SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 WATES NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Devi Rika Saputri

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 WATES NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Devi Rika Saputri kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013

2

3 LIBRARY INFORMATION SYSTEM AT SMK MUHAMMADIYAH 1 WATES SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 WATES Devi Rika Saputri Bayu Setiaji Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Libraries in educational environment play important role in helping learning process. A library has so many benefits when it is able to provide complete information and supported by a computerized information system of library. Based on author s research in SMK Muhammadiyah 1 Wates Library, the system of borrowing and returning of books is still recorded manually. By direct field observation, author found some constraints on the library such as: there are still some errors in recording the borrowing and returning of books, sometimes librarians forget to record any book borrowed and librarians have to open sheet by sheet of notebook to record the returning of books. By looking at the conditions above so it is necessary to design and build the computerized information system of the library so the transactions in library can be processed quickly, effectively and efficiently. In order to design and build the library information system, author used Microsoft Visual Basic 6 and SQL Server Keywords: Library Information System, Library, Information System

4 1. PENDAHULUAN Perpustakaan dalam sebuah lingkup pendidikan, sangat berperan penting dalam membantu proses belajar mengajar. Perpustakaan benar-benar dirasakan manfaatnya apabila dalam menyediakan sumber informasi sangat lengkap, didukung dengan sistem informasi perpustakaan secara terkomputerisasi. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Wates, sistem peminjaman dan pengembalian buku masih dicatat secara manual. Sistem manualnya dirasakan tidak lagi memadai untuk penanganan beban kerja, khususnya kegiatan rutin dalam bidang pengadaan, pengatalogan, dan pengawasan sirkulasi. Dari uraian yang telah disebutkan di atas maka dapat diambil topik mengenai Sistem Informasi Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Wates, hasil akhirnya berupa aplikasi sistem informasi perpustakaan yang nantinya diharapkan dapat mempermudah dalam mengoptimalkan pengolahan perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Wates. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi untuk menerima kebutuhan-kebutuhan transaksi baik yang bersifat operasional manajemen maupun yang bersifat strategik, serta menyediakan laporan -laporan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Konsep Sistem Basis Sistem basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu, yang telah disimpan pada hardisk komputer dan dapat dimanipulasi dengan menggunakan software tertentu yang akan membentuk base Management System (DBMS). 1

5 2.3 Konsep Dasar Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta intruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. 2.4 Konsep Dasar DFD Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalair tatupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Jogiyanto (2005:700). 2.5 Konsep Dasar ERD ERD adalah gambar atau yang menunjukan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam suatu bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukan hubungan antar data. Pada akhirnya ERD bias juga digunakan untuk menunjukan aturan-aturan bisnis yang ada pada sistem informasi yang akan dibangun. 2.6 Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan merupakan sebuah sistem yang dirancang untuk mengolah dan menginformasikan data perpustakaan sehingga bermanfaat dalam mengambil keputusan bai suatu organisasi atau instansi. perpustakaan yang diolah dan diinformasikan dalam sistem yaitu buku, data peminjaman, data pengembalian. 2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrograman berbasis Windows. Saat ini, Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang terbaik. Visual Basic merupakan pengembangan dari Basic. Basic (Beginner s All-purpose Symbolic Instruction Code) adalah sebuah bahasa pemrograman kuno yang merupakan awal dari bahasa-bahasa pemrograman tingkat tinggi lainnya. SQL sendiri terbagi atas beberapa bagian, yaitu: 2

6 2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi mulai dari aplikasi kecil sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis ini menggunakan pemrograman SQL (Structured Query Language). SQL sendiri terbagi atas beberapa bagian, yaitu: 1. DDL ( Definition Language) yaitu bahasa yang mempunyai kemampuan untuk mendefinisikan data yang berhubungan dengan pembuatan dan penghapusan objek. Misalnya: CREATE, DROP, ALTER. 2. DML ( manipulation Language), yaitu bahasa yang berhubungan dengan proses manipulasi data pada tabel, record. Misal: INSERT, UPDATE, SELECT, DELETE. 3. TINJAUAN UMUM 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan SMK Muhammadiyah 1 Wates (dulu SMEA Muhammadiyah Wates) didirikan pada tahun 1973 atas prakarsa dari Bapak Soeprapto, Kepala SMP Muhammadiyah Wates pada waktu itu. Atas semangat dan kerjasama para pendiri (Bapak Soeprapto, Bapak Drs.Burhani, Bapak Sudjak Udhyn dan Bapak Soeroto), maka pada tanggal 16 Januari 1973, berdirilah SMEA Muhammadiyah Wates dengan Piagam Pendirian No. E-1/278/77, dan SK Pendirian No.E-6/05/I Dalam perjalanannya, SMEA Muhammadiyah Wates tak luput dari rintangan, tantangan dan kesulitan ; tetapi dengan dilandasi perjuangan, kerjasama dan kerja keras, maka rintangan, tantangan serta kualitas dapat diatasi sedikit demi sedikit sehingga dapat berkembang sampai sekarang. 4. PEMBAHASAN 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Rancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Rancangan sistem ini mengidentifikasi komponenkomponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Oleh karena itu, diajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi dengan tujuan agar mempermudah pengolahan data perpustakaan. 3

7 Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk suatu tahapan penyelesaian sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Dalam menyusun laporan ini, disajikan rancangan dan beberapa model yaitu Flowchart Diagram dan Flow Diagram Flowchart Sistem Yang Diusulkan Petugas Seting Penulis K lasifikasi Penerbit B uku Pem injam an Pengem balian A nggota Jurusan Tahun ajaran Petugas Seting Penulis K lasifikasi Penerbit B uku Pem injam an Pengem balian A nggota Jurusan Tahun Ajaran Petugas Seting Penulis K lasifikasi Penerbit B uku Pem injam an Pengem balian A nggota Jurusan Tahun Ajaran Seting Penulis K lasifikasi Penerbit Petugas B uku Pinjam D etail Pinjam K em bali A nggota Jurusan T ahun A jaran Pem buatan Laporan B uku Pem buatan L aporan Pem injam an Pem buatan L aporan Pengem balian Pem buatan L aporan A nggota Laporan B uku L aporan Pem injam an L aporan Pengem balian L aporan A nggota Gambar 4.3 Flowchart Sistem yang Diusulkan Flow Diagram Yang Diusulkan Petugas - Anggota - Koleksi Buku - Peminjaman - Pengembalian - Laporan Anggota - Laporan Koleksi Buku - Laporan Peminjaman - Laporan Pengembalian 0 Sistem Informasi Perpustakaan - Laporan Anggota - Laporan Koleksi Buku - Laporan Peminjaman - Laporan Pengembalian Kepala Sekolah Gambar 4.4 Diagram Konteks 4

8 Petugas Jurusan Tahun Ajaran Anggota Penulis Klasifikasi Penerbit Buku Seting Pinjam Kembali Jurusan Tahun Ajaran Anggota Penulis Klasifikasi Penerbit Buku Seting Peminjaman Pengembalian Jurusan Tahun Ajaran Anggota Penulis Klasifikasi Penerbit Buku Seting Pinjam Kembali Laporan Anggota Laporan Buku Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Anggota 11 dan Laporan Buku Laporan Anggota Laporan Buku Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Peminjaman Kepala Sekolah Pengembalian Gambar 4.5 DFD Level 1 Mengubah data jurusan Petugas Mencari data jurusan Menyimpan Jurusan Menghapus data jurusan Ubah Simpan Hapus Cari Jurusan jurusan jurusan Jurusan jurusan Gambar 4.6 DFD Level 2 Proses 1 5

9 Mengubah data Tahun ajaran P etugas Mencari data Tahun ajaran Menyimpan Tahun ajaran Menghapus data Tahun ajaran Ubah Sim pan Hapus Cari Tahun Ajaran Tahun ajaran Tahun ajaran Tahun ajaran Tahun ajaran Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 2 Mengubah data A nggota P etugas Mencari data A nggota Menyimpan A nggota Menghapus data A nggota Ubah Sim pan Hapus Cari Anggota Anggota Anggota Anggota Gambar 4.8 DFD Level 2 Proses 3 Anggota Mengubah data P enulis P etugas Mencari data P enulis Menyimpan P enulis Menghapus data P enulis U bah Sim pan H apus C ari Penulis P enulis P enulis P enulis P enulis Gambar 4.9 DFD Level 2 Proses 4 6

10 Mengubah data K lasifikasi P etugas Mencari data K lasifikasi Menyimpan K lasifikasi Menghapus data K lasifikasi U bah Sim pan H apus C ari Klasifikasi K lasifikasi K lasifikasi K lasifikasi K lasifikasi Gambar 4.10 DFD Level 2 Proses 5 Mengubah data P enerbit P etugas Mencari data P enerbit Menyimpan P enerbit Menghapus data P enerbit U bah Sim pan H apus C ari Penerbit P enerbit P enerbit P enerbit P enerbit Gambar 4.11 DFD Level 2 Proses 6 Mengubah data B uku P etugas Mencari data B uku Menyimpan B uku Menghapus data B uku U bah Sim pan H apus C ari Buku B uku B uku B uku Gambar 4.12 DFD Level 2 Proses 7 B uku 7

11 P etugas Mengubah S eting 8.1 Sim pan Seting Seting Gambar 4.13 DFD Level 2 Proses 8 P etugas Mencari data pem injam an Menyimpan pem injam an Menghapus data pem injam an Sim pan H apus C ari pem injam an peminjaman peminjaman peminjaman Gambar 4.14 DFD Level 2 Proses 9 P etugas Menyimpan pengem balian 10.1 Sim pan pengem balian pengem balian Gambar 4.15 DFD Level 2 Proses 10 8

12 jurusan 11.1 tahun ajaran Anggota Pembuatan Laporan Anggota Laporan Anggota penulis 11.2 klasifikasi penerbit Buku Pembuatan Laporan Buku Laporan Buku Petugas anggota buku Peminjaman 11.3 Pembuatan Laporan Peminjaman Laporan Peminjaman Kepala Sekolah 11.4 peminjaman Pengembalian Pembuatan Laporan Pengembalian Laporan Pengembalian Gambar 4.16 DFD Level 2 Proses Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah melakukan kegiatan analisis, maka didapat sebuah sistem yang diharapkan mampu mengatasi masalah yang ada. Berikut adalah penjelasan dan pembasan tentang program Sistem Informasi Perpustakaan pada SMK Muhammadiyah 1 Wates. Pada jendela menu utama program Sistem Informasi Perpustakaan di MAN Tempursari Mantingan terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap digunakan untuk mengolah data. Menu tersebut adalah: File, berisi pilihan exit untuk keluar dari program., berisi menu-menu sebagai berikut : a. Buku, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar data buku perpustakaan. b. Penulis, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar penulis buku. c. Penerbit, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar penerbit buku. d. Klasifikasi Buku, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar klasifikasi buku. 9

13 e. Anggota, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar data anggota perpustakaan. f. Jurusan, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar jurusan anggota perpustakaan. g. Tahun Ajaran, digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus dan mencari daftar tahun ajaran anggota perpustakaan. Transaksi, berisi menu-menu sebagai berikut : a. Peminjaman, digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman buku perpustakaan. b. Pengembalian, digunakan untuk melakuakn transaksi pengembalian buku perpustakaan. Laporan, berisi menu-menu sebagai berikut : a. Anggota, digunakan untuk mencetak kartu anggota dan laporan data anggota. b. Buku, digunakan untuk mencetak laporan-laporan data buku, kategori buku, jenis buku, pengarang buku, penerbit buku dan buku yang sering dipinjam. c. Pinjam, digunakan untuk mencetak laporan peminjaman buku. d. Kembali, digunakan untuk mencetak laporan pengembalian buku. Pengaturan, berisi menu-menu sebagai berikut : a. Ganti Password, digunakan untuk mengubah password petugas. b. Seting, digunakan untuk melakukan pengaturan jumlah maksimal buku yang dapat dipinjam dan denda keterlambatan pengembalian buku. Extra berisi kalkulator sebagai menu tambahan. Gambar 4.39 Tampilan Menu Utama 10

14 Gambar 4.47 Tampilan Form Anggota Gambar 4.48 Tampilan Form Buku Gambar 4.49 Tampilan Form Peminjaman 11

15 Gambar 4.50 Tampilan Form Pengembalian Gambar 4.52 Tampilan Laporan Anggota Gambar 4.53 Tampilan Laporan Buku 12

16 Gambar 4.56 Tampilan Laporan Peminjaman Gambar 4.58 Tampilan Laporan Pengembalian 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penjelasan pada bab-bab sebelumnya maka secara garis besar dapat ditarik kesimpulan bahwa untuk membangun Sistem Informasi Perpustakaan di SMK Muhammadiyah 1 Wates melalui beberapa tahap, yaitu: 1. Analisis Sistem, diidentifikasi dari permasalahan-permasalahan sistem lama. 2. Desain Sistem Beberapa kegiatan yang dilakukan dalam tahap desain sistem adalah pembuatan flowchart, DFD, ERD sebagai blueprint dalam pembuatan aplikasi, perancangan database dan perancangan interface untuk perantara antara pengguna dan sistem itu sendiri. 13

17 3. Pembuatan Sistem Desain sistem diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang telah di tentukan. 4. Implementasi Sebelum tahap implementasi, dilakukan proses Package & Deployment untuk membuat file master sehingga aplikasi bisa di install dan dipergunakan oleh pengguna. Dalam tahap implementasi ada proses backup database untuk menghindari kehilangan data-data yang sudah dimasukan. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang telah ditulis di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Bagi pembaca laporan tugas akhir khususnya yang berkeinginan mengangkat tema ini, diharapkan dapat memperbaiki kekurangan-kekurangan di sistem ini, seperti belum bisa menginputkan data buku yang mempunyai penulis lebih dari Perancangan sistem informasi perpustakaan yang diajukan hendaknya dapat dipakai sebagai acuan untuk pembuatan sistem selanjutnya dan apabila memang diperlukan agar dilakukan pengembangan lebih lanjut menjadi sistem yang baru, lebih efektif, efisien dan lebih baik serta mendukung teknologi dan informasi yang diperlukan oleh pihak instansi. 3. Bagi pembaca yang ingin mengembangkan sistem ini, hendaknya ke arah client-server agar bisa diakses banyak komputer. 14

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit Andi. HM Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Rusmawan, Uus Visual Basic 6.0 Untuk Semua Tingkatan. Yogyakarta: Elex Media Komputindo. Sunyoto, Andi Pemrograman base dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit Andi. Supardi, Yuniar Analisis Desain Sistem Informasi. Tangerang : Graha Ilmu. 15