BAB III PEMBAHASAN Sejarah dan Perkembangan PT. Joman Utama Mandiri

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan Sejarah dan Perkembangan PT. Joman Utama Mandiri PT JOMAN UTAMA MANDIRI yang beralamat di gedung Cahaya Palmerah, Lantai 3 ruang 301,Tepatnya di Jalan Palmerah Utara III No.9 Jakarta Barat, Pada tahun 1996 PT. Joman Utama Mandiri didirikan oleh 3 orang pemegang saham yaitu (Yoyo, Ibrahim, dan Widya Kosasih) Yoyo selaku pemegang saham utama, pada tahun 1999 Bapak Yoyo meninggal dunia karena kecelakaan dan dia menurunkan tanggung jawab penuh kepada putri pertamanya yang sekarang menjadi pengganti ayahnya sebagai pemegang saham yaitu bernama Ipah Sanjaya, dan Ibrahim selaku pemegang saham ke dua dia juga meninggal dunia karena sakit pada tahun 2012 dan dia juga menurunkan tanggung jawab penuh kepada putranya yang bernama Arifin. Sebelum di bentuknya PT Joman Utama Mandiri para pendiri perusahaan itu seperti Yoyo, Ibrahim dan Widya Kosasih sebelumnya mereka adalah para pekerja atau karyawan di PT Cosa Indonesia, dan setelah Yoyo dan Ibrahim meninggal dunia PT Joman Utama Mandiri dikelola oleh Widya Kosasih selaku admin penjualan di PT Joman Utama Mandiri. PT Joman Utama Mandiri dibentuk dari perpecahan Perusahaan sebelumnya yaitu PT Cosa Indonesia, dahulu PT Cosa Indonesia sendiri bergerak 21

2 22 dibidang penjualan mesin-mesin industri textile, suku cadang dan industri plastik buatan Jerman. Setelah PT Cosa terpecah menjadi dua (2) bagian perusahaan yaitu PT Cosa Indonesia yang bergerak dibidang penjualan mesin-mesin industri textile dan PT Joman Utama Mandiri yang bergerak dibidang penjualan mesin-mesin Industri Plastik. PT. Joman Utama Mandiri bergerak di bidang penjualan mesin-mesin industri plastik dan juga menjual suku cadang buatan Jerman dan ada juga buatan dari China, salah satu mesin yang di jual oleh PT. Joman Utama Mandiri Jakarta yaitu KAUTEX maschinenbau. Mesin KAUTEX ada berbagai macam model jenisnya ada yang untuk Automotive contohnya tangki untuk mesin mobil dan ada juga yang untuk Industrial Packaging contohnya yaitu seperti Tong, galon air, botol kemasan oli. Dan banyak pula suku cadang yang dibuat dari perusahaan Kautex tersebut yaitu seperti MODULE BK 1120, MODULE EL 1104, thermocouple,. dan numatics. Didalam pelaksanaanya kegiatan usaha PT. Joman Utama Mandiri tentu sangat memerlukan sistem administrasi penjualan yang baik, dan didalam kegiatan administrasi penjualan PT. Joman Utama Mandiri tentunya memerlukan prosedur untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan tersebut. Visi 1. Menjadi perusahaan terbaik di dunia Misi 1. Memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen 2. Memberikan harga terbaik dengan mutu yang baik

3 Struktur dan Tata Kerja PT. Joman Utama Mandiri Struktur organisasi suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap antara hubungan, kedudukan dan peran dalam suatu lingkungan kerja. Pada umumnya struktur organisasi berupa suatu gambaran grafis yang menunjukan hubungan antara unit-unit organisasi serta garis wewenang yang ada dan dapat dikatakan sebagai pola hubungan yang antara bagian-bagian organisasi. Struktur organisasi merupakan perangkat pembagian pelaksanaan manajemen, struktur secara sederhana diartikan sebagai susunan lapisan atau bagian yang sistematis. Organisasi dan struktur sifatnya dinamis, sehingga jika terjadi perubahan lingkungan, baik lingkungan di dalam organisasi maupun di luar organisasi, sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan. Struktur organisasi dalam sebuah lembaga sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan sehingga bermanfaat bagi perusahaan untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Keperluan ini terutama untuk level pimpinan organisasi agar dapat menetapkan kapan suatu struktur organisasi masih tetap mempertahankan atau kapan dilakukan perubahan sesuai dengan kondisi lingkungan dan perkembangan organisasi. Struktur organisasi merupakan suatu gambaran yang sistematis tentang bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar tercipta koordinasi dan kerjasama yang baik antara semua bagian atau departemen. Dengan adanya pengorganisasian, setiap pelaksanaan dari rencana akan terdapat suatu kesatuan dalam mencapai tujuan. Pengorganisasian harus dilakukan dalam suatu perusahaan dengan menempatkan struktur melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk

4 24 mencapai tujuan perusahaan. Adapun struktur organisasi di PT Joman Utama Mandiri sebagai berikut: DIREKTUR KONSUMEN VENDOR PT KAUTEX MARKETING ADMINISTRASI PENJUALAN Sumber: PT. Joman Utama Mandiri Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Joman Utama Mandiri Berdasarkan struktur organisasi PT. Joman Utama Mandiri, maka dapat dijelaskan tugas masing-masing bagian, sebagai berikut: 1. Direktur a. Mempunyai peran penting dalam sebuah perusahaan yang tugasnya mengontrol, mengawasi dan bertanggung jawab untuk menentukan kebijakan yang ada di perusahaan atas seluruh kegiatan operasional kegiatan. b. Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

5 25 c. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan. 2. Marketing a. Tugas utama adalah melakukan penjualan Mesin ke konsumen-konsumen b. Dapat meyakinkan konsumen atas manfaat dan keunggulan produk yang ditawarkan c. Dapat meyakinkan calon konsumen yang ragu-ragu dalam mengambil keputusan. d. Mengelola dan menyelesaikan keluhan konsumen. e. Melakukan penagihan pembayaran barang yang sudah dikirim. 3. Administrasi Penjualan: a. Terima surat Purchase order dari konsumen b. Membalas semua yang masuk mau itu dari konsumen ataupun dari relasi c. Membuat laporan penjualan d. Membuat dokumen Surat Jalan untuk Pengiriman barang e. Menghitung gaji karyawan

6 Kegiatan Usaha PT. Joman Utama Mandiri bergerak di penjualan mesin-mesin industri plastik dan suku cadang buatan Jerman dan Cina. Adapun kegiatan usaha yang dilakukan PT. Joman Utama Mandiri sebagai berikut: 1. Menjual Mesin Industri Plastik PT. Joman Utama Mandiri bergerak di bidang penjualan mesin industri plastik seperti mesin untuk automotive contohnya (tangki untuk mesin mobil), dan ada juga yang membuat model industrial packging contohnya (tong, galon air, botol kemasan oli, dll) memang PT. Joman Utama Mandiri tidak membuat mesin itu sendiri melainkan kita disini hanya sebagai distributor dari perusahaan KAUTEX di Cina maupun di Jerman, tugas kita disini hanya menawarkan ke konsumen-konsumen di Indonesia yang ingin membeli produknya. 2. Menjual suku cadang (sparepart) Mesin Industri Plastik PT Joman Utama Mandiri menjual suku cadang mesin yang banyak pula jenisnya seperti (Module EL 1120, Module BK 1104, Thernocouple, numatic, dll)

7 Hasil Penelitian Prosedur Administrasi Penjualan Suku Cadang pada PT. Joman Utama Mandiri PT. Joman Utama Mandiri bergerang dibidang penjualan mesin industri plastik dan suku cadang buatan Jerman dan Cina, dimana setiap produk yang dijual harus dilakukan pencatatan atau laporan administrasi pejualan yang dilakukan oleh admin penjualan. Secara garis besar berikut adalah prosedur administrasi penjualan pada PT. Joman Utama Mandiri:

8 28 Konsumen Marketing Administrasi Penjualan Pengajuan Data Suku Cadang yang ingin dipesan Mulai Memasarkan Produk Melakukan pengecekan Data Suku Cadang Vendor PT Kautex ` Pengecekan Stok Barang Arsip T Keputusan Y T Keputusan Melakukan pengecekan surat penawaran Harga Pembuatan Surat Penawaran Harga (Quotation) Y Pembuatan Surat Pemesanan Suku Cadang (P.O) Pembuatan Surat Tagihan (Invoice) Pengecekan Pembayaran Selesai Pengiriman Barang Sumber: PT Joman Utama Mandiri Gambar III.2 Alur Prosedur Administrasi Penjualan Suku Cadang Pada PT Joman Utama Mandiri

9 29 Berdasarkan Gambar III.2 terdapat alur prosedur administrasi penjualan suku cadang pada PT Joman Utama Mandiri yang ditangani oleh 3 (tiga) pihak yaitu, marketing, administrasi penjualan, Vendor PT Kautex. Adapun tahapantahapan yang dilakukan sebagai berikut: 1. Tahap Penawarkan Produk Marketing menawarkan produk ke konsumen-konsumen dengan cara datang keperusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang mesin injection produksi plastik dengan cara mempresentasikan keunggulan produk. 2. Tahap Pengajuan Data Suku Cadang Jika konsumen tertarik dan ingin membeli produk yang ditawarkan sebelumnya oleh marketing PT Joman Utama Mandiri, lalu konsumen mengajukan data suku cadang yang ingin dipesan kepada admin penjualan PT Joman Utama Mandiri. 3. Tahap Pengecekan Data Suku Cadang Setelah admin penjualan menerima data suku cadang yg ingin dipesan konsumen, lalu admin penjualan mengecek data suku cadang tersebut apakan sudah lengkap atau tidaknya agar tidak ada kekeliruan saat pemesanan nanti ke vendor (PT Kautex). Dokumen pengajuan data suku cadang meliputi (nama suku cadang, type suku cadang, nama mesin, type mesin) 4. Tahap Pengecekan Stock Barang Setelah data pengajuan suku cadang tersebut di cek oleh admin penjualan PT Joman Utama Mandiri lalu dikirim ke Vendor (PT Kautex) untuk di cek stock suku cadangnya ada atau tidaknya jika ada dan sesuai dengan pengajuan

10 30 data suku cadang yang ingin dipesan konsumen, lalu konsumen membuat surat penawaran harga (quotation). 5. Tahap Pembuatan Surat Penawaran Harga (Quotation) Setelah Vendor (PT Kautex) mengecek stok barang sesuai dengan pengajuan data suku cadang yang di ajukan oleh admin penjualan dan kemudian barang tersebut ada, lalu di buatkan surat penawaran harga (quotation), quotation tersebut meliputi nama suku cadang, harga suku cadang, harga ongkos kirim, waktu pengiriman, sistem pembayaran, dan nomer rekening untuk pembayaran, lalu surat penawaran harga tersebut dikirim ke admin penjualan PT Joman Utama Mandiri. 6. Tahap Pembuatan Surat Pemesanan (Purchasing Order) Jika konsumen telah menyetujui surat penawaran harga (quotation) yang di berikan oleh admin penjualan, maka dibuatkan surat pemesanan (purchasing order) oleh admin penjualan untuk pemesanan suku cadang yang di ajukan sesuai dengan pengajuan data suku cadang. 7. Tahap Pembuatan Surat Penagihan (Invoice) Setelah surat pemesanan tersebut sampai di Vendor (PT Kautex), maka dibuatkan surat penagihan (invoice) sesuai dengan surat penawaran harga (quotation) yang telah di sepakati awal, kemudian setelah dicek soal pembayaran lalu barang tersebut dikirim ke konsumen.

11 31 Berikut ini adalah Hasil Rekapitulasi Penjualan Suku Cadang pada PT Joman Utama Mandiri pada periode Febuari-Maret 2017 sebagai berikut tercantum dalam tabel III.1: Tabel III.1 Hasil Rekapitulasi Penjualan Suku Cadang Mesin Kautex PT Joman Utama Mandiri Periode Februari 2017 s/d maret 2017 No Tanggal Nama Sparepart Nomer Order Customer Type Mesin No Seri Unit Harga ( USD ) Feb 2017 Valve Safety Preasure + Sensor T. Dinito Jaya Sakti Kautex KCC 20 D , Feb 2017 Beckhoff Module EL PT. Dinito Jaya Sakti Kautex KCC 20 D , Maret 2017 Thermocouple Type J PT. King Plastik Kautex KCC 20 D , Maret 2017 Beckhoff Module BK PT. Dinito Jaya Sakti Kautex KCC 20 D ,94 Sumber: PT Joman Utama Mandiri Jakarta Barat Total ,06

12 32 Berdasarkan table diatas III.1 Hasil Rekapitulasi Penjualan Suku Cadang pada PT Joman Utama Mandiri pada periode Febuari-Maret 2017 sebagai berikut: 1. PT Dinito Jaya Sakti pada tanggal 03 febuari 2017 memesan Velve Safety Preasure+Sensor dengan type mesin Kautex KCC 20 D pemesanan 1 unit dengan harga 1.263,60 US$, dengan nomer order dan nomer seri PT Dinito Jaya Sakti pada tanggal 08 febuari 2017 memesan Backhoff Module EL 1104 dengan type mesin Kautex KCC 20 D pemesanan 2 unit dengan harga 110,12 US$, dengan nomer order dan nomer seri PT King Plastik pada tanggal 03 Maret 2017 memesan Thermocouple Type J dengan type mesin Kautex KCC 20 D pemesanan 10 unit dengan harga 806,40 US$, dengan nomer order dan nomer seri PT Dinito Jaya Sakti pada tanggal 07 Maret 2017 memesan Backshoff Module BK 1120 dengan type mesin Kautex KCC 20 D pemesanan 1 unit dengan harga 1384,94 US$, dengan nomer order dan nomer seri

13 Dokumen yang diperlukan dalam Prosedur Administrasi Penjualan Suku Cadang pada PT Joman Utama Mandiri Agar penjualan terlaksana dengan baik maka diperlukan informasi dari semua kegiatan perusahaan, salah satu informasi tersebut dapat dilihat dari dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan suku cadang mesin: 1. Surat Quotation (Penawaran Harga) Surat penawaran ini dibuat dari KAUTEX untuk memberitahu harga penawaran dan apa saja perjanjian yg ada di surat penawaran ini seperti berapa lama pengiriman barang kepada konsumen, harga barang, dan sistem pembayaran.

14 34 2. Surat Purchase Order (Pemesanan) Surat Purchase Order ini di buat oleh konsumen kepada PT Joman Utama Mandiri untuk mengetahui barang apa yang ingin di pesan lalu PT Joman mengirim langsung surat Purchase Order tersebut ke KAUTEX.

15 35 3. Surat Invoice (Penagihan) Surat Invoice ini digunakan untuk menagih konsumen yang sudah dikirim barangnya atau sudah jatuh tempo.

16 Pihak yang Terlibat dalam Prosedur Administrasi Penjualan Suku Cadang pada PT Joman Utama Mandiri Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur penjualan suku cadang pada PT Joman Utama Mandiri sebagai berikut tercantum dalam tabel III.2: Tabel III.2 No Pihak yang Terlibat Tugas Bagian 1. Direktur Mempunyai peran penting dalam sebuah perusahaan yang tugasnya mengontrol, mengawasi dan bertanggung jawab untuk menentukan kebijakan yang ada di perusahaan atas seluruh kegiatan operasional kegiatan. 2. Marketing Tugas utama adalah melakukan penjualan mesin dan suku cadang ke konsumenkonsumen. Dapat meyakinkan konsumen atas manfaat dan keunggulan produk yang ditawarkan. Dapat meyakinkan calon konsumen yang ragu-ragu dalam mengambil keputusan.

17 37 3 Administrasi Penjualan Mendata suku cadang yang dijual, mencatat laporan penjualan per-2 bulannya, serta merekap kelengkapan dokumen-dokumen dari pihak pelanggan seperti nama suku cadang, type mesin, dan alamat pengiriman yang benar. 4. Vendor (PT Kautex) Bertugas untuk meyiapkan stock barang, pembuatan surat penagihan, dan surat penawaran harga barang. Berdasarkan Tabel III.2 terdapat pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur administrasi penjualan suku cadang pada PT Joman Utama Mandiri sebagai berikut: 1. Marketing Marketing bertugas untuk memasarkan produk 2. Administrasi Penjualan Administrasi penjualan bertugas untuk mendata pemesanan data suku cadang, merekapitulasi penjualan per-2 bulan. 3. Vendor (PT Kautex) Vendor (PT Kautex) bertugas untuk meyiapkan stock barang, pembuatan surat penagihan, dan surat penawaran harga barang.

18 Kendala dan Solusi dalam Prosedur Penjualan Suku Cadang pada PT Joman Utama Mandiri Dalam prosedur administrasi penjualan suku cadang pada PT Joman Utama Mandiri terdapat Kendala-kendala yang dihadapi dalam proses tersebut, antara lain: 1. Terkadang konsumen keliru mencantumkan type suku cadang atau type mesin sehingga terjadi kesalahan pengiriman suku cadang dan sehingga suku cadang tidak bisa dipasang di mesin tersebut mengakibatkan harus order ulang. 2. Terkadang suku cadang tertahan lama pada proses pengiriman di Bea dan Cukai pelabuhan pada saat pengiriman, sehingga perkiraan waku pengiriman lebih lama/ lambat ke konsumen. Untuk mengatasi kendala-kendala diatas maka terdapat solusi untuk mengatasi dan menangani masalah dari kendala tersebut, yaitu: 1. Sebaiknya pada saat pengajuan surat Quotation harus mendapatkan data suku cadang yang benar dan sesuai dengan type suku cadang dan type mesin, dan apa bila lebih jelasnya dicantumkan pula foto suku cadang yang dipesan atau meminta teknisi dari PT Joman Utama Mandiri untuk datang ketempat konsumen yang ingin membeli untuk memastikan lebih jelas suku cadang apa yang ingin dipesan agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan lagi. 2. Sebaiknya pada saat packing jangan sampai tertinggal dokumen-dokumen suku cadang seperti (ijin pengiriman, packing list sertifikat material, dan dokumen lainnya), supaya pada saat proses pengiriman di Bea dan Cukai lebih

19 39 mudah dan lebih cepat sehingga pengiriman suku cadang sampai di konsumen tepat waktu sesuai dengan surat Quotation.