PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PUSAT OLEH-OLEH DANICA YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PUSAT OLEH-OLEH DANICA YOGYAKARTA Naskah Publikasi Disusun oleh Yena Anjuani Dubut JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 The Development of Sales Information System at Danica Gifts Central Yogyakarta Pengembangan Sistem Informasi Penjualan pada Pusat Oleh-Oleh Danica Yogyakarta Yena Anjuani Dubut Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA Abstract Sales system is a part of the information system that is useful to solve problems in data processing sales. Danica Gifts Central is a small company that specializes in food, especially snacks that have a market share in Mailoboro and surrounding areas that use the sales system by using the cash register in the processing of sales data. Therefore, by building computer-based sales information systems are expected to solve problems in sales data processing. This thesis discusses about how to develop sales information system as a way to improve effectiveness, and efficiency of the workforce. And also described about the process of sales information systems analysis and designing process. Finally produced an sales information system that will be expected to be able to increase revenue and customer service to be better. Keywords : Information system, Analysis, Sales

4 Daftar Isi COVER NASKAH PUBLIKASI... i HALAMAN NASKAH PUBLIKASI...ii ABSTRACT...iii DAFTAR ISI...iv 1. PENDAHULUAN LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Karakteristik Sistem Klasifikasi Sistem Konsep Dasar Informasi ANALISIS Tempat Penelititan Analisis yang dilakukan Analisis Kelayakan Sistem HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Menerapkan Rencana Implementasi Kegiatan Implementasi Pengujian Program Manual Program KESIMPULAN... 8 DAFTAR PUSTAKA... 9

5 1. Pendahuluan Berkembang pesatnya dunia komputer telah membawa dampak yang besar dalam dunia informasi dan telekomunikasi. Hal ini juga memicu pesatnya perkembangan teknologi informasi untuk dapat memberikan kemudahan dan fasilitas-fasilitas yang dapat mendukung manusia dalam upaya untuk menyelesaikan tugasnya. Perkembangan teknologi ini memungkinkan setiap orang untuk membantu dalam pengoperasian komputer tersebut. Dan hal tersebut mempunyai peranan didalam kegiatan untuk mengoperasikan proses pengolahan data penjualan. Salah satu keunggulan komputer yaitu dapat menelusuri data yang sedemikian banyak dan rumit dengan cepat, akurat, dan dapat memperlancar pekerjaan. Komputer merupakan alat pengolahan data dengan akses yang tepat dan teliti dibandingkan dengan akses kerja otak manusia. Dengan adanya sistem komputerisasi, dapat membantu kelancaran dalam pengolahan data dan mempercepat pembuatan hasil laporan penjualan barang secara akurat. Serta, komputer memiliki keunggulan yang juga salah satunya adalah menyimpan data dalam jumlah besar. Dalam sistem pengolahan data penjualan barang pada Pusat Oleh-Oleh Danica sudah menggunakan mesin kasir hitung. Tetapi, rupanya hal ini dirasakan oleh pihak Danica masih kurang efektif dan efisien. Hal ini terjadi seiring dengan meningkatnya jumlah para pembeli yang datang untuk membeli. Pihak Danica pun juga ingin menambah produk-produk yang akan dijualnya. Sedangkan database pada mesin kasir memiliki kapasitas penyimpanan data yang terbatas. Selain itu, mesin kasir yang ada tidak dapat di upgrade. Misalnya tidak mendukung sistem Barcode. Kalaupun ada, harganya pun mahal. Peranan komputer tidak dapat dielakkan lagi terlebih pada suatu keadaan dimana eksistensinya sangat mendesak untuk segera dipenuhi, disadari pula karena keterbatasan dan kemampuan manusia dalam menangani informasi secara manual akan menghadapi suatu kesulitan. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedur dan komponen atau elemen. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah dipelajari untuk tujuan analisis. Dan perancangan sistem harus dimengerti dulu mengenai komponen-komponen atau elemenelemen atau subsistem-subsistem dari elemen tersebut. Kadangkala, meskipun sudah dirancang dengan baik, efisien dan sederhana, sistem tetap tidak akan berguna jika komponen-komponen tidak saling bekerja sama.

6 Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutnya sebagai pencapaian suatu tujuan dan ada pula yang menyebutnya sebagai pencapaian suatu sasaran. Tujuan tersebut biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit, misalnya sebuah sistem bisnis. Untuk sistem lain yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, sistem akuntansi misalnya maka sebagai sasaran lebih tepat. Jadi, tergantung dari mana memandang sistem tersebut. 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Diantaranya adalah : 1. Karakteristik Sistem (Components) Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 3. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. 4. Masukkan Sistem (Input) Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa masukkan perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input). 5. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem 6. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukkan bahan baku menjadi keluaran yaitu barang setengah jadi atau barang jadi.

7 7. Sasaran Sistem (Objective) Sasaran dari sistem sangat menentukan masukkan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. 2.3 Klasifikasi Sistem a. Sistem abstrak (Abstract system) dan sistem fisik (physical system). b. Sistem alamiah ( natural system) dan sistem buatan manusia ( human made system). c. Sistem tertentu ( deterministic system) dan sistem tak tentu ( probabilitistic system). d. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). 2.4 Konsep Dasar Informasi Berikut adalah penjelasannya. 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Kenapa informasi harus akurat? Karena sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, sebuah informasi yang datang pada penerima harus tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah terlambat sudah tidak mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Apabila dalam pengambilan keputusan terlambat maka akan sangat berakibat fatal bagi organisasi. 3. Relevan, sebuah informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk penerimanya. Relevannya informasi untuk tiap-tiap orang berbeda satu sama lain. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 3. Analisis 3.1 Tempat Penelitian Pengambilan data-data untuk pembuatan tugas akhir adalah dengan melakukan proses observasi secara langsung pada objek diteliti (Danica) untuk memperoleh informasi yang tepat dan sistematis, dan kedua interview yaitu melakukan wawancara langsung dengan responden atau nara sumber dalam hal ini saya melakukan

8 wawancara, dan yang ketiga melalui kepustakaan yaitu melalui media internet dan perpustakaan. 3.2 Analisis yang dilakukan Dalam melakukan analisis penulis melakukan metode analis PIECES yaitu : a. Analisis Kinerja (Performance) b. Analisis Informasi (Information) c. Analisis Ekonomi (Economy) d. Analisis Pengendalian (Control) e. Analisis Efesiensi (Efficiency) f. Analasis Pelayanan (Service) 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari pada analisis kelayakan sistem adalah untuk mengetahui apakah sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak. a. Kelayakan Hukum b. Kelayakan Teknologi c. Kelayakan Ekonomi d. Kelayakan Biaya dan Manfaat 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis program jika tidak digunakan paket perangkat lunak aplikasi. Dan tahap implementasi sistem terdiri dari beberapa langkah. 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal waktu. Jadwal waktu berfungsi sebagai pengendalian terhadap waktu implementasi.

9 4.2 Kegiatan Implementasi Tabel Rencana Kegiatan Implementasi No Kegiatan Waktu 1 Pengetesan program 2 minggu 2 Instalasi perangakat keras dan perangkat lunak 1 hari 3 Pengetesan sistem 1 bulan 4 Pelatihan Personil 2 hari 5 Konversi sistem 1 bulan a. Pelatihan Personil Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada admin dan operator sistem. Pelatihan yang diberikan kepada admin sistem adalah yang berhubungan input data, edit data, pengaturan aplikasi, backup database dan pembuatan laporan-laporan dari aplikasi. Pelatihan ini cukup 2 hari karena aplikasi tidak terlalu rumit. Jika admin mengalami kesulitan, maka admin bisa membaca manual program yang disertakan dalam program tersebut. Pelatihan pemakaian program juga diberikan kepada para karyawan dengan posisi sebagai operator yang akan memakai aplikasi ini sebagai aplikasi penjualan yang baru, yang akan diganti dengan sistem komputerisasi. Pelatihan ini diberikan bersamaan dengan pelatihan kepada admin sistem. b. Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diantaranya, sistem operasi windows xp, dan instalasi aplikasi penjualan itu sendiri. c. Pengetesan Program Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalaha-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin terjadi. Pengetesan sistem merupakan pengetesan program secara keseluruhan. Kegiatan dalam pengetesan sistem diantaranya adalah : 1. Pengetesan program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi.

10 2. Pengetesan pengentrian, pengeditan, pengupdatean, dan penghapusan data, serta pembuatan laporan. 3. Pengetesan interaksi tampilan dengan user, yaitu untuk memastikan apakah tampilan aplikasi dan langkah langkah pengoperasian mudah untuk dipahami oleh user. 4. Pengetesan melakukan proses transaksi penjualan dan pembelian. 5. Apabila semua hal yang menyangkut dalam penerapan sistem telah berjalan benar, maka sistem dapat dioperasikan. Berikut adalah salah satu contoh tampilan pengetesan pencarian kode barang yang telah berhasil : Gambar Pengetesan pencarian data yang telah berhasil d. Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Konversi yang diterapkan pada Toko Danica adalah konversi langsung. Pendekatan konversi langsung dilakukan dengan langsung mengganti sistem yang lama dengan yang baru. Kebaikan dari pendekatan ini adalah biaya yang dikeluarkan akan lebih kecil karena hanya mengeluarkan biaya pada sistem yang baru karena sistem lama sudah tidak dipakai. 4.3 Pengujian Program Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Untuk itu program harus ditest terlebih dahulu untuk menentukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Pengetesan program dilakukan bersama dengan pada saat pembuatan program, yaitu dengan pengentrian,

11 pengeditan, penghapusan data. Kesalahan dari program yang mungkin terjadi dapat diklasifikasikan dalam tiga bentuk kesalahan, yaitu : a. Kesalahan bahasa, yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (syntax error). Yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini relative muda ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak dan sebab kesalahan sewaktu program dikompilasi. b. Kesalahan sewaktu proses, adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum sesuai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bias dikerjakan. Kesalahan ini juga relative mudah ditemukan, karenan juga ditunjukan letak serta sebab kesalahan. c. Kesalahan logika, adalah kesalahan dari program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program. 4.4 Manual Program Perancangan manual program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan perancangan aplikasi input serta output sudah telah selesai disusun. Manual program digunakan untuk menjelaskan kepada pengguna tentang penggunaan program agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankannya. a. Menu Start Melalui menu Start kita dapat menjalankan aplikasi dengan cara : Start All Programs Danica Setelah memilih salah satu cara dari ketiga cara diatas maka akan tampil : Menu Login Menu login digunakan untuk keamanan data sistem informasi yang telah dibuat. Pengguna akan diminta untuk memasukan ID dan Password, jika id dan password yang dimasukan sesuai dengan yang terdaftar di database maka user dapat menggunakan program untuk mengolah data. b. Menu Utama Sistem Informasi Penjualan Danica

12 c. Format Laporan 5. Kesimpulan Dari penelitian yang penulis lakukan berdasarkan rumusan masalah yaitu dapat dilihat bahwa bagaimana suatu perusahaan dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat secara komputerisasi. Dan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan karena sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang didapat yaitu : a. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit dengan mudah, bentuk tampilan dapat mudah dimengerti oleh pemakai,

13 meningkatkan kinerja dalam melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. b. Dapat menyajikan informasi secara akurat karena informasi yang dihasilkan lebih berkualitas dan tepat waktu karena informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan waktu yang relatif singkat dan cepat, serta relevan karena informasi yang dibutuhkan setiap saat segera dapat diperoleh, sehingga informasi yang diinginkan sesuai kebutuhan.

14 DAFTAR PUSTAKA Sunyoto,Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Fathansyah, Ir Basis Data, Informatika. Bandung. Kristanto, harianto,ir Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: penerbit ANDI. Hutabarat, I, Bernaridho Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI