MINIMASI BIAYA PERSEDIAAN CUTTING TOOLS JENIS SNMG E-4T UNTUK PROSES PEMBUATAN BRAKE DRUM DI PT. X

Transkripsi

1 MINIMASI BIAYA PERSEDIAAN CUTTING TOOLS JENIS SNMG E-4T UNTUK PROSES PEMBUATAN BRAKE DRUM DI PT. X Oleh : Anggara Hayun Anujuprana 1 Peneliti Madya BPPT hayun_its@yahoo.co.uk Abstrak Cutting tools merupakan alat yang memainkan peranan penting dalam proses permesinan. Keterbatasan yang ada pada cutting tools tersebut adalah terletak pada lifetime cutting tools itu sendiri, sehingga perlu dilakukan penggantian dengan yang baru apabila lifetimenya sudah melewati waktunya. Untuk itu, perlu dilakukan penyelengaraan cutting tools secara optimal, agar proses produksi tidak terganggu dan biaya persediaan yang dikeluarkan minimal. Untuk mengetahui biaya persediaan ke depan cutting tools, maka perlu dilakukan peramalan terhadap jumlah kebutuhan cutting tools selama satu tahun kedepan dengan menggunakan metode Fixed Order Quantity (FOQ) dan model Fixed Order Interval (FOI). Hasil perhitungan menunjukkan bahwa sistem persediaan yang biayanya paling minimun untuk cutting tools jenis SNMG E-4T dilakukan dengan menggunakan metode FOQ. Dengan melakukan sistem pengontrolan persediaan cutting tools dengan baik, maka perusahaan dapat memperolah keuntungan yang besar dan proses produksi dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya masalah dan menjamin ketersediaan cutting tools. Kata Kunci : Persediaan, Biaya Minimum, Fixed Order Quantity (FOQ) Abstract Cutting tools are tools that play an important role in the machining process. Limitations in the cutting tools are located on the lifetime of cutting tools themselves, so we need a replacement with a new one if lifetimenya already passed the time. To that end, there should be an optimal organization of cutting tools, so that the production process is not disrupted and inventory costs incurred minimal. To determine the cost of inventories ahead of cutting tools, it is necessary to forecast on the number of cutting tools needs for the next year by using Fixed Order Quantity (FOQ) and models of Fixed Order Interval (FOI). The calculations show that the system supplies the minimum costs for cutting tools type SNMG E-4T performed using methods FOQ. By doing inventory control system of cutting tools properly, then the company can gain huge profits and production process can run smoothly without any problems and ensure the availability of cutting tools. Keywords : Inventory, Minimum Cost, Fixed Order Quantity (FOQ) 4

2 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia otomotif atau industri manufaktur yang saat ini sedang mengalami pertumbuhan industri yang sangat pesat menuntut perusahaan harus terus melakukan inovasi baik dari sisi produk maupun sisi proses. Inovasi proses produksi dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat memproduksi barang dengan proses yang tepat dan menghasilkan kualitas barang yang baik. PT. X merupakan salah satu perusahaan yang ikut bersaing dalam pesatnya perkembangan industri manufaktur. PT. X adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang komponen otomotif dimana salah satu produk yang dihasilkan adalah Brake Drum, yang mana produk tersebut disupply ke salah satu perusahaan. Proses machining Brake Drum menggunakan 4 unit machining machine dengan sistem one piece flow. Dengan menggunakan mesin dan sistem permesinan tersebut, proses permesinan dapat dilakukan dengan cycle time yang kecil karena menggunakan beberapa cutting tools dalam satu mesin dan bekerja secara bersamaan dalam satu siklus proses permesinan. Jumlah cutting tools yang digunakan adalah 11 unit dengan life time yang berbeda-beda. Untuk mengontrol life time cutting tools tersebut, PT X menggunakan suatu sistem yang mampu memonitor cutting tools melalui sebuah komputer yang dihubungkan dengan Progammable Logic Controller sebagai penghitung life time masing-masing cutting tools. Pengukuran life time cutting tools dilakukan berdasarkan jumlah produk yang telah diproses. Dengan sistem tersebut, akan memudahkan mengontrol life time dari cutting tools. Dengan menggunakan sistem sentral monitoring tidak semata-mata meyelesaikan masalah permesinan. Untuk menjaga proses produksi terus berlangsung, maka persediaan cutting tools harus selalu tersedia. Tetapi pihak perusahaan tidak ingin jumlah stock cutting tools berlebih karena akan merugikan pihak perusahaan karena biaya persediaan cutting tools tidak murah. Oleh sebab itu perlu dilakukan perencanaan kebutuhan yang baik agar cutting tools selalu ada saat dibutuhkan tetapi tidak berlebih di gudang penyimpanan. Proses permesinan merupakan salah satu rangkaian proses pembuatan part mulai dari bahan mentah menjadi barang jadi. Salah satu component part yang penting dalam menunjang keberhasilan proses permesinan adalah cutting tools. Cutting tools sangat penting fungsinya dalam menjaga agar produksi tetap berlangsung sehingga tujuan akhir dari proses untuk mendapatkan produk yang presisi dapat tercapai. Menjaga agar proses produksi tidak terganggu dan mengirimkan produk dengan kualitas yang baik dan tepat waktu bukanlah hal yang mudah dan menjadi tujuan utama perusahaan. Tetapi hal ini tidak selalu terkendali, terkadang PT. X mengalami gangguan produksi yang disebabkan karena ketidaktersediaannya cutting tools untuk melakukan proses permesinan. Tentu saja hal ini akan sangat merugikan perusahaan.oleh karena itu persediaan cutting tools harus diselenggarakan agar proses produksi tidak berhenti akibat gangguan dari cutting tools. Gangguan yang terjadi pada proses permesinan yang diakibatkan oleh cutting tools antara lain : Cutting tools rusak karena kesalahan selama proses permesinan, cutting tools mengalami keausan karena life time-nya terbatas sehingga harus diganti. Dari masalah tersebut jelas sekali bahwa cutting tools memiliki peranan penting dalam menunjang keberhasilan proses produksi sehingga pihak perusahaan dapat mengirimkan produk mereka ke konsumen secara tepat waktu. Hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk tercapainya keberhasilan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan. 5

3 Permasalahan yang dihadapi dari penyediaan cutting tools di PT. X adalah kapan waktu pemesanan/pembelian optimal yang harus dilakukan,seberapa banyak jumlah optimal cutting tools yang harus tersedia dan berapa jumlah optimal pemesanan cutting tools yang harus dipesan. 1.2 Tujuan Paper ini bertujuan menentukan sistem persediaan cutting tool jenis SNMG E-4T yang optimal bagi perusahaan sehingga perusahaan dapat meminimalisasi biaya pengadaan cutting tools. 2. TINJAUAN MENGENAI PERSEDIAAN 2.1 Persediaan Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya (Freddy Rangkuti, 1998, hal 1). Perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tidak akan terlepas dari masalah persediaan. Persentase persediaan terhadap total harta (assets) keseluruhan dari perusahaan adalah relatif cukup tinggi. Oleh karena itu, persediaan yang ada di perusahaan perlu dikelola sebaik-baiknya, persediaan harus direncanakan dan dikendalikan secara efektif dan efisien. Pengadaan persediaan harus diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi (Agus Ristono, 2008, hal 2). 2.2 Fungsi Persediaan Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut : a. Persediaan dalam Lot Size. Persediaan muncul karena ada persyaratan ekonomis untuk penyediaan (replishment) kembali. Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. Faktor penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian dan biaya transportasi. b. Persediaan cadangan. Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan permintaan konsumen biasanya disertai kesalahan peramalan. Waktu siklus produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah produksi yang ditolak (reject) hanya bisa diprediksi dalam proses. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya. c. Persediaan antisipasi Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi terjadinya pemogokan tenaga kerja. 6

4 d. Persediaan pipeline Sistim persediaan dapat diibaratkan sebagai sekumpulan tempat (stock point) dengan aliran diantara tempat persediaan tersebut. Pengendalian persediaan terdiri dari pengendalian aliran persediaan dan jumlah persediaan akan terakumulasi di tempat persediaan. Jika aliran melibatkan perubahan fisik produk, seperti perlakuan panas atau perakitan beberapa komponen, persediaan dalam aliran tersebut persediaan setengah jadi (work in process). Jika suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain, persediaan disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan. e. Persediaan lebih Persediaan lebih yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi. Terdapat empat faktor yang dijadikan sebagai fungsi perlunya persediaan yaitu (Zulian Yamit, 2005): a. Faktor waktu Menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai ke tangan konsumen. Waktu diperlukan untuk membuat jadwal produksi, memotong bahan baku, pengiriman bahan baku, dan pengiriman barang jadi ke pedagang besar konsumen. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu (lead time). b. Faktor ketidakpastian waktu Datang dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman terhadap konsumen. Persediaan bahan baku terikat pada supplier, persedian barang dalam proses terikat pada departemen produksi, dan persediaan barang jadi terikat pada konsumen. Ketidakpastian waktu datang mengharuskan perusahaan membuat jadwal operasi lebih teliti pada setiap level. c. Faktor ketidakpastiaan pengguna Faktor ketidakpastiaan pengguna dari dalam perusahaan disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat dan berbagai kondisi lain. Persediaan dilakukan untuk mengantisipasi ketidaktepatan peramalan akibat lainya tersebut. d. Faktor Ekonomis Terjadi karena adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis. Pembelian dalam jumlah besar memungkinkan perusahaan mendapatkan potongan harga. Selain itu pengiriman dalam jumlah besar menyebabkan biaya transportasi lebih rendah sehingga menurunkan biaya. Persedian diperlukan untuk menjaga stabilitas produksi dan fluktuasi bisnis. 2.3 Jenis-Jenis Persediaan Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu (Agus Ristono, 2009): 1. Persediaan bahan baku dan penolong. 2. Persediaan bahan setengah jadi. 3. Persediaan barang jadi. Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari: 1. Persediaan pengaman (safety stock) Persediaan pengaman (safety stock) adalah persedian yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stock out). Faktor-faktor yang menentukan safety stock: 7

5 a. Penggunaan bahan baku rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. b.faktor waktu atau lead time (procurement time) Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahanbahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persedian. Lamanya waktu tersebut tidaklah sama antara satu pesanan. 2.4 Biaya-Biaya Dalam Persediaa Secara umum dapat dikatakan bahwa biaya sistim persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat adanya persediaan. Biaya sistim persediaan terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya simpan, dan biaya kekurangan persediaan. Berikut ini akan diuraikan secara singkat masing-masing komponen biaya di atas (Arman Hakim, 2008). 1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = Pc) Biaya pembelian (purchase cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang. Besarnya biaya pembelian ini tergantung pada jumlah barang yang dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor yang penting ketika harga barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian. Situasi ini akan diistilahkan sebagai quantity discount atau price break di mana harga barang per-unit akan turun bila jumlah barang yang dibeli meningkat. Dalam kebanyakan teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya pembelian untuk periode tertentu (misalnya satu tahun) konstan dan hal ini tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa banyak barang yang harus dipesan. 2. Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis sesuai asal usul barang, yaitu biaya pemesanan (ordering cost) bila barang yang diperlukan diperoleh dari pihak luar (supplier) dan biaya pembuatan (setup cost) bila barang diperoleh dengan memproduksi sendiri. a. Biaya Pemesanan (Ordering Cost = Oc) Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya ini meliputi biaya untuk menentukan pemasok (supplier), pengetikan pesanan, pengiriman pesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan sebagainya. Biaya ini asumsikan konstan untuk setiap kali pesan. b. Biaya Pembuatan (Setup Cost = Sco) Biaya pembuatan adalah semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Ongkos ini biasanya timbul di dalam pabrik yang meliputi biaya menyusun peralatan produksi, ongkos menyetel mesin, ongkos mempersiapkan gambar benda kerja, dan sebagainya. Karena kedua ongkos tersebut diatas mempunyai peran yang sama, yaitu pengadaan, maka di dalam sistim persediaan ongkos tersebut sering disebut sebagai ongkos pengadaan (procurement cost). 3.Biaya Penyimpanan (holding Cost/Carrying Cost = Hc) Biaya simpan adalah semua pengeluaran yang timbul akibat penyimpanan barang. Biaya ini meliputi: a. Biaya Memiliki Persediaan (biaya modal). Penumpukan barang di gudang berarti penumpukan modal, di mana modal perusahaan mempunyai 8

6 . ongkos (expense) yang dapat diukur dengan suku bunga bank. Oleh karena itu, biaya yang ditimbulkan karena memiliki persediaan harus diperhitungkan dalam biaya sistim persediaan. Biaya memiliki persediaan diukur sebagai persentasi nilai persediaan untuk periode tertentu. b. Biaya Gudang Barang yang disimpan memerlukan tempat penyimpanan sehingga timbul biaya gudang. Bila gudang dan peralatannya disewa maka biaya gudangnya merupakan biaya sewa sedangkan bila perusahaan mempunyai gudang sendiri maka biaya gudang merupakan biaya depresi. c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan. Barang yang disimpan dapat mengalami kerusakan dan penyusutan karena beratnya berkurang ataupun jumlahnya berkurang karena hilang. Biaya kerusakan dan penyusutan biasanya diukur dari pengalaman sesuai dengan persentasenya. d. Biaya Kadaluarsa (absolence). Barang yang disimpan dapat mengalami penurunan nilai karena perubahan teknologi dan model seperti barang barang elektronik. Biaya kadaluarsa biasanya diukur dengan besarnya penurunan nilai jual dari barang tersebut. e. Biaya Asuransi. Barang yang disimpan diasuransikan untuk menjaga hal hal yang tidak diinginkan, seperti kebakaran. Biaya asuransi tergantung pada jenis barang yang diasuransikan dan perjanjian yang dilakukan dengan perusahaan asuransi. f. Biaya Administrasi dan Pemindahan. Biaya ini dikeluarkan untuk mengadministrasikan persediaan barang yang ada, baik pada saat pemesanan, penerimaan barang maupun penyimpanannya dan biaya untuk memindahkan barang dari dan ke dalam tempat penyimpanan, termasuk upah buruh dan peralatan handling. Dalam manajemen persediaan, terutama yang berhubungan dengan masalah kuantitatif, biaya simpan per unit diasumsikan linier terhadap jumlah barang yang disimpan (misalnya : Rp/unit/tahun). 4.Biaya Kekurangan Persediaan (shortage cost = Sc) Bila perusahaan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi keadaan kekurangan persediaan. Keadaan ini akan menimbulkan kerugiaan karena proses produksi akan terganggu dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan atau kehilangan konsumen pelanggan karena kecewa sehingga beralih ke tempat lain. Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari: 3. METODOLOGI Metodologi penelitian ini terdiri dari bebrapa tahapan. Tahapan lengkap penelitian dapat dilihat pada Gambar 1. Tahapan penelitian ini diawali studi pendahuluan. Hasil studi pendahuluan maka dapat dirumuskan permasalahan, tujuan penelitian, studi pustaka dan dilakukan pengumpulan data. Jenis data yang dikumpulkan dalam penelitian ini terdiri dari data umum perusahaan, seperti sejarah umum perusahaan, struktur organisasi dan gambaran umum proses produksi di perusahaan;data purchase order dari PT. X; jenis, jumlah dan harga cutting tools yang digunakan dalam proses permesinan Brake Drum di PT. X dan life time terhadap masing-masing cutting tools dalam proses permesinan Brake Drum. 9

7 Data-data yang telah dikumpulkan, kemudian diolah agar menjadi informasi yang siap pakai atau lebih berguna untuk analisa selanjutnya. Berdasarkan data yang telah diketahui maka melakukan analisa dan pengolahan data dengan menggunakan pengetahuan yang didapat dari studi perpustakaan. Adapun gambaran secara umum dalam melakukan analisa dan pengolahan data antaralain : melakukan peramalan terhadap purchase order dari PT. X; melakukan perhitungan re-order point;melakukan perhitungan safety stock untuk part jenis Brake Drum dan melakukan perhitungan untuk biaya total persediaan. Sedangkan metode analisa dilakukan terhadap pengolahan data sehingga didapat solusi yang terbaik dalam memecahkan masalah tersebut dan akan dijadikan sebagai standar dalam melakukan pengontrolan stock cutting tools di PT. X. Studi Pendahuluan Identifikasi Masalah Dan Perumusan Masalah Studi Pustaka Pengumpulan Data 1. Data Umum Perusahaan 2. Data Purchase Order Cutting Tools 3. Life Time Cutting Tooling 4. Jumlah, Harga dan Jenis Cutting tools permesinan Pengolahan Data 1. Peramal Purchase Order Dari PT. KTB 2. Menghitung Re-Order Point 3. Menghitung Safety Stock 4. Menghitung Biaya Total Persediaan Analisa data 3 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengumpulan Data Data Purcahe Order Brake Drum PT. X merupakan perusahaan yang memproduksi Brake Drum untuk kendaraan bermotor. Data yang dikemukakan disini adalah data purchase order dari customer sebagai data jumlah part yang harus diproduksi oleh perusahaan. Jumlah produksi Brake Drum sangat berpengaruh terhadap jumlah cutting tools yang harus disediakan agar proses produksi dapat berjalan lancar. Di dalam penulisan skripsi ini, maka data yang diambil periode Januari 2007 sampai Desember Jenis dan Life Time Cutting Tools yang dibutuhkan Proses permesinan Brake Drum merupakan rangkaian proses permesinan yang komplek dimana pada proses tersebut membutuhkan keterkaitan antara satu proses dengan proses lainnya. Dalam proses permesinan Brake Drum dilakukan secara bertahap menggunakan 4 unit mesin. Setiap mesin melakukan proses yang berbeda antara satu dengan lainnya yang artinya setiap proses memiliki karekteristik proses yang berbeda dengan yang lainya dalam permesinan Brake Drum. Salah satu cutting tools yang digunakan untuk proses permesinan Brake drum adalah SNMG E-4T. Untuk mempermudah proses pengolahan data maka akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai cutting tools lainnya yang ikut berperan dalam proses permesinan Brake Drum. Life time cutting tools ditentukan berdasarkan jumlah produk yang telah diproduksi. Data life time cutting tools dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Purchase Order Brake Drum PT. X Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Metodologi 10

8 Tabel 2. Tipe dan Life Time Cutting Tools untuk Proses Brake Drum Dari Tabel 2 pada salah satu mesin terdapat jenis cutting tools memiliki jenis dan life time yang sama sehingga dapat disederhanakan agar dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Pengelompokan dilakukan dengan membagi life time dengan banyaknya cutting tools sejenis. Detail pengelompokkan data berdasarkan jenis cutting tools dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3. Life Time Cutting Tools Berdasarkan Tipe Data Biaya Simpan dan Biaya Pesan Bahan Baku Data biaya berikut ini merupakan asumsi untuk menentukan biaya-biaya yang dibutuhkan.. Dari total biaya dapat disimpulkan metode terbaik dengan melihat biaya yang terkecil. Biaya persediaan cutting tools meliputi biayabiaya pembelian, biaya pemesanan, dan biaya penyimpanan. a. Biaya Pembelian Biaya pembelian yaitu harga cutting tools tipe SNMG E-4T sebesar Rp b. Biaya Pemesanan Biaya pemesanan ini adalah biaya yang harus dikeluarkan setiap kali memesan barang ke pemasok. Biaya terkait dengan biaya pesan adalah o Biaya telepon merupaka biaya yang dikeluarkan untuk setiap kali pesan dan diperkirakan membutuhkan biaya sebesar Rp ,- per pesanan. o Biaya administrasi merupakan biaya yang dikeluarkan untuk biaya pemakaian kertas dan penggunaan materai sebesar Rp ,- per pesanan o Biaya pengiriman dari supplier sebesar Rp ,- c. Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan adalah biaya yang harus dikeluarkan karena menyimpan barang. Dalam hal ini biaya tersebut meliputi : o Biaya gudang Biaya gudang merupakan salah satu biaya yang harus dikeluarkan 11

9 dikarenakan cutting tools tersebut disimpan ditempat tersebut sebelum digunakan untuk pemrosesan Brake Drum. PT. X memiliki gudang sendiri sehingga biaya gudang dihitung dari biaya depresiasi sebesar Rp ,- pertahun dan luas penyimpanan cutting tools berkisar 2% dari luas total sehingga biaya gudang untuk penyimpanan keseluruhan cutting tools untuk Brake Drum adalah Rp ,- x 2% = Rp ,- per tahun. Jadi biaya gudang perbulan adalah Rp ,- (11 jenis cutting tools). o Biaya gaji bagian gudang Biaya gudang merupakan salah satu biaya yang harus dikeluarkan untuk pengawasan gudang dan diperkirakan biaya pengawasan gudang sebesar Rp ,- perbulan. Biaya tersebut dikeluarkan untuk pengawasan lemari penyimpanan cutting tools untuk Brake drum o Biaya Fasilitas Penyimpanan Biaya fasilitas penyimpanan cutting tools meliputi biaya depresiasi lemari penyimpanan dan peralatan lainnya. Biaya yang harus dikeluarkan diperkirakan sebesar Rp ,- perbulan. 4.2 Analisis Data Dari data purchase order Brake Drum di atas dapat dilakukan suatu analisis perhitungan peramalan jumlah Brake Drum yang harus diproduksi di tahun Data produksi Brake Drum tahun 2008 tersebut digunakan sebagai dasar untuk merencanakan jumlah cutting tools jenis SNMG E-4T yang harus disediakan Analisis Peramalan Di dalam peramalan yang dilakukan terhadap data purchase order Brake Drum pada PT.X perhitungan yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode Single Moving Average ( Mean ), Single Moving Average (3), Double Moving Average ( 3X3 ), Single Exponential Smoothing, dan Regresi Linear. Dari beberapa perhitungan permalan tersebut akan dilakukan perhitungan peramalan dimana akan dapat dicari suatu peramalan yang terbaik yang nantinya hasil dari peramalan tersebut dapat digunakan dalam perhitungan suatu perencanaan produksi. Tabel 4. Perhitungan Peramalan 12

10 4.2.2 Analisis Kesalahan (Error) pada Peramalan Pada perhitungan kesalahan atau Error dalam perhitungan peramalan yang dilakukan didalam penulisan skripsi ini dilakukan dengan metode Mean Error (AE), Mean Absolut Deviation (MAD) dan Mean Squared Error (MSE). Perhitungan kesalahan dengan menggunakan AE, MAD dan MSE. Adanya perhitungan pada setiap error yang ada pada berbagai perhitungan dengan berbagai macam metode di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hasil dari perhitungan dengan metode - metode yang ada yaitu Mean Error, Mean Absolute Deviation Error, Mean Squared Error, didapatkan hasil perhitungan peramalan dengan metode Regresi Linear yang memiliki nilai error yang terkecil, dimana hasil dari perhitungan peramalan ini digunakan dalam perhitungan suatu perencanaan produksi atau yang biasa dikenal dengan perencanaan agregrat. Tabel 5. Perhitungan Kesalahan (Error) Pada Tabel 5, dengan hasil error yang telah didapat, selanjutnya dilakukan pengambilan hasil perhitungan peramalan dengan menggunakan Metode Regresi Linear dikarenakan hasil dari setiap perhitungan error atau kesalahan hanya ditunjukkan dengan metode Regresi Linear dimana nilai daripada error tersebut selalu lebih kecil dibandingkan dengan metode yang lainnya Analisis Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ) Hasil perhitungan jumlah pemesanan ekonomis dengan menggunakan EOQ dapat dilihat pada Tabel 6. 13

11 Tabel 6. Hasil Peramalan Kebutuhan Cutting Tools Jenis SNMG E-4T Jumlah pemesanan ekonomis : EOQ = 2 CR/ H = 2x 1618unitxRp / Rp EOQ = 311 Unit Perhitungan Jumlah Persediaan Pengaman Jumlah kebutuhan cutting tools akan mengikuti naik turunnya jumlah permintaan part dari customer. Berdasarkan data permintaan selama tahun 2007, terjadi variasi permintaan dari customer yang memungkinkan terjadinya kekurangan cutting tools. Oleh karena itu dibutuhkan persediaan pengaman (safety stock) untuk mengantisipasi jika terjadi lonjakan permintaan dari customer secara mendadak. Berdasarkan data dari PT. X bahwa lead time cutting tools adalah 14 hari. Dengan demikian tingkat persediaan pengaman dapat ditentukan. Hasil perhitungan tingkat persediaan pengaman adalah sebagai berikut : Standar deviasi pengunaan cutting tools jenis SNMG E-4T ( Sd ) = 0,4 Lead time ( LT ) = 14 hari Z = 1.65 ( nilai tingkat kepercayaan = 95% ) Safety Stock = Z x Sd x LT = 1,65 x 0,4 x 14 = 2,46 atau 3 Unit Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point) Proses pemakaian cutting tools harus dikontrol stock ketersediaannya karena pemakaian yang dilakukan secara terusmenerus akan berdampak pada berkurangnya stock cutting tools tersebut. Dengan demikian perlu ditentukan batasan jumlah minimal persediaan yang harus diperhitungkan sehingga kekurangan cutting tools selama proses produksi dapat dihindarkan. Penggunaan metode Re-order point membantu dalam mengetahui waktu yang dibutuhkan untuk suatu jenis bahan baku ataupun peralatan diperlukan. Berikut ini merupakan hasil perhitungan Re-Order 14

12 point untuk cutting tools jenis SNMG E-4T adalah ROP = d LT + Zσd. LT ROP = ( 6x14 ) + (1,65x 0,4 14 ) = 86,46 atau 87 Unit Berdasarkan hasil perhitungan di atas maka pemesanan wajib dilakukan kembali apabila stock cutting tools telah mencapai 87 unit Jumlah Pemesanan Per Tahun Berdasarkan jumlah EOQ dan data peramalan jumlah produksi berdasarkan purchase order dari PT. KTB, maka dapat direncanakan jumlah cutting tools pada tahun 2008 di PT. X. Perhitungan jumlah dan waktu pemesanan ini disebut FOQ ( Fixed Order Quantity ) yaitu sebagai berikut : R F = Q * 1618 = = 5,2 311 = 6 kali pemesanan / pembelian pertahun Setelah diketahui jumlah pemesanan ekonomisnya maka dapat dihitung total biaya yang dibutuhkan dengan memperhitungkan persediaan pengaman. Hasil perhitungan total biaya persediaan cutting tools dengan sistem FOQ adalah sebagai berikut: TC = Biaya pembelian + biaya pemesanan + biaya persediaan pengaman CR HQ * TC (Q*) = PR (Safety Q * 2 stock x (P + C) = (1618) (1618) 1338(311) ( ) = Rp ,89, Jumlah Pemesanan Dengan Interval Waktu Pemesanan Tetap Sistem persediaan dengan model FOQ menyebabkan jumlah persediaan yang dipesan sangat dipengaruhi oleh berbagai interval waktu pemesanan. Dengan model FOI dapat diketahui berbagai jenis kuantitas persediaan yang dipesan dengan menentukan waktunya secara tetap. Hasil perhitungan sistem perhitungan dengan interval pemesanan 22 hari menggunakan FOI adalah sebagai berikut : q = d (OI + LT) + z d OI LT -A = 6 (22+14) + 1,65(0,4) = 214 Unit Dari data jumlah pemesanan tersebut dapat dihitung besarnya total biaya persediaan menggunakan model Fixed Order Interval adalah sebagai berikut: CR HQ * TC (Q*) = PR (Safety Q * 2 stock x (P + C) = (1618) (1618) (214) + 4 ( ) = Rp ,9,- Hasil perhitungan total biaya persediaan cutting tools untuk tahun 2008 dengan metoda FOQ sebesar Rp ,89,- dan dengan sistem FOI diperoleh sebesar Rp ,9,- dari data tersebut perbedaan antara kedua sistem sangat kecil tetapi sistem yang terbaik dilakukan oleh PT. X adalah metoda FOQ. Hal ini karena metoda tersebut memerlukan biaya yang lebih sedikit untuk melakukan pengontrolan sistem persediaan cutting tools, sehingga 15

13 biaya persediaan yang harus dikeluarkan perusahaan dapat diminimalkan. 5. KESIMPULAN Dari hasil analisa dan pembahasan, beberapa yang dapat disimpulkan yaitu sebagai berikut : 1. Di dalam peramalan yang dilakukan terhadap jumlah purchase order Brake Drum di PT. X dimana perhitungan yang dilakukan adalah dengan menggunakan 4 metode yaitu Single Moving Average ( Mean ), Single Moving Average ( 3 ), Double Moving Average ( 3X3 ), Single Exponential Smoothing, dan Regresi Linear. Maka didapat metode peramalan yang terbaik untuk meramal jumlah purchase order Brake Drum dari perusahaan Y adalah metode Regresi Linear karena memiliki nilai MSE terkecil diantara metode peramalan yang lainnya yaitu Berdasarkan hasil akhir dari total biaya persediaan diantara kedua sistem persediaan FOQ ( Fixed Order Quantity) dan Sistem persediaan FOI (Fixed Order Interval), maka yang diusulkan adalah sistem persediaan FOQ ( Fixed Order Quantity), karena sistem FOQ tersebut memberi total biaya persediaan yang lebih kecil yaitu Rp ,89,- dibandingkan dengan sistem persediaan dengan sistem FOI (Fixed Order Interval) yaitu Rp ,9,-, dimana perbedaan biaya keduanya adalah sebesar Rp ,01;- 3. Pihak PT. X harus menganggarkan untuk biaya persediaan cutting tools jenis SNMG E-4T selama tahun 2008 adalah sebesar Rp ,89,- 6. DAFTAR PUSTAKA Sritomo Wigbjosoebroto, (2003) Pengantar Teknik & Manajemen Industri, Edisi Pertama, Penerbit Guna Widya, Surabaya Vincent Gasperz, (2002) Production Planning and Inventory Control, Edisi Revisi dan Perluasan, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Jay Heizer,Barry Render, (2006) Operation Management, Eight Edition, Prentice-Hall, Inc., New Jersey Freddy Rangkuti,(2004) Manejemen Persediaan Aplikasi Dibidang Bisnis, Penerbit Grafindo Persada, Jakarta. Zulian Yamit, (1999) Manajemen Persediaan, Penerbit Ekonisia Fakultas Ekonomi UII, Yogyakarta. Suhendar Sulaeman