PROSEDUR SERTIFIKASI AWAL LSU GRAHA BINA NAYAKA

Transkripsi

1 Page 1 of 7 1. Tujuan Prosedur ini digunakan sebagai acuan untuk menagtur semua aktivitas yang berkaitan dengan sertifikasi awal PT. GRAHA BINA NAYAKA. 2. Ruang lingkup Meliputi persiapan, audit Stage 1, audit Stage 2, keputusan sertifikasi. 3. Definisi 3.1 Audit adalah proses yang sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauh mana kriteria audit terpenuhi. 3.2 Audit Internal adalah audit yang terkadang disebut audit pihak pertaman yang dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi itu sendirir untuk kaji ulang manajemen dan tujuan audit internal lainnya dan dapat menjadi dasar Pernyataan Diri Kesesuaian Organisasi. 3.3 Audit Eksternal adalah audit yang dilakukan oleh pihak kedua dan pihak ketiga. 3.4 Kriteria Audit adalah seperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratan. 3.5 Bukti Audit adalah rekaman, pernyataan mengenai fakta atau informasi lain yang terkait dengan kriteria audit. 3.6 Temuan Audit adalah hasil evaluasi dari bukti audit yang dikumpulkan terhadap kriteria audit. 3.7 Kesimpulan Audit adalah hasil dari suatu audit yang disampaikan oleh tim audit/auditor setelah mempertimbangkan tujuan audit dan seluruh temuan audit. 3.8 Auditi adalah organisasi yang di-audit. 3.9 Auditor adalah orang yang memiliki kompetensi untuk melaksanakan audit 3.10 Tim Audit adalah satu auditor atau lebih yang melaksanakan audit.

2 Page 2 of 7 Proses Setifikasi Awal Proses Pengawasan Berkala Proses Sertifikasi Ulang Permohonan Review Kelengkapan Audit Stage I Audit Stage I Jika diinginkan Pra Audit Audit Stage II Survailen Audit Stage II Keputusan Sertifikasi Keputusan Sertifikasi Keputusan Sertifikasi

3 Page 3 of 7 4. Rincian Prosedur 4.1 Persiapan 4.11 Berdasarkan kajian permohonan GBN-LSU-P-04-F-05 dan pembetukan tim oleh manager auditor untuk pelaksanaan audit tahap 1 dan 2 terhadap permohonan yang diajukan Penugasan auditor oleh manager operasional menggunakan GBN-LSU-P-04-F-O Manager Auditor menerbitkan validasi proses sertifikasi satu siklus untuk setiap aplikasi sertifikasi GBN-LSU-P-07-F Audit Tahap I Dokumen sistem manajemen pemohon termasuk dokumen pendukungnya dikaji pemenuhannya terhadap persyaratan standar sistem manajemen yang digunakan Kegiatan audit mencakup direkam kedalam formulir Check Sheet audit kecukupan GBN-LSU-P-07-F Salinannya disampaikan kepada pemohon termasuk rekaman kekurangan atau ketidaksesuaian manual untuk ditindaklanjuti pemenuhannya Agenda audit tahap 1 sertifikasi sistem manajemen mutu adalah sebagai berikut : Mengaudit dokumentasi standar usaha pariwisata pelanggan Mengevaluasi lokasi dan kondisis lapangan yang spesifik dan melakukan diskusi dengan personel pelanggan untuk menentukan kesiapan audit tahap 2 Mengakji status dan pemahaman pelanggan berkenaan dengan persyaratan standar, terutama yang berkaitan dengan identifikasi kinerja yang utama atau aspek yang signifikan, proses, sasaran, dan operasi standar usaha pariwisata.

4 Page 4 of 7 Mengumpulkan informasi penting berkenaan dengan lingkup standar usaha pariwisata, proses dan lokasi pelanggan dan askpek perundang-undangan dan hukum dan pemenuhannya (sebagai contoh aspek hukum,lingkungan, dan mutu dari operasi pelanggan, keterkaitan resiko,dsb) Mengkaji alokasi sumber daya untuk audit tahap 2 dn persetujuan pelanggan berkenaan dengan rincian audit tahap 2. Memfokuskan perencanaan audit tahap 2 dengan mendapatkan pemahaman yang cukup tentang standar usaha pariwisata pelanggan dan operasi lapangan pada konteks aspek signifikan yang mungkin Mengevaluasi apakah internal audit dan kaji ulang manajemen telah direncanakan dan dilakukan dan level implementasi dari substansi standar usaha pariwisata menunjukkan bahwa pelanggan siap utnuk audit tahap Audit tahap 1 sertifikasi usaha pariwisata dilaksanakan di PT. GRAHA BINA NAYAKA, kecuali jika da pertimbangan lain, audit ini dapat dilakukan di lokasi pemohon Tindaklanjut hasil audit kecukupan adalah apabila tidak ada temuan ketidaksesuaian dan manual dinyatakan memenuhi, maka ketua team audit merekomendasikan sistem manajemen pemohon untuk dapat dilakukan tahapan sertifikasi berikutnya atau audit tahap Akan tetapi apabila ada temuan ketidaksesuaian, organisasi pemohon diharuskan untuk memperbaiki temuan ketidaksesuaian tersebut dalam batas waktu yang ditetapkan dan hasil perbaikannya diserahkan ke PT. GRAHA BINA NAYAKA untuk dikaji kembali pemenuhannya terhadap persyaratan standar sistem manajemen yang digunakan.

5 Page 5 of Audit Tahap II Jadwal audit ditetapkan oleh Manager Auditor setelah ada kesepakatan waktu pelaksanaan dengan organisasi pemohon dan team audit Berdasarkan hasil kesepakatan, manager auditor menerbitkan surat tugas atau notifikasi team audit GBN-LSU-P-07-F-01 dibuat oleh ketua team audit dan disetujui oleh manager operasional. Isi dari program audit meliputi ; Nama organisasi pemohon beserta lokaisnya, Team audit, Tanggal audit, Durasi audit, Alokasi waktu audit termasuk rapat pembukaan dan penutupan serta rapat team audit, Tujuan audit, Standar audit, Kriteria audit, dan Elemen audit atau agenda kegiatan audit Program audit sebelumnya diinformasikan terlebih dahulu ke organisasi pemohon Sebelum team audit bertolak ke lokasi pemohon, kepada team audit tersebut disiapkan dokumen kerja dan perlengkapan audit lainnya Pelaksanaan audit mengacu GBN-LSU-DP-05-F Untuk membuktikan pemenuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan, tim audit mengadakan verifikasi terhadap seluruh hasil koreksi dan tindakan korektif yang telah dilakukan oleh pemohon untuk seluruh temuan ketidaksesuaian yang muncul pada saat audit serta dicatat pada formulir check audit stage II (GBN-LSU-P-07-F- 05).

6 Page 6 of Bukti obhektif dari hasil tindakan korektif termasuk tindakan pencegahannya dikumpulkan dan diverifikasi pemenuhannya terhadap kriteria audit atau persyaratan lain yang berlaku Selanjutnya ketidaksesuaian direkam kedalam (GBN-LSU-P-07-F-06) yang telah ditetapkan dan salinannya disampaikan ke pemohon serta tim audit menyampaikan laporan audit (GBN-LSU-P-07-F-10) kepada manager auditor. 4.4 Ketentuan Waktu Penyelesaian Temuan Ketidaksesuaian Berdasarkan hasil kesesuaian yang diterbitkan pada saat audit, lembaga sertifikasi mensyaratkan pemohon untuk menyampaikan tindakan perbaikan Kriteria ketidaksesuaian yang digunakan antara lain : Sesuai : Telah terpenuhnya aturan diseluruh tahapan pada bidang usaha pariwisata mengacu kepada peraturan yang berlaku Tidak Sesuai : Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada bidang usaha pariwisata dan tidak sesuai pada penempatan di lapangan mengacu peraturan yang berlaku. Observasi : Bial terjadi suatu kondisi yang jika tidak diperbaiki akan menggangu operasional pada bidang usaha pariwisata jangka waktu penyelesaian ketidaksesuaian adalah 6 bulan setelah sesuai kesepakatan antara lembaga sertifikasi dan klien pada saat pelaksanaan closing penutupan Untuk memastikan bahwa tindakan pencegahan telah dilakukan oleh pemohon, maka hal ini diverifikasi oleh auditor pada saat kegiatan audit berikutnya Selanjutnya hasil pada tahap ini dilanjutkan kepada tahapan keputusan sertifikasi.

7 Page 7 of Keputusan sertifikasi Pemberian keputusan sertifikasi didasarkan pada : Hasil evaluasi temuan audit Hasil verifikasi tindakan korektif temuan ketidaksesuaian Kesimpulan audit dan rekomendasi yang dibuat oleh team audit Manual, dokumen kontrak dan aplikasinya Program audit dan notifikasi team audit Berdasarkan pertimbangan tersebut diatas, pengambil keputusan sertifikasi dapat mengeluarkan keputusan sertifikasi yang menyatakan berhak atau tidak berhaknya diterbitkan sertifikat untuk pemohon sertifikasi tersebut (GBN-LSU-P-07-F-02) Pengambil keputusan sertifikasi dilakukan oleh manager auditor, apabila : Terlibat kegiatan audit, maka pengambilan keputusan akan dilakukan oleh auditor/tenaga ahli yang tidak terlibat kegiatan audit dan memiliki kompetensi untuk lingkup tersebut, Tidak memiliki kompetensi, pengambil keputusan akan dibantu oleh auditor/tenaga ahli yang memiliki kompetensi untuk lingkup tersebut Apabila dalam hasil review diputuskan bahwa pemohon berhak menerima sertifikast, manajer auditor akan menerbitkan memo internal (GBN-LSU-P-03-F-01) kepada manager bisnis untuk menerbitkan sertifikat dan hal ini juga diinformasikan kepada pemohon Sedangkan bila dalam hasil review diputuskan bahwa pemohon tidka berhak menerima sertifikat, manager auditor menginformsikan hal ini ke pemohon dan memberi kesempatan kepada pemohon untuk dilakukan sertifikasi ulang Sertifikat yang diterbitkan baik untuk sertifikasi awal atau sertifikasi ulang berlaku selama tiga tahun sejak tanggal penerbitan Apabila selama kurun berlakunya sertifikat terjadi perubahan standar acuan sistem manajemen atau perubahan lainnya, maka akan diterbitkan sertifikat baru dengan ketentuan masa berlaku sertifikat baru tersebut terhitung sejak tanggal terbit sertifikat sampai dengan tanggal berakhirnya sertifikat yang sebelumnya.