SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA TAMAN KANAK KANAK DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA TAMAN KANAK KANAK DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI Naskah Publikasi diajukan oleh Yuda Nur Hidayat kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 INFORMATION SYSTEMS ADMINISTRATION FINANCE IN KINDERGATEN DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN PADA TAMAN KANAK KANAK DHARMA WANITA 1 KUWU PURWODADI Yuda Nur Hidayat Krisnawati Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Schools as a form of organization requires an effective and efficient administration, the goal-oriented use of all the resources and mechanisms for school management. One function of the school administration is the management of student data, teachers and employees. In the management of most schools still use manual processing system and file processing system still has many shortcomings. The same thing happens in kindergarten - kindergarten DHARMA WOMAN 1 KUWU Purwodadi still using manual processing system in the management of school data. In this activity covers two issues, first how to design a database program students, teachers and employees in the sekolak, second or How does the program work processes so as to produce a program database of students, teachers and school treasurer by using Microsoft Visual Basic 6.0 software. The results of observational methods in this activity terbuatnya database program students, teachers and school treasurer in kindergarten Dharma Wanita 1 Kuwu Purwodadi, so as to facilitate data management in schools. Based on the above activity suggested that the school system uses computer technology for effectiveness and speed in performing activities, as well as to improve the quality of the school administration. Keywords: Education, Administration, Database, Computer, Software 3

4 1. Pendahuluan Sekolah sebagai salah satu bentuk organisasi merupakan unit pelaksana teknis pendidikan formal di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala kantor Wilayah Departemen Pendidikan Nasional Propinsi yang bersangkutan. Susunan organisasi sekolah tertuang dalam Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang susunan organisasi dan tata kerja jenis sekolah tersebut. Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan pendidikan harus diselenggarakan oleh Kepala TK untuk mencapai tujuan pendidikan disekolahnya. Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang terarah memerlukan pendekatan pengadministrasian yang efektif dan efisien, yaitu berorientasi kepada tujuan, penggunaan semua sumber daya serta mekanisme pengelolaan sekolah. Koordinasi kegiatan-kegiatan pendidikan harus diselenggarakan oleh Kepala TK untuk mencapai tujuan pendidikan disekolahnya. Koordinasi kegiatan-kegiatan yang terarah memerlukan pendekatan pengadministrasian yang efektif dan efisien, yaitu berorientasi kepada tujuan, penggunaan semua sumber daya serta mekanisme pengelolaan sekolah. Salah satu fungsi administrasi sekolah adalah pengelolaan data murid, guru, dan pembayaran SPP murid. Dalam pengelolaannya TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI masih menggunakan sistem pemprosesan manual yang masih memiliki banyak kekurangan. Sistem pemprosesan manual (berbasis kertas) merupakan bentuk pemprosesan yang menggunakan dasar berupa setumpuk rekaman disimpan pada rak-rak berkas. Jika suatu berkas diperlukan, berkas tersebut harus dicari pada rak-rak tersebut. Oleh karena itu, dengan memanfaatkan suatu perkembangan teknologi yang ada perlu dicari alternatif dalam penanganan data tersebut. Komputer dapat didefinisikan sebagai alat yang dapat menerima informasi, diterapkan untuk prosedur pemprosesan informasi dan memberikan hasil informasi baru dalam bentuk yang mudah digunakan oleh pemakai. Sebagai salah satu penemuan teknologi, komputer sebenarnya tidak berbeda dengan produk teknologi lainnya yang sudah mapan seperti kereta api, mobil, dan lain-lain. Yang membedakan dengan produk lainnya adalah kemampuannya untuk dapat diprogram guna melaksanakan berbagai macam tugas yang menakjubkan dengan kecepatan dan ketelitian yang tinggi. 4

5 Meskipun kebanyakan orang cenderung berfikir tentang komputer terutama sebagai mesin untuk memecahkan perhitungan-perhitungan rumit dengan cepat dan tepat, kemampuannya untuk menyimpan dan memberikan fasilitas untuk mencari informasi berikutnya. Walaupun begitu, dalam masyarakat modern komputer lebih banyak dimanfaatkan sebagai pusat data (data based) dibanding tujuan lainnya. Perkembangan teknologi basis data tidak lepas dari perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Ciri dari sebuah sistem yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan Elemen Sistem Elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian sistem yang harus ada, meliputi tujuan sistem, batasan sistem, control, input, proses, output dan umpan balik. 2.2 Konsep Dasar Informasi Suatu informasi sangatlah dibutuhkan oleh sistem, tanpa informasi suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan dapat berhenti. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka oraganisasi tersebut tidak dapat berjalan dan beroperasi. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sumber informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item Kualitas Informasi Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu: a. Akurat b. Tepat waktu c. Relevan 5

6 2.1.2 Siklus Informasi Sebuah data akan berguna dan menghasilkan suatu informasi ketika data tersebut diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data disebut dengan model pengolahan data atau bisa juga disebut siklus informasi. Suatu kejadian yang menggambarkan kenyataan yang terjadi dimasukkan melalui elemen input kemudian data tersebut diolah dan diproses menjadi suatu output atau informasi yang dibutuhkan. Output akan diterima oleh pemakai yang kemudian memberikan umpan balik yang berupa evaluasi informasi tersebut. Hasil dari evaluasi akan menjadi data yang kemudian dimasukkan kembali menjadi input dan seterusnya. 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Setelah mengetahui bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi. Dan informasi adalah kumpulan data yang diolah. Maka pengertian dari sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta perangkat manusia yang bertugas mengolah dan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak Komponen Sistem Informasi Di dalam suatu sistem informasi diperlukan beberapa komponen-komponen yang berguna untuk mencapai tujuannya. Komponen-komponen dalam sistem informasi terdiri dari: 1. Input 2. Proses 3. Output 4. Teknologi 5. Basis Data 6. Kendali Peranan Sistem Informasi Secara umum sistem informasi terbentuk dari lima sumber daya dasar yaitu: 1 Sumber daya manusia yaitu pemakai akhir dan pakar sistem informasi. 2 Sumber daya perangkat keras terdiri dari mesin dan media. 3 Sumber daya perangkat lunak meliputi baik itu program maupun prosedur. 4 Sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan. 6

7 5 Sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan Manfaat Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai beberapa manfaat diantaranya: 1 Bagi organisasi yaitu untuk mengolah transaksi, penghematan biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan. 2 Bagi bank yaitu untuk mengolah cek-cek dan membuat laporan-laporan rekening dan transaksi yang terjadi. 3 Bagi perusahaan yaitu untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. 2.3 Konsep Arsitektur Sistem Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana komponen yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi. Client merupakan sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data atau layanan ke server. Sedangkan server ialah, sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara server dan client yg mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server adalah desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi ketika mengakses server dalam suatu jaringan. 2.5 Konsep Pemodelan Sistem Flowchart Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol. Tujuan utama dari penggunaan flowchart adalah untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. Konsep Dasar Basis Data 7

8 Basis data (James Martin, 1990) adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara tertentu, sehingga mudah untuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logical desain sebuah basis data/database, teknik pengelompokkan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). 2.6 Konsep Administrasi Sekolah Pengertian Administrasi Sekolah Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti, yaitu arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan dengan istilah tata usaha yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk pengambilan keputusan. Dalam arti luas administrasi disamakan dengan istilah manajemen Ruang Lingkup Administrasi Sekolah Ruang lingkup administrasi sekolah meliputi: a. Manajemen Administratif b. Manajemen Operatif Untuk menciptakan Sistem Informasi yang diharapkan, maka diperlukan perangkat lunak untuk membuat aplikasi dan database. Penulis menggunakan Microsoft Visual Basic yang merupakan salah satu perangkat lunak untuk membuat program aplikasi, dan MySQL untuk pengelolaan databasenya Sistem Operasi Sistem informasi digunakan untuk mengaktifkan seluruh peralatan yang ada dalam komputer termasuk software aplikasi yang ada. Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah Sistem Operasi Windows XP. Dalam perancangan, software yang akan digunakan adalah Microsoft Visual Basic 6.0, XAMPP dan MySQL Connector ODBC. 8

9 2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 adalah suatu bahasa pemrograman yang bersifat object oriented. Kemampuan yang dimiliki visual basic secara umum diantaranya menyediakan komponen-komponen untuk membuat program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja seperti Windows. Khususnya untuk pemrograman database, Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas obyek yang sangat lengkap, sehingga memudahkan programmer dalam membuat program untuk aplikasi database Lingkungan Kerja Utama Visual Basic 6.0 Secara umum lingkungan kerja Visual Basic terdapat lima windows yang dirancang sebagai aplikasi multi windows. Jendela kerja tersebut terbagi atas beberapa jendela spesifik yang nantinya akan sangat berperan dalam proses pembuatan project, seperti Menu Bar, Tool Bar, Tool Box, Project Explorer, Jendela Properties, dan jendela Form Layout. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Gambaran Umum TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI TK DHARMAWANANITA 1 KUWU PURWODADI didirikan pada tahun 1968 oleh Bapak Kepala Desa Soekardi (alm) yang beralamat di Jl. Surojenggolo no.36 Kuwu Kecamatan Kradenan Kabupaten Grobogan. Mengawali suatu yang baru memang butuh perjuangan dan kerja keras, untuk mencari murid para ibu guru setiap sore harus keluar masuk kampung tanpa mengenal lelah. Untuk tahun pertama belum bisa tercapai maksud dan tujuan dari ibu Guru tersebut, namun dengan semangat kerja keras dan pantang menyerah akhirnya kepercayaan akan pendidikan DHARMA WANITA muncul dari masyarakat sekitar, secara bertahap jumlah peserta didik bertambah setiap tahunnya. Setelah pendiri sekolah meninggal kemudian kepala sekolah digantikan oleh Ibu Yati dengan Guru Bu Nawang dan Bu Bandiah. Pada tahun 1977 Bu Nawang digantikan oleh Bu Marmi sampai sekarang. 9

10 3.1.2 Letak Sekolah TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI menempati tanah milik sendiri. Bangunan sekolah menggunakan jenis bangunan permanen 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tesebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi pondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan nantinya. Analisis PIECES merupakan singkatan untuk analisa mengenai Performance (Kinerja), Informasi (Information), Ekonomi (Economy), Control (Kontrol), Efisiency (Efisiensi), dan Services (Pelayanan). Semua analisa tersebut dilakukan untuk mendapatkan informasi selengkap lengkapnya mengenai sistem yang sudah ada dan sistem yang akan dibangun Analisis Kelemahan Sistem Tahap pertama yang dilakukan dalam menganalisis data adalah dengan pendefinisian kendala atau permasalahan yang terjadi dalam sistem. Dalam mempelajari tahapan-tahapan dari proses analisis informasi data administrasi sekolah pada TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI, menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service) 1. Kinerja (Performance) 2. Informasi (Information) 3. Ekonomi (Economic) 4. Kontrol (Control) 5. Efisiensi (Efficiency) 6. Pelayanan (Service) 10

11 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan agar nantinya sistem terebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Pada aplikasi sistem informasi administrasi sekolah, diimplementasikan dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk penyimpanan database menggunakan MySQL Pembuatan Database Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan MySQL Server dalam pembuatan database Pembahasan Program Menu Utama adalah halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login, menu utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain file, master data, transaksi, laporan, peralatan, dan bantuan Manual Program Form Login Gambar 4.19 Form Login Pada form ini seorang penguna aplikasi harus menginputkan username dan password. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian username dan password maka muncul pesan kesalahan. 11

12 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Setelah melewati beberapa bab, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi yang berjalan pada TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI saat ini adalah : 1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. 2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data. b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga pelayanan terhadap masyarakat dapat ditingkatkan. 5.2 Saran Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI guna untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Menganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan dalam sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 12

13 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar. 4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat menyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan TK DHARMAWANITA 1 KUWU PURWODADI. 13

14 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta Hanif. 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi :untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007, hal 3. Jogianto HM, AnalisisdanDesainSistemInformasiAndi Offset, Yogyakarta, 1966, Hal 11. Sutomo, Profesi Kependidikan, Semarang Press, Semarang: IKIP, 1998, Hal, 80. Fatansyah, Ir., Basis Data, (Cetakkan Keempat, Informatika Bandung : Bandung, Mei 2002), hal.2. Marlinda Linda, S.Kom, Sistem Basis Data, Andi Yogyakarta, Hal 5. ( Diakses pada tanggal 27 Juli 2012 ) 14