BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Di bawah ini merupakan diagram alir yang berisikan langkah-langkah yang telah dilakukan penulis untuk memecahkan permasalahan yang terjadi di PT. TKPI: Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 1

2 Gambar 3.2 Flowchart Metodologi Pemecahan Masalah Bagian 2 98

3 Gambar 3.3 Flowchart Pemecahan Masalah Bagian 3 99

4 100 Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai langkah-langkah yang diambil peneliti dalam melakukan penelitian ini, maka berikut ini diberikan penjelasan secara menyeluruh dan rinci mengenai sistematika model pemecahan masalah: 1. Studi Pendahuluan Studi pendahuluan adalah tahap awal dalam metodologi penelitian ini. Di tahap ini peneliti melakukan studi lapangan dengan terjun langsung ke perusahaan. Pengamatan langsung maupun wawancara adalah hal-hal yang dilakukan dengan tujuan mengetahui informasi-informasi awal mengenai perusahaan. Dalam hal ini, peneliti berusaha untuk memahami mengenai bidang industri PT. TKPI, produk-produk yang dihasilkan oleh PT. TKPI, struktur organisasi PT. TKPI beserta strategi-strategi yang diambil dalam menjalankan aktivitas bisnis mereka, maupun permasalahan yang dihadapi PT. TKPI. Dari berbagai masalah yang ditemukan, peneliti kemudian memilih satu masalah untuk untuk menjadi permasalahan dalam penelitian ini, untuk kemudian dicari solusi penyelesaiannya. Studi pendahuluan ini merupakan metode yang berguna untuk mempermudah identifikasi masalah dan peneliti sebagai panduan untuk mengerjakan tahap-tahap selanjutnya. 2. Identifikasi dan perumusan masalah Dari informasi-informasi yang didapat dari tahap studi pendahuluan sebelumnya, kemudian dilakukan identifikasi permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan yang kemudian akan diteruskan dengan perumusan masalah yang dihadapi perusahaan. Setelah dilakukan identifikasi masalah, maka secara lebih khusus diketahui bahwa masalah yang dihadapi oleh perusahaan yaitu belum adanya peramalan yang baik untuk melihat jumlah permintaan, tidak adanya jumlah safety stock yang dirasa cukup,

5 101 dan tidak adanya sistem perencanaan bahan baku yang terorganisir secara baik di perusahaan. 3. Studi Pustaka Setelah melakukan identifikasi dan perumusan masalah dalam perusahaan, kemudian langkah selanjutnya adalah mencari informasi pada buku-buku referensi, baik berupa text book, literatur, diktat, jurnal, informasi dari internet maupun sumber-sumber lainnya seperti diskusi dengan dosen dan peneliti lain yang dapat membantu dalam mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Studi pustaka bertujuan untuk memperoleh metode-metode dan pendekatan yang memadai untuk membantu penulis dalam memecahkan masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Hasil dari studi pustaka ini akan dimasukkan dalam landasan teori dalam skripsi. 4. Pengumpulan data Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dari perusahaan yang dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data untuk memecahkan masalah di perusahaan. Proses pengumpulan data ini dilakukan baik dengan dokumentasi, wawancara, maupun observasi langsung yang dilakukan pada Bagian Marketing, Produksi, dan Gudang. Adapun data-data yang dikumpulkan adalah sebagai berikut : 1) Data umum perusahaan, yang meliputi : Gambaran umum perusahaan Struktur organisasi perusahaan Sistem kerja perusahaan Tugas dan wewenang masing-masing divisi dalam perusahaan

6 102 Lingkungan eksternal perusahaan dan strategi yang diambil dalam menghadapi lingkungan tersebut Produk-produk yang dihasilkan perusahaan Proses produksi dan bahan baku 2) Data penjualan produk per bulan mulai dari bulan Oktober 2004 hingga bulan September ) Strukur produk dari dua produk utama beserta Bill of Material dari dua produk utama tersebut 4) Kalender kerja perusahaan 5) Data cara pemesanan bahan baku 5. Pengolahan data Berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan pada tahap pengumpulan data, maka kemudian dilakukan pengolahan data yang meliputi beberapa kegiatan yaitu : 1) Konversi data penjualan total menjadi data penjualan khusus untuk make-tostock Berdasarkan data penjualan total yang diberikan oleh perusahaan selama periode Oktober 2004 hingga September 2007, maka data penjualan tersebut dikonversi menjadi data penjualan untuk make-to-stock. Hal ini dilakukan karena pemecahan masalah dibatasi hanya untuk produk-produk yang diproduksi secara make-to-stock, sehingga data penjualan total harus dipisah antara mana yang dijual secara make-to-stock dan mana yang dijual dengan make-to-order.

7 103 2) Membuat peramalan Setelah melihat pola data historis penjualan selama 36 periode, maka dilakukanlah uji coba peramalan dengan mempergunakan beberapa metode. Metode peramalan yang diuji coba adalah metode Double Moving Aberage, Double Exponential Smoothing dan metode Regresi Linier. Tujuannya adalah untuk melihat hasil peramalan yang terbaik sekaligus menentukan pola data apa yang dimiliki data penjualan historis tersebut. Peramalan dilakukan untuk mengetahui kemungkinan permintaan pada tiga periode mendatang sehingga kita dapat memprediksikan jumlah order perusahaan tersebut, dengan asumsi bahwa data penjualan adalah sama dengan data permintaan. 3) Menyajikan tingkat error dari masing-masing peramalan Selain menghitung kemungkinan pemintaan periode mendatang, uji coba peramalan juga menghitung MAD (Mean Absolute Deviation), MSE (Mean Square Error) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) yang terjadi pada masing-masing metode peramalan, dibandingkan dengan permintaan historis barang periode sebelumnya. Tracking Signal pun dilihat untuk menentukan berapa banyak data historis yang di luar batas kewajaran. Data tingkat error akan ditampilkan untuk memberikan perbandingan dari tiap uji coba metode peramalan. 4) Memilih metode peramalan terbaik Setelah melakukan peramalan permintaan barang dengan berbagai metode, maka dipilihlah metode peramalan yang terbaik untuk masing-masing produk. Pemilihan metode tersebut berdasarkan hasil MAD (Mean Absolute

8 104 Deviation), MSE (Mean Square Error) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) dimana yang makin kecil nilai MSE dan MAPE maka makin baik metode peramalan tersebut karena berarti metode tersebut memiliki error yang terkecil. 5) Membandingkan hasil peramalan dengan kapasitas produksi total Data peramalan yang telah diperoleh akan dibandingkan dengan kapasitas produksi total yang dimiliki perusahaan per bulan. Tujuannnya adalah untuk memberikan gambaran apakah perusahaan dapat memenuhi produksi yang harus dilakukan untuk memenuhi permintaan yang dibutuhkan yang diperoleh dari peramalan. 6) Melakukan konversi data peramalan per bulan menjadi data peramalan per minggu Data peramalan per bulan selama tiga bulan kemudian dikonversi menjadi data peramalan per minggu, dengan tujuan untuk lebih mendekatkan peramalan ke aktivitas produksi per minggu. Data peramalan per minggu ini akan digunakan untuk pembuatan MPS dan MRP, sehingga konversi tersebut dirasa mempermudah penulis untuk menyusun pemesanan bahan baku per minggu. 7) Menghitung jumlah safety stock yang dibutuhkan Karena perusahaan belum memiliki nilai safety stock yang dirasa cukup sesuai dengan pemenuhan permintaan, maka dari data penjualan historis dihitung nilai safety stock yang dianggap sesuai dengan produksi dan penjualan perusahaan.

9 105 8) Melakukan konversi safety stock per minggu Nilai safety stock per bulan dikonversi menjadi nilai safety stock per minggu karena periode perencanaan belum tentu dilakukan per bulan, melainkan per minggu. Oleh karena itu nilai safety stock dihitung per minggu untuk menjadi nilai safety stock yang akan digunakan per periode perencanaan. 9) Membuat struktur produk Langkah berikutnya yaitu membuat operation process chart dan struktur produk dari tiap jenis produk yang diproduksi oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memberikan gambaran mengenai cara pembuatan produk, yaitu komposisi bahan baku apa saja yang diperlukan untuk memproduksi tiap jenis produk. 10) Membuat Bill of Material Mengingat bahwa perusahaan tidak memiliki Bill of Material yang memudahkan peneliti dalam membuat MPS dan MRP, maka Bill of Material disusun ulang. Tujuannya adalah untuk memberi masukan kepada perusahaan mengenai cara membuat Bill of Material yang tidak rumit dan mudah untuk dimengerti, dan lebih lanjut akan digunakan untuk pembuatan MPS dan MRP. 11) Membuat MPS Langkah selanjutnya yaitu membuat MPS (Master Production Schedule). MPS atau yang dikenal dengan jadwal induk produksi (JIP) bertujuan membuat spesifikasi yang lebih detil mengenai produk apa yang akan dibuat dan kapan akan dibuat demi memenuhi permintaan dan menepati rencana produksi. Dalam pembuatan MPS (Master Production Schedule) dibatasi oleh hasil perhitungan kapasitas yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya.

10 106 12) Pembuatan MRP (Material Requirement Planning) Awal Dari MPS yang telah dihitung pada pengolahan data sebelumnya, nilai MRP awal akan dihitung, yang meliputi MRP induk dan MRP produksi. MRP bahan baku dihitung sebatas teknik netting, yaitu menentukan net requirement yang dibutuhkan. 13) Menentukan lot sizing dengan Peterson Silver Pada tahap ini penulis menggunakan metode Peterson Silver untuk menentukan apakah MRP yang akan disusun termasuk jenis statik atau dinamis, dan kemudian teknik lot sizing ini digunakan untuk menentukan metode penyusunan MRP mana yang sesuai untuk setiap data bahan baku. 14) Pembuatan MRP (Material Requirement Planning) Statik Pada tahap ini dibuat MRP yang merupakan lanjutan dari MPS. MRP berfungsi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah produk sesuai dengan MPS. Apabila perhitungan pada metode Peterson Silver menunjukkan nilai yang memilih MRP Statik, maka akan dibuat MRP berdasarkan EOQ (Economic Order Quantity) dan POQ (Periodic Order Quantity). Pembuatan MRP dilakukan pada setiap jenis bahan baku langsung (item) dari produk yang bersangkutan. perusahaan. 15) Pembuatan MRP (Material Requirement Planning) Dinamik Pada tahap ini dibuat MRP yang merupakan lanjutan dari MPS. MRP berfungsi untuk memenuhi kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah produk sesuai dengan MPS. Apabila perhitungan pada metode Peterson Silver menunjukkan nilai yang memilih MRP dinamik, maka akan dibuat MRP berdasarkan PPB (Part Period Balancing), SM (Silver Meal),

11 107 LFL (Lot for Lot), dan WW (Wagner Whitin). Pembuatan MRP dilakukan pada setiap jenis bahan baku langsung (item) dari produk yang bersangkutan. perusahaan. 16) Memilih MRP terbaik Untuk menentukan metode MRP terbaik yang akan diusulkan kepada perusahaan, keseluruhan metode dalam MRP akan dibandingkan berdasarkan biaya yang dikeluarkan untuk bahan baku. MRP yang memiliki biaya paling kecil akan dipilih untuk diusulkan kepada perusahaan. 17) Membandingkan MRP terbaik dengan metode perusahaan Untuk menunjukkan berapa biaya yang dapat dihemat perusahaan dengan mengganti metode pemesanan bahan baku yang dimiliki perusahaan dengan MRP yang diusulkan, maka MRP terbaik akan dibandingkan dengan metode pemesanan bahan baku perusahaan dari segi biaya. 6. Pemecahan masalah dan usulan perbaikan Pada tahap ini dilakukan analisis berdasarkan pengolahan data yang telah dilakukan pada langkah sebelumnya. Pada tahap ini penulis berpendapat bahwa sistem MRP sebagai salah satu sistem pemesanan bahan baku dinilai dapat memperbaiki sistem lama yang ada di perusahaan. Hal ini dikarenakan dengan adanya MRP ini kita dapat memperkirakan berapa jumlah kebutuhan kita untuk periode yang akan datang. Selain itu penulis juga memberikan usulan safety stock bagi produk Dur dan produk Dur Loc yang didasarkan dari perhitungan safety stock yang telah dilakukan, serta memberikan usulan metode peramalan yang dapat digunakan untuk meramalkan permintaan.

12 Analisis Sistem Informasi Tujuan dilakukannya analisis sistem informasi adalah untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, dan mengetahui spesifikasi dari kebutuhan pengguna sistem untuk memperbaiki sistem yang ada. Selanjutnya akan dihasilkan suatu sistem usulan. Dalam kasus ini, perusahaan menerapkan sistem yang sedang berjalan secara manual, dan metode yang digunakan masih secara intuisi. Untuk sistem yang akan dibuat diusulkan menggunakan komputer sehingga proses kalkulasi untuk menghasilkan rencana jadwal dengan metode yang diusulkan dapat dilakukan secara otomatis, dan data dapat tersimpan dengan baik sebagai data historis perusahaan. 8. Perancangan Sistem Tahap desain ini menggunakan UML Diagram sebagai alat bantu untuk menganalisa dan merancang Sistem Informasi yang dibutuhkan. Pada tahap ini ada 4 kegiatan yang dilakukan, dimulai dengan Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architecture Design dan Component Design. Setelah itu dilakukan pembuatan database yang digunakan untuk menyimpan data yang dipakai dalam sistem kemudian terakhir dilakukan perancangan program. Database akan dirancang dengan menggunakan Microsoft access Untuk program akan dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman VB Usulan Penerapan Tahap ini merupakan tahap setelah program aplikasi selesai dibuat. Tujuannya adalah untuk memberikan kebutuhan, syarat, dan kondisi yang harus dipenuhi oleh perusahaan dalam menjalankan sistem informasi. Pada tahap ini dibahas mengenai kebutuhan mengenai perangkat keras, perangkat lunak, dan pengguna.

13 Rencana Implementasi Tahap ini merupakan tahap akhir dari pengembangan sistem, pada tahap ini dilakukan kegiatan perencanaan implementasi sistem ke dalam lingkungan sistem, salah satunya berupa rencana testing terhadap program yang telah dibuat serta rencana training untuk pengguna sistem beserta kebutuhan waktu untuk masing-masing tahapan implementasi. 10. Kesimpulan dan Saran Setelah dilakukan perhitungan dan analisis baik dari pengolahan data dari segi teknik industri maupun dari sistem informasi, pada tahap ini dapat ditarik simpulan mengenai permasalahan yang ada di perusahaan dan metode yang diusulkan untuk pemecahan masalah bagi perusahaan. Keseluruhan pemecahan masalah pada tugas akhir ini dapat diringkas menjadi simpulan serta saran bagi perusahaan yang bermanfaat untuk permasalahan yang ada dan memperbaiki kinerja sistem yang telah berjalan. 3.2 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data perusahaan dan penentuan parameter yang bertujuan untuk melakukan peningkatan kualitas ini dilakukan dengan menggunakan metode wawancara dan observasi. Berikut adalah penjelasan dari kedua metode pengumpulan data yang digunakan: a. Wawancara. Wawancara adalah suatu proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara bertanya jawab. Untuk kebutuhan pengumpulan data perusahaan, wawancara dilakukan dengan Kepala Bagian Produksi PT. TKPI,

14 110 Kepala Bagian Marketing PT. TKPI, Kepala Bagian Gudang PT. TKPI, dan Kepala Bagian IT PT. TKPI. b.observasi. Observasi adalah suatu proses pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung. Untuk kebutuhan pengumpulan data perusahaan, observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses produksi parquet. Data yang dikumpulkan selanjutnya digunakan untuk pengolahan data, analisa dan pemecahan masalah. 3.3 Penentuan Variabel Penelitian dan Parameter Penelitian Variabel yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Data penjualan historis produk Dur Data penjualan historis produk Dur Loc Kalender kerja Data persediaan produk Data pemesanan bahan baku Sedangkan parameter penelitian adalah data jumlah bahan baku yang akan dipesan per minggu serta jadwal perencanaan produksi per minggu.