentukan investasi TI yang akan diambil, perusahaan ingin melakukan perencanaan investasi TI sehingga mengetahui keuntungan yang akan didapat perusahaan dengan menerapkan investasi TI tersebut, tidak hanya dalam perspektif pelangan, perspektif keuangan, perspektif proses bisnis internal dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan tetapi juga dalam financial performance measures.

20 73 Step 4 guna memfokuskan tujuan perusahaan ke aspek yang lebih sempit untuk wilayah fungsional MIS. Ini melengkapi tahap perencanaan proses strategis. Dengan adanya perencanaan strategi investasi TI, perusahaan dapat melihat estimasi dampak dari implementasi TI didalam perusahaan dan melihat bagaimana pergerakan investasi tersebut dapat membantu perkembangan perusahaan dari berbagai perspektif didalam Balanced Scorecard. Dalam tahap ini perusahaan memfokuskan tujuan untuk dapat terus menerus meningkatkan kualitas perusahaan yang akan dikembangkan di bidang TI, sehingga perusahaan ingin investasi TI yang dibutuhkan benar-benar sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini dan tidak mengubah proses bisnis perusahaan yang sedang berlangsung. Berdasarkan alasan tersebut, penulis merekomendasikan Investasi TI yang akan dibangun oleh perusahaan akan dibuat oleh Software House.