MANUAL PROSEDUR PROSEDUR RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Transkripsi

1 MANUAL Tanggal Terbit Edisi I : 25 Nopember 2008 Tanggal Terbit Edisi II : 23 Oktober 2013 Tanggal Terbit Edisi III : 1 Agustus 2017 Status Direvisi : Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Diperiksa dan Disetujui : Ketua Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik USU Disahkan : Dekan Fakultas Teknik USU Ir. Seri Maulina, M.Si, PhD GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA AGUSTUS 2017

2 DAFTAR ISI i Lembar Pengesahan Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen 1 Daftar Distribusi 2 Catatan Perubahan Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen 3 1 Tujuan 4 2 Ruang Lingkup 4 3 Definisi 4 4 Referensi 4 5 Ketentuan Umum 4 6 Tujuan Rapat Tinjauan Manajemen 4 7 Persyaratan 4 8 Prosedur Pelaksanaan 5 i

3 Halaman : 1 6 Disiapkan Disahkan USU Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program 25/11/2008 Studi Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Disahkan Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Ketua Program Studi 23/10/2013 Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 23/10/2013 Disiapkan Disahkan Ir. Nurlisa Ginting, MSc, PhD, IPM Ketua Program Studi 01/08/2017 Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan 01/08/2017

4 Halaman : 2 6 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D PD I Prof.Dr. Ing. Ir. Johannes Tarigan PDII 2 Program Studi Magister Teknik Arsitektur FakultasTeknik USU Ir. Syahrizal, MT Ketua Ir. Nurlisa Ginting, MSc, Ph.D, IPM Sekretaris Ir. N. Vinky Rahman, MT Pegawai Novi Yanthi IkatanMahasiswa

5 Revisi ke Halaman : 3 6 CATATAN PERUBAHAN USU Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan 1 25/11/2008 Perubahan No. Prof. Dr. Ir. Dokumen Manual Armansyah Prosedur Ginting. M.Eng 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan 3 01/08/2017 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 4 Penambahan Referensi Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Dekan Dekan Tanda Tangan

6 1. TUJUAN Halaman : 4 6 Prosedur rapat tinjauan manajemen disusun sebagai satu pedoman bagi setiap penyelenggara akademik di lingkungan USU tentang rapat tinjauan manajemen 2. RUANG LINGKUP Rapat tinjauan manajemen dilakukan untuk membicarakan apakah dianggap perlu melakukan perubahan dalam: a. Kebijakan mutu dan sasaran mutu b. Prosedur mutu dan operasional fakultas untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa mendatang 3. DEFINISI a. Rapat tinjauan manajemen : Rapat untuk menilai keefektifan sistem mutu, yang pelaksanaannya dilakukan secara berkala 4. REFERENSI a. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. b. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. c. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. d. Manual Mutu SMM USU e. Manual Mutu Sekolah Pasca Sarjana USU f. Manual Mutu USU g. Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 06 Tahun 2017 Tentang Peraturan Akademik Program Magisterdan Program DoktorUniversitas Sumatera Utara. 5. KETENTUAN UMUM a. Tinjauan manajemen harus menentukan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu, terutama dalam kaitannya dengan persyaratan pelanggan dan kebutuhan akan sumber daya 6. TUJUAN Rapat tinjauan manajemen bertujuan untuk emonitor perkembangan pelaksanaan penjaminan mutu dan menentukan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu. 7. PERSYARATAN a. Setiap anggota GKM Program Studi harus terlibat dalam pelaksanaan rapat tinjauan manajemen. b. Rapat tinjauan manajemen dilaksanakan sedikitnya sekali setahun

7 8. PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan rapat tinjauan manajemen (diagram 1)adalah: Halaman : 5 6 a. Ketua Program Studi mengundang rapat anggota GKM Program Studi b. Agenda rapat tinjauan akademik dapat meliputi: Pencapaian dan performance sasaran proses serta kesesuaian produk Status tindakan perbaikan dan pencegahan Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu Rekomendasi untuk improvement Perubahan kebijakan mutu dan sasaran mutu Hasil audit mutu internal Keluhan pelanggan Tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya c. Rapat didahului pembahasan hasil monitoring, pengukuran serta penganalisaan kinerja proses dan mutu hasil proses sebagaimana ditetapkan dalam sasaran mutu setiap bidang. Monitoring, pengukuran dan analisa juga dilakukan dengan mengadakan evaluasi pada periode yang telah ditetapkan terhadap rekanan yang memasok produknya ke Progra Studi terhadap tingkat kepuasan pelanggan untuk memperbaiki kualitas produk dan pelayanan yang bisa diberikan kepada pelanggan. d. Dalam rapat dilakukan evaluasi secara periodik terhadap pencapaian kebijakan mutu Program Studi serta sasaran mutu. Kebijakan mutu dan sasaran mutu yang ditetapkan akan selalu ditinjau kesesuaiannya dengan kemampuan dan kondisi Program Studi serta tuntutan pasar e. Dalam rapat dibahas hasil audit secara berkala terhadap konsistensi dari implementasi sistem mutu yang telah ditetapkan berdasarkan persyaratan standar serta memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan telah ditinjau keefektifannya f. Menetapkan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu, terkait dengan agenda rapat g. Menyepakati jadwal rapat berikutnya bila dijumpai masalah yang perlu diselesaikan segera.

8 Halaman : 6 6 Ketua Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU Mengundang rapat GKM Program Studi Agenda Rapat Pencapaian dan performance sasaran proses serta kesesuaian produk Status tindakan perbaikan dan pencegahan Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu Rekomendasi untuk improvement Perubahan kebijakan mutu dan sasaran mutu Hasil audit mutu internal Keluhan pelanggan Tindak lanjut dari rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya pembahasan hasil monitoring, pengukuran serta penganalisaan kinerja proses dan mutu hasil proses evaluasi secara periodik terhadap pencapaian kebijakan mutu Program Studi serta sasaran mutu pembahasan hasil audit secara berkala terhadap konsistensi dari implementasi sistem mutu yang telah ditetapkan Menetapkan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu, terkait dengan agenda rapat Menyepakati jadwal rapat berikutnya bila dijumpai masalah yang perlu diselesaikan segera Diagram 1Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen