BUKU BANTU APLIKASI PELAYANAN TERPADU SATU PINTU DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN UMUM

Transkripsi

1 BUKU BANTU APLIKASI PELAYANAN TERPADU SATU PINTU DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN UMUM DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN UMUM 2017

2 1. DEFINISI DAN PENGERTIAN Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu adalah sebuah instrumen Pengadilan Negeri sebagai bentuk kemudahan dan kecepatan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal kegiatan pendaftaran surat masuk dan keluar, buku tamu, permohonan surat keterangan, pemohonan penyitaan dan penggeledahan. Dimana staf pengadilan akan menghemat waktu dalam melakukan pembuatan dokumen atau pemberian informasi kepada masyarakat. Ruang lingkup Aplikasi Pelayanan terpadu Satu Pintu versi 1.0 mencakup lima hal: 1. Register Surat Register Surat dalam Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu melayani 2 jenis pencatatan yaitu Register Surat Masuk dan Register Surat Keluar. Belum adanya pencatatan surat masuk dan surat keluar secara elektronik menjadikan alasan membuat fasilitas Register surat dalam Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Keuntungan pencatatan secara elektronik yang bisa diperoleh adalah: a. Menghemat waktu dalam melakukan pencatatan. b. Pelayanan dapat dilakukan langsung pada saat penyerahan berkas surat di tempat. c. Dalam hal pencarian surat maupun disposisi tidak diperlukan adanya berkas fisik karena telah disediakan kolom Dokumen Elektornik. d. Standarisasi nomor Surat Keluar berdasarkan pola klasifikasi surat Mahkamah Agung RI. 1. Register Surat Keterangan Register Surat Keterangan dalam aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu melayani dalam hal pembuatan surat keterangan. Untuk kemudahan dan standarisasi template telah disediakan di aplikasi ini mengacu pada SEMA Nomor 3 Tahun 2016 tentang Permohonan Surat Keterangan Bagi Calon Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Di Pengadilan. Keuntungan pencatatan secara elektronik yang bisa diperoleh adalah: a. Standarisasi Template Surat Keterangan mengacu pada SEMA Nomor 3 Tahun b. Kemudahan dan Kecepatan dalam memberikan pelayanan. c. Pemeriksaan terhadap pemohon terhubung langsung dengan aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara. 2 ap T S P

3 d. Pengguna dapat melakukan penambahan dan perubahan template sesuai dengan kebutuhan. 2. Register Buku Tamu Register Buku Tamu dalam aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu melayani dalam hal pencatatan secara elektronik tamu yang akan menghadap. 3. Register Penyitaan Register Penyitaan dalam aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu melayani dalam hal pencatatan dan pembuatan dokumen penetapan penyitaan. Belum adanya pencatatan secara elektronik dan pembuatan dokumen secara elektronik menjadi dasar pembuatan fasilitas Register Penyitaan dalam Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Keuntungan pencatatan secara elektronik yang bisa diperoleh adalah: a. Menghemat waktu dalam melakukan pencatatan dan pembuatan dokumen. b. Pelayanan dapat dilakukan langsung pada saat permohonan diajukan. 4. Register Penggeledahan Register Penggeledahan dalam aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu melayani dalam hal pencatatan dan pembuatan dokumen penetapan penggeledahan. Belum adanya pencatatan secara elektronik dan pembuatan dokumen secara elektronik menjadi dasar pembuatan fasilitas Register Penggeledahan dalam Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu. Keuntungan pencatatan secara elektronik yang bisa diperoleh adalah: a. Menghemat waktu dalam melakukan pencatatan dan pembuatan dokumen. b. Pelayanan dapat dilakukan langsung pada saat permohonan diajukan. 3 ap T S P

4 2. TOPOLOGI INFRASTRUKTUR Penjelasan Gambar: 1. Server: Penggunaan server yang telah dimiliki oleh pengadilan 2. Koneksi Lan/Wifi: Koneksi antara Komputer yang digunakan untuk pelayanan dengan server menggunakan LAN maupun WIFI. Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu versi 1.0 ini tidak menggunakan internet dalam pengoperasian, hanya membutuhkan koneksi local pengadilan 3. Komputer Pelayanan: Komputer yang digunakan dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat 4 ap T S P

5 3. KEBUTUHAN SPESIFIKASI SISTEM HARDWARE MINIMAL Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu agar berjalan pada sisi Client dengan baik diperlukan spesifikasi kebutuhan minimal sebagai berikut: Nama Kebutuhan Hardware Processor Memori Hardisk Koneksi Spesifikasi Intel Corei3 atau yang setara 2 GB 128 GB Lan 100Mbps atau yang setara Wifi 54Mbps atau yang setara Scan Printer Ukuran Kertas A4 dan/atau F4 Laserjet atau yang setara 4. KEBUTUHAN SPESIFIKASI SISTEM SOFTWARE MINIMAL Aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu adalah aplikasi berbasis web yang berjalan pada server berbasis OS dengan fitur Web Server dan MySQL server. Namun demikian agar aplikasi ini berjalan baik diperlukan spesifikasi kebutuhan software minimal sebagai berikut: Nama Kebutuhan OS (Operating Sistem) Spesifikasi Berbasis antarmuka pengguna grafis (Windows, MacOS, Linux) Browser Software Pendukung Mozilla, Chrome Microsoft Office atau yang setara 5 ap T S P

6 5. HALAMAN UTAMA Bagi pengguna setelah login aplikasi, akan tampil halaman seperti pada gambar dibawah ini gambar diatas merupakan halaman utama aplikasi Pelayanan Terpadu Satu Pintu yang menampilkan beberapa informasi antara lain: Jumlah Surat Masuk. Jumlah Surat Keluar. Jumlah Surat Keterangan. Jumlah Tamu pada. Status Disposisi Surat Masuk. Status Pengiriman Surat Keluar. Disposisi bagi masing-masing pengguna. 6 ap T S P

7 6. REGISTER SURAT MASUK Gambar diatas merupakan halaman Register Surat Masuk terdapat beberapa menu yang disediakan antara lain: Tambah: Menu tambah digunakan untuk melakukan tambah data surat masuk. Pencarian Detil: digunakan untuk melakukan pencarian secara spesifik terhadap register surat masuk. Cetak Register: digunakan untuk melakukan cetak register surat masuk Detil: digunakan untuk melihat detil surat masuk Tambah Surat Masuk Tanggal Diterima (isian wajib) Generate Nomor (isian wajib) merupakan tanggal register surat masuk merupakan pilihan Ya/Tidak yang digunakan untuk melakukan pilihan generate nomor agenda secara otomatis atau tidak Sifat Surat (isian wajib) merupakan pilihan sifat surat Rahasia/Penting/Biasa 7 ap T S P

8 Tanggal Surat (isian wajib) Distribusi Kepada (isian wajib) tanggal dimana surat masuk tersebut dibuat merupakan pilihan Ketua Pengadilan/Wakil dimana jika ada pembagian tugas antara Ketua dan wakil ketua terhadap penanganan surat Nomor Surat (isian wajib) Pengirim (isian wajib) Perihal (isian wajib) Keterangan Dokumen Elektronik merupakan nomor surat masuk merupakan pengirim surat masuk merupakan perihal surat masuk isian bebas merupakan isian dokumen surat masuk hasil scan Detil Surat Masuk Edit Surat Masuk Dokumen Elektronik Digunakan untuk melakukan edit data pada surat masuk Digunakan untuk menampilkan Dokumen Elektronik yang telah di scan dan di unggah ke system Riwayat Pelaksanaan Digunakan untuk melakukan Disposisi surat masuk 8 ap T S P

9 DISPOSISI SURAT MASUK Disposisi Surat Masuk terdapat pada halaman utama seperti pada gambar dibawah ini: Pada halaman disposisi surat masuk terdapat berapa kolom isian antara lain: Tanggal Disposisi Jenis Pelaksanaan Tanggal dilakukan disposisi terhadap surat masuk Berupa pilihan: Disposisi, Dilaksanakan, Dikembalikan Keterangan Merupakan keterangan terhadap disposisi surat 9 ap T S P

10 7. REGISTER SURAT KELUAR Gambar diatas merupakan Register Surat Keluar, terdapat beberapa menu yang disediakan antara lain: Tambah: Menu tambah digunakan untuk melakukan tambah data surat keluar Pencarian Detil: digunakan untuk melakukan pencarian secara spesifik terhadap register surat keluar. Cetak Register: digunakan untuk melakukan cetak register surat keluar Detil: digunakan untuk melihat detil surat keluar Tambah Surat Keluar 10 ap T S P

11 Tanggal Register (isian wajib) Dari Bagian (isian wajib) Jenis Surat (isian wajib) Merupakan tanggal dimana surat keluar diregister Merupakan pilihan dimana surat tersebut dibuat Merupakan pilihan jenis surat yang digunakan untuk melakukan klasifikasi pada nomor surat Keterangan Jenis Surat Nomor Surat (isian wajib) Jenis Tujuan Surat (isian wajib) Tujuan Surat (isian wajib) Perihal (isian wajib) Keterangan Jenis Pengiriman (isian wajib) Dokumen Elektronik Berisi keterangan terhadap jenis surat Nomor register surat keluar, tergenerate secara otomatis Merupakan pilihan kemana surat tersebut dituju Merupakan isian kemana surat tersebut dituju Merupakan isian perihal surat keluar Isian bebas Merupakan pilihan jenis pengiriman surat Merupakan isian dokumen elektronik Detil Surat Keluar Edit Surat Kirim Surat Dokumen Elektronik Digunakan melakukan edit pada surat keluar Merupakan isian kapan surat tersebut dikirim Merupakan tampilan dokumen elektronik hasil upload dokumen 11 ap T S P

12 8. REGISTER SURAT KETERANGAN Gambar diatas merupakan Register Surat Keterangan, terdapat beberapa menu yang disediakan antara lain: Tambah Pencarian Detil digunakan untuk melakukan tambah data surat keterangan digunakan untuk melakukan pencarian secara spesifik terhadap register surat keterangan Cetak Register digunakan untuk melakukan cetak register surat keterangan Detil Edit Register digunakan untuk melihat detil surat keterangan Digunakan untuk melakukan edit pada pencatatan surat keterangan Nomor Surat Umum Nomor Surat Umum diisi dengan Nomor Register Surat Keluar dari Bagian Umum jika Nomor Register Surat Keterangan menggunakan penomoran Register Surat Keluar Dokumen Elektronik Digunakan untuk melakukan upload hasil scan dokumen surat keterangan Cetak Digunakan untuk melakukan cetak template surat keterangan 12 ap T S P

13 9. REGISTER BUKU TAMU gambar diatas merupakan Register Buku Tamu yang digunakan untuk melakukan pencatatan tamu yang akan menghadap, terdapat beberapa menu antara lain Tambah Detil digunakan untuk melakukan tambah data tamu digunakan untuk melihat detil register buku tamu 10. REGISTER PENYITAAN Gambar diatas merupakan Register Penyitaan, terdapat berapa menu antara lain: Tambah Detil Pencarian Detil Edit Register Nomor Register Umum digunakan untuk melakukan tambah data digunakan untuk melihat detil register digunakan untuk melakukan pencarian secara spesifik digunakan untuk melakukan edit pada pencatatan register nomor Register Umum diisi dengan Nomor Register Surat 13 ap T S P

14 Keluar dari Bagian Umum jika Nomor Register Penyitaan menggunakan penomoran Register Surat Keluar Cetak digunakan untuk melakukan cetak template surat keterangan 11. REGISTER PENGGELEDAHAN Gambar diatas merupakan Register Penggeledahan, terdapat berapa menu antara lain: Tambah Detil Pencarian Detil Edit Register Nomor Register Umum digunakan untuk melakukan tambah data digunakan untuk melihat detil register digunakan untuk melakukan pencarian secara spesifik digunakan untuk melakukan edit pada pencatatan register nomor Register Umum diisi dengan Nomor Register Surat Keluar dari Bagian Umum jika Nomor Register Penggeledahan menggunakan penomoran Register Surat Keluar Cetak digunakan untuk melakukan cetak template surat keterangan 14 ap T S P

15 15 ap T S P