SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART KENDARAAN BERMOTOR PADA TOKO RESTU MOTOR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART KENDARAAN BERMOTOR PADA TOKO RESTU MOTOR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Stevanus Degei kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI JASA SERVICE DAN PENJUALAN SPAREPART KENDARAAN BERMOTOR PADA TOKO RESTU MOTOR YOGYAKARTA Stevanus Degei 1), Drs. Bambang Sudaryatno 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia ), 2) Abstract - Persediaan dalam perusahaan pengertian atau prosesnya tergantung dari jenis perusahan tersebut. Jika perusahan termasuk dalam kelompok perusahaan manufaktur berarti persediaan yang dikelola meliputi persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong dan lainnya. Sedangkan jika perusahaan dalam kelompok perusahaan dagang, maka persediaan yang di kelola hanya satu macam saja yaitu persediaan sparepart kendaraan bermotor yang dibeli dan kemudian dijual kembali. Dari pengertian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan yang dimiliki dapat dikatakan hanyua sebatas membeli kemudian digunakan untuk sehari hari. Maka dapat diambil kesimpulan sementara bahwa pengelolaan persediaan/pencacatan persediaan dilakukan saat pembelian dan pengeluaran sparepart bermotor saja. Penerapan sistem baru yang diusulkan memberikan manfaat dalam meningkatkan kinerja perusahaan serta memenuhi unsu sistem pengendali internal yang baik pada perusahaan sehinggaan berbagai kesalahan dan masalah yang sebelumnya sering terjadi dapat diatasi. Selain itu sistem penjualan dan persediaan yang dirancang berfungsi memberikan informasi persediaan sparepart kendaraan bermotor (laporan) dan penjualan yang dibutuhkan pihak manajemen untuk melakukan evaluiasi kinerja perusahaan dan membuat kebijakan serta menyusun strategi untuk pengembangan perusahaan. Aplikasi ini peliputi proses pencacatan jasa service, percetakan penjualan dan proses pencatatan sparepart kendaraan masuk, sparepart kendaraan keluar/pengambilan sparepart kendaraan bermotor, data supplier dan data sparepart kendaraan bermotor, membuat laporan yang dibutuhkan yang dibutuhkan mengenai persediaan sparepart kendaraan bermotor di Bengkel Restu Motor. Metode penelitian yang digunakan yaitu waterfall. Tujuan penelitian ini yaitu membuat aplikasi penjualan dan inventory. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sistem informasi ini adalah Visual basic 6.0 dan SQL Server Kata Kunci : Sistem Informasi, Jasa Servis, Penjualan 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Di era yang modern ini, banyak masyarakat yang mengubah cara hidupnya dari gaya hidup tradisional menjadi modern karena perkembangan teknologi. Masyarakat sangat memerlukan teknologi yang dapat memudahkan aktivitas dalam kehidupan mereka. Karena mereka menilai dengan menggunakan teknologi, aktivitas akan lebih mudah dikerjakan serta hemat tenaga dan waktu. Komputer adalah salah satu sarana terpenting bagi perusahaan dimana kita dapat mengolah dan mengakses data yang diperlukan dengan cepat dan tepat sehingga dapat memanfaatkan waktu yang tersisa dengan kegiatan kegiatan yang lain. Dalam suatu perusahaan jual beli barang terdapat beberapa transaksi atau tunai, pembelian, hutan piutang. Semua transaksi tersebut membutuhkan 1

4 laporan sebagai arsip perusahaan untuk memenuhi perkembangan perusahaa dari waktu ke waktu. Pembuatan laporan secara terkomputerisasi akan lebih efektif dan efisien jika dibandingkan secara manual dengan dokumen kertas karena akan memakan banyak waktu, tenaga dan biaya. Selama ini, Bengkel sepeda motor RESTU MOTOR belum menggunakan komputer dalam pembuatan laporan laporan transaksi, masih menggunakan arsip arsip dokumen kertas, maka diusulkan pembuatan sistem informasi administrasi jasa service pada bengkel Restu Motor. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis tertarik mengangkat masalah tersebut untuk membuat skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Jasa Service dan Penjualan Sparepat Motor pada Bengkel Restu Motor. Pada akhirnya, pembuatan sistem informasi ini dapat membantu pemilik bengkel motor dalam melakukan semua laporan transaksi secara komputerisasi agar lebih akurat, efektif dan efisien. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka secara garis besar perumusan masalah yang akan diselesaikan adalah Bagaimana Cara Membuat Sistem Informasi Administrasi Jasa Service dan Penjualan Sparepart serta Proses Transaski pada Bengkel Restu Motor yang relevan, tepat waktu dan akurat? Bagaimana Cara meminimalisir kehilangan data penjualan, pembelian, dan laporan? 1.3 Batasan Masalah Supaya penelitian dalam skripsi ini terarah, maka perlu adanya pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Sistem Informasi ini hanya bisa diakses oleh pemilik bengkel Restu Motor dan Karyawan Admin. 2. Sistem Informasi ini dirancang untuk menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Sistem Informasi ini hanya mengolah data transaksi dan menampilkan laporan transaksi yang dilakukan oleh Bengkel RESTU MOTOR 4. Penelitian dilaksanakan pada lingkup Bengkel RESTU MOTOR 5. Penulis akan fokus pada Administrasi jasa service dan penjualan sparepart kendaraan motor. 2. Landasan Teori 2.1 Defenisi Sistem Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan satu sama lain, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekan pada prosedurnya menurut O Brien, James A, sistem didefenisikan sebagai berikut : sistem adalah kumpulan dari komponen komponen peralatan model requirentments, function dan interface, 1 Defenisi sistem menurut Al Fatta yaitu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain 2 Pengertian sistem menurut Andri Kristanto : sistem adalah jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu 3. [1] (Brien 2006),(Fattah 2007), (Kristanto 2008) 2.2 Defenisi Informasi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan secara 2

5 langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperoleh informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. (Sutanta 2003) [2] 2.3 Defenisis Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen dapat didefenisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjsa sama antara bagian satu dengan lainnya dengan cara cara tertentu untuk melakukan pengolahan data, menerima masukkan (input) berupa data data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibat baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategi organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan.(sutanta, 2003). [3] Nama dari bengkel Restu Motor ini digunakan karena bengkel ini mendapat Restu dari seorang ibu pemilik bengkel ini dan tanah yang digunakan untuk mendirikan bengkel ini adalah tanah milik keluarga dari pemilik bengkel ini. Awal didirikannya bengkel Restu Motor ini, pemilik bengkel mempunyai tenaga teksini untuk melayani pelanggang berjumlah tujuh (7) orang, namun seiring waktu yang berjalan, lima orang mengundurkan diri dan membuka bengkel masing masing dan sampai saat ini karyawan yang masih menetap tinggal dua orang. Restu Motor merupakan bengkel motor yang melayani service dan menjual sparepart motor yang bertempat di kota Yogyakarta tepatnya di Jalan Selokan Mataram Selatan Jalan Ring Road Utara. 3.2 Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem berfungsi untuk merancang sistem yang dibuat oleh si pembuat sistem secara garis besar dan merancang spesifikasi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam kertas kerja yang memuat input, proses dan output dari analisis sistem yang telah diusulkan. 4. Implementasi 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Tentang Objek 4.1 Pembahasan Interface 1. Form Login Bengkel Restu Motor ini didirikan pada bulan April 2002, sebelumnya pemilik bengkel dulu bekerja pada Perusahaan Astra Motor Yogyakarta. Pemilik Bengkel ini awalnya bermodalkan Rp dan mendirikan sebuah Bengkel Motor yang bergerak di Jasa Service dan penjualan sparepart. Peralatan yang digunakan pada saat mendirikan bengkel ini diperoleh dari hasil gaji sebagai karyawan di Perusahaan Motor Astra Yogyakarta. 3

6 2. Form Menu Utama 6. Form Data Penjualan 3. Form Data Pengguns 5. Penutup 1. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan oleh penulis mengenai Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Sparepart dan 4. Forn Data Pelanggan Jasa Service di Bengkel Restu Motor, telah menghasilkan beberapa kesimpulan dibawah ini : 1. Proses transaksi menjadi efektif dan efisien karena menggunakan komputerisasi dan aplikasi sistem penjualan yang dibuat maka jauh lebih efisien dibandingkan system lama atau manual sehingga dengan sistem yang baru ini tidak terdapat 5. Form Data Servis pemborosan kertas dan alat tulis. 2. Mempermudah pemilik dan karyawan Bengkel Restu Motor pada saat melakukan transaksi pembelian dan penjualan serta mempermudah dalam pencacatan laporan dan pencarian data, sehingga keterlambatan informasi yang diperoleh dapat dicegah. 4

7 3. Sistem informasi penjualan yang dirancang memiliki interface yang user friendly sehingga orang awam sekalipun memahami dan dapat mengoperasikan sistem ini. 4. Proses penyimpanan data yang dilakukan secara komputerisasi melalui sistem database akan jauh lebih aman, memiliki resiko kerusakkan data yang kecil karena disimpan dalam bentuk softcopy. Efektif karena tidak memerlukan alat tulis dan tempat penyimpanan data dibandingkan dengan arsip. Sehingga informasi yang dihasilkan akan lebih cepat, tepat dan akurat. 5. Pada sistem informasi penjualan ini memililiki sub menu : a. Master data, terdiri dari sub sub menu : data jenis barang, data barang, data jasa, data pelanggan, data supplier, dan data pengguna. b. Transaksi terdiri dari sub bsub menu pembelian, retur, servis, dan penjualan c. Laporan, terdiri dari sub sub menu : laporan data jenis barang, laporan data barang, laporan data pelanggan, laporan data supplier, laporan data pembelian, laporan data penjualan dan laporan petugas. 6. Output yang dihasilkan dari pengolahan data yang diproses dari system diharapkan dapat menjadi acuan oleh pihak pemilik bengkel dalam menentukan tindakkan dan pengambilan keputusan. 2. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka dari penelitian ini dapat disarankan beberapa hal sebagai berikut : 1. Diharapkan kepada Bengkel Restu Motor khususnya pemilik dan karyawan dapat menggunakan sistem informasi penjualan ini secara optimal. 2. Sistem informasi penjualan ini hanya dapat berjalan pada windows yang dikarenakan script program hanya biss dieksekusi pada sistem operasi windows. Bagi pengembang program diharapkan system informasi ini dapat berjalan diberbagai sistem operasi. 3. Dalam pengoperasian sistem informasi penjualan yang telah diusulkan penyusun, perlu diadakan pelatihan personil bagi operator program, supaya proses pengimputan data, record transaksi, sampai menampilakan laporan dapat berjalan baik 4. Dalam pembuatan program ini, penyusun menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan kekurangan baik itu dari segi penulisan, desain program, maupun dalam pembuatan program dikarekanan keterbatasan penulis, oleh karenan itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi penyempurnaan penulisan skripsi ini. 6. Daftar Pustaka 1. O Brien, James A Pengantar Teknologi Informasi. Mc Graw Gill 2. Al Fatta, Hanif Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : ANDI 3. Krisitanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : ANDI 4. Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : ANDI 5. Sutanta, Edhy Sistem Inforasi Manajemen, Yogyakarta : GRAHA ILMU 5

8 Biodata Penulis Stevanus Degei, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Drs. Bambang Sudaryatno, MM, memperoleh gelar Sarjana dan Pascasarjana pada Universitas Gajah Madah Yogyakarta 6