PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KELUAR MASUK BARANG GUDANG PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KELUAR MASUK BARANG GUDANG PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Wisnu Kurniawan Kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 DESIGNING INFORMATION SYSTEM DATA PROCESSING EXIT SIGN WAREHOUSE GOODS PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KELUAR MASUK BARANG GUDANG PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) Wisnu Kurniawan Akhmad Dahlan Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Research was conducted to the management process of in/out warehouse goods to improve effectiveness and efficiency of good distribution fast and accurately. Optimization of warehouse usage will decrease operational cost which is spent by company.aims of this research is to analyze data management processing and develop applicable technical solution by designing information system to support warehouse operational activity. Research object was a warehouse owned by PT PUTRADUTA BUANA SENTOSA (INDOARSIP). Research method used was interview and data collection related to warehouse operation. Collected data was used as basis of system design creation and develop it into information system modelling by using Flow Chart, DFD and ERD. Applications which were used to support system design are Visual Basic 6.0 as user interface and SQL Server 2008 for its data base. Result of conducted research shows that information system based on computerization is able to ease and improve warehouse officer performance to manage in/out data of warehouse goods. Keywords: Warehouse, Management Process, Information System, Performance

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Dalam suatu perusahaan besar gudang memiliki arti yang sangat penting bagi pendistribusian barang dalam perusahaan dan gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan karena pada bagian gudang ini terjadi proses pengolahan input menjadi output. Untuk mengolah input menjadi output memerlukan kegiatan operasional pergudangan, meningkatkan tertib administrasi, pengawasan yang baik dan diperlukan sistem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang termasuk sistem pergudangan yang berfungsi untuk membantu penglolaan barang dengan baik. Suatu sistem gudang dikatakaan efektif dan efisien jika kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga penerimaan akhir. Pengecekan keluar dan masuk barang penunjang operasional perusahaan belum ditangani dengan baik, dilihat dari sering terlambatnya pengandaan alat-alat yang akan digunakan dan sering terjadinya kerusakan data karena penulisan laporan. Masuk-keluar barang yang masih menggunakan penginputan manual (tulisan tangan). Untuk mendukung persahaan harus dilakukan pengecekan secara berkala terkait dengan pengadaan alat-alat pendukung perusahaan yang sering terjadi keterlambatan untuk kelancaran operasional perusahaan. Dari penjelasan tersebut penelitian akan dilakukan khususnya pada kajian bidang operasional gudang PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP), penelitian yang akan dilakukan adalah bagaimana penanganan dan pengelolaan barang masuk dan barang keluar yang akhirnya bertujuan untuk optimasi kinerja petugas gudang menjadi lebih cepat dan akurat. Berdasarkan permasalahan tersebut maka penelitan ini diberi judul dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Masuk Gaudang PT. PUTRADUTA BUANA SENTOSA (INDOARSIP). 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana membangun aplikasi untuk menangani keterlambatan pembuatan laporan, kerusakan laporan dan mengurangi kesalahan pendataan stok barang pada gudang PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP).

5 1.3 Batasan Masalah Penelitian ini hanya membahas informasi keluar masuk barang dari gudang, dari pendataan pembelian, pendataan pengeluaran dan laporan data gudang dan sistem yang akan dibangun bersifat stand alone. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian adalah sebagai berikut : 1. Untuk membuat perancangan sistem informasi dan pengolahan data pada gudang di PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP). 2. Untuk mengetahui sistem informasi masuk-keluar barang yang sedang berjalan pada gudang PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP). 1.5 Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dan memperlancar kegiatan yang berjalan pada perusahaan khususnya operasi financial yang terjadi di gudang PT.PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP). 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut L.James Havery definisi lain dari sistem adalah prosedure logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. 2.2 Definisi Informasi Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti garis besar, konsep, ide. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam pengetahuan yang dikomunikasikan. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Sedangkan informasi (information) menurut Leitel dan Davis dalam bukunya Accounting Information System menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya (Taufik, 2002).

6 2.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. 2.4 Perangkat Lunak yang digunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 adalah bahasa pemrogramman yang dikeluarkan oleh Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan untuk membangun program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis Microfot Windows. Selain itu, Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrogramman event-driven yang berasal dari bahasa BASIC. Even-driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu misalnya tombol diklik menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan Microsoft SQL Server 2008 SQL Server merupakan server database yang cerdik. SQL Server mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan performasi yang baik. Aplikasi henyak perlu memberikan sekumpulan perintah sql, tanpa peduli akan implementasi fisik dan Table, SQL Server akan menentukan cara yang paling baik dan efisien untuk memproses perintah-perintah tersebut dengan sebuah teknik yang dinamakan Cost-Based Query Optimization. Misalnya sebuah aplikasi memberikan query yang rumit dengan perintah SELECT. Query tersebut menggabungkan tiga table dengan operasi jin lalu melakukan beberapa operasi agregate pada data numeric dalam pengelompokan tertentu. Hasil query tersebut harus diurutkan berdasarkan tanggal. SQL Server dapat mengoptimasi query tersebut sehingga menghasilkan beberapa strategi berbeda untuk menjalankan query tersebut. Microsoft SQL Server sendiri sebagai aplikasi DataBase Management Sistem (DBMS) dengan kata lain Microsoft SQL Server sangat membantu untuk memperoleh sebuah basis data. Microsoft SQL Server ini sedikit membuat repot untuk mengetik sintak untuk membuat database dan table.

7 3. Gambaran Umum 3.1 Sejarah Perusahaan PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (Indoarsip) didirikan pada tanggal 30 Januari 1995 dengan Akta Notaris No 79 dari Basuki Sardi SH. Akta ini disetujui oleh Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No 02-14,756 HT TH.95, tanggal 15 November Indoarsip didirikan oleh Didi Andries yang pernah menjadi Auditor profesional dalam kantor akuntan publik terkemuka di Asia. Melalui pengalamannya sebagai auditor, memeriksa dokumen, ia melihat kesempatan untuk masuk ke dalam dokumen dan manajemen dokumen jasa di mana ia dapat membantu pelanggan untuk mempertahankan catatan dan dokumen mereka dengan cara yang lebih profesional. Indoarsip mulai beroperasi secara komersial pada bulan Agustus Sejak itu, Indoarsip telah berkembang menjadi sebuah catatan terkemuka dan layanan manajemen dokumen yang memberikan kertas terpadu yang komprehensif dan berbasis web dokumen elektronik jasa manajemen memungkinkan pelanggan Indoarsip untuk berhasil membuka nilai sebenarnya dari informasi yang terdapat dalam file mereka, mengurangi biaya, meningkatkan pelanggan mereka tingkat layanan, mengakibatkan peningkatan produktivitas, kinerja dan keuntungan. Layanan Indoarsip adalah sebagai berikut : 1) Kertas Penyimpanan Dokumen 2) Digital Media Penyimpanan 3) Pemusnahan Dokumen 4) Penggambaran Dokumen 5) Manajemen Dokumen Online Indoarsip telah menjadi inovator dalam mengembangkan praktis, hemat biaya dalam dokumen dan bidang manajemen dokumen yang memiliki misi yang jelas, Visi, Keyakinan Inti, Nilai Inti dan Kode Etik dalam menjalankan Bisnisnya. 3.2 Visi dan Misi Visi Untuk diakui sebagai perusahaan yang bertanggung jawab dan terpercaya di wilayah tersebut, berkomitmen untuk keunggulan dalam bisnis manajemen arsip dan dokumen Misi Kami berada dalam bisnis membawa catatan dan dokumen dalam rangka yang memberikan nilai tambah kepada pelanggan kami dan para pemangku kepentingan lainnya.

8 4. Pembahasan 4.1 Flowchart System Yang Diusulkan Data Jenis Data Divisi Data Data Detail Data Perusahaan Data Suplier Data Hak Akses Input Data Input Data Input Data Jenis Input Data Divisi Input Data Input Data Box Masuk Input Data Box Input Data Detail Input Data Perusahaan Input Data Suplier Input Data Hak Akses Olah Data Olah Data Olah Data Jenis Olah Data Divisi Olah Data Olah Data Box Masuk Olah Data Box Olah Data Detail Olah Data Perusahaan Olah Data Suplier Olah Data Hak Akses Jenis Divisi Box Masuk Box Detail Perusahaan Suplier Hak Akses Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Jenis Pembuatan Laporan Divisi Pembuatan Laporan Pembuatan Laporan Box Masuk Pembuatan Laporan Box Pembuatan Laporan Detail Pembuatan Laporan Perusahaan Pembuatan Laporan Suplier Laporan Laporan Laporan Jenis Laporan Divisi Laporan Laporan Box Masuk Laporan Box Laporan Detail Laporan Perusahaan Laporan Suplier Gambar 1 Flowchart

9 4.2 Data Flow Diagram Diagram Konteks Login Data Data Jenis Data Detail Data Perusahaan Data Suplier Data Data Divisi Validasi Login Lap. Data Lap. Data Lap. Lap. Lap. Jenis Lap. Detail Lap. Perusahaan Lap. Suplier Lap. Lap. Divisi 0 Aplikasi Inventori Validasi Login Info Info Info Box Masuk Info Box Info Jenis Info Detail Info Perusahaan Info Suplier Info Info Divisi Info Hak Akses Login Data Data Jenis Data Detail Data Perusahaan Data Suplier Data Data Divisi Data Hak Akses Admin Gambar 2 Diagram Konteks

10 4.2.2 DFD Level 0 Info Login Validasi Login Login 1 Login Cek Login Info Admin Login Data Info Info Box Masuk Info Login 2 Info Data Info Kode Info 3 Info 4 Info Kode Info 5 Box Masuk Info Box Masuk Kode Box Masuk Info Box Masuk Info Box 6 Box Info Box Kode Box Info Box Data Jenis Info Jenis Data Jenis 7 Jenis Info Jenis Kode Jenis Kode Jenis Data Jenis Jenis Info Jenis Kode Jenis Info Detail Info Detail Data Detail 8 Detail Info Detail Kode Detail Data Detail Kode Detail Detail Data Detail Data Divisi Info Divisi Data Divisi Info Divisi 9 Divisi No Divisi Data Divisi Divisi Info Divisi Data Perusahaan Info Perusahaan Kode Info Perusahaan Data Perusahaan Info Perusahaan Data Suplier Info Suplier Data Suplier 10 Perusahaan 11 Suplier Data Perusahaan Kode Perusahaan Kode Perusahaan Info Suplier Data Suplier Perusahaan Kode Suplier Kode Suplier Info Suplier Info Hak Akses Data Hak Akses 12 Hak Akses Data Hak Akses Hak Akses Info Hak Akses 13 Laporan Lap. Perusahaan Lap. Lap. Lap. Detail Lap. Divisi Lap. Lap. Box Masuk Lap. Box Lap. Jenis Lap. Suplier Gambar 3 DFD Level 0

11 4.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Info Data Admin Data 2.1 Proses Simpan Data Data Info Data Data Info Data Info Data 2.2 Proses Edit Data Data Data Data Info Data 2.3 Proses Hapus Data Info Data Info Data Data Data 2.4 Proses Pembatalan Data Info Data Gambar 4 DFD

12 4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Info Kode Detail Detail Kode Jenis Jenis Kode Suplier Suplier Kode Info Admin 3.1 Proses Simpan Data Info Info Info 3.2 Proses Edit Data 3.3 Proses Hapus Data Info Info 3.4 Proses Pembatalan Data Info Info Info Info 3.5 Proses Pencarian Data Info Gambar 5 DFD

13 4.2.5 Data Flow Diagram Level 1 Info Kode Detail Kode Jenis Kode Divisi Kode Detail Jenis Divisi Info Admin 4.1 Proses Simpan Data Info Info Info 4.2 Proses Edit Data 4.3 Proses Hapus Data Info Info 4.4 Proses Pembatalan Data Info Info Info Info 4.5 Proses Pencarian Data Info Gambar 6 DFD

14 4.2.6 Data Flow Diagram Level 1 Box Masuk Info Info Kode Kode Perusahaan Perusahaan Admin 5.1 Proses Simpan Box Masuk Info Info Info 5.2 Proses Edit Data Box Masuk 5.3 Proses Hapus Info Info 5.4 Proses Pembatalan Data Box Masuk Info Info Info Info 5.5 Proses Pencarian Info Gambar 7 DFD Box Masuk

15 4.2.7 Data Flow Diagram Level 1 Box Info Kode Perusahaan Perusahaan No Info Admin 6.1 Proses Simpan Box Info Info Info 6.2 Proses Edit Data Box 6.3 Proses Hapus Info Info 6.4 Proses Pembatalan Data Box Info Info Info Info 6.5 Proses Pencarian Info Gambar 8 DFD Box

16 4.2 Entity Relationship Diagram (ERD) No_Peneri maan No_Surat Suplier Tanggal Nama_Bara ng Satuan Keterangan Jumlah No_ NIK NIK Nama Alamat Jenis_Kela min Tgl_Lahir Username No_Telp Password Level Mencatat No_ Divisi Nama_Bara ng Tanggal No_Divisi Keteranga n Jumlah No_ NIK Mencatat Jenis_Bara ng Nama_Bara ng No_ Saldo Satuan Memilih Memilih Melakukan Divisi No_Divisi Nama_Divi si Mencatat Box Masuk No_Masuk Tanggal No_Jalan Nama_peru sahaan NIK Keterangan Jumlah Box No_ Tanggal No_Jalan Nama_Peru sahaan NIK Keterangan Jumlah Mencatat Hak_Akses Level Bar_Dat Bar_Kel Box_Masuk Box_ Jenis_Bara ng Divisi UbahPass HakAkses Detail No_Detail_ Nama_Det ail_ Satuan Stok No_ Suplier No_Suplier Nama_Supl ier Nama_Inst ansi No_Telp Alamat NIK Perusahaan NIK Nama_Perusa haan No_Perusahaa n Alamat Jumlah_Bo x Telp Memilih Jenis_Bara ng Det_ No_Perusa haan No_perusa haan Jenis_Bar ang Nama_Ba rang Satuan Detail_Bara ng Perusahaan Gambar 9 ERD

17 4.3 Relasi Antar Tabel Gambar 10 Relasi Antar Tabel 4.1 Implementasi Form Interface Form Login Pada menu masuk ini pengguna diminta memasukkan User dan password yang benar. Disini level ada 2 jenis yaitu Kepala Gudang (Admin) dan yang masingmasing mempunyai hak akses yang berbeda-beda. Jika pengguna masuk memakai hak akses admin maka pengguna dapat mengakses semua form dari system, namun jika pengguna memakai hak akses karyawan maka pengguna hanya bias mengakses form Input data dan update. Tampilan login sebagai berikut: Gambar 11 Form Login

18 4.2.2 Form Menu Utama Form menu utama terdiri atas tab file, master data, transaksi, Laporan dan About. Didalam tab file berisi menu Setting dan keluar, menu setting brisi form Ubah Password dan Hak Akses. Didalam tab Master data berisi Form jenis barang, form detail barang, form karyawan, form, Perusahaan, Form Suplier dan Form Divisi. Didalam tab transaksi Terdiri Menu EDP (Entry Data Prosessing) dan GAM (General Afair Manager), menu EDP berisi form barang datang dan form barang keluar. Sedangkan menu GAM beris Form box masuk dan box keluar. Tab Laporan terdiri dari laporan jenis barang, laporan data detail barang, laporan data karyawan, laporan data perusahaan, laporan data suplier dan laporan, divisi laporan barang datang, laporang barang keluar, laporan box masuk dan laporan box keluar. Dan tab about berisi tentang sedikit penjelasan aplikasi. tampilan menu utama sebagai beikut: Gambar 12 Form Menu Utama Form Form berfungsi untuk menginput dan update data karyawan yang terditri dari tombol simpan, ubah, hapus, batal, keluar. Tampilan form karyawan sebagai berikut : Gambar 13 Form

19 4.2.4 Form datang Form barang datang berfungsi untuk menginputkan data barang yang masuk, untuk mengupdate jumlah stok barang yang sudah ada ataupun menambahkan barang baru yang terdiri dari tombol Simpan, edit, Hpus, batal dan cancel. Tampilannya sebagai berikut : Gambar 14 Form Form Form barang keluar berfungsi untuk menginput dan update data barang keluar yang terditri dari tombol simpan, ubah, hapus, batal, keluar. Tampilan form barang keluar sebagai berikut : Gambar 15 Form

20 4.2.6 Form Box Masuk Form Box Masuk berfungsi untuk menginput dan update data box masuk yang terditri dari tombol simpan, ubah, hapus, batal, keluar. Tampilan form box masuksebagai berikut : Gambar 16 Form Box Masuk Form Box Form box keluar berfungsi untuk menginput dan update data box keluar yang terditri dari tombol simpan, ubah, hapus, batal, keluar. Tampilan form box keluar sebagai berikut : Gambar 17 Form Box 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan pada sistem informasi keluar masuk barang gudang PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

21 1. Sistem pelayanan keluar masuk barang gudang yang sedang berjalan masih melakukan proses yang berulang-ulang yang membutuhkan waktu cukup lama dalam mengolah data serta penyimpanan data. 2. Pemecahan maslah dan pembuatan sistem informasi data gudang yang sedang berjalan di IndoArsip yaitu dengan pembuatan sistem pelayanan sistem informasi yang terpusat dimana proses pendataannya lebih tertata serta proses serta input data yang dilakukan sekali. 3. Perancangan dan pembuatan sistem informasi keluar masuk barang gudang PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) dirancang dengan penelitian langsung serta menggunakan sistem flowchart, ERD, DFD, relasi antar tabel, perancangan struktur tabel, rancangan interface, pemasukan data, import data ke SQL, dan pengujian sistem. Sistem ini menggunakan software Microsoft Visual Basic 6.0 dan sistem database Microsoft SQL Server Saran Berdasarkan analisa dari kesimpulan yang ada telah dibuat, dapat disarankan kepada kepala PT. PUTRADUTA BUANASENTOSA (INDOARSIP) sebagai berikut: 1. Untuk penelitian kedepannya diharapkan dibuatkan system client server. 2. Diharapkan pada saat pencetakkan laporan, kertas yang digunakan sudah seukuran dengan ukuran laporan yang akan dicetak. 3. Sebaiknya setiap bulannya data di Backup. Daftar Pustaka Bowersox, Donal J. Manajemen Logistik, Bumi Aksara: Jakarta, Kusrini. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi: Yogyakarta, Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi: Yogyakarta, Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta, Sunyoto, Andi. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Micrososft SQL. Andi Offset: Yogyakarta,