BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seperti yang dipaparkan Columbus (2014) di forbes.com, pangsa pasar ERP dunia di menunjukkan pertumbuhan positif dengan nama-nama perusahaan raksasa IT yang masih memimpin pangsa pasar dunia, sebut saja SAP (24%), Oracle (12%), Sage (6%), Incor (6%), Microsoft (5%), Kronos(2%) dan lain-lain yang mencakup 45% dari keseluruhan. Studi tersebut menunjukkan hingga sekarang pangsa pasar ERP berkembang 3.8% lebih tinggi sejak tahun 2012 dengan estimasi nilai transaksi sebesar 25.4 triliun dollar Amerika. Dan salah satu fakta yang menarik juga adalah bahwa permintaan akan ERP Cloud akan meningkat di tahun-tahun berikutnya. Mengingat fakta-fakta di atas, maka tidak dipungkiri bahwa sistem Enterprise Resource Planning (ERP) bukanlah hal yang asing lagi dan bahkan telah menjadi salah satu hal krusial yang harus dimiliki oleh perusahaan untuk mengintegrasikan segala bagian serta proses kegiatan bisnis dalam perusahaan. Namun pada prakteknya di Indonesia, tidak semua perusahaan menggunakan sistem ERP karena biaya yang cukup tinggi serta kompleksitas yang rumit. Adanya faktor-faktor tersebut akhirnya membuat perusahaan menengah ke bawah memustukan bahwa mereka belum mampu menggunakan sistem ERP. Memang benar bahwa implementasi sistem ERP selalu terkesan mahal, namun jika diteliti dengan lebih jeli sebenarnya sudah banyak vendorvendor yang menawarkan solusi untuk permasalahan di atas. Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut adalah dengan sistem ERP yang bersifat open source, salah satunya ialah OpenERP atau Odoo (Nama baru dari OpenERP). OpenERP adalah sebuah sistem manajemen yang menyediakan lebih dari 4000 aplikasi untuk menunjang kebutuhan bisnis perusahaan. Saat ini, OpenERP telah tersedia dalam 18 bahasa dan memiiki 1

2 2 partner serta kontributor dari seluruh dunia. Lebih dari 1500 developer telah berpartisipasi dalam proyek pengembangan sistem Open ERP. OpenERP merupakan sistem manajemen yang tidak hanya digunakan oleh perusahaaan perusahaan besar saja, tetapi juga digunakan oleh perusahaan kecil dan independen. OpenERP juga dapat diaplikasikan pada berbagai macam sektor, seperti sektor perdagangan, tekstil, agrikultural, dan lain lainnya. Perbedaan tersebut menggambarkan tingkat fleksibilitas OpenERP yang sangat tinggi. OpenERP dibangun dengan menggunakan arsitektur yang modular dan teknologi teknologi yang bersifat open source, tetapi tetap memperhatikan kualitas produk yang dihasilkan. PT. Willertindo Innovation Solution merupakan salah satu perusahaan konsultan di bidang IT di Indonesia, yang fokus bergerak dalam bidang teknologi dan informasi. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang IT Consultant, PT. Willertindo Innovation Solution menyediakan konsep sistem integrasi yang ditawarkan oleh OpenERP untuk membantu klien dalam menerapkan sistem ERP. Salah satu client-nya adalah PT. XYZ. PT. XYZ mengimplementasikan OpenERP untuk modul Sales dan Purchase yang digunakan untuk melakukan pembelian bahan baku dari supplier, serta penjualan barang jadi kepada klienyang dimana penulis yang melakukan internship pada PT. Willertindo Innovation Solution ikut turut serta membantu proses perencanaan bisnis OpenERP pada client PT. XYZ. Penulis mengangkat hasil internship ke dalam penulisan skripsi dengan judul IMPLEMENTASI SISTEM OPENERP MODUL SALES DAN PURCHASE PADA KLIEN PT. WILLERTINDO INNOVATION SOLUTION 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam skripsi penulis ini, dibatasi pada project preparation, business blueprint dan realization pada implementasi sistem OpenERP pada klien PT. Willertindo Innovation Solution. Batasan ruang lingkup penelitian pada skripsi penulis adalah sebagai berikut:

3 1. Penelitian dilakukan dengan keterlibatan pada pembuatan project preparation, business blueprint untuk perusahaan klien, serta tahapan realization. 2. Penelitian dibatasi pada modul Sales dan Purchase pada perusahaan klien yang meliputi: - Proses penjualan yang terdiri atas pembuatan quotation, sales order, delivery order, customer invoice, customer payment, refund, return, assign journal dan accounting report. - Proses pembelian yang terdiri atas request for quotation, purchase order, incoming shipment, supplier invoice, supplier payment, return, refund, assign journal dan accounting report. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari kegiatan penelitian proses bisnis, serta penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisa kegiatan proses bisnis perusahaan yang berjalan di klien PT. Willertindo Innovation Solution 2. Mengumpulkan dan memetakan kebutuhan bisnis sesuai dengan kebutuhan dan permintaan dari user pada klien PT. Willertindo Innovation Solution 3. Merancang business blueprint yang berisikan sistem baru sesuai dengan proses bisnis pada perusahaan klien. 4. Mendokumentasikan perubahan yang terjadi dari sistem OpenERP lama ke sistem OpenERP baru. Adapun manfaat yang didapat dari kegiatan tersebut adalah : 1. Mendapatkan kepastian bahwa sistem baru yang akan digunakan sesuai dengan requirement dan business blueprint. 2. Menjadi tambahan informasi, kritik dan saran untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada proses bisnis PT. Willertindo Solution 3. Menghasilkan business blueprint pada modul Sales dan Purhcase Open ERP. 4. Menghasilkan aplikasi yang dapat berguna untuk memenuhi user requirement dari perusahaan klien. 3

4 4 1.4 Metodologi Dalam melakukan implementasi sistem menggunakan ASAP Methodology, dilakukan analisa proses bisnis pada klien PT. Willertindo Innovation Solution dengan menggunakan beberapa metode. Adapun metode yang digunakan penulis untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi, terdiri atas: 1. Objek Penelitian a. Klien PT. Willertindo Innovation Solution b. Proses bisnis pada perusahaan klien PT. Willertindo Innovation Solution c. OpenERP modul Sales dan Purchase 2. Metode 2.1 Metode Pengumpulan Data - Wawancara Melakukan tanya jawab dengan pembimbing dari PT. Willertindo Innovation Solution mengenai sistem OpenERP, serta juga meminta feedback dan saran dari user perusahaan klien mengenai OpenERP yang diimplementasikan. - Observasi Melakukan pengamatan yang dilakukan secara langsung untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan secara rinci mengenai proses bisnis yang dijalankan di perusahaan klien. - Review Dokumentasi Melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap dokumen transaksi perusahaan yang berkaitan, dokumen tersebut akan dijadikan sebagai bahan acuan dalam melakukan perbaikan yang dibutuhkan. 2.2 Metode Implementasi Sistem Dalam melakukan implementasi sistem digunakan ASAP metodologi yang terdiri atas : 1. Project Preparation Menentukan tim implementasi, project scope, project goals, dan membahas overview proses bisnis dari PT. XYZ

5 5 2. Business Blueprint Mendokumentasikan proses bisnis as is dan to be serta user requirement dari PT. XYZ 3. Realization Melakukan konfigurasi dan kustomisasi pada sistem OpenERP, migrasi data dan intergration testing 4. Final Preparation Menyusun user manual dan melakukan user training 5. Go Live and Support Membahas persiapan go live dan masalah yang terjadi saat implementasi. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan disusun dan dijabarkan sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini berisikan uraian mengenai latar belakang penulis memilih topik penulisan skripsi, ruang lingkup penulisan, tujuan serta manfaat penulisan. metodologi yang digunakan untuk kegiatan penulisan, serta sistematika dari penulisan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan uraian mengenai dasar dasar teori dan konsep umum dan khusus yang berkaitan dengan topik dan ruang lingkup dari penulisan skripsi ini. BAB 3 : PROJECT PREPARATION Bab ini berisikan gambaran umum perusahaan (sejarah perusahaan, struktur organisasi beserta kewajibannya masing-masing), proses bisnis as-is yang disertai dengan flowchart dan use case diagram, kendala dan user requirement yang dihadapi pada kondisi pengunaan sistem yang berjalan saat ini, serta gambaran umum dari sistem yang akan dijalankan nantinya

6 6 BAB 4 : BUSINESS BLUEPRINT DAN CONFIGURATION Bab ini akan berisikan flowchart dan use case diagram to-be dan penjelasan mengenai alur proses bisnis yang akan berjalan serta akan dijelaskan pengaturan dasar dan kustomisasi dari sistem OpenERP yang asli dengan yang nantinya akan digunakan pada PT. XYZ. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan uraian kesimpulan yang didapat dari kegiatan internship dan penelitian yang telah dilakukan serta saran saran yang dapat digunakan untuk perbaikan atau pengembangan kedepannya bagi klien PT. Willertindo Innovation Solution.