Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2014

2 Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalui Telephon dan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 1 Tanggal : 30 Juni 2014 Diajukan oleh : Ka Subag Akademik Ttd Dikendalikan oleh Dewi Susanti, SE, M.SA : Pembantu Dekan Bidang Akademik Ttd Disetujui oleh Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes : Dekan Ttd Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA

3 Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan Ruang Lingkup 1. Alumni Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik Memeriksa keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau transkrip. 3. Sekretaris pimpinan Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan. 4. Pimpinan Yang menandatangani legalisisr fotocopy ijazah atau dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang akademik Definisi 1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau transkrip oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik. 2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari satu jenjang pendidikan. 3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh satu jenjang pendidikan 4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Kedokteran, Keperawatan maupun jurusan Gizi. 5. Sekretaris pimpinan adalah bagian administrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan Rujukan 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor : 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 60 tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi 4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor : 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 5. Keputusan Rektor Nomor : 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 6. Surat Ketetapan Rektor Nomor : 049/SK/2011 tentang Penghentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode Keputusan Rektor Nomor : 518/SK/2013 tentang Pedoman Pendidikan di Universitas Brawijaya Malang 8. Keputusan Dekan Nomor : 173.A/SK/H10.7/AK/2012 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas

4 Brawijaya Tahun Akademik 2012/ Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor : 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB 10. Surat Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Nomor : 044/J /SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Garis Besar Prosedur 1. Alumni menelpon ke Subbag akademik untuk permintaan legalisasi dan menyebutkan alamat dan rumahnya 2. Subbag akademik mengarahkan alumni agar telpon ke pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 3. Alumni menelpon Pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 4. Pimpinan memberikan disposisi nota persetujuan ke Subbag akademik 5. Subbag akademik meng blanko permintaan legalisasi dan bidoata alumni ke alumni 6. Alumni mengirim ulang blanko dan form biodata yang sudah di isi dan ditandatanganinya ke Subbag akademik dan mengirim biaya legalisasi via transfer 7. Subbagian Akademik menerima transfer biaya legalisasi dan membuat nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi. 8. Subbag akademik mencari arsip ijazah atau transkrip alumni untuk di fotocopy sesuai jumlah permintaan legalisasi 9. Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip ke tempatnya 10. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau transkrip 11. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan dan tanggal legalisasi 12. Subbag akademik melampirkan Form Data Alumni yang telah diisi pada fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi 13. Subbag akademik mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi 14. KaSubbag akademik memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisasi 15. Subbag akademik menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan 16. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 17. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 18. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 19. Pimpinan mengembalikan legalisisr yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 20. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik 21. Subbag akademik menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas 22. Subbag akademik megirimkan legalisasi ijazah atau transkrip serta nota pembayaran ke alamat alumni 23. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 6 (enam) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI

5 Bagan Alir : Waktu Yang Dibutuhkan 12 (dua belas) hari ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN (PD I & DEKAN) Mulai menelpon ke Subbag akademik untuk permintaan legalisir dan menyebutkan alamat & rumah Mempersilah kan mengisi tracer study alumni dan mengirimkan bukti pengisian ke Subbag Akademik Mengisi, menandatanga ni dan mengirim kembali bukti pengisian tracer study + scan ijazah / transkrip yang akan dilegalisir ke Subbag akademik Mendownload bukti pengisian tracer study alumni Membayar biaya legalisir via transfer Mencairkan biaya transfer Membuatkan nota pembayaran Mencari arsip ijazah atau transkrip asli dan memfotocopy nya sesuai dengan jumlah permintaan Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip asli ke tempatnya semula

6 Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau transkrip memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Melampirkan bukti pengisian tracer study ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi KaSubbag akademik membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau transkrip yang akan di legalisir Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan Buku ekspedisi Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas akademik Menandatangani Berkas legalisir yg sudah ditandatangani yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani Membubuhkan stempel fakultas pada transkrip akademik

7 Legalisir ijazah atau transkrip Nota pembayaran Selesai Legalisir ijazah atau transkrip Mengirim legalisir ijazah atau transkrip & nota pembayaran ke alamat alumni Lampiran/ Keterangan Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : /01a/Leg/H10.7/AK/20. S.Ked (Transkrip) : /01b/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Ijazah) dr. (Transkrip) S.Kep (Ijazah) : /02a/Leg/H10.7/AK/20. : /02b/Leg/H10.7/AK/20. : /03a/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Transkrip) : /03b/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Ijazah) Ns. (Transkrip) S.Gz (Ijazah) : /04a/Leg/H10.7/AK/20. : /04b/Leg/H10.7/AK/20. : /05a/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Transkrip) : /05b/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Ijazah) RD. (Transkrip) S.KG (Ijazah) : /06a/Leg/H10.7/AK/20. : /06b/Leg/H10.7/AK/20. : /07a/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Transkrip) : /07b/Leg/H10.7/AK/20. drg. (Ijazah) drg. (Transkrip) S.Farm (Ijazah) : /08a/Leg/H10.7/AK/20. : /08b/Leg/H10.7/AK/20. : /09a/Leg//H10.7/AK/20. S.Farm (Transkrip) : /09b/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Ijazah) Apt. (Transkrip) S.Keb (Ijazah) : /10a/Leg//H10.7/AK/20. : /10b/Leg//H10.7/AK/20. : /11a/Leg/H10.7/AK/20. S.Keb (Transkrip) : /11b/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Ijazah) Bd. (Transkrip) : /12a/Leg/H10.7/AK/20. : /12b/Leg/H10.7/AK/20.

8 PPDS (Ijazah) : /13a/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Transkrip) : /13b/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Ijazah) S2 (Transkrip) S3 (Ijazah) S3 (Transkrip) : /14a/Leg/H10.7/AK/20. : /14b/Leg/H10.7/AK/20. : /15a/Leg/H10.7/AK/20. : /15b/Leg/H10.7/AK/20.