MANUAL PROSEDUR PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD

Transkripsi

1 MANUAL No. Dokumen : MP-GKM-MTA-FT-3-02 Tanggal Terbit Edisi I : 25 Nopember 2008 Tanggal Terbit Edisi II : 23 Oktober 2013 Tanggal Terbit Edisi III : 1 Agustus 2017 Status Direvisi : Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Diperiksa dan Disetujui : Ketua Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik USU Disahkan : Dekan Fakultas Teknik USU Ir. Seri Maulina, M.Si, PhD GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA AGUSTUS 2017

2 DAFTAR ISI i Lembar Pengesahan Prosedur Pengendalian Record 1 Daftar Distribusi 2 Catatan Perubahan Prosedur Pengendalian Record 3 1 Tujuan 4 2 Ruang Lingkup 4 3 Definisi 4 4 Referensi 6 5 Ketentuan Umum 6 6 Tujuan Pengendalian Record 6 7 Prosedur Pelaksanaan 7 8 Lampiran 8 i

3 Halaman : 1 9 Disiapkan Disahkan USU Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program 25/11/2008 Studi Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Disahkan Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Ketua Program Studi 23/10/2013 Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 23/10/2013 Disiapkan Disahkan Ir. Nurlisa Ginting, MSc, PhD, IPM Ketua Program Studi 01/08/2017 Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan 01/08/2017

4 Halaman : 2 9 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D PD I Prof.Dr. Ing. Ir. Johannes Tarigan PDII 2 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Ir. Syahrizal, MT Ketua Ir. Nurlisa Ginting, MSc, Ph.D Sekretaris Ir. N. Vinky Rahman, MT Pegawai Novi Yanthi IkatanMahasiswa

5 Halaman : 3 9 Revisi ke CATATAN PERUBAHAN USU Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan 1 25/11/2008 Perubahan No. Prof. Dr. Ir. Dokumen Manual Armansyah Prosedur Ginting. M.Eng 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan 3 01/08/2017 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 6 Penambahan Referensi Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Dekan Dekan Tanda Tangan

6 1. TUJUAN Halaman : 4 9 Prosedur ini disusun sebagai satu pedoman untuk pengendalian sirkulasi surat masuk dan surat keluar untuk keperluan akademis pada proses belajar dan mengajar di Program Studi. 2. RUANG LINGKUP Proses ini berlaku mulai dari surat masuk dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasi Program Studi kemudian Ketua Program Studi mendisposisikan sesuai dengan kepentingan. Surat keluar ditandatangani oleh Ketua Program Studi atau Sekretaris Program Studi sesuai dengan bidang tugasnya, dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasiprogram Studi. 3. DEFINISI No. Ligkup Kode Perihal 1. Kepemimpinan KPM Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dan lain-lain. 2. Tatapamong (governance) 3. Sistem Pengelolaan TPM Pengaturan system, pengaturan organisasi, perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kinerja, humas, hokum, SK, dan lain-lain. SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamomg, kearsipan, dan lain-lain. 4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kurikulum, kegiatan pembelanjaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dan lain-lain. 5. Sistem Pembelajaran SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian dan pengembangan system pembelajaran, monitoring dan evaluasi pelaksanaan system pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajara, layanan perpustakaan, dan lain-lain. 6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan (ilmiah, minat dan bakat) di tingkat local/ nasional/regional/global, dan lain-lain. 7. Suasana Akademik SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, symposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah di tingkat nasional dan internasional, dan lain-lain.

7 Halaman : 5 9 No. Ligkup Kode Perihal 8 Lulusan LLS Analisa data akademik program studi, profil dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan, dan lain-lain. 9 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa, monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil, pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dan lain-lain. 10 Program Studi PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional, dan lain-lain 11 Sistem Informasi dan Perpustakaan 12 Sistem Jaminan Mutu Internal 13 Keuangan (pendanaan) 14 Sumberdaya Manusia 15 Prasarana dan Sarana SIM SJM KEU SDM PSS Perencanaan, pengelolaan system, pengumpulan data, analisis, penyimpanan, pengambilan data (retrieval), presentasi data dan informasi, komunikasi dan koordinasi internal serta kerjasama eksternal, pemutakhiran piranti keras dan lunak, sumberdaya mausia serta organisasi, akses mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dan lain-lain. Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, sasaran mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan system penjaminan mutu, monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan, rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan system penjaminan mutu. Perencanaan/alokasi anggaran, sumber pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, system monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan. Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, remunarasi, pemberhentian SDM, dan lain-lain. Perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/rumah tangga, dan lain-lain.

8 Halaman : REFERENSI 4.1. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi Surat Dirjen DIKTI332/D/T/2007 tentang Pemilihan Dosen Berprestasi Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/ 2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara Peraturan Akademik Program Studi Teknik Manual Mutu SMM USU Manual Mutu SPS USU Manual Mutu Program studi magister Teknik Arsitektur USU Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 06 Tahun 2017 Tentang Peraturan Akademik Program Magisterdan Program DoktorUniversitas Sumatera Utara 5. KETENTUAN UMUM a. Bagian yang bertanggung jawab terhadap pengendalian record adalah bagian agenda yang terdapat pada struktur organisasi Program Studi. 6. TUJUAN Prosedur Pengendalian Record bertujuan agar terjadi peningkatan kinerja terutama surat menyurat dan yang berhubungan dengankegiatan administrasi Program Studi

9 Halaman : PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan pengendalian record ditunjukkan dalam diagram alir berikut. PELAKSANA Tata Usaha Program Studi PROSES Surat Masuk/Agenda(No.Surat) KTU/Sekretaris Program Studi Disposisi KTU/Sekretaris Program Studi Tata Usaha Program Studi Tata Usaha Program Studi Ketua Program Studi/ Sekretaris Program Studi studikan Umumkan atau teruskanke Departemen,dosen, pegawai, mahasiswa dan laboratorium PROSES Surat Keluar Agenda(No.Surat) Ditanda tangani oleh Ketua Program Studi/Sekretaris Program Studi

10 Halaman : LAMPIRAN 8.1Kendali SuratKeluar Tanggal NomorSurat Perihal Tujuan 8.2Kendali Surat Masuk Tanggal No Agenda Nomor Surat Asal Surat Perihal

11 8.3Disposisi Surat Halaman : 9 9