BAB IV EVALUASI STANDARD OPERATING PROCEDURES ATAS FUNGSI PADA PT. DINAMIKAJAYA BUMI PERSADA

Transkripsi

1 BAB IV EVALUASI STANDARD OPERATING PROCEDURES ATAS FUNGSI PENJUALAN GUNA MENING KATKAN EFIS IENS I DAN EFEKTIFI TAS PADA PT. DINAMIKAJAYA BUMI PERSADA IV.1. Perencanaan dan Pengendalian Evaluasi Standard Operating Procedures (SO P) Dalam memulai suatu evaluasi atau pemeriksaan, seorang auditor harus terlebih dahulu memiliki perencanaan pemeriksaan, yaitu yang merupakan bentuk penyusunan strategi menyeluruh mengenai tindakan yang akan dilakukan dan ruang lingkup pemeriksaan. Yang menentukan luas dan sempitnya dari ruang lingkup adalah pada pengendalian internnya. Semakin sempit ruang lingkup pemeriksaaan dan analisis bila perusahaan memiliki pengendalian internal yang semakin baik, begitu pula sebaliknya. Perencanaan pemeriksaan dan evaluasi atas fungsi penjualan berupa : 1. Membuat perencanaan dan waktu pelaksanaannya : Jadwal pemeriksaan dan evaluasi ini dimulai : Pada pertemuan pertama, diterimanya proposal oleh pihak perusahaan PT. Dinamikajaya Bumipersada sebagai objek penelitian skripsi dengan persetujuan dari direktur. Pada pertemuan kedua, tahap survei pendahuluan dimulai dengan Factory Manager yaitu Bapak Hendri Hendayat untuk memperoleh dan mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan dan juga meminta data data Standard Operating Prochedure (SOP) yang telah diterapkan. Dengan 64

2 adanya survei pendahuluan maka diharapkan akan diperolehnya data data yang bermanfaat untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut. Kemudian pada pertemuan ketiga, peneliti kemudian melakukan wawancara dan meminta PPIC (Production, Planning and Inventory Control) yaitu Bapak Agus Risdiyanto dan Bagian Penjualan yaitu Ibu Yuanita Susanti untuk mengisi Internal Control Questionnaire yang telah disusun oleh peneliti. Kemudian hasil temuan tersebut dibahas antar dua belah pihak. Dan pada pertemuan keempat, penulis membahas hasil temuan yang diperoleh dengan Bapak Hendri Hendayat. 2. Membuat program kerja pemeriksaan dan evaluasi a. Survei pendahuluan, bertujuan untuk mendapatkan informasi umum mengenai perusahaan (auditan) tentang tata cara / operasi auditan dan ketaatan pada SOP (Standard Operating Procedure) yang telah ada, khususnya dalam bidang penjualan. b. Pengujian SOP (Standard Operating Procedure), yang bertujuan untuk mengidentifikasi akan kelemahan SOP yang berjalan dan dampaknya, serta memanfaatkan TAO (Tentative Audit Objective) menjadi FAO (Finding Audit Objective). c. Pengembangan hasil temuan atau audit rinci, bertujuan untuk memantapkan FAO menjadi temuan (finding) dan menetapkan unsur unsur temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi. Tujuan dari pemeriksaan secara terinci adalah sebagai berikut : 65

3 1. Untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan yang telah berjalan hingga saat ini telah sesuai dengan SOP (Standard Operating Prochedure) perusahaan yang berlaku. 2. Menilai efektifitas kegiatan penjualan auditan. Penjualan disebut efektif apabila barang yang dibutuhkan oleh pelanggan dapat tersedia dengan tepat waktu, kualitas dan kuantitas yang sesuai dengan permintaan pelanggan, serta diterima oleh pelanggan pada tempat yang tepat. 3. Menilai efisiensi kegiatan penjualan. Penjualan disebut efektif apabila harga jual yang ditetapkan sesuai dengan laba yang ingin dicapai perusahaan, tetapi dengan tetap menjaga akan kualitas barang yang dijualnya. 4. Memberikan saran saran atau opini perbaikan yang diperlukan. Setelah dilakukan pemeriksaan, analisis serta evaluasi terhadap SOP (Standard Operating Prochedure), maka akan diberikan saran saran atau rekomendasi perbaikan atas kelemahan yang mungkin timbul dalam fungsi penjualan tersebut. IV.2. Pelaksanaan Pemeriksaan dan Evaluasi IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey) Pemeriksaan pendahuluan ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang bersifat umum mengenai latar belakang objek yang diperiksa dalam waktu yang relatif singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahuan dan gambaran yang jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan tersebut. Survei 66

4 pendahuluan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai fungsi penjualan perusahaan. Pemeriksaan pendahuluan ini dilakukan dengan : 1. Dilakukan pengamatan fisik, mencakup fasilitas, kedisiplinan, ketaatan dan kompetensi dari personil yang terlibat di dalam kegiatan penjualan. 2. Mengumpulkan bukti bukti tertulis mengenai prosedur prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Untuk mengetahui, menentukan dan memahami hal hal yang telah disebutkan di atas, maka penulis akan melakukan langkah langkah berikut : a. Melakukan survey langsung ke PT. Dinamikajaya Bumipersada yang diawali dengan survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaaan. Dengan langkah ini, maka akan diperoleh struktur organisasi perusahaan, uraian tugas (job description), tanggung jawab dari masing masing bagian yang terkait khususnya fungsi penjualan yang berjalan dalam perusahaan, serta Standard Operating Prochedure (SOP) perusahaan yang telah berjalan. b. Wawancara / interview dengan pihak yang berwenang dan bertanggungjawab. Dengan adanya wawancara sebelum dilakukannya pemeriksaaan dan analisis, maka akan menghasilkan data yang akurat dan pasti mengenai kegiatan penjualan perusahaan, yang nantinya akan diperiksa dan hal hal yang berkaitan dengan penerapan SOP (Standard Operating Procedure) yang telah berjalan. c. Mempelajari prosedur atau langkah langkah proses penjualan secara tunai dan kredit. d. Melakukan pengamatan (observasi) langsung terhadap cara kerja karyawan yang terkait dalam proses penjualan tersebut. 67

5 e. Diajukannya daftar pertanyaan kepada pihak pihak yang terkait dengan kegiatan penjualan perusahaan yang akan diperiksa dan dievaluasi SOP-nya. IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan. Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan ini dilakukan untuk menilai kuat atau lemahnya suatu sistem pengendalian intern, sehingga kemudian dapat dijadikan sebagai tolak ukur bagi penulis dalam menentukan luasnya pemeriksaan yang akan dilakukan. Selain dengan melakukan wawancara dengan para pejabat yang berwenang, penulis juga membuat kuesioner untuk memperoleh data data yang berkaitan dengan pengendalian intern. Diharapkan dengan adanya kuesioner ini akan membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data data terkait. Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan disertai dengan jawaban singkat masing masing pertanyaan. Kuesioner dapat dijawab Ya atau Tidak. Jawaban Ya menunjukkan adanya kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan yang telah dilakukan oleh perusahaan. Sedangkan jawaban Tidak menunjukkan kelemahan dalam pengendalian atas penjualan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan akan dievaluasi dan diberikan saran saran perbaikannya. Hasil kuesioner dapat dilihat pada halaman berikut : 68

6 PT DINAMIKAJAYA BUMIPERSADA Internal Control Questionnaire (ICQ) PENJUALAN No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 1. Apakah perusahaan memiliki daftar uraian tugas (job desk) untuk para karyawannya? 2. Apakah perusahaan memiliki daftar harga produk (price list) secara tertulis? Bila Ya, apakah daftar harga tersebut mencantumkan kode barang untuk tiap jenis produk yang berbeda? 3 Apakah perusahaan mempunyai prosedur penjualan dan kebijakan secara tertulis mengenai harga jual, syarat penjualan kredit, dan potongan penjualan? Bila Ya, apakah prosedur dan kebijakan yang berlaku, saling berbeda untuk tiap customer? Bila Ti dak, apakah manajer pemasaran yang menetapkan semua kebijakan secara informal dalam setiap transaksi penjualan? 4. Apakah penyimpangan dari daftar harga (price list) yang berlaku harus disetujui 69

7 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan oleh management? Bila Ya, apakah kebijakan daftar harga baru tersebut dikomunikasikan dengan baik ke seluruh bagian penjualan, termasuk manajer pemasaran? 5. Apakah perusahaan memberlakukan sistem reward & punishment bagi para karyawannya? Bila Ya, apakah management memiliki wewenang : a. Memberikan punishment berupa skors bagi karyawan yang melanggar peraturan? b. Memberikan reward berupa bonus tambahan gaji bagi karyawan yang berprestasi? 6. Apakah perusahaan memberlakukan sanksi bagi customer yang telat membayar piutang? Bila Ya, apakah pembeliannya akan ditangguhkan sampai customer tersebut melunasi piutang sebelumnya? 70

8 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan Bila Ti dak, apakah perusahaan akan tetap menyetujui pembelian customer tersebut tetapi tetap terus melakukan tindak lanjut (follow-up) terhadap piutang yang belum lunas? 7. Apakah fungsi penjualan terpisah dengan : a. Fungsi keuangan? b. Fungsi akuntansi? c. Fungsi penagihan? 8. Sebelum pesanan (order) diproses, apakah dilakukan persetujuan penawaran harga terlebih dahulu dengan customer? Bila Ya, apakah Kepala Penjualan yang harus menyetujui penawaran harga tersebut? 9. Apakah ada penilaian kredit yang diberlakukan bagi semua customer secara berkala dan teratur? Bila Ya, apakah customer yang pembayaran kreditnya lancar akan mendapatkan peningkatan credit lim it? 71

9 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 10. Apakah ada penilaian kredit terhadap customer baru sebelum penjualannya disetujui? Bila Ya, apakah ada kebijakan pemberian credit lim it terhadap customer baru tersebut? 11. Apakah perusahaan melakukan pengecekan terhadap status piutang customer sebelum melakukan transaksi penjualan? Bila Ya, apakah sales admin memberikan daftar piutang ke salesm an untuk cek status customer (mana saja customer yang piutangnya belum lunas)? 12. Apakah setiap transaksi penjualan (sales order) diminta purchase order dari customer? Bila Ti dak, apakah untuk SO yang dibuat tanpa PO, di-confirm ke customer terlebih dahulu? 13. Setelah pengiriman, apakah admin sales selalu confirm ke customer jika barangnya 72

10 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan telah dikirim? 14. Apakah Delivery Order sementara : a. Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b. Hanya salesm an yang berhak membuat saat memberikan barang ke customer? c. Tembusannya diberikan ke admin sales dan gudang setelah diotorisasi oleh customer terlebih dahulu? 15. Apakah Delivery Order resmi : a. Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b. Apakah hanya sales admin yang berhak membuat & kabag. penjualan yang mengotorisasi? c. Dikaitkan dengan invoice untuk menjamin DO telah dibuatkan invoicenya sebelum dikirim bersama barang? 16. Apakah Sales Invoice : a. Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b. Hanya admin sales yang berhak 73

11 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan membuat & kabag. penjualan yang mengotorisasi? 17. Apakah DO dan invoice yang batal, dicap BATAL oleh manajer penjualan sebelum akhirnya disimpan? Bila Ya, apakah ada penjelasan tertulis dalam dokumen mengenai alasan pembatalan & diotorisasi oleh manajer penjualan? 18. Retur penjualan : a. Apakah ada kebijakan mengenai tenggat waktu berlakunya retur? b. Apakah admin sales akan membuat credit memo berdasarkan Bukti Penerimaan Barang dari gudang? Apakah retur barang dibukukan dalam : a. Buku besar persediaan? b. Buku besar piutang? 19. Apakah perusahaan mempunyai kebijakan cadangan kerugian piutang? Bila Ya, apakah jumlah cadangan 74

12 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan kerugian piutang selama ini sudah efektif dan telah sesuai dengan jumlah piutang tak tertagih yang terjadi? 20. Apakah terdapat kebijakan manajemen tentang penghapusan piutang? Bila Ya, apakah penghapusan piutang tak tertagih mendapat persetujuan lebih dahulu dari management? 21. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh bagian penjualan terkait? Bila Ya, apakah informasi Laporan Penjualan diberikan tiap bulannya ke bagian finance dan accounting? 22. Apakah Laporan Penjualan yang dibuat selalu diberikan tepat waktu ke pihak management? Bila Ya, apakah Laporan Penjualan tersebut diberikan : - Per bulan? - Per kuartal? 75

13 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 23. Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam Laporan Penjualan dijelaskan kepada management? 24. Apakah management melakukan tindakan untuk mengatasi penyimpangan atas laporan yang diterimanya? Tabel 4.1. ICQ Penjualan Internal Control Questionnaire (ICQ) GUDANG (FINISH ED GOO DS WAREHOUSE) No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 1. Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas (job desk) untuk para karyawannya? 2. Apakah perusahaan memiliki prosedur penyimpanan & pengiriman barang secara tertulis? 3. Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara stok barang salesm an dengan catatan stok gudang? Bila Ya, apakah tiap salesm an mendapatkan jumlah stok barang yang 76

14 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan sama dari gudang? 4. Apakah dalam melakukan stock opname bagian accounting ikut serta melakukan pengecekannya dengan bagian gudang? 5. Apakah gudang membuat analisa stok barang secara berkala sebagai dasar pemesanan barang ke bagian produksi? 6. Apakah fungsi gudang / penyimpanan barang terpisah dengan : a. Fungsi pengiriman barang? b. Fungsi penjualan? c. Fungsi akuntansi? 7. Apakah ada pengecekan terhadap mutu dan spesifikasi barang sebelum dikirim ke customer maupun saat terima retur dari customer? 8. Bila barang yang tersedia di gudang tidak mencukupi jumlah order, apakah bagian gudang akan melakukan pemesanan ke bagian produksi? Bila Ya, apakah gudang menggunakan form Permintaan Barang Urgent untuk 77

15 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan confirm jumlah tambahan barang yang diperlukan? Bila Ti dak, apakah order akan dipending sampai jumlah barang yang tersedia di gudang memenuhi? 9. Apakah salesman menggunakan form Bukti Pengambilan Barang untuk membawa stok barang dari gudang? Bila Ya, apakah : a. Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b. Hanya bagian gudang yang berhak membuat & kepala bagian gudang yang mengotorisasi? 10. Apakah Delivery Order : a. Sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b. Apakah hanya admin sales yang berhak membuat & kepala bagian penjualan yang mengotorisasi? c. Apakah hanya bagian gudang yang berhak membuat & kepala bagian 78

16 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan penjualan yang mengotorisasi? 11. Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada DO yang telah diotorisasi? 12. Apakah dibuat Laporan Pengeluaran Barang berdasarkan DO yang telah diotorisasi oleh customer? 13. Retur penjualan : a. Apakah gudang melakukan pengecekan fisik terhadap kuantitas barang yang dikembalikan oleh customer? b. Apakah bagian gudang menggunakan Bukti Penerimaan Barang untuk diberikan ke admin sales & customer untuk confirm bahwa retur disetujui? c. Apakah retur barang dibukukan dalam : Kartu stok gudang? Buku besar persediaan? 14. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antar seluruh bagian gudang? Bila Ya, apakah informasi Laporan Pengeluaran Barang diberikan secara 79

17 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan berkala ke bagian sales admin, accounting, dan management? 15. Apakah Laporan Pengeluaran Barang selalu diberikan tepat waktu kepada pihak management? Bila Ya, apakah laporan tersebut diberikan : a. Per bulan? b. Per kuartal? 16. Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam Laporan Pengeluaran Barang selalu dijelaskan kepada management? 17. Apakah management melakukan tindakan untuk mengatasi penyimpangan atas laporan yang diserahkan padanya? Tabel 4.2. ICQ Gudang (Finished Good Warehouse) 80

18 Internal Control Questionnaire (ICQ) FINANC E No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 1. Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk para karyawannya? 2. Apakah perusahaan memiliki syarat pembayaran tertentu untuk tiap customer (Terms of Payment)? Bila Ya, apakah hal ini ditetapkan oleh manajer pemasaran berdasarkan kelancaran pembayaran piutang tiap customer? 3. Apakah dilakukan rekonsiliasi berkala antara saldo buku bank dengan rekening koran atas semua transaksi penerimaan & pengeluaran kas perusahaan? 4. Apakah fungsi penerimaan kas terpisah dari : - Fungsi pencatatan kas? - Fungsi akuntansi? - Fungsi penagihan? 5. Retur Penjualan : a. Apakah bagian finance akan 81

19 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan mengurangi piutang customer sesuai dengan credit memo yang dibuat oleh admin sales? b. Apakah retur barang dibukukan dalam : Buku besar persediaan? Kartu piutang? 6. Apakah perusahaan membuat analisis umur piutang (aging schedule) untuk tiap customer? Bila Ya, apakah customer yang piutangnya sudah mendekati jatuh tempo, di-follow-up? 7. Apakah perusahaan memiliki kartu piutang? Bila Ya : a. Apakah secara bulanan diadakan pencocokan dengan buku besar? b. Apakah yang melakukan pencatatannya terpisah dari yang mengerjakan buku besar? c. Bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan buku besar, apakah hanya 82

20 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan manager keuangan yang berhak mengotorisasi? 8. Apakah setiap bulan dikirimkan statem ent of account kepada customer? Bila Ya : a. Apakah secara bulanan diadakan pencocokan dengan kartu piutang perusahaan? b. Apakah pengirimannya dilakukan oleh orang selain petugas administrasi piutang? c. Bila terdapat selisih dalam rekonsiliasi dengan kartu piutang, apakah hanya manajer keuangan yang berhak mengotorisasi? 9. Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer keuangan dengan seluruh bagian keuangan terkait? Bila Ya, apakah : a. Laporan Piutang diberikan secara berkala ke bagian sales admin, 83

21 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan accounting, & management? b. Laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala ke bagian accounting & management? 10. Apakah Laporan Piutang & Laporan Penerimaan Kas selalu diberikan tepat waktu ke management? Bila Ya, apakah diberikan : - Per bulan? - Per kuartal? 11. Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam Laporan Piutang dan Laporan Penerimaan Kas selalu dijelaskan kepada management? 12. Apakah management melakukan tindakan untuk mengatasi penyimpangan atas laporan yang diserahkan padanya? Tabel 4.3. ICQ Finance 84

22 Internal Control Questionnaire (ICQ) ACCO UNTING No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan 1. Apakah perusahaan mempunyai daftar uraian tugas (job desk) untuk para karyawannya? 2. Apakah hanya bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntansi di dalam sistem? Bila Ya, apakah selalu di-update per transaksi tiap harinya? 3. Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara Laporan Penjualan dengan Laporan Pengeluaran Barang? 4. Apakah fungsi accounting terpisah dari : a. Fungsi penjualan? b. Fungsi keuangan? c. Fungsi penagihan? 5. Apakah bagian accounting melakukan pengecekan ulang atas dokumen-dokumen berikut yang diserahkan padanya : a. Transaksi penjualan : DO, invoice, kwitansi, Laporan Penjualan, Laporan 85

23 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan Piutang? b. Transaksi penerimaan kas : Laporan Penerimaan Kas? c. Transaksi retur : invoice, Laporan Pengembalian Barang? 6. Apakah dilakukan pengecekan ulang secara periodik terhadap buku besar & neraca saldo atas semua transaksi? Bila Ya, apakah secara rutin disusun : a. Rekonsiliasi bank? b. Laporan keuangan bulanan? c. Laporan keuangan tahunan? 7. Apakah semua informasi sehubungan dengan pencatatan penjualan & pembukuan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer keuangan dengan bagian accounting & management? 8. Apakah Laporan Keuangan selalu diberikan tepat waktu ke direksi? Bila Ya, apakah diberikan : a. Secara bulanan? b. Secara kuartalan? 86

24 No Pertanyaan Ya Ti dak Keterangan c. Secara tahunan? 9. Apakah setiap penyimpangan yang ada dalam Laporan Keuangan dijelaskan kepada management? 10. Apakah management melakukan tindakan untuk mengatasi penyimpangan atas laporan yang diserahkan padanya? Tabel 4.4. ICQ Accounting IV.3. Hasil dan Temuan Pemeriksaan O perasional atas Fungsi Penjualan Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap penjualan, piutang dagang dan penerimaan kas melalui data data yang dikumpulkan baik berupa wawancara, dokumen dokumen dan pengisian internal control questionnaire (ICQ), ditemukan beberapa kelemahan dalam pelaksanaan prosedur dan kebijakan manajemen yang telah berjalan. Dalam pelaporan temuan selama pemeriksaan, laporan tersebut harus berdasarkan pada fakta, data serta bukti bukti yang kuat. Fakta dan rekomendasi yang disajikan harus disusun secara tepat dan jelas, sehingga kesimpulan yang dibuat dapat mendukung hasil temuan. Penulis akan mengemukakan hasil pemeriksaan secara rinci atas temuan yang sesuai dengan kondisi, kriteria yang seharusnya, sebab dan akibat dari temuan tersebut, serta rekomendasi atas temuan tersebut, yang merupakan hasil akhir dari pemeriksaan terhadap penjualan, piutang dan penerimaan kas pada perusahaan. 87

25 Berikut adalah laporan hasil temuan pemeriksaan atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. Dinamikajaya Bumipersada : 1. Tidak terdapat daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis pada setiap bagian. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis, dimana yang dimiliki hanya uraian tugas secara lisan saja. Kriteria : Daftar uraian tugas (job desk) harus tertulis dan diberikan kepada setiap bagian agar pembagian tugas dan tanggung jawab terbagi secara jelas dan baik. Sebab : Karena perusahaan mengganggap dengan mengkomunikasikannya secara lisan saja sudah dapat dimengerti dan dipahami dengan baik, juga tidak terjadi kekeliruan dalam wewenang dan tanggung jawab. Sehingga perusahaan merasa tidak diperlukan lagi daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis. Akibat : Bila perusahaan tidak mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis maka besar kemungkinan terjadinya penyelewengan wewenang dan tanggung jawab, yang nanti akan menyebabkan kurangnya efisiensi dan efektifitas perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis yang diberikan kepada setiap bagian. Sehingga dapat mengurangi timbulnya kesalahpahaman atau penyelewengan wewenang dan tanggung jawab, dan meskipun jika terjadi penyelewengan dapat diusut secara baik, karena didukung dengan bukti yang kuat dan tertulis. 88

26 2. Perusahaan tidak memiliki kebijakan maksimum kredit terhadap para pelanggannya (customer). Kondisi : Belum ada kebijakan maksimum kredit yang ditetapkan oleh perusahaan bagi para pelanggannya (customer). Kriteria : Perusahaan perlu memiliki sanksi atau kebijakan yang diatur secara tertulis bagi pelanggan mengenai keterlambatan pelunasan piutang. Sebab : Karena selama ini pembayaran yang dilakukan pelanggan (customer) lancar dan bila ada pelanggan (customer) yang melakukan pelunasannya terlambat tetap melunasinya dengan itikad baik. Sehingga perusahaan menganggap bahwa kebijakan mengenai pelunasan piutang masih belum diperlukan bagi perusahaan. Akibat : Perusahaan dapat mengalami kerugian di kemudian hari apabila pelanggan tidak dapat melunasi piutangnya. Dan jumlah piutang tak tertagih tersebut dapat menjadi sangat besar karena tidak adanya kebijakan maksimum kredit. Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya membuat kebijakan maksimum kredit untuk mencegah kerugian dikemudian hari apabila terdapat pelanggan yang tidak dapat melunasi piutangnya. 3. Surat jalan (delivery order) sementara dan form bukti pengambilan barang tidak bernomor urut cetak (prenumbered). Kondisi : Formulir perusahaan yang berupa surat jalan sederhana dan juga form bukti pengambilan barang tidak bernomor urut tercetak (prenumbered). 89

27 Kriteria : Surat jalan sederhana dan form bukti pengambilan barang harusnya memiliki nomor urut tercetak (prenumbered) guna memudahkan proses dokumentasi dan mempermudah penelurusan kebelakang (traceback). Sebab : Perusahaan tidak memberikan nomor urut tercetak (prenumbered) kepada surat jalan sederhana karena surat tersebut jarang digunakan, sehingga tidak begitu diperlukan adanya nomor urut tercetak. Sedangkan untuk form bukti pengambilan barang dikarenakan pihak yang ingin mengambil barang digudang harus melalui izin dari kepala gudang terlebih dahulu. Akibat : Bila surat jalan sederhana dan formulir bukti pengambilan barang tidak bernomor urut tercetak maka akan menyulitkan perusahaan dalam menelusuri dokumen dokumen tersebut. Rekomendasi : Seharusnya walaupun sifatnya hanya surat jalan sederhana, tetapi tetap harus diberikan nomor urut tercetak (prenumbered), begitu juga dengan form bukti pengambilan barang. Karena dengan adanya pemberian nomor urut tercetak (prenumbered) akan meningkatkan pengendalian internal perusahaan dan mempermudah pemeriksa bila terjadi kecurangan pada perusahaan, misalnya seperti kehilangan barang tanpa adanya kejelasan. 4. Tidak terdapat batas waktu atau tenggat waktu dalam retur barang. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki kebijakan tertulis mengenai batas waktu atau tenggat waktu dalam retur barang dari pihak pelanggan (customer). Kriteria : Perusahaan harus mempunyai kebijakan dengan jelas dan tertulis yang mengatur mengenai batas waktu atau tenggat waktu dalam retur barang 90

28 dari pihak pelanggan (customer). Sehingga proses retur penjualan tidak terjadi secara sembarangan tanpa ada aturan yang jelas dan hanya berdasarkan pada kebijakan manajemen seseorang saja. Sebab : Perusahaan merasa bertanggung jawab terhadap produk yang dijual dan bersedia menerima retur penjualan kapanpun. Akibat : Dengan tidak adanya kebijakan mengenai retur barang, maka transaksi retur yang diajukan oleh pelanggan tidak mengenal batas waktu, dengan kata lain kapanpun pelanggan menyadari kualitas barang tidak sesuai dengan permintaan, pelanggan dapat melakukan retur penjualan dan disetujui oleh perusahaan, padahal bisa saja barang tersebut cacat karena kesalahan dalam penyimpanan oleh pelanggan itu sendiri. Rekomendasi : Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis mengenai tenggat waktu atau batas waktu retur barang, sehingga kebijakan ini dapat diberikan kepada pihak pelanggan (customer) dan akan mengurangi kemungkinan timbulnya perlakuan semena mena atau manipulasi retur oleh pihak pelanggan. 5. Perusahaan tidak memiliki penyisihan piutang tak tertagih. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki ketentuan atau kebijakan tertulis yang mengatur mengenai penyisihan piutang tak tertagih. Kriteria : Seharusnya perusahaan mempunyai kebijakan dan ketentuan tertulis dalam bentuk laporan keuangan yang mengatur mengenai penyisihan piutang tak tertagih sehingga terdapat tindakan atau langkah langkah pencegahan bila terjadi piutang tak tertagih yang material yang nantinya dapat mengganggu keuangan perusahaan. 91

29 Sebab : Karena selama ini perusahaan tidak mengalami hambatan yang berarti dalam pelunasan piutang pelanggannya (customer), dan meskipun pernah terdapat beberapa pelanggan yang mengalami hambatan dalam pelunasannya, tetapi mereka masih memiliki itikad baik dalam melunasi kewajibannya. Oleh karena itu perusahaan memutuskan untuk tidak menetapkan penyisihan atas piutang tak tertagih. Akibat : Perusahaan yang tidak memiliki penyisihan piutang tak tertagih cenderung besar kemungkinannya untuk mengalami kerugian material yang cukup besar dan akan mempengaruhi keuangan perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat penyisihan atas piutang tak tertagih yang bertujuan untuk berjaga jaga bila terdapat piutang yang material dan tidak dapat dilunasi sehingga dapat mengganggu keuangan perusahaan. Dengan adanya penyisihan piutang tak tertagih perusahaan juga akan menjadi lebih tertib dan mudah dalam mengawasi keuangannya, sehingga penilaian piutang juga akan menjadi lebih baik. 6. Tidak terdapat pemisahan antara bagian penerimaan kas dan pencatatan kas. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas pada bagian penerimaan kas dengan bagian pencatatan kas, sehingga hal ini dapat menimbulkan kurangnya pengendalian internal dan bisa menyebabkan terjadinya kecurangan. Kriteria : Setiap perusahaan harus melakukan pemisahan tugas secara jelas antara bagian penerimaan kas dengan bagian pencatatan kas guna memiliki pengendalian internal yang kuat dalam mengawasi kegiatan penerimaan dan pencatatan kas. 92

30 Sebab : Karena selama ini tidak terjadi penyelewangan dan kehilangan kas pada perusahaan dan perusahaan menyatakan bahwa bagian pencatatan dan penerimaan kas telah disupervisi oleh pihak lain, sehingga perusahaan merasa bahwa tidak diperlukan pemisahan tugas lagi pada bagian ini. Akibat : Bila perusahaan tidak melakukan pemisahan tugas dengan jelas pada bagian penerimaan dan pencatatan kas, maka hal ini dapat menimbulkan kecurangan pada kas, mengingat kas itu tidak memiliki entitas yang pasti, karena itu kitting dan lapping dapat terjadi. Hal ini jika terus berlanjut maka akan menimbulkan kerugian pada perusahaan dan menyebabkan pengendalian internal yang buruk yang akan mempengaruhi efisiensi dan efktivitas kegiatan operasional perusahaan. Rekomendasi : Perusahan sebaiknya memiliki pemisahan tugas yang jelas pada bagian penerimaan dan pencatatan kas. Hal ini dikarenakan kas itu bersifat sensitif, sehingga dapat berpindah tangan dengan mudah. Oleh karena itu diperlukan dua orang yang berbeda yang memiliki independasi yang baik sehingga dapat saling mengawasi satu sama lain. Bila hal ini sudah dijalakankan, maka perusahaan akan memiliki pengendalin internal yang baik dan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional juga akan semakin baik. 7. Tidak terdapat Surat Perintah Muat Barang (SPMB) pada waktu bagian gudan g memasukkan barang ke dalam truk. Kondisi : Perusahaan tidak memiliki bukti tertulis seperti Surat Perintah Muat Barang (SMPB) pada waktu bagian gudang diperintahkan untuk memindahkan barang dari gudang ke dalam truk untuk dikirim. 93

31 Kriteria : Perusahaan harus memiliki bukti tertulis bila memerintahkan bagian gudang untuk memindahkan barang ke dalam truk sebelum dikirim kepada pelanggan (customer) yang dapat berupa Surat Perintah Muat Barang (SPMB). Hal ini bertujuan untuk meningkatkan pengendalian internal pada perusahaan, sehingga meminimalkan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam bentuk jenis atau jumlah barang sebelum truk kembali ke bagian penjualan untuk dibuatkan surat jalan dan juga memberikan bukti tertulis yang kuat bahwa bagian penjualan mengotorisasi bagian gudang untuk memuat barang ke truk. Sebab : Perusahaan tidak memiliki SPMB karena bagian penjualan sudah mempercayai ketelitian dari kinerja bagian gudang. Sehingga kecil sekali kemungkinan bahwa akan terjadi kesalahan dalam memuat (loading) barang ke dalam truk, dan juga perusahaan merasa tidak dibutuhkan dokumen tertulis lagi dari bagian gudang karena otoritas dapat dilakukan lewat telepon saja. Akibat : Hal ini dapat menimbulkan kegiatan operasional yang tidak efisien dan efektif, dimana bila akan menimbulkan kerja dua kali jika terjadi kesalahan. Perusahaan harus mengirim barang kembali ke pelanggan (customer) bila terjadi kekurangan pesanan atau kesalahan jenis barang, dan perusahaan harus kembali memasukkan ke gudang bila terjadi kelebihan pesanan. Dan juga bagian gudang tidak memiliki bukti tertulis yang kuat bila terjadi kesalahpahaman dengan bagian penjualan, dimana hal ini nanti sulit dibuktikan karena tidak memiliki bukti tertulis (SPMB). 94

32 Rekomendasi : Perusahaan menerbitkan atau membuat ketetapan mengenai penggunaan bukti tertulis yaitu Surat Perintah Muat Barang (SPMB) setiap kali bagian penjualan mengotorisasi bagian gudang untuk memuat (loading) barang dari gudang ke dalam truk, sehingga nanti pada saat truk sampai pada bagian penjualan untuk dibuatkan surat jalan, maka bagian penjualan tinggal memeriksa kembali jumlah dan jenis barang sesuai SPMB dan kemudian dibuatkan surat jalan untuk ditukar dengan SPMB tersebut. Hal ini akan mencegah timbulnya kesalahan dalam pengiriman barang kepada pelanggan (customer), memberikan bukti tertulis yang kuat bagi bagian gudang serta meningkatkan pengendalian internal dan kinerja operasi perusahaan menjadi efektif dan efisien. 8. Tidak terdapat pemisahan antara fungsi pengiriman barang dan penyimpanan barang di gudang. Kondisi : Perusahaan masih menggabungkan antara fungsi pengiriman barang dan penyimpanan barang di gudang. Kriteria : Harus ada pemisahan antara fungsi penyimpanan dan fungsi pengiriman barang di bagian gudang. Sehingga dapat mengurangi kesalahan data dan juga mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan, sehingga dapat meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Sebab : Perusahaan menganggap bahwa secara berkala telah dilakukan stock opname atas fungsi gudang sehingga bila nanti terjadi kekurangan barang atau kesalahan dapat dideteksi. Oleh karena itu perusahaan menganggap bahwa tidak diperlukan pemisahan tugas pada fungsi penyimpanan dan pengiriman barang. 95

33 Akibat : Bila tidak terdapat pemisahan fungsi penyimpanan dan pengiriman barang maka timbulnya kesalahan dan kecurangan ada bagian gudang menjadi semakin besar. Hal ini dikarenakan bagian gudang tidak ada yang mengawasi, mengingat fungsi mereka tidak terpisah. Walaupun pada akhirnya nanti akan dilakukan stock opname, tetap hal ini tetap akan merugikan perusahaan lebih dahulu, karena selama proses stock opname belum berlanjut, kecurangan masih dapat terjadi. Rekomendasi : Perusahaan melakukan pemisahan tugas antara fungsi penyimpanan dan pengiriman barang pada bagian gudang. Sehingga orang yang menyimpan barang pada gudang tidak sama dengan orang yang melakukan pengiriman barang. Dengan dilakukan pemisahan maka pengendalian internal akan menjadi lebih baik dan mengurangi timbulnya kecurangan dan kesalahan data. 9. Tidak terdapat Standard Operating Procedures (SOP) dalam pembuatan surat jalan sederhana. Kondisi : Perusahaan belum memiliki pedoman tertulis yang berupa Standard Operating Procedures (SOP) untuk pembuatan surat jalan sederhana, dimana sekarang ini masih memakai surat jalan biasa yang diberikan memo seperlunya saja. Kriteria : Perusahaan harus memiliki Standard Operating Procedures (SOP) untuk memberikan pedoman tertulis bagi para staff-nya yang terlibat dalam proses pembuatan surat jalan sederhana. Sebab : Karena perusahaan menganggap dalam membuat surat jalan sederhana tidak terlalu rumit sehingga dapat dijelaskan langsung kepada staff yang 96

34 berkepentingan melalui lisan saja, sehingga hal ini masih belum dipertimbangkan oleh perusahaan untuk dibuatkan pedoman pembuatan surat jalan sederhana secara tertulis. Akibat : Dengan tidak dimilikinya pedoman tertulis yang mengatur dalam pembuatan surat jalan sederhana maka akan mengakibatkan perusahaan tidaka ada bukti tertulis yang mengatur secara jelas mengenai surat jalan sederhana yang nantinya bisa dapat menimbulkan kesalahan pemahaman atau kesalahan pembuatan dalam membuat surat jalan sederhana. Misalnya saja surat jalan sederhana tidak diotorisasi oleh pihak pihak yang tepat atau surat jalan sederhana tersebut tidak didistribusikan dengan tepat kepada orang yang berkepentingan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki pedoman tertulis surat jalan sederhana berupa Standard Operating Procedures (SOP) sehingga terdapat kebijakan dan aturan aturan yang jelas dan tertulis yang mengatur prosedur, batasan batasan serta keperluan dalam membuat surat jalan sederhana. Hal ini tentu juga akan mencegah timbulnya kesalahan dalam pendistribusian surat jalan dan kesalahan otorisasi oleh pihak pihak diluar berkepentingan. Berikut adalah SOP yang disarankan : No Uraian Pelaksana Ti m e Frame III.1. Surat jalan sederhana dibuat untuk : III.1 a. Sample product / komponen. b. Adrindo tidak bisa digunakan. Staff/Adm. Sales H 97

35 No Uraian Pelaksana Ti m e Frame c. Barang pengganti III.2 Surat jalan sederhana harus mencantumkan : Item barang / komponen yang dikirm, jumlah, No. PO / No. Memo berserta harga dan satuannya. Staff/Adm. Sales H III.3 Surat jalan sederhana ke inter group, tanda tangan hanya pada kolom penanggung jawab barang dan kepala sales administrasi tidak perlu tanda tangan kepala pabrik. Staff/Adm. Sales H III.4 Surat jalan sederhana keluar (selain inter group) tanda tangan harus semua kolom, yaitu penanggung jawab barang, kepala sales administrasi dan kepala pabrik. Adm. Kepala Sales, Kepala Pabrik H III.5 Kepala pabrik memberi otorisasi kepada Sales untuk membuat rekap surat jalan sederhana setiap akhir bulan. Ka. Subsie Sales H + 5 Tabel 4.5. SOP Surat Jalan Sederhana IV.4. Program Pemeriksaan atas Fungsi Penjualan IV.4.1 Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan Tujuan pemeriksaan Untuk menilai apakah penerimaan pesanan telah dipenuhi sesuai dengan pesanan pelanggannya, untuk memeriksa apakah pesanan tersebut telah tercatat oleh bagian penjualan, serta untuk mengetahui dan memeriksa apakah perusahaan telah memiliki prosedur penerimaan pesanan. Prosedur Pemeriksaan 98

36 1. Mendapatkan informasi, memeriksa serta mempelajari proses penerimaan pesanan dari bagian penjualan. 2. Mengevaluasi apakah kebijakan penerimaan pesanan yang berjalan sudah efisien dan efektif. 3. Memeriksa serta mengevaluasi apakah terdapat dokumen pendukung yang relevan, misalnya bila ada perubahan permintaan pelanggan dibuatkan surat perintah kerja yang baru. 4. Mengevaluasi dan memeriksa kelengkapan isi dari dokumen pesanan pelanggan serta data data pelanggan, apakah telah tertulis jelas mengenai : a. Nama, alamat serta tujuan pengiriman barang. b. Jenis, jumlah dan unit satuan barang. c. Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang. d. Adanya potongan harga (discount) yang diberikan. 5. Memberikan saran saran perbaikan atas permasalahan yang ada. IV.4.2. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dalam pembuatan surat jalan dan faktur, untuk mengetahui pihak pihak mana saja yang berwenang dalam membuat dan mengotorisasi surat jalan dan faktur, serta untuk mengetahui apakah perusahaan telah memiliki prosedur tertulis dalam pembuatan surat jalan dan faktur. Prosedur Pemeriksaan 1. Mendapatkan data data atau informasi serta mempelajari proses pembuatan surat jalan dan faktur. 99

37 2. Memeriksa apakah surat jalan dan faktur yang telah dibuat sudah sesuai dengan pesanan pelanggan, berikut hal hal yang harus diperhatikan : a. Identitas Pelanggan. b. Nomor dan tanggal pembuatan surat jalan dan faktur. c. Syarat pembayaran (dalam faktur). d. Harga barang, kode barang, jenis barang dan jumlah barang. e. Potongan harga (discount) yang telah disetujui. 3. Memeriksa apakah faktur dan surat jalan yang akan dikirimkan kepada pelanggan sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. 4. Memeriksa apakah terdapat kesalahan data dalam pembuatan surat jalan dan faktur yang akan menyebabkan kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan. 5. Memberikan saran saran perbaikan kepada perusahaan atas masalah yang dihadapi. IV.4.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan kepada Pelanggan Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan telah dikirimkan dengan tepat waktu dan sesuai permintaan pelanggan, serta untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan tersebut telah didukung oleh dokumen yang lengkap. Prosedur Pemeriksaan 1. Mempelajari dengan seksama mengenai prosedur dan ketentuan dalam pengiriman barang kepada pelanggan. 2. Memeriksa sebelum pengiriman barang apakah barang yang akan dikirim telah sesuai dengan surat jalan dan faktur yang dibuat. 100

38 3. Memeriksa apakah surat jalan serta faktur penjualan sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang pada saat pengiriman barang. 4. Memeriksa apakah dokumen pengiriman barang sudah dicap sudah dikirim / diterima oleh pihak pelanggan atau penerima barang. 5. Memeriksa apakah ada pesanan telah dikirim tepat waktu kepada pelanggan. 6. Memeriksa apakah terdapat kemungkinan kesalahan pada saat pengiriman barang kepada pelanggan. 7. Memberikan kesimpulan dan saran saran yang dibutuhkan. IV.4.4. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Piutang Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah penyisihan piutang tak tertagih telah ditetapkan secara memadai, untuk mengetahui apakah akan terjadi penyelewengan pada piutang, serta untuk mengetahui apakah piutang tersebut telah dilaporkan secara berkala kepada pihak yang berkepentingan. Prosedur Pemeriksaan 1. Mendapatkan dan mempelajari dengan baik akan proses pencatatan piutang perusahaan. 2. Memeriksa apakaha ada bagian khusus yang bertanggungjawab atau bertugas untuk melakukan penagihan piutang kepada pelanggan. 3. Memeriksa dokumen dokumen yang mendukung terjadinya transaksi piutang (faktur penjualan, memo kredit dan dokumen dokumen lainnya). 4. Memeriksa apakah terdapat sanksi bagi pelanggan yang telat membayar piutangnya. 101

39 5. Memberikan saran saran perbaikan atas temuan yang ada. IV.4.5. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang Tujuan Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan semestinya, untuk mengetahui apakah sudah terdapat prosedur atau kebijakan tertulis mengenai penagihan piutang, serta untuk mengetahui apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik dalam meningkatkan kolektibilitas piutang sehingga perusahaan tidak mengalami hambatan yang akan menyebabkan kerugian akibat tingginya piutang tak tertagih. Prosedur pemeriksaan 1. Mendapatkan serta mempelajari prosedur penagihan piutang yang ada pada perusahaan. 2. Memeriksa apakah bagian piutang telah membuat daftar piutang dagang dan mengirimkan tagihan kepada pelanggan secara rutin. 3. Memeriksa apakah semuan penerimaan pembayaran (uang tunai, giro, cek atau bukti pelunasan lainnya) telah diterima sebagaimana mestinya oleh bagian piutang. 4. Memeriksa kembali apakah informasi yang tercantum dalam faktur yang akan dikirim kepada pelanggan telah benar. 5. Memberikan saran saran perbaikan serta kesimpulan kepada perusahaan. IV.6. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Penerimaan Kas Tujuan Pemeriksaan 102

40 Untuk memeriksa apakah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan sudah ditaati dan dijalankan dengan semestinya, serta untuk mengevaluasi apakah setiap penerimaan kas sudah didukung dengan bukti bukti yang cukup. Prosedur Pemeriksaan 1. Memeriksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas yang telah berjalan sudah efisien dan efektif. 2. Mengevaluasi dan memeriksa apakah sudah dilakukan pemisahan atas bagian penagihan, bagian piutang dan bagian penerimaan kas. 3. Memeriksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan faktur yang dibuat sebelumnya. 4. Mengevaluasi serta memeriksa apakah kas atau cek yang diterima telah langsung disetorkan kepada Bank pada hari yang sama atau paling tidak selambat lambatnya keesokan harinya, serta apakah jumlah yang disetor sama dengan jumlah uang yang ditagih. 5. Memberikan saran saran serta kesimpulan atas temuan yang ada. 103