Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah Banda Aceh Menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007

Transkripsi

1 Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah Banda Aceh Menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 Saputra Mustafa putra_trumpet@hotmail.co.id ABSTRAK STMIK U Budiyah Indonesia adalah sebuah Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer yang berada di Banda Aceh. Pada tahun 2008 STMIK U Budiyah membuka sebuah laboratorium Bahasa Inggris dimana seluruh mahasiswa/i STMIK U Budiyah Indonesia diwajibkan untuk mengikuti kursus tersebut. Dalam pengolahan data-data kursus selama ini masih dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi, sehingga dalam pembuatan laporan-laporan sangat kurang efektif dan efesien dan membutuhkan waktu yang sangat lama. Penulis menggunakan desain penelitian deskriptif analisis, metode penelitian deskriptif, jenis data kuantitatif, struktur pengembangan system menggunakan waterfall dan metodelogi pengembangan sistem menggunakan keluaran, karena dalam penyusunan tugas akhir ini peneliti menghasilkan sebuah laporan penilaian, penjadwalan, dan absensi. Penulis menggunakan Entity Relantionship Diagram (ERD), dan proses karena penulis menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris ini penulis menggunakan diagram arus data, ERD, dan laporan dengan menggunakan pemograman Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access Setelah peneliti membuat Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris ini berharap agar prosedur kerja dapat lebih mudah bagi pihak-pihak terkait di STMIK U Budiyah Indonesia. Kata Kunci : Flowchart, Entity Relantionship Diagram, Data Flow Diagram, Visual Basic, dan Database ABSTRACT STMIK U'Budiyah Indonesia is a High School Computer Information Management located in Banda Aceh. In 2008 STMIK U'Budiyah opened a laboratory in which all students of English / I STMIK U'Budiyah Indonesia are required to follow the course. In the course of processing the data for this is still done manually and not computerized, so that in making the reports very less effective and efficient and takes a very long time. The author uses descriptive research design analysis, descriptive research methods, quantitative data types, structure and development of the system using a waterfall development methodology using the system output, as in the preparation of this thesis the researcher produced an appraisal report, scheduling, and attendance. The author uses relantionship Entity Diagram (ERD), and process because the author uses Data Flow Diagrams (DFD). Information Systems Course English author uses data flow diagrams, ERD, and programming statements using Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft Access After researchers made English Course Information System is hoped that the procedure can work easier for stakeholders in STMIK U'Budiyah Indonesia. Keywords: Flowchart, relantionship Entity Diagram, Data Flow Diagram, Visual Basic, and Database

2 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting dalam dunia pendidikan, baik pendidikan formal maupun pendidikan non formal. Pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) U Budiyah Indonesia Banda Aceh memiliki tujuan pendidikan yang mengarah kepada ilmu komputer dan manajemen yang akan mencetak mahasiswa-mahasiswa handal pada dunia komputer. Selain itu dalam sekolah ini mahasiswa juga diajarkan tentang berbagai ilmu salah satunya ilmu bahasa inggris secara mendasar yang tidak terdapat dalam kurikulum pendidikannya, yaitu kursus bahasa inggris. Kursus Bahasa Inggris di STMIK U Budiyah Indonesia ini juga termasuk dalam 5 sertifikat wajib yang telah ditentukan oleh Ketua STMIK U Budiyah sebagai syarat sebelum mengikuti sidang. Kursus Bahasa Inggris di STMIK U Budiyah Indonesia ini memiliki tujuan agar mahasiswa STMIK U Budiyah Indonesia dapat lebih memahami dan menguasai tentang Basic, Intermediate, Advance dalam bahasa inggris yang digunakan sebagai bahasa Internasional. Sistem informasi kursus Bahasa Inggris ini sangat diperlukan oleh pihak akademik STMIK dan staff laboratorium Bahasa Inggris STMIK U Budiyah itu sendiri karena akan dapat mengontrol dan memanajemen proses pendataan serta demi kelancaran proses kursus itu sendiri. Berdasarkan pertimbangan - pertimbangan diatas, maka penulis mengajukan tema mengenai Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah Banda Aceh Menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, dalam penulisan ini, masalah yang akan dibahas yaitu pada Sistem Informasi Manajemen Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah Menggunakan Visual Basic 6.0, antara lain: 1. Mengetahui / mencari spesifikasi yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi manajemen kursus bahasa inggris mahasiswa STMIK U Budiyah yang menggunakan visual basic. 2. Merancang aplikasi yang akan dibangun sesuai kebutuhan pengguna. 3. Membuat aplikasi yang dibangun sesuai spesifikasi kebutuhan yang dapat dianalisis. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang dapat diperoleh dari Sistem Informasi Manajemen Kursus Bahasa Inggris ini adalah: 1. Memudahkan staff Laboratorium Bahasa Inggris dalam mengelola serta mengolah data mahasiswa yang mengikuti kursus Bahasa Inggris di STMIK U Budiyah. 2. Mengoptimalkan data-data mahasiswa agar seluruh data dapat dikelola secara maksimal. 3. Mengetahui tentang pembuatan atau perancangan sebuah Sistem Informasi. 4. Mengaplikasikan ilmu yang telah Penulis pelajari selama mengikuti perkuliahan di STMIK U Budiyah Indonesia. 5. Memudahkan pengguna Sistem Informasi ini dalam mengolah serta mengelola data yang dibutuhkan. 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari Sistem Informasi Manajemen Kursus Bahasa Inggris ini adalah staff laboratorium mudah dalam penginputan data mahasiswa yang mengikuti kursus Bahasa Inggris dikampus tersebut serta dapat memberikan laporan-laporan kepada pihak terkait secara berkala. 2. Metode Penelitian dan Perancangan 2.1 Waktu dan Tempat Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah dan penyusunan laporan ini dilaksanakan pada bulan Maret 2013 sampai dengan Mei 2013 yang bertempat di Laboratorium Bahasa Inggris STMIK U Budiyah Indonesia Banda Aceh. 2.2 Alat dan Bahan Dalam melakukan proses kerja pembuatan dan penyusuan laporan ini penulis menggunakan antara lain : 1. Perangkat keras (Hardware) : - Prosesor Dual Core dengan CPU 2.20GHz. - RAM 1GB. - Harddisk Seageate 320 GB. - Monitor LCD Acer 14 - Keyboard dan Mouse Optical standar windows. 2. Perangkat Lunak (Software). - Sistem Operasi Windows 7. - Visual Basic Microsoft Access Diagram Kontek 1.3 Batasan Masalah Permasalahan yang akan dikaji dalam skripsi ini dibatasi hanya membahas tentang pendaftaran, data mahasiswa, nilai mahasiswa, absen, sertifikat, serta pelaporan - pelaporan yang dapat diketahui oleh Ketua STMIK U Budiyah secara berkala dalam mengikuti kursus Bahasa Inggris di kampus STMIK U Budiyah.

3 2.4 Entity Realiton Diagram (ERD) 2. Tampilan flowchart menu utama 3. Tampilan flowchart menu Pendaftaran. 2.5 Hasil Final Mapping Adapun hasil akhir dari proses mapping tersebut yang membentuk tabel adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa (NIM, Nama, Tgl_Lahir, Tmpt_Lahir, Alamat, Jenkel, Agama, Jurusan, No_HP, ). 2. Nilai ( NIM, Nama, Jurusan, Nilai Mid, Nilai Final, Total Nilai). 3. Setifikat ( Kd_Sertifikat, Nilai, NIM, Nama). 4. Absensi (Tanggal, NIM, Nama, Absensi). 2.6 Struktur Tabel Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan, yaitu field, tipe data, dan ukuran. Dari sistem ini terdapat empat table struktur database, yaitu: 1. Tabel Absensi. 2. Tabel Nilai. 3. Tabel Sertifikat. 4. Tabel Mahasiswa. 4. Tampilan flowchart Menu Absensi 2.9 Flowchart Sistem Informasi Pendataan Tugas Akhir Flowchart dibawah ini menggambarkan urutan kerja dari masing-masing menu yang tersedia pada program. 1. Tampilan flowchart menu login.

4 5. Tampilan flowchart User Manage 8. Tampilan flowchart Menu Laporan Absensi 9. Tampilan flowchart Menu Sertifikat 6. Tampilan flowchart menu Nilai Mahasiswa 3. Hasil dan Pembahasan Rancangan Input 3.1 Form Login 7. Tampilan flowchart Laporan Data mahasiswa Rancangan form pada gambar 3.1 digunakan untuk proses login kedalam Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris, dimana user harus memasukkan user name dan password dengan benar untuk dapat masuk kedalam Sistem Informasi tersebut. Jika user name dan password yang dimasukkan salah maka akan muncul pesan kesalahan seperti gambar dibawah ini

5 Apabila terjadi kesalahan maka harus kembali memasukkan user name dan password dengan benar. Jika user name dan password yang dimasukkan benar maka akan tampil menu utama 3.2 Form Menu Utama Form pendaftaran ini merupakan form yang digunakan untuk merekam data-data identitas mahasiswa STMIK U Budiyah kedalam sistem informasi. Dalam mengaplikasikan form pendaftaran ini yaitu dengan menambahkan data baru, membatalkan data dan menutup form. 3.4 Form Nilai Mahasiswa Pada pilihan menu absensi didalam menu utama ini berfungsi sebagai langkah awal dalam melakukan pengisian absensi mahasiswa yang akan mengikuti kursus pada hari yang telah ditentukan sebelumnya seperti pada gambar 4.6 dibawah ini. Didalam form Menu Utama ini terdapat beberapa pilihan diantaranya File, Student, Nilai Mahasiswa, Absen, dan Laporan seperti pada gambar 3.2 diatas. Apabila user hendak keluar dari aplikasi maka user harus menekan tombol exit dan akan tampil peringatan seperti gambar dibawah ini. Dimana user dapat melakukan proses absensi terhadap mahasiswa yang mengikuti kursus sesuai tanggal absen, Nim, nama mahasiswa, dan keterangan (hadir,absen,izin,cuti). Apabila user telah selesai melakukan proses absensi, maka user diharuskan memilih tombol simpan agar data dapat masuk secara otomatis kedalam database dan akan muncul peringatan sebagai berikut. Apabila user memilih tombol yes maka aplikasi akan menutup dengan sendirinya, namun apabila user memilih tombol no maka aplikasi tetap pada menu utama sesuai gambar diatas. 3.3 Form Pendaftaran Pilihan menu student pada menu utama ini berfungsi sebagai langkah awal dalam melakukan pendaftaran atau pengisian biodata mahasiswa yang mendaftar kursus bahasa inggris seperti pada gambar dibawah ini. 3.5 Form Absensi Pada pilihan menu absensi didalam menu utama ini berfungsi sebagai langkah awal dalam melakukan pengisian absensi mahasiswa yang akan mengikuti kursus pada hari yang telah ditentukan sebelumnya seperti pada gambar dibawah ini.

6 Dimana user dapat melakukan proses absensi terhadap mahasiswa yang mengikuti kursus sesuai tanggal absen, Nim, nama mahasiswa, dan keterangan (hadir,absen,izin,cuti). Apabila user telah selesai melakukan proses absensi, maka user diharuskan memilih tombol simpan agar data dapat masuk secara otomatis kedalam database dan akan muncul peringatan sebagai berikut. Rancangan Output 3.7 Form Laporan Data Mahasiswa Lalu apabila user memilih tombol lihat maka akan muncul form seperti pada gambar 4.8 ini, dimana form ini berfungsi untuk melihat data mahasiswa yang telah diabsen pada hari tersebut. Gambar diatas merupakan form rancangan output laporan data mahasiswa yang digunakan untuk melihat jumlah mahasiswa STMIK U Budiyah yang mengikuti kursus bahasa inggris di kampus STMIK U Budiyah Indonesia. 3.8 Form Laporan Nilai Mahasiswa 3.6 Form User Form user seperti pada gambar 4.8 dibawah ini digunakan untuk menambah admin baru serta mengedit dan menghapus data admin yang dapat mengaplikasikan sistem ini. Admin yang disarankan pada sistem ini adalah orang yang berkepentingan didalam mengaplikasikan sistem informasi kursus bahasa inggris ini. Gambar diatas merupakan form rancangan cetak laporan nilai, dimana sebelum mencetak nilai user dapat memilih jurusan apa yang akan dicetak dan setelah memilih user diharuskan untuk memfilter data nilai terlebih dahulu. Fungsinya agar mengelompokkan data nilai sesuai pilihan yang diinginkan, seperti gambar dibawah ini. Sehingga laporan yang dicetak hanya sesuai data yang telah difilter, seperti gambar laporan nilai mahasiswa gambar ini.

7 dimana sebelum mencetak sertifikat user dapat memilih NIM dan nama mahasiswa yang akan dicetak sertifikatnya dan setelah memilih user diharuskan untuk memfilternya terlebih dahulu. Fungsinya agar nantinya sertifikat yang akan dicetak hanya sesuai dengan nama dan NIM yang diinginkan, seperti gambar dibawah ini. 3.9 Form Laporan Absensi Setelah proses pemfilteran telah dilakukan, user dapat mecetak sertifikat atas nama dan NIM mahasiswa yang diinginkan seperti gambar berikut ini. Gambar 4.11 merupakan form rancangan cetak laporan absensi, dimana sebelum mencetak absensi user dapat memilih pada tanggal berapa absen yang akan dicetak dan setelah memilih user diharuskan untuk memfilter data absen terlebih dahulu. Fungsinya agar mengelompokkan data absen sesuai tanggal yang diinginkan, seperti gambar dibawah ini Form Cetak Sertifikat 4. Penutup 4.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian pada bab-bab diatas mengenai Sistem Informasi Kursus Bahasa Inggris Mahasiswa STMIK U Budiyah Indonesia yang sebelumnya masih menggunakan metode sederhana atau secara manual, penulis berusaha untuk memberikan alternatif bagi staff laboratorium Bahasa Inggris STMIK U Budiyah Indonesia dalam mengelola dan mengolah data dalam berbagai kegiatan yang berhubungan dengan Kursus Bahasa Inggris di Kampus STMIK U Budiyah Indonesia. Adapun kesimpulan dari penyusunan tugas akhir ini adalah sebagai penerapan aplikasi program Sistem Informasi yang dapat diterapkan dengan langkah awal melakukan sosialisasi kepada seluruh pihak terkait dalam hal ini seluruh Mahasiswa dan Staff Akademika STMIK U Budiyah Indonesia sehingga dapat berkontribusi langsung dalam menyelesaikan masalah-masalah yang sedang dihadapi. Gambar ini merupakan form rancangan cetak sertifikat,

8 4.2 Saran Bagi STMIK U Budiyah Indonesia : 1. STMIK U Budiyah Indonesia hendaknya dapat lebih mengoptimalkan pemanfaatab komputer dalam menangani seluruh proses pengolahan data dalam berbagai kegiatan. 2. STMIK U Budiyah Indonesia dalam hal ini sebagai salah satu Sekolah Tinggi Komputer yang berada di Provinsi Aceh tepatnya Kota Banda Aceh, agar dapat lebih banyak mencetak generasi-generasi muda yang bergerak dibidang IT sehingga nantinya dapat membantu Pemerintah Aceh dalam membangun Provinsi Aceh pada bidang IT. Bagi Pembaca : 1. Bagi pembaca yang ingin mengembangkan program ini hendaknya agar dapat lebih memfokuskan pada pembuatan program MultiUser. Tujuannya yaitu agar dapat diakses oleh semua pihak. Program Sistem Informasi ini masih banyak kekurangan sehingga belum sempurna dalam penggunaannya, bagi pembaca yang ingin mengembangkan program ini diperbolehkan atau diijinkan untuk mengembangkannya. 14.Widigdo, Anon Kuncono Dasar Pemrograman Visual Basic November Wikipedia Internet. Daftar Pustaka 1. Anonymous Sejarah Microsoft Access dan Penggunaanya. Wikipedia.org 2. Assafiiyah Model Entity Relationship Digram (ERD). Media Kita. Jakarta. 3. Davis. B. Gordon Sistem Informasi Manajemen 2. Edisi Revisi. Indonesia : PPM. 4. Hall, Sistem Informasi, Jakarta: Salemba Emban Patria. 5. Kursini Strategi Perancangan dan Pengelolahan BasisData. Gramedia, Jakarta. 6. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta. 7. Kroenke Dasar-Dasar, Desain dan Implementasi Database Processing. Jakarta: Erlangga 8. Laudon Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta. 9. Maulani, Giandari Modul Perkulihahan Sistem Informasi Manajemen. Tangerang : Perguruan Tinggi Raharja. 10.Nugroho, Adi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metoda Berorientasi Objek. Edisi Revisi. Bandung : Informatika. 11.Pardosi, Mico Visual Basic 6.0. Surabaya: Dua Selaras 12.Saiful Sistem Manajemen Database. Andi, Yogyakarta. 13.Wahyono, Teguh Sistem Informasi: Graha Ilmu.