BAB 2 LANDASAN TEORI. Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang

Transkripsi

1 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Komputer Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin computare yang berarti menghitung (to compute atau to reckon). Berikut ini adalah beberapa defenisi tentang komputer yang disajikan oleh beberapa buku komputer: 1. Menurut Robert H. Blissmer, komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas seperti menerima input, memproses input sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan dan menyediakan output dalam bentuk informasi. 2. Menurut Donald H. Sanderes, komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya, dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memori (stored program). 3. Menurut V. C. Hamacher, Z. G. Vransic. S.G. Zaky, komputer adalah mesin penghitung elektronik yang dengan cepat dapat menerima informasi input digital, memprosesnya sesuai dengan suatu program yang tersimpan di memorinya dan menghasilkan output informasi.

2 8 4. Menurut William M, Fuori, komputer adalah suatu pemroses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan aritmatika yang besar atau operasi logika tanpa campur tangan dari manusia yang dapat mengoperasikan selama pemrosesan. 5. Menurut Gordon B. Devis, komputer adalah tipe khusus alat perhitungan yang mempunyai sifat tertentu yang pasti. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah suatu alat elektronik yang menerima input data, mengolah data, memberikan informasi dengan menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program) serta dapat menyimpan program dan hasil dari pengolahan secara otomatis. Sedangkan yang disebut dengan program adalah kumpulan dari instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah tertentu. 2.2 Pengertian Sistem Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. Ada beberapa pengertian sistem menurut beberapa pakar sistem informasi, anata lain: 1. Menurut Fredick H. Wu, suatu sistem beroperasi dan berinteraksi dengan lingkungannya untuk mencapai sasaran (objectives) tertentu, suatu sistem

3 9 menunjukkan tingkah lakunya melalui interaksi diantara komponen komponen di dalam sistem dan diantara lingkungannya. 2. Menurut M. J. Alexander, suatu sistem adalah suatu group dari elemenelemen baik bentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran dan akhir dari sistem. 3. Menurut Richard F. Neuschel, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan utama di dalam bisnis. 4. Menurut Jerry Fitz Gerald, Andra F. Fitz Gerald dan Warre D Stallings, suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 2001; 6) Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen (Raymond Mc. Leod Jr., 2004; 9).

4 10 Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). (James A. Hall, 2001; 5). Dari beberapa pengertian mengenai sistem yang diberikan dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok. Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Elemen-elemen atau komponen-komponen atau bagian-bagian dari suatu sistem dapat berupa subsistem. Dan yang kedua lebih menekankan pada prosedur.dari banyak pengertian di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari prosedur kegiatan untuk menghasilkan tujuan yang hendak dicapai secara bersama-sama 2.3 Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan Jhon Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberkhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem aka menghindari proses entropy tersebut yang disebut dengan negative entropy atau negantropy. Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski, informasi adalah data yang diletakkan dalam konteks yang lebih berarti dan berguna yang diakomodasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan.

5 11 Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah kedalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat di pahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. Menurut Robert N. Anthony dan Jhon Dearden, informasi adalah suatu kenyataan, data item, observasi, perhatian atau yang lainnya yang menambah pengetahuan. Dari beberapa pengertian informasi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fack and entity) dan digunakan untuk pengambilan keputusan. 2.4 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil suatu keputusan. Pertanyaannya adalah dari mana informasi tersebut bisa didapatkan? Jawabnya adalah dari sistem informasi (Information System) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information generating systems. Informasi merupakan suatu elemen dan sumber daya yang sangat penting dan berharga bagi suatu perusahaan, disamping sumber daya yang lain yaitu uang, manusia, materi dan mesin. Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi

6 12 suatu bentuk sehingga lebih berguna bagi si penerima dan nilai tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan (Mulyadi, 2001; 50). Informasi adalah salah satu sumber daya bisnis. Seperti sumber daya bisnis lainnya, bahan mentah, modal dan tenaga kerja, informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan hidup organisasi bisnis. Setiap hari dalam bisnis, arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir ke pengambil keputusan dan pemakai lainnya untuk memenuhi berbagai kebutuhan internal. Selain itu, informasi juga mengalir keluar organisasi ke pemakai eksternal, seperti pelanggan, pemasok dan para stakeholders yang memiliki kepentingan terhadap perusahaan (James A.Hall, 2001; 4). Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat menjadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat (George H. Bodnar, Williams Hopwood, 2001; 1). Menurut Henry C. Lucas, sistem informasi adaah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Menurut John F. Nash dan Martin B. Roberts, sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan

7 13 yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Istilah sistem informasi mengarah pada penggunaan teknologi komputer di dalam organisasi untuk menyajikan informasi kepada pemakai. Sistem informasi berbasis-komputer adalah kumpulan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. (George H. Bodnar, William Hopwood, 2001; 5) Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. Sistem informasi dapat juga dianggap sebagai suatu departemen dan diperlukan pemisahan fungsi, dimana fungsi-fungsi tersebut dapat terdiri dari sistem analis, programmer, operator yang di bawahi oleh manajer sistem informasi. (Henry C. Lucas Jr., 2001; 3).

8 14 Sistem informasi merupakan proses menerima input yang disebut dengan transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didistribusikan kepada para pemakai informasi (James A. Hall; 2001; 9). Dari pengertian sistem informasi di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari prosedur kegiatan yang memproses data sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfat agar dapat digunakan untuk mengambil suatu keputusan yang tepat Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, (1 2003; 11). Penganalisis tidak sepakat dengan berapa banyaknya tahap yang ada di dalam siklus hidup pengembangan sistem, namun mereka umumnya memuji pendekatan terorganisir mereka. Pada Gambar 2.1 berikut ini menunjukkan pembagian siklus ke dalam tujuh tahap yaitu:

9 15 1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan 2. Menentukan syarat-syarat 3. Menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem 4. Merancang sistem yang direkomendasikan 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem 6. Menguji dan mempertahankan sistem 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Berikut ini adalah tahap-tahap dari siklus hidup sistem informasi: 1. Mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan Di tahap pertama dari siklus hidup pengembangan sistem ini, penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi di dalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut. Peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem

10 16 informasi terkomputerisasi. Mengukur peluang memungkinkan bisnis untuk mencapai sisi kompetitif atau menyusun standar-standar industri.mengidentifikasi tujuan yang juga menjadi komponen terpenting di tahap pertama ini. Pertama, penganalisis harus menemukan apa yang sedang dilakukan dalam bisnis. Barulah kemudian penganalisis akan bisa melihat beberapa aspek dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi untuk membantu bisnis supaya mencapai tujuan-tujuannya dengan menyebut problem atau peluang-peluang tertentu.orang-orang yang terlibat dalam tahap pertama ini di antaranya ialah pemakai, penganalisis dan manajer sistem yang bertugas untuk mengkoordinasi proyek. Output tahap ini ialah laporan yang feasible berisikan definisi problem dan ringkasan tujuan. Kemudian manajemen harus membuat keputusan apakah output tersebut selanjutnya akan diproses berdasarkan proyek yang diajukan. Bila kelompok pemakai tidak memiliki cukup dana dalam anggarannya atau ingin menyelesaikan masalah-masalah lainnya atau bisa masalah tersebut ternyata tidak memerlukan suatu sistem komputer, solusi manualnya bisa direkomendasikan, dan proyek sistem tidak akan diproses lebih lanjut. 2. Menentukan syarat-syarat informasi Dalam tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat yang dipergunakan untuk menetapkan syaratsyarat informasi di dalam bisnis diantaranya adalah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati prilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor, dan prototyping.dalam tahap syarat-

11 17 syarat informasi SHPS, penganalisis berusaha untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan pemakai agar bisa ditampilkan dalam pekerjaan mereka. Anda dapat melihat bahwa beberapa metode untuk menentukan syarat-syarat informasi ini melibatkan interaksi secara langsung dengan pemakai. Tahap ini membentuk gambaran mengenai organisasi dan tujuantujuan yang dimiliki seorang penganalisa. Orang-orang yang terlibat dalam tahap ini adalah penganalisis dan pemakai, biasanya manajer operasional dan pegawai operasional. Penganalisis sistem perlu tahu detail-detail fungsi-fungsi sistem yang ada, siapa (orang-orang yang terlibat), apa (kegiatan bisnis), dimana (lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan), kapan ( waktu yang tepat), dan bagaimana (bagaimana prosedur yang harus dijalankan) dari bisnis yang sedang dipelajari. Kemudian penganalisis juga harus bertanya mengapa bisnis menggunakan sistem yang ada. Ada alasan yang bagus melakukan bisnis dengan menggunakan metode-metode yang ada, dan hal-hal seperti ini harus dipertimbangkan saat merancang sebuah sistem baru. 3. Menganalisis kebutuhan sistem Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi, perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram data dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem, berikut spesifikasinya, apakah berupa alphanumeric atau teks, serta

12 18 berapa banyak spasi yang dibutuhkan saat dicetak.selama tahap ini, penganalisis sistem juga menganalisis keputusan terstruktur yang dibuat. Keputusan terstruktur adalah keputusan-keputusan dimana kondisi, kondisi alternatif, tindakan serta aturan tindakan ditetapkan. Ada tiga metode utama untuk menganalisis keputusan terstruktur, yakni bahasa Inggris terstruktur, rancangan keputusan, dan pohon keputusan.tidak semua keputusan dalam organisasi berupa keputusan terstruktur, namun yang terpenting bagi penganalisis sistem adalah bisa memahami mereka. Keputusan semi terstruktur seringnya didukung oleh sistem pendukung keputusan. Saat menganalisis keputusan semi-terstruktur, penganalisis memeriksa keputusan berdasarkan tingkat kemampuan membuat keputusan yang diperlukan, tingkat kerumitan masalah, serta kriteriakriteria yang harus dipertimbangkan saat keputusan tersebut dibuat. Pada poin ini, penganalisis sistem menyiapkan suatu proposal sistem yang berisikan ringkasan apa saja yang ditemukan, analisis biaya/keuntungan alternatif yang tersedia, serta rekomendasi atas apa saja yang harus dilakukan. Bila salah satu rekomendasi tersebut bisa diterima oleh manajemen, penganalisis akan memproses lebih lanjut. Setiap problem sistem bersifat unik dan tidak pernah terdapat satu solusi yang benar. Halhal dimana rekomendasi atau solusi dirumuskan tergantung pada kualitas individu dan latihan profesional masing-masing penganalisis. 4. Merancang sistem yang direkomendasi Dalam tahap desain dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis sistem menggunakan informasi yang terkumpul sebelumnya untuk

13 19 mencapai desain sistem informasi yang logik. Penganalisis merancang prosedur data entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu, penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.bagian dari perancangan sistem informasi yang logik adalah peralatan antarmuka pengguna. Antarmuka menghubungkan pemakai dengan sistem, jadi perannya benarbenar sangat penting. Tahap perancangan juga mencakup perancangan file-file atau basis data yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Basis data yang tersusun dengan baik adalah dasar bagi seluruh sistem informasi. Dalam tahap ini, penganalisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk merancang output (baik pada layar maupun hasil cetakan).terakhir penganalisis harus merancang prosedurprosedur backup dan kontrol untuk melindungi sistem dan data serta untuk membuat paket-paket spesifikasi program bagi pemrogram. Setiap paket bisa terdiri dari layout input dan output, spesifikasi file, dan detail-detail proses, serta pohon keputusan atau tabel, diagram aliran data, flowchart sistem, serta nama-nama dan fungsi-fungsi subprogram yang sudah tertulis. 5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak Dalam tahap kelima dari siklus hidup pengembangan sistem, penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana

14 20 terstruktur. Penganalisis sistem menggunakan salah satu semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram.selama tahap ini, penganalisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumentasi perangkat lunak yang efektif, mencakup melakukan prosedur secara manual, bantuan online, dan website. Kegiatan dokumentasi menunjukkan kepada pemakai tentang cara penggunaan perangkat lunak dan apa yang harus dilakukan bila perangkat lunak mengalami masalah.pemrogram adalah pelaku utama dalam tahap ini karena mereka merancang, membuat kode dan mengatasi kesalahan-kesalahan dari program komputer. Bila programnya adalah untuk dijalankan dalam lingkungan mainframe, maka perlu diciptakan suatu job control language (JCL). Untuk memastikan kualitasnya, pemrogram bisa membuat perancangan dan kode program yang akan dijalankan, menjelaskan bagianbagian kompleks dari program kepada tim pemrogram lainnya. 6. Menguji dan mempertahankan sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian penguji dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta dengan data aktual dari sistem yang telah ada.mempertahankan sistem dan dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem informasi dijalankan. Sebagian besar kerja rutin pemrogram adalah melakukan pemeliharaan,

15 21 dan bisnis menghabiskan banyak uang untuk kegiatan pemeliharaan. Sebagian besar prosedur sistematis yang dijalankan penganalisis selama siklus hidup pengembangan sistem membantu memastikan bahwa pemeliharaan bisa dijaga sampai tingkat minimum. 7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem Di tahap terakhir dari pengembangan sistem, penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Proses ini mencakup pengubahan file-file dari format lama ke format baru atau membangun suatu basis data, menginstall peralatan, dan membawa sistem baru untuk diproduksi.evaluasi yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir dari siklus hidup pengembangan sistem biasanya dimaksudkan untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai dituju benar-benar menggunakan sistem.perlu diingat bahwa kerja sistem biasanya berulang, ketika penganalisis menyelesaikan satu tahap pengembangan sistem akan berlanjut ke tahap berikutnya, penemuan suatu masalah bisa memaksa penganalisis kembali ketahap sebelumnya dan memodifikasi pekerjaannya di tahap tersebut. (Kenneth E. Kendall & Julie E. Kendall, (1, 2003; 11)

16 Database Database adalah kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik organisasi dan sistem. Database yang dikendalikan oleh sistem manajemen database adalah satu set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan (Raymond McLeod, 2004; 196). Database merupakan kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang tidak sedikit. Oleh karena itu database harus disusun sebagai kriteria terpola dengan jelas sejak dari awalnya. Database akan diubah ke dalam bentuk table dalam Microsoft Access dengan memperhatikan : File Table, Field, Primary Key dan sebagaimana yang merupakan bagian dari database. Singkatnya langkah awal pengolahan suatu unit data itu dilakukan di dalam database. Pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup 2 (dua) tindakan utama, yakni : tindakan penentuan dari struktur dari database yang mencakup penentuan bagian-bagian dari database dan tindakan pengisian data ke dalamnya dengan melakukan pengetikan data ke dalam struktur tersebut. Sebagai suatu jenis program aplikasi yang berguna untuk mengorganisasikan sejumlah data yang ada dengan model relational, Microsoft Access diimplementasikan dalam bentuk tabel yang terdiri dari baris dan kolom. Baris pada Microsoft Access dikenal dengan istilah record yang merupakan kumpulan informasi yang ada di dalam field. Sementara kolom yang di kenal

17 23 dengan istilah Field merupakan tempat dimana informasi ditampung. Setiap Field dalam database akan berelasi dengan field lainnya atau dengan data lainnya. 2.7 Data dan Database Management System (DBMS) Data Sumber dari suatu informasi adalah data. Data berasal dari kata datum yang berarti fakta yang mengandung arti yang dihubungkandengan kenyataan, simbolsmbol, gambar-gambar, kata-kata, huruf-huruf atau simbol-simbol yan menunjukkan suatu ide objek, kondisi atau tujuan yang lain. Data secara konseptual adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yag tidak mempunyai makna atau berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data juga dapat dikatakan sebagai representasi dari suatu fakta yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata atau angka. Manfaat data adalah sebagai sebagai suatu representasi yang dapat diingat, direkam, dan diolah menjadi informasi. Karakteristiknya adalah bahwa data bukanlah fakta, tetapi representasi dari fakta.kata sederhananya adalah data merupakan catata tentang fakta. Data yang baik adalah data yang sesuai dengan faktanya.

18 24 Data sebagai sumber informasi harus dianggap sebagai aset yang harus dikelola dengan baik dan benar. Data merupakan acuan dalam melakukan semua kegiatan yang dapat menguntungkan si pemakai. Data adalah sekumpulan fakta tentang peristiwa atau operasi tanpa dipengaruhi oleh pertimbangan atau hasil analisis. Data dapat berupa apa saja dan dapat ditemui dimana saja. Dalam suatu organisasi, data merupakan sumber daya yang sangat vital dan harus dikelola dan diproses sebaik-baiknya (Jogiyanto H. M., 2001; 4). Data adalah representasi fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya (Kristanto Harianto, 2001; 3). Dari definisi itu dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah yang diproses menjadi sebuah informasi. Jadi terdapat perbedaan antara data dengan informasi dimana data adalah bahan baku yang harus diolah sedemikian rupa hingga berubah sifatnya menjadi informasi Database Management System (DBMS) Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan sebagai perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu

19 25 kompo nen yang penting dalam sistem informasi karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Database Management System (DBMS) merupakan suatu alat berbasis komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam pemakaian dan penyimpanan data. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi data. Pengulangan data (data redudancy) adalah aplikasi data yang artinya data disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemapuan untuk membuat suatu struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam table dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program. Suatu Database Management System berisi suatu koleksi data yan saling berelasi da satu kesatuan program yang berfungsi untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari suatu database dan set program untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data. Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Relasi tersebut biasa ditujukkan dengan kunci dari file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi.

20 26 Dalam suatu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entri yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam suatu record. Untuk menyebut isi dari field tersebut maka digunakan attribute atau merupakan judul dari satu kelompok entity-entity tertentu, misalnya attribute alamat menunjukkan entity alamat dari pegawai. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan direkam. Set program pengelola merupakan satu paket program yang dibuat agar memudahkan dan mengefisienkan pemasukan atau perekaman informasi dan pengambilan atau pembacaan informasi ke dalam database. Adapun tujuan dari pengolahan data yang dilakukan adalah untuk menghasilkan suatu output/keluaran yang nantinya dipergunakan sebagai dasar untuk pengambilan suatu keputusan informasi. 2.8 Sekilas Tentang Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic pertama kali dikeluarkan pada tahun 1991 dengan nama Thunder, yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat oleh Microsoft, untuk menandingi bahasa pemrograman lainnya yang telah ada seperti pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa pemrograman lainnya.

21 27 Visual basic versi 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman aplikasi yang sangat dikenal di dunia. Aplikasi visual basic mulai diproduksi pertama kali pada taun Pada tahun 1993 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 2.0 yang mulai menarik perhatian pengembang program. Dan ketikavisual Basic versi 3.0 dikeluarkan,versi ini menjadi bahasa pemrograman yang peling pesat perkembangannya dipasaran, sehingga banyak diminati oleh programmer. Hal ini membuat jumlah peminatnya menjadi jutaan dan terus bertambah. Pada tahun 1997 Microsoft mengeluarkan Visual Basic versi 5.0 yang memiliki kemampuan untuk menciptakan ActiveX Control yang membuat kita mampu menempatkannya di internet dan membuat bahasa HTML lebih dinamis dan praktis. Kemudian pada tahun 1998 Microsoft mengeluarkan lagi Visual Basic versi 6.0 dengan tiga dimensi yang sangat berbeda dengan versi sebelumnya yaitu: 1. Standard Edition, yang merupakan produk standard (dasar) yang sudah mencakup berbagai sarana dasar dari visual basic 6.0 untuk pengembangan sebuah aplikasi. 2. Professional Edition, merupakan versi yang memberikan sarana ekstra yang dibutuhkan oleh programmer, misalnya kontrol-kontrol tambahan, dukungan untuk pemrograman internet, compiler untuk membuat file help, serta sarana-sarana pengembangan database yang lebih baik. Versi ini juga berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Engine (database) dan pembuatan server OLE Automatication.

22 28 3. Enterprice Edition, yang memungkinkan professional programmer untuk membuat aplikasi client-server yang dapat terhubung ke internet. Biasanya versi ini digunakan untuk membuat aplikasi jaringan Struktur Bahasa Pemrograman Visual Basic Lingkungan pemrograman Visual Basic mengandung semua sarana yang dibutuhkan untuk membangun program-program hebat untuk versi windows dengan cepat dan efisien. Visual basic merupakan bahasa pemrograman yang terstruktur. Strktur aplikasi visual basic terdiri dari: 1. Form, yaitu windows atau jendela dimana user akan membuat user interface atau tampilan yang merupakan antar muka program. 2. Control, yaitu tampilan berbasis grafis yang dimasukkan pada form untuk membuat interaksi dengan memakai text, label, ption, chec, frame, dan command. 3. Properties, yaitu nilai atau karakter yang dimiliki leh sebuah objek visual basic. Contoh : Name, size, colour, position dan text. Property dapat dirubah saat mendesain program atau run time ketika program dijalankan. 4. Methods, yaitu serangkaian perintah-perintah yang sudah tersedia dan dapat diminta untuk melakukan tugas tertentu. 5. Even Procedurs, yaitu kode yang berhubungan dengan suatu objek yang dapat diminta mengerjakan tugas khusus. Kode akan dieksekusi ketika ada respon dari pemakai ketika event tertentu.

23 29 6. General Procedurs, yaitu kode yang tak berhubungan dengan suatu objekt tetapi kode pada general procedurs ini sangat berhubungan dengan aplikasi. 7. Module, yaitu kumpulan dari prosedur umum, deklarasi variabel dan defenisi konstanta yang digunakan oleh aplikasi. Dari penjelasan diatas, maka tampilan environtment visual basic dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 2.2 Tampilan layar kerja Microsoft Visual Basic 6.0 Secara rinci, tampilan layar pada visual basic 6.0 seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.2 adalah terdiri dari:

24 30 1. Toolbar, yaitu tombol-tombol yang akan sangat membantu dalam mempercepat akses perintah (yang dapat juga disembunyikan sesuai dengan tingkat-tingkat hierarki). 2. Baris Menu, yaitu kumpulan perintah-perintah yang dikelompokkan dalam kriteria operasi yang dihasilkan. 3. Form, yaitu suatu interface untuk merancang suatu program (sistem yang dirancang). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.3. Gambar 2.3 Tampilan Form dalam visual basic Window Property, yaitu jendela yang sangat mendukung sifat-sifat dari sebuah objek yang digunakan dalam sebuah form. Tampilan dari window property dapa dilihat pada gambar 2.4 Gambar 2.4 Tampilan Window Property visual basic 6.0

25 31 5. Window Form Layout, merupakan window yang menampilkan letak dari form (posisi form) pada layar monitor pada saat program dijalankan. Tampilan dari window form layout dapat dilihat pada gambar 2.5. Gambar 2.5 Tampilan Form Layout visual basic Toolbox, yaitu sebuah window yang mengandung semua objek atau kontrol yang akan digunakan untuk membentuk sebuah program aplikasi dan merupakan salah satu kontrol yang akan menjadi interface antara program aplikasi dengan yang semua objek yang diletakkan di jendela form. Tampilan dari sebuah toolbox di bahasa pemrograman visual basic 6.0 dapat dilihat pada gambar 2.6.

26 32 Gambar 2.6 Tampilan toolbox visual basic Project Window, yaitu window yang menampilkan semua file didalam visual basic yang sedang aktif. Project merupakan kumpulan dari modul form, modul class, dan modul standart yang membentuk suatu aplikasi. Tampilan dari sebuah window project dapat dilihat pada gambar 2.7. Gambar 2.7 Tampilan window project pada visual basic 6.0

27 33 8. window code, yaitu jendela yang berisi kode-kode program yang merupakan instruksi instruksi (perintah-perintah) untuk aplikasi visual basic 6.0. tampilan dari sebuah window code dapat dilihat seperti gambar 2.8. Gambar 2.8 Tampilan window project visual basic window immediate, yaitu window yang berguna untuk mencoba beberapa insruksi program. Pada saat program diuji, window ini dapat digunakan sebagai window debug (Pencari kesalahan / error). 2.9 Crystal Report Crystal report adalah merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebuah laporan. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis windows seperti Borland Delphi, Visual Basic 6.0, Visual Basic.net, Visual C++, dan Visual Interdev. Beberapa kelebihan dari Crystal Report ini adalah:

28 34 1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode program. 2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemrograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian. 3. Fasilitas impor hasil laporan yang mendukung format-format populer seperti Microsoft Word, Excel, Access, Adobe Acrobat Reader, HTML, dan sebagainya.