PEMERINTAH ACEH DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN ACEH. 07 November 2013 Pembuatan Tanggal Revisi 1 November 2017

Transkripsi

1 LAMPIRAN II PERATURAN GUBERNUR ACEH NOMOR 00 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN PELAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN ACEH STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK Nomor SOP 065/904/2013 Tanggal 07 November 2013 Pembuatan Tanggal Revisi 1 November 2017 PEMERINTAH ACEH DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN ACEH Tanggal Efektif 1 Januari 2018 Disahkan oleh Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian Aceh : dto Marwan Nusuf, B. HSc, MA Nip Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah 2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Publik 3. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 4. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Publik 5. Peraturan Komisi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Publik. 6. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 14 Tahun 2016 tentang pedoman Nomenklatur Bidang Komunikasi dan Informatika di Lingkungan Kementerian dan Pemerintahan Daerah. 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang pedoman pengelolaan pelayanan dan dokumentasi Nama SOP Pelayanan Permohonan Publik Kualifikasi Pelaksana: 1. Utama dan Pembantu yang memahami Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh 2. Tenaga Pembantu Administrasi/Fungsional yaitu Pranata Humas, Pranata Komputer, Arsiparis dan Pustakawan yang memahami dan miliki kemampuan pendokumentasian atau pengarsipan, IT dan/ atau memahami pelayanan dan dokumentasi publik 3. Tenaga Utama dan Pembantu yang memiliki sertifikasi dan/atau sertifikasi pelayanan publik 1

2 dilingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah 8. Peraturan Gubernur Aceh Nomor 00 Tahun 2018 tentang Pedoman Pengelolaan dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Aceh Keterkaitan : SOP ini terkait dengan : 1. SOP Penyusunan Daftar Dan Dokumentasi Publik (DIDP); 2. SOP Uji Konsekuensi Publik; 3. SOP Penanganan Keberatan Publik; 4. SOP Fasilitasi Sengketa ; dan 5. SOP Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Publik; Peringatan : SOP ini berpengaruh terhadap pelaksanaan SOP lainnya. Apabila SOP ini tidak berjalan dengan baik, maka dapat menimbulkan keberatan dan sengketa. Peralatan/Perlengkapan : 1. Meja 2. Website 3. Papan pengumuman 4. Komputer 5. Printer 6. Telepon dan fax 7. Internet 8. Scanner 9. Formulir-formulir pelayanan Pencatatan dan Pendataan : 1. Tanda terima dan penyerahan 2. Buku register 3. yang diumumkan melalui website dan papan pengumuman/televisi 2

3 1. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PELAKSANA MUTU BAKU NO. AKTIVITAS 1 Pemohon dapat menyampaikan yang dibutuhkan baik secara elektronik maupun non-elektronik 2. a. Melakukan registrasi berkas publik. Jika dokumen/ yang diminta telah tersedia dalam DIP dan dimiliki oleh meja atau sudah terdapat di website, maka langsung diberikan kepada atau bisa langsung diunduh oleh. b. Jika / dokumentasi yang diminta belum tersedia dalam DIP, maka berkas disampaikan kepada dan Pemohon Bagian Registrasi / Petugas Meja Pembantu Persyaratan/ Kelengkapan (1) Formulir Permohonan yang tersedia di meja pelayanan (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari Semua datadata disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy Waktu Pada hari dan jam kerja untuk secara langsung dan setiap saat untuk secara tidak langsung 2 hari kerja setelah diterima dari Pemohon Output Formulir Permohonan yang telah diisi lengkap dan dilampiri fotocopy/ scan identitas diri (NIK) a. Diperiksanya kelengkapan ; b. Tercatatnya dalam register; c. Dipastikannya yang dimohon ada dalam Daftar Publik; d. Diterimanya surat pemberitahuan KET 3

4 Pembantu 3. Pembantu menyerahkan atau dokumen yang dimaksud kepada. 4. a. Apabila /dokumen tersebut termasuk yang dikecualikan/rahasia, beserta alasannya dengan mempedomani SK Gubernur tentang yang dikecualikan/rahasia, maka berhak menolak b. menyampaikan surat penolakan kepada 5. Petugas Meja layanan menyerahkan atau dokumen atau surat penolakan yang diminta oleh dengan memberikan tanda bukti penyerahan dokumen. DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterima oleh Surat Penolakan 1 hari kerja a. / Dokumen b. Daftar Publik. c. Surat penolakan 1 hari kerja setelah menerima Nota Dinas. perpanjangan waktu selama 7 (tujuh) hari kerja oleh ; Dokumen Diterimanya tanda bukti oleh petugas 4

5 2. PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DI PEMBANTU PELAKSANA MUTU BAKU NO. AKTIVITAS 1 Pemohon dapat menyampaikan yang dibutuhkan baik secara elektronik maupun nonelektronik 2. a. Melakukan registrasi berkas publik. Jika dokumen/ yang diminta telah tersedia dalam DIP atau sudah terdapat di website Pembantu, maka langsung diberikan kepada atau bisa langsung diunduh oleh. b. Jika / dokumentasi yang diminta belum tersedia dalam DIP, maka Pemohon Bagian Registrasi Pembantu/ Petugas Meja Pembantu Unit Kerja/ Bidang Persyaratan/ Kelengkapan (1) Formulir Permohonan yang tersedia di meja pelayanan Pembantu (2) Fotocopy atau scan identitas diri (NIK) dari Semua data- data disimpan dalam bentuk hardcopy dan softcopy Waktu Pada hari dan jam kerja untuk secara langsung dan setiap saat untuk secara tidak langsung 2 hari kerja setelah diterima dari Pemohon Output Formulir Permohonan yang telah diisi lengkap dan dilampiri fotocopy/ scan identitas diri (NIK) a. Diperiksanya kelengkapan ; b. Tercatatnya dalam register; c. Dipastikannya keberadaan yang dimohonkan ada pada Daftar Publik; KET 5

6 Pembantu menyampaikan berkas kepada Unit Kerja untuk mempersiapkan dokumen yang dimohon 3. Apabila belum tersedia, maka pembantu akan memberitahukan kepada untuk perpanjangan waktu 7 (tujuh) hari kerja DIP yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Aceh 7 (tujuh) hari kerja sejak diterima oleh Surat Pemberitahuan perpanjangan waktu 4. Apabila /dokumen tersebut termasuk yang dikecualikan/rahasia, beserta alasannya dengan mempedomani SK Gubernur tentang yang dikecualikan/rahasia, maka Pembantu menyampaikan surat usulan DIP yang dikecualikan kepada untuk dilakukan uji konsekuensi. 5. Petugas meja layanan menyerahkan atau dokumen atau surat penolakan yang diminta oleh dengan memberikan tanda bukti penyerahan dokumen. Surat Penolakan a. / Dokumen b. Daftar Publik. c. Surat penolakan 2 hari kerja Surat Penetapan DIP yang dikecualikan 1 hari kerja setelah menerima Nota Dinas. Diterimanya tanda bukti oleh petugas 6

7 FORMAT A3 : FORMAT FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK (RANGKAP DUA) Logo Satker [nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, (jika ada)] FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI No. Pendaftaran (diisi petugas)*:... Nama Alamat Pekerjaan Nomor Telepon/ Rincian yang dibutuhkan (tambahkan kertas bila perlu) Tujuan Penggunaan : : : : :... : Cara Memperoleh ** : 1. Melihat/membaca/mendengarkan/Mencatat*** 2. Mendapatkan salinan (hardcopy/softcopy)*** Cara Mendapatkan Salinan ** : 1. Mengambil Langsung 2. Kurir 3. Pos 4. Faksimili (tempat),... (tanggal/bulan/tahun) Petugas Meja (Penerima Permohonan) Pemohon (.) Nama dan Tanda Tangan (.) Nama dan Tanda Tangan Keterangan: * Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi Publik ** Pilih salah satu dengan memberi tanda ( ) *** Coret yang tidak perlu 7

8 FORMAT A4 : REGISTER PERMOHONAN INFORMASI No Tgl Nama Alamat Nomor Kontak Pekerjaan Yang Diminta Tujuan Penggunaan Status Dibawah Belum Penguasaan Didokumentasikan Ya Tdk Bentuk Yang Dikuasai Softcopy Hardcopy Jenis Permohonan Melihat/ Me-minta Menge- Salinan tahui Keputusan Alasan Penolakan Hari dan Tanggal Pemberi Pemberian tahuan Tertulis Biaya & Cara Pembayaran Biaya Cara KETERANGAN: Nomor : diisi tentang nomor pendaftaran Publik. Tanggal : diisi tentang tanggal diterima. Nama : diisi tentang nama. Alamat : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon untuk memudahkan pengiriman publik yang diminta. Nomor Kontak : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/ Pemohon Publik. Pekerjaan : diisi tentang pekerjaan Pemohon Publik. Yang : diisi tentang detail yang diminta. Diminta Tujuan Penggunaan : diisi tentang tujuan/alasan dan penggunaan. Status : diisi dengan memberikan tanda ( ). Bila tidak di bawah penguasaan, tuliskan Badan Publik lain yang menguasai bila diketahui, sesuai dengan isian di formulir pemberitahuan tertulis. Bentuk : diisi dengan memberikan tanda ( ). Yang Dikuasai Jenis Permohonan : diisi dengan memberikan tanda ( ). 8

9 Keputusan : diisi sesuai dengan isi keputusan dalam pemberitahuan tertulis. Alasan Penolakan : diisi tentang alasan penolakan oleh atasan. Hari dan Tanggal : Diisi tentang: Hari dan tanggal penyampaian pemberitahuan tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 Undang-Undang No. 14/2008 tentang Keterbukaan Publik dan Peraturan ini. Waktu pemberitahuan tertulis juga menandakan waktu penolakan apabila ditolak. Dengan kata lain, dalam hal publik ditolak, maka pemberitahuan tertulis ini sama dengan penolakan. Hari dan tanggal pemberian kepada Pemohon Publik. Biaya & Cara Pembayaran : diisi tentang biaya yang dibutuhkan serta perinciannya dan cara pembayaran yang dilakukan. 9

10 FORMAT A5 : PEMBERITAHUAN TERTULIS logo satker [nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, (jika ada)] PEMBERITAHUAN TERTULIS Berdasarkan pada tanggal. bulan. tahun. dengan nomor pendaftaran*., Kami menyampaikan kepada Saudara/i: Nama : Alamat : No. Telp/ Pemberitahuan sebagai berikut: A. Dapat Diberikan No. Hal-hal terkait Publik 1. Penguasaan Publik** Kami Badan Publik lain, yaitu Keterangan 2. Bentuk fisik yang tersedia** Softcopy (rermasuk rekaman). Hardcopy/salinan tertulis. 3. Biaya yang dibutuhkan*** Penyalinan Rp. x...(jmlh lembaran) = Rp... Pengiriman Rp... Lain-lain Rp... Jumlah Rp Waktu penyediaan.. hari 5. Penjelasan penghitaman/pengaburan yang dimohon**** (tambahkan kertas bila perlu).. B. tidak dapat diberikan karena:** yang diminta belum dikuasai yang diminta belum didokumentasikan Penyediaan yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu *****...(tempat),... (tanggal/bulan/tahun) Pejabat Pengelola dan Dokumentasi () ( ) Nama & Tanda Tangan Keterangan: * Diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir. ** Pilih salah satu dengan memberi tanda ( ). *** Biaya penyalinan (fotokopi atau disket) dan/atau biaya pengiriman (khusus kurir dan pos) sesuai dengan standar biaya yang telah ditetapkan. **** Jika ada penghitaman dalam suatu dokumen, maka diberikan alasan penghitamannya. ***** Diisi dengan keterangan waktu yang jelas untuk menyediakan yang diminta. 10

11 FORMAT A6 : FORMAT SURAT KEPUTUSAN TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI (RANGKAP DUA) logo Satker [nama satker dan alamat, nomor telepon, faksimili, (jika ada)] SURAT KEPUTUSAN TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN INFORMASI No. Pendaftaran:*... Nama :... Alamat : No. Telp/ Rincian yang dibutuhkan : memutuskan bahwa yang dimohon adalah: INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Pengecualian didasarkan pada alasan : Pasal 17 huruf UU KIP. ** Pasal Undang-Undang.*** Bahwa berdasarkan Pasal-Pasal di atas, membuka tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut:.... Dengan demikian menyatakan bahwa: PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK Jika Pemohon keberatan atas penolakan ini maka Pemohon dapat mengajukan keberatan kepada atasan selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima Surat Keputusan ini. [...(Tempat), (tanggal, bulan, dan tahun) ****] Pejabat Pengelola dan Dokumentasi () (..) Nama & Tandatangan Keterangan: * Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi Publik. ** Diisi oleh sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf a i UU KIP. *** Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UU KIP, diisi oleh sesuai dengan pasal pengecualian dalam undangundang lain yang mengecualikan yang dimohon tersebut (sebutkan pasal dan undangundangnya). **** Diisi oleh petugas dengan memperhatikan batas tentang jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana diatur dalam UU KIP dan Peraturan ini. 11