TAKLIMAT PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR. Seksyen Pengurusan Aktiviti Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM

Transkripsi

1 TAKLIMAT PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR Seksyen Pengurusan Aktiviti Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UPM

2 PERANCANGAN AKTIVITI Perancangan program mestilah sesuai dengan objektif dan tujuan penubuhan Persatuan/Kelab. Persatuan/Kelab perlu berbincang dengan Pegawai Penyelaras dan Penasihat yang dilantik terlebih dahulu untuk membuat perancangan dan pelaksanaan aktiviti Rujuk Panduan Aktiviti Pelajar di laman sesawang Muat turun dokumen Sebelum Kelulusan Pelaksanaan Aktiviti di laman sesawang Dokumen permohonan yang lengkap perlu diserahkan kepada Pegawai Penyelaras masing-masing, dan perlu dihantar ke BHEP Waktu akhir penghantaran dokumen lengkap adalah pada hari Jumaat sebelum jam tghari (minggu pertama dan minggu ketiga setiap bulan)

3 PERANCANGAN AKTIVITI (samb) Dokumen permohonan terdiri daripada : 1. Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPASP) 2. Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti (OPR/HEPA/BR01/SPASP) 3. Surat permohonan aktiviti hendaklah dikemukakan kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA) melalui Dekan/Pengetua/Penasihat 4. Borang Maklumat Penceramah/Panel/Pembentang Kertas Kerja/ Pembimbing (OPR/HEPA/BR04/SPASP) Jika Berkaitan (perlu disahkan oleh Pegawai Penyelaras) 5. Kertas Kerja (Hardcopy dan Softcopy - diemel ke aktiviti_pelajar@upm.edu.my )

4 PERANCANGAN AKTIVITI (samb) Pelaksanaan aktiviti hendaklah sama seperti yang dirancang dalam kertas kerja. Sebarang perubahan perlu mendapat kelulusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Borang Permohonan Pindaan Aktiviti (OPR/HEPA/BR11/SPASP) Aktiviti yang berisiko tinggi hendaklah mematuhi syarat-syarat tambahan Iaitu : a. Menerima arahan dan nasihat daripada Pegawai PKU. b. Perlu diiringi oleh seorang yang berkelayakan. c. Mendapat kelulusan bertulis dari pihak berkenaan. d. Membawa alat telekomunikasi. e. Membawa peralatan secukupnya. f. Mendapat kebenaran daripada Balai Polis berhampiran. Tidak dibenarkan melaksanakan sebarang aktiviti satu (1) bulan sebelum Peperiksaan Akhir Semester bermula. [Kecuali kelulusan khas Timbalan Naib Canselor (HEPA)]

5 CARTA ALIR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Sedia Kertas Kerja + Rujuk Penasihat + Borang Lengkap Pegawai Penyelaras Pemberitahuan Pembentangan akan dimaklumkan pada awal minggu ke-2 dan ke-4 Sokong/Tidak Sokong Pembentangan Kertas Kerja pada minggu ke-2 dan ke-4 Pejabat TNC (HEPA) Tidak Lulus Surat Tidak Lulus Lulus Surat Kelulusan dan Lantikan Pegawai Pemantau

6 CARTA ALIR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR (samb) Laksana Aktiviti Hantar :- i. Laporan Pelaksanaan Aktiviti (UPM/HEPA/BR02/SPASP) ii. Dokumen Tuntutan Bayaran Balik (Kewangan) dan Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar OPR/HEPA/BR13/SPASP MAKLUMAN PENTING 1. Persatuan/Kelab perlu menghantar laporan aktiviti pelajar dalam masa 30 hari bekerja selepas program dilaksanakan dan akan DIGANTUNG dari melaksanakan program seterusnya sehinggalah laporan lengkap dihantar kepada Pegawai Penyelaras Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 2. Sebarang permohonan tuntutan Kewangan perlu dibuat dlm tempoh 30 hari dari tarikh program dijalankan (selepas 30 hari, tuntutan kewangan terbatal secara mandatori)

7 CARTA ALIR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR [Jika Melibatkan Pindaan] Pindaan Sokong/Tidak Sokong (Penasihat) Kelulusan Program Tidak Lulus Surat Tidak Lulus Lulus Laksana Aktiviti Hantar :- i. Laporan Pelaksanaan Aktiviti (UPM/HEPA/BR02/SPASP) ii. Dokumen Tuntutan Bayaran Balik (Kewangan) dan Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar OPR/HEPA/BR13/SPASP

8 DOKUMEN TUNTUTAN BAYARAN BALIK (KEWANGAN) DOKUMEN DOKUMEN SEBELUM PELAKSANAAN TUNTUTAN BAYARAN AKTIVITI BALIK (KEWANGAN) PELAJAR Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar (OPR/HEPA/BR13/SPASP) Borang Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR) MUAT TURUN BORANG DI

9 GARIS PANDUAN KERTAS KERJA CADANGAN AKTIVITI PELAJAR Format Am Penyediaan Kertas Kerja a) Kertas saiz A4 berwarna putih dan hanya sebelah muka surat sahaja digunakan b) Page set up : Bentuk Potrait c) Font ; jenis Arial, Tahoma atau Century Gothic d) Saiz Font : 12 e) Spacing : 1.5 f) Margin :1 g) Align Justify h) Meletakkan nombor halaman muka surat. i) Maksimumkan muka surat. j) Setiap tajuk di hitamkan bold dan mempunyai nombor. k) Penggunaan perkataan Inggeris perlu Italic. l) Kertas kerja hanya perlu di stapler sahaja tanpa di binding.

10 GARIS PANDUAN KERTAS KERJA CADANGAN AKTIVITI PELAJAR (samb) Ringkasan Eksekutif a) Perlu diletakkan di helaian paling hadapan kertas kerja. b) Disediakan dalam dua (2) muka surat sahaja (maksimum) dan perlu mempunyai butiran seperti berikut :- Nama Program Pengenalan/Latar Belakang Hasil Pembelajaran Impak Program Tarikh dan Tempat Program Anjuran (Bersama Bahagian Hal Ehwal Pelajar) Kumpulan Sasaran Jumlah Peserta Penceramah/Perasmi/Tetamu Kehormat jika berkaitan Tentatif/Pengisian Program Anggaran Perbelanjaan Kesimpulan

11 KANDUNGAN KERTAS KERJA A. Tujuan Nyatakan tujuan penyediaan kertas kerja, contoh seperti berikut : i. Mendapatkan kelulusan pelaksanaan aktiviti, bantuan pengangkutan, peralatan, kemudahan dan kewangan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni). ii. iii. Mendapatkan kelulusan mengutip derma dan penajaan daripada Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) UPM (sekiranya berkaitan). Memohon kerjasama daripada agensi-agensi kerajaan dan swasta (sekiranya berkaitan).

12 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) B. Pengenalan/ Pendahuluan Latar belakang aktiviti. Jika aktiviti melibatkan kerjasama pihak luar, maklumkan kepentingan dan beri justifikasi. C. Hasil Pembelajaran Program yang ingin dianjurkan mempunyai sekurang-kurangnya empat (4) hasil pembelajaran yang boleh diukur.

13 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) D. Impak Program i. Kepada Pelajar/ Peserta Contoh: Penekanan kepada KI amatlah digalakkan dalam semua aktiviti akademik dan kokurikulum yang dianjurkan. Sehubungan itu, aktiviti pengajaran dan pembelajaran harus berpandukan kepada pencapaian hasil pembelajaran yang merangkumi empat domain utama, iaitu kognitif (pengetahuan), psikomotor (kemahiran fizikal), efektif dan sosial. ii. Kepada Masyarakat (jika berkaitan) Contoh: Perkongsian pemikiran, teknologi dan budaya dengan komuniti luar adalah antara elemen yang penting bagi siswa untuk mengubah pemikiran dan di dalam konteks ini, agenda utamanya adalah untuk mengenali budaya dan latar belakang masyarakat.

14 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) iii. Kepada Negara (jika berkaitan) Contoh: Perkongsian pemikiran, teknologi dan budaya dengan komuniti luar adalah antara elemen yang penting bagi siswa untuk mengubah pemikiran dan di dalam konteks ini, agenda utamanya adalah untuk mengenali budaya dan latar belakang masyarakat. E. Tarikh Dan Hari Haribulan/ Bulan/ Tahun (Hari) F. Tempat Nyatakan dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri. Contoh : Kampung Batu Hampar, Manir, Kuala Terengganu, Terengganu Darul Iman.

15 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) G. Anjuran Nama penganjur (persatuan/ kelab/ majlis dan sebagainya). Hendaklah menyatakan Anjuran Bersama Bahagian Hal Ehwal Pelajar. Kerjasama (namakan badan-badan/ agensi-agensi terlibat). Terangkan kenapa memilih agensi-agensi tersebut serta apa peranannya. H. Tetamu Kehormat/ Perasmi Nyatakan nama dan jawatan (jika berkaitan).

16 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) I. Penceramah Sila isi borang penceramah (UPM/HEPA/BR04/SPASPAP). Dapatkan terlebih dahulu pengesahan penceramah dari Pegawai Penyelaras BHEP. Berikan maklumat lengkap penceramah seperti berikut (jika berkaitan). i. Nama ii. No. Kad Pengenalan iii. Alamat/ No. Tel iv. Pekerjaan

17 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) J. Kumpulan Sasaran dan Jumlah Peserta Sila nyatakan kumpulan sasaran dan bilangan peserta bagi program : a. Aktiviti dijalankan di luar dan di dalam UPM; b. Jenis aktiviti berisiko tinggi (Aktiviti Fizikal dan Mental, J06) - Jawatankuasa program hendaklah mengisi Borang Jamin Diri (UPM/HEPA/BHEP/BR05/SPASPAP). **Nota : Penganjur dikehendaki memastikan kumpulan sasaran dan bilangan peserta yang dinyatakan semasa menghantar kertas kerja adalah sama dengan jumlah kehadiran pada masa program berlangsung.

18 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) K. Jawatankuasa Pelaksana Nyatakan senarai ahli jawatankuasa beserta No. Matrik, No. Telefon dan Kolej L. Atur Acara Program Nyatakan pengisian program secara terperinci. M. Anggaran Perbelanjaan dan Pendapatan Disediakan dalam bentuk jadual. N. Kesimpulan Menyatakan dengan jelas kesan/impak yang akan diperoleh dari penganjuran program.

19 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) O. Pengesahan Sila nyatakan dan lengkapkan maklumat berikut : Kolej Tandatangan, tarikh dan nama pengarah yang menyediakan kertas kerja. Cadangan pegawai pemantau berserta jawatan, alamat jabatan dan nombor telefon dicadangkan oleh Pengetua/Pegawai Penyelaras. Tandatangan, cap rasmi, tarikh, nama, nama blok dan no. telefon Felo yang menyemak kertas kerja. Tandatangan, cap rasmi, tarikh, nama, jawatan, jabatan dan no. telefon Pengetua yang mengesahkan kertas kerja.

20 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) Persatuan Mahasiswa Fakulti dan Kelab/Persatuan (dibawah BHEP) Tandatangan, tarikh dan nama pengarah yang menyediakan kertas kerja. Cadangan pegawai pemantau berserta jawatan, alamat jabatan dan nombor telefon dicadangkan oleh Dekan/Penasihat /Pegawai Penyelaras. Tandatangan, cap rasmi, tarikh, nama, jawatan, jabatan dan no. telefon Timbalan Dekan/Ketua Jabatan/Penasihat yang menyemak dan mengesahkan kertas kerja.

21 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) CONTOH RINGKASAN EKSEKUTIF CONTOH ISI KANDUNGAN

22 KANDUNGAN KERTAS KERJA (samb) CONTOH SEMAKAN DAN PENGESAHAN KOLEJ PERSATUAN MAHASISWA FAKULTI & PERSATUAN/KELAB

23 KEPERLUAN PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPASP) DOKUMEN SEBELUM PELAKSANAAN AKTIVITI PELAJAR Kertas Kerja (Hardcopy & Softcopy) Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti (OPR/HEPA/BR01/SPASP) Borang Maklumat Penceramah/Panel/ Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR21/SPASP) MUAT TURUN BORANG DI

24 CONTOH BORANG Senarai Semak Penyerahan dan Penerimaan Dokumen (OPR/HEPA/BR21/SPASP) Borang Permohonan dan Kelulusan Aktiviti (OPR/HEPA/BR01/SPASP)

25 CONTOH BORANG Borang Maklumat Penceramah/Panel/ Pembentang Kertas Kerja/Pembimbing (OPR/HEPA/BR21/SPASP)

26 KEPERLUAN PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPASP) DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN BHEP Borang Permohonan Pindaan Aktiviti (OPR/HEPA/BR11/SPASP) Borang Permohonan Alat Tulis Pelajar (OPR/HEPA/BR12/SPASP) Borang Permohonan Penggunaan Pengunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPASP) MUAT TURUN BORANG DI

27 CONTOH BORANG Borang Akuan Jamin Diri (OPR/HEPA/BR05/SPASP) Borang Permohonan Pindaan Aktiviti (OPR/HEPA/BR11/SPASP)

28 CONTOH BORANG Borang Permohonan Alat Tulis Pelajar (OPR/HEPA/BR12/SPASP) Borang Permohonan Pengunaan Kemudahan (OPR/HEPA/BR18/SPASP)

29 KEPERLUAN PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR Samb. Borang Borang Pinjaman Pinjaman Peralatan Peralatan Rekreasi Rekreasi dan Teknikal (OPR/HEPA/BR22/SPASP) DOKUMEN SELEPAS KELULUSAN BHEP Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPASP) Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan Dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19) MUAT TURUN BORANG DI

30 CONTOH BORANG Borang Pinjaman Peralatan Rekreasi dan Teknikal (OPR/HEPA/BR22/SPASP)

31 CONTOH BORANG Borang Pinjaman Peralatan Seni Budaya (OPR/HEPA/BR24/SPASP) Borang Permohonan Perkhidmatan Kenderaan Dan Jentera Universiti (SOK/PYG/BR19)

32 KEPERLUAN PROSEDUR PELAKSANAAN AKTIVITI OLEH PELAJAR DOKUMEN SELEPAS PELAKSANAAN AKTIVITI Borang Laporan Aktiviti (OPR/HEPA/BR02/SPASP) Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar (OPR/HEPA/BR13/SPASP) Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai Untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR) MUAT TURUN BORANG DI

33 CONTOH BORANG Borang Laporan Aktiviti (OPR/HEPA/BR02/SPASP) Borang Laporan Kewangan Aktiviti Persatuan Pelajar (OPR/HEPA/BR13/SPASP)

34 CONTOH BORANG Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai untuk Pelajar (SOK/KEW/BR048/BYR)

35 BANTUAN AKTIVITI PELAJAR Cadangan jumlah pemberian bantuan kewangan aktiviti pelajar akan dibuat oleh Panel Pembentangan setelah pembentangan dibuat oleh pelajar (hanya salah seorang sahaja daripada 4 AJK tertinggi program dibenarkan untuk membuat pembentangan). KBHEP atau TNC (HEPA) akan mempertimbangkan cadangan oleh Panel Pembentangan dan akan meluluskan peruntukan kewangan. Bantuan kewangan tidak akan diberi kepada Persatuan / Kelab / MTM Kolej jika : - aktiviti telah dibiayai sepenuhnya oleh agensi kerajaan atau swasta. - aktiviti berbentuk Jamuan, Majlis Anugerah, Kursus Keperluan Akademik.

36 BANTUAN AKTIVITI PELAJAR Cadangan agihan peruntukan bantuan kewangan aktiviti pelajar ialah : i) Peringkat Kelab/Persatuan/Kolej/Fakulti = RM1,000 ii) Peringkat Universiti = RM2,000 iii) Peringkat IPT/Kebangsaan = RM3,000 iv) Peringkat Antarabangsa = RM5,000 Persatuan/Kelab bernaung di bawah BHEP = RM1,500/sesi

37 Terima Kasih