BAB III OBJEK PENELITIAN. III.1. Sejarah Umum PT. RAGA GADING SAKTI. pertama kalinya oleh Bapak Robert Kakan Tanuatmadja, dan memiliki kantor pusat di

Transkripsi

1 BAB III OBJEK PENELITIAN III.1. Sejarah Umum PT. RAGA GADING SAKTI PT. RAGA GADING SAKTI merupakan perusahaan yang didirikan pertama kalinya oleh Bapak Robert Kakan Tanuatmadja, dan memiliki kantor pusat di Jalan Gajah Mada No , Kelurahan Keagungan, Jakarta Barat 11130, berdasarkan Akta Pendirian No. 189, yang dibuat di hadapan MOHAMMAD SAID TADJOEDIN, selaku Notaris di Jakarta, di mana Anggaran Dasar perusahaan telah memperoleh pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia pada tanggal 7 Juni 1989 dengan Nomor C / HT TH.89. PT. RAGA GADING SAKTI memiliki sebidang tanah seluas ±250 hektar yang terletak di Cipanas Puncak, propinsi Jawa Barat, Kabupaten Cianjur, Kecamatan Pacet, Desa Sindanglaya dan Gadog, setempat dikenal dengan Kompleks Perumahan Villa bernama GREEN APPLE GARDEN. Berdasarkan hal ini, PT. RAGA GADING SAKTI dapat dikategorikan bergerak dalam bidang usaha real estate. PT. RAGA GADING SAKTI memiliki kantor proyek yang terletak di lokasi yang sama dengan Kompleks Perumahan Villa GREEN APPLE GARDEN yang berada di Jalan Mariwati No.80 A Cipanas Puncak. PT. RAGA GADING SAKTI diawali dengan modal dasar sebesar Rp ,00 (enam puluh juta rupiah) dengan saham yang terbagi sebanyak 120 helai saham masing masing saham sebesar Rp ,00 (lima ratus ribu rupiah) nominal, dengan pembagian sebanyak 40 lembar saham atau sebesar Rp ,00 (dua puluh juta rupiah) disetorkan dengan uang tunai. 24

2 Anggaran dasar perusahaan telah diubah dan ditambah terakhir berdasarkan Akte Pemasukan Persero Pendiri Serta Perubahan Anggaran Dasar Nomor 173 pada tanggal 23 Januari 1989 yang dibuat oleh Notaris ENDRAWILA PERMATA, S.H. sebagai pengganti dari Notaris BENNY KRISTIANTO, S.H. PT. RAGA GADING SAKTI memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang bernomor 3743 / P / / PM / XII / 1988, Nomor Pokok Wajib Pajak Dan memiliki nomor keanggotaan Real Estate Indonesia III.2.Struktur Organisasi dan Uraian Tugas III.2.1. Struktur Organisasi Setiap organisasi selalu berlandaskan kerja sama yang baik antar manusia baik dalam jumlah yang besar maupun kecil. Kerja sama tersebut baru dapat mencapai sasarannya bila terdapat manajemen dan pembagian tugas yang baik antar setiap orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi mempunyai peranan yang penting dalam suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik dapat menunjukkan dengan jelas fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing masing bagian yang ada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi merupakan bagan atau kerangka yang terdiri dari macam macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutanm dan pengaturan antara bagian yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Oleh karena itu, struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan sedemikian rupa agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing masing anggota dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan yang baik antar setiap bagian dalam perusahaan dapat terlaksana. 25

3 Struktur organisasi PT. RAGA GADING SAKTI dapat dilihat sebagai berikut : : Garis Link / komando : Garis Staff / koordinasi Gambar III.2.1. Struktur Organisasi PT. RAGA GADING SAKTI Sumber : PT. RAGA GADING SAKTI 26

4 III.2.2 Uraian Tugas Tujuan dalam pembagian fungsi dan tugas adalah agar pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dan ekonomis dengan tujuan sasaran yang telah disusun dan direncanakan oleh perusahaan dapat tercapai. Uraian tugas dan tanggung jawab dari masing masing fungsi akan diuraikan sebagai berikut : 1) Director Memimpin, mengawasi dan mengevaluasi jalannya perusahaaan secara keseluruhan. Memimpin rapat rapat dalam menetapkan keputusan yang penting. Mewakili perusahaan di dalam maupun di luar perusahaan. Menangani semua surat surat yang berkaitan dengan Bank, Instansi Pemerintah, dan lain lain. Menandatangani atau menentukan kontrak proyek. Menerapkan tujuan, kebijakan, prosedur serta keputusan guna kelangsungan hidup perusahaan. Bertanggung jawab sepenuhnya untuk segala urusan yang berkaitan dengan perusahaan. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. 2) Project GM Mengawasi dan mengatur seluruh kegiatan operasional perusahaan. 27

5 Mengelola bisnis dan menilai kinerja setiap bagian dalam perusahaan. Melaporkan hasil kinerja setiap bagian dalam perusahaan pada Director. Membantu menyelesaikan masalah masalah yang terjadi pada setiap bagian dalam perusahaan. 3) Audit Melakukan pemeriksaan pada setiap bagian perusahaan secara periodik. Membina hubungan baik dengan setiap bagian yang ada dalam perusahaan dengan tujuan pemeriksaan dapat berjalan dengan baik. Dapat bekerja sama dengan eksternal auditor jika diperlukan. 4) Admin. & Control Merancang sistem akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Memastikan pelaporan keuangan yang sesuai dengan pelaporan. Merancang sistem pengendalian untuk kegiatan operasional perusahaan 5) Finance / Accounting Mengelola sumber daya perusahaan terutama pada bidang keuangan perusahaan. Mengkoordinasikan, dan mengawasi pengelolaan dana dalam perusahaan dan kegiatan administrasi perusahaan. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi, dan pengawasannya. Mengawasi pekerjaan akuntansi, bertanggung jawab atas kebenaran dan keakuratan pembukuan serta laporan keuangan perusahaan. 28

6 Membuat laporan bulanan, rugi laba serta neraca. Membuat laporan keuangan perusahaan dan informasi keuangan untuk kepentingan pihak luar perusahaan. Mencatat dan mengumpulkan data data omzet tiap bulan, mengurangi harga pokok dan biaya biaya untuk mendapatkan nilai laba. Membina hubungan yang baik dengan bagian keuangan dan bagian lainnya yang berada dalam perusahaan, serta dengan lembaga perpajakan Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas / bank sebagai dokumen pelengkap untuk pembukuan. 6) Purchasing Mencari supplier yang dapat mensupply perlengkapan dengan harga yang kompetitif. Melakukan pemesanan sesuai dengan kebutuhan. Membuat skedul pembelian. 7) Legal / SDM Melakukan seleksi, merekrut, dan melatih karyawan yang akan diterima. Menetapkan sistem penggajian dan tunjangan sosial karyawan. Membuat dan menyampaikan laporan gaji karyawan kepada Director. Membina hubungan perusahaan dengan karyawan yang baik. Melakukan konsultasi untuk penyelesaian permasalahan regulasi dan interkoneksi. 29

7 Menangani legalitas dokumen dokumen penting perusahaan. 8) Marketing Menetapkan kebijakan dan prosedur pemasaran produk. Menyusun rencana pemasaran. Merencanakan, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan penjualan. Mempelajari kondisi pasar dan mengikuti perkembangan harga di pasaran. Menentukan persetujuan kredit. Memelihara hubungan baik dengan pelanggan. Membuat resume pelanggan. Mengetahui product knowledge dari produk produk yang dimiliki oleh perusahaan. 9) Maintenance Fee Mengatur administrasi dan tugas-tugas umum pemeliharaan lingkungan perusahaan seperti keamanan, kebersihan, transportasi, serta perawatan gedung. 10) Kasir Menerima dan mengeluarkan uang dari perusahaan Menyetorkan uang ke rekening perusahaan Menangani segala hal yang berhubungan dengan petty cash. 11) Administrasi 30

8 Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pembukuan, serta bertanggng jawab terhadap semua laporan yang dikeluarkan. Membuat surat order berdasarkan pesanan. Membuat surat perjanjian penjualan berdasarkan surat order jual yang dibuat bagian salesman maupun bagian marketing. Memelihara dokumen-dokumen yang diarsipkan di bagian administrasi. Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. 12) Operasional / Pimpinan Proyek Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas kegiatan operasional yang dijalankan oleh perusahaan. Mengawasi kinerja bagian planning, estimator, dan drafter. Mengawasi implementasi perencanaan yang telah dibuat. Ikut memonitor ke bagian bagian terkait untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan benar dan tepat waktu (termasuk pengawasan pembayaran). 13) Planning Menyusun perencanaan kerja yang bersifat strategis maupun operasional Melakukan perencanaan tahapan pengembangan yang akan dilakukan perusahaan. 14) Estimator Mencari tahu perkembangan harga pasar. 31

9 Melakukan estimasi dan membuat analisis biaya kontruksi bangunan dan infrastruktur. Membuat estimasi atas perubahan harga yang terjadi. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi, dan pengawasannya. 15) Sales Executive Membuat surat order jual berdasarkan pesanan. Mengambil keputusan dalam menentukan batas maksimal kredit untuk pelanggan baru. Melakukan survey terhadap pelanggan baru untuk mempertimbangkan pemberian kredit. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Menentukan target pencapaian dan mengawasi kinerja salesman. Bertanggung jawab atas tercapainya target omset penjualan. Membuat target penjualan bulanan atau triwulan, dan tahunan. Ikut memonitor penawaran dan proposal yang akan disampaikan kepada pelanggan untuk memastikan sesuai dengan permintaan pelanggan. 16) Salesman Mengunjungi pelanggan untuk menawarkan barang. Mencari pelanggan baru dan menerima pesanan dari pelanggan. Membuat surat order jual berdasarkan pesanan. 32

10 Melakukan survey terhadap pelanggan baru untuk mempertimbangkan pemberian kredit. Memfollow up setiap permintaan dari pelanggan. III.3. Prosedur Penjualan pada PT. RAGA GADING SAKTI Prosedur operasional penjualan pada PT. RAGA GADING SAKTI adalah sebagai berikut : Pertama, pelanggan mendatangi kantor pemasaran dari lokasi perumahan villa Green Apple Garden untuk melihat jenis dan kondisi bangunan villa yang ingin dibelinya, yang di perlihatkan oleh bagian marketing dari perusahaan. Lalu jika pelanggan sudah menentukan pilihannya untuk membeli villa yang disukai, maka prosedur untuk transaksi pembelian dilakukan di kantor pemasaran. Kemudian pelanggan mengisi Surat Pemesanan Tanah dan Bangunan Villa yang disediakan perusahaan sebagai prosedur pertama dalam pembelian villa, pelanggan diharuskan membayar booking fee minimal sebesar Rp ,- agar perusahaan dapat memastikan bahwa pelanggan serius untuk membeli villa yang telah dipilih sebelumnya. Surat Pemesanan Tanah dan Bangunan Villa dibuat sebanyak 4 rangkap yaitu untuk Direksi, Manajer Keuangan, Sales Executive, dan yang terakhir untuk pelanggan. Setelah itu, pelanggan diwajibkan untuk membayar uang muka untuk villa yang akan dibeli dan akan diberikan tanda terima (kuitansi) oleh kasir yang dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap, yang pertama untuk pelanggan, rangkap kedua untuk manajer keuangan dan rangkap ke 3 (tiga) untuk bagian akuntansi, sebelum mengisi form Surat Perjanjian tentang Pengikatan Jual Beli Tanah dan Bangunan di Kompleks Perumahan Villa Green Apple Garden Cipanas Puncak yang dibuat sebanyak 2 rangkap, yang 33

11 pertama untuk Direktur perusahaan dan yang kedua untuk Pelanggan dengan tujuan untuk mengikat pelanggan untuk membeli dan menerima penyerahan untuk dimilikinya dari Direktur Green Apple Garden atas sebagian dari sebidang tanah dengan Hak Guna Bangunan / Hak Milik serta bangunan villa yang didirikan di atasnya, yang terletak di Propinsi Jawa Barat, Kabupaten Cianjur, Kecamatan Pacet, Desa Sindanglaya. Surat ini berisikan tentang kewajiban yang harus dipenuhi pelanggan dalam prosedur pembelian villa, kondisi kondisi dan tindakan antisipasi yang akan diambil perusahaan apabila adanya kejadian di luar dugaan yang menimpa pelanggan dalam penyelesaian pembayaran villa. Dalam surat ini juga tertera jumlah tahap pembayaran serta jangka waktu pembayaran yang harus dipenuhi pelanggan. Sisa pembayaran villa setelah dikurangi dengan uang muka (down payment) sebesar 30% - 40% dari harga villa yang dibeli, dapat dibayarkan melalui KPR berdasarkan jangka waktu yang ditentukan secara bersama dan setelah pelanggan memenuhi ketentuan yang disediakan untuk mendapatkan KPR dengan bank yang bersangkutandalam jangka waktu selama 5 10 tahun, perusahaan akan membuatkan Surat Permohonan Pembayaran sebanyak 2 (dua) rangkap, di mana surat ini sebagai bukti penguat untuk pelanggan bahwa benar adanya pembelian villa pada Green Apple Garden serta pencantuman nomor rekening yang akan dituju apabila KPR telah disetujui. Apabila pengajuan KPR tidak disetujui oleh bank yang bersangkutan, maka uang muka serta booking fee yang sudah dibayarkan oleh pelanggan akan dikembalikan setelah dikurangi dengan biaya biaya adminstrasi yang diperlukan. Dan pada saat KPR sudah diterima maka bank akan menyetorkan jumlah uang yang tertera pada Surat Permohonan Pembayaran kepada rekening perusahaan, lalu bank akan memberikan Surat Pemberitahuan kepada perusahaan dan bagian keuangan akan mengkonfirmasi jumlah uang yang telah disetorkan atas penjualan yang dijanjikan 34

12 lalu membuat Bukti Peneriman Kas / Bank sebanyak 4 (empat) rangkap sebagai dokumen pelengkap untuk pencatatan. Dalam hal ini bagian akuntansi akan mencatat pembayaran ini sebagai penjualan ke dalam jurnal penjualan. Pelanggan sudah dapat menempati villa apabila kewajiban hukum ditentukan sudah terpenuhi sesuai dengan peraturan dan kebijakan perusahaan dan setelah Surat Pengantar Pengambilan Kunci yang sudah diotorisasi oleh Direktur, Manajer Keuangan, dan Sales Executive yang diterima dari kantor PT. RAGA GADING SAKTI yang berada di Jl. Gajah Mada No Lantai II. Kunci dapat diambil pada di lokasi kantor pemasaran oleh pelanggan di Puncak Cipanas setelah menunjukkan Surat Pengantar Pengambilan Kunci dan menandatangani Berita Acara Serah Terima. Transaksi penjualan yang telah dilakukan, dimasukkan ke dalam akun penjualan, di mana penjualan ini terbagi menjadi dua yaitu penjualan yang bersifat tunai didapat dari booking fee dan down payment, sehingga bentuk penerimaan pembayaran yang sudah disetujui oleh perusahaan dan sudah diuangkan (apabila menggunakan cek atau giro) akan dimasukkan ke dalam akun penerimaan kas pada pencatatan transaksi dalam perusahaan, sedangkan penjualan yang bersifat kredit berasal dari pelunasan atas penjualan yang terjadi melalui KPR. Pembayaran atas booking fee dan down payment yang dilakukan pelanggan dapat berupa cek atau giro, tunai, kartu kredit atau yang lainnya yang tidak melanggar peraturan hukum di Indonesia. Semua pembayaran harus dilaksanakan langsung kepada dan bertempat di kantor PT. RAGA GADING SAKTI, Jl. Gajah Mada No Lantai II, Jakarta Barat, atau tempat lain yang ditetapkan kemudian secara tertulis oleh perusahaan; dan atas setiap pembayaran akan dianggap sah apabila sudah mendapat tanda terima (kuitansi) dari Manager Keuangan perusahaan 35

13 dengan ketentuan bilamana pembayaran tersebut dengan cek atau giro bilyet, maka pembayaran baru dianggap sah apabila cek atau giro bilyet tersebut dapat diuangkan dengan sebagaimana mestinya. Sedangkan untuk penyewaan villa, pelanggan dapat langsung mendatangi kantor pemasaran untuk menyewa villa yang diinginkan, tentunya melewati prosedur pengisian surat surat yang berkaitan seperti permintaan atas data diri pelanggan, dan prosedur pembayaran yang dilakukan setempat, karena penyewaan ini bersifat jangka waktu pendek, maka pelanggan diwajibkan untuk membayar uang sewa villa di muka atau dapat membayar uang muka terlebih dahulu secara tunai maupun dengan kartu kredit. Lain halnya apabila pelanggan menetapkan jangka waktu yang cukup panjang dalam penyewaan villa, maka perusahaan akan mengajukan beberapa syarat dan peraturan yang harus ditaati oleh pelanggan dalam penyewaan villa, dan tentunya pelanggan diikatkan dengan surat perjanjian penyewaan yang mewajibkan pelanggan untuk membayar sesuai jangka waktu yang telah ditetapkan secara bersamaan dengan perusahaan di hadapan notaris dengan tujuan perjanjian yang akan dilakukan denagn pelanggan menjadi sah, tetapi hampir sama dengan penjualan yaitu adanya uang muka untuk penyewaan villa yang harus dibayarkan kepada pelanggan sebelum menempati villa yang akan disewa. Penyewaan villa ini dalam perusahaan dimasukkan sebagai pendapatan lain lain, karena adanya permintaan pelanggan yang tidak mau membeli secara keseluruhan namun hanya meminjam untuk jangka waktu yang pendek yang dipergunakan sebagai tempat menginap dalam liburan atau dalam event lainnya, dan pelanggan biasanya ingin berganti suasana dengan jenis jenis villa yang telah disediakan. Fasilitas yang 36

14 diberikan dalam penyewaan villa kepada pelanggan lebih terbatas daripada fasilitas bagi pelanggan yang membeli villa, ini dikarenakan adanya kebijakan perusahaan mengutamakan pelanggan yang sudah membeli villa agar diberikan fasilitas yang lengkap dan kesepakatan tentang pemberian fasilitas ini sudah tercantum dalam surat perjanjian yang telah dibuat. Gambar Flow Chart dari proses penjualan villa pada Green Apple Garden adalah sebagai berikut : 37

15 Gambar III.3.1. Flowchart Penjualan Villa pada PT. RAGA GADING SAKTI 38