BAB I PENDAHULUAN. Tabel I.1 Varian Produk yang Melalui Proses Quality Control oleh Divisi Quality Control

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia yang dinaungi oleh Nabati Group merupakan salah satu kelompok usaha yang memiliki fokus bisnis di bidang fast moving consumer goods (FMCG), khususnya makanan dan minuman ringan. Sejumlah merek produk yang telah banyak dikenal konsumen, antara lain Richeese dan Richoco. Produkproduk tersebut merupakan hasil perpaduan antara bahan baku pilihan dengan proses produksi yang modern sehingga menghasilkan produk yang berkualitas dan bergizi. Untuk terus menjaga kualitas dari produk yang dihasilkan, divisi quality control di PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia terus mengembangkan kinerja dan sistem yang diterapkan. Pengendalian kualitas di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia terbagi menjadi empat, yaitu quality control inspection plan, processing quality control, final quality control, dan calibration quality control. Pendokumentasian data dari proses pengendalian kualitas di PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia saat ini masih menggunakan kertas yang kemudian di inputkan kedalam software Microsoft Excel. Database yang di olah di dalam software tersebut masih belum terintegrasi dan tidak terpusat sehingga dapat menimbulkan adanya duplikasi data serta proses pelaporan yang tidak realtime. Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu staff quality control diperoleh data varian produk pada Tabel I.1 berikut. Tabel I.1 Varian Produk yang Melalui Proses Quality Control oleh Divisi Quality Control No Kategori Produk Varian Gramasi produk Lokal (gram) 1. Richeese wafer keju 8 ; 19 ; 52 ; 75 ; 145 ; 200 ; 17 ; Varian Gramasi Produk Export (gram) 6,5 ; 8 ; 8,5 ; 10 ; 17 ; 19 ; 20,5 ; 23 ; 26 ; 52 ; 75 ; 145 ; 150 ; 200 ; 290 ; 60 ; 32 1

2 Tabel I.1 Varian Produk yang Melalui Proses Quality Control oleh Divisi Quality No Kategori Produk 2. Richeese wafer keju Cutting 20x5 3. Richeese wafer keju Cutting 28x4 4. Richeese wafer keju SWAKN 5. Richeese wafer keju (pouch) 6. Richeese wafer keju (MT) 7. Richeese wafer keju (kaleng) 8. Richeese wafer keju (kaleng) Cutting 15x9 Susunan 3x4x8 tumpuk 9. Richeese wafer keju Cutting 16x10 Susunan 3x4x9 tumpuk 10. Richeese wafer keju Cutting 22x4 Isi per pack 20 pcs 11. Richeese wafer keju SWAKN Cutting 39x4 Isi per pack 15 pcs 12. Richeese wafer keju extra 30% Cutting 24x2 13. Richoco wafer coklat 14. Richoco wafer coklat Cutting 28x2 Control (lanjutan) Varian Gramasi produk Lokal (gram) Varian Gramasi Produk Export (gram) 52 ; ; 58 ; 145 ; 290 ; ; 19 ; 52 ; 75 ; 145 ; 8 ; 8,5 ; 19 ; 75 ; 145 ; 150 ; 200 ; ; 200 ; 17 ; 10 ; Richoco wafer coklat SWAKN 16. Richoco wafer coklat (pouch) 17. Richoco wafer coklat (kaleng) 52 ; ;

3 No Tabel I.1 Varian Produk yang Melalui Proses Quality Control oleh Divisi Kategori Produk 18. Richoco wafer coklat (kaleng) Cutting 15x9 Susunan 3x4x8 tumpuk 19. Richoco wafer coklat Cutting 16x10 Susunan 3x4x9 tumpuk 20. Richoco wafer coklat Cutting 27x4 Isi per pack 15 pcs 21. Richoco wafer coklat extra 30% Cutting 24x2 Quality Control (lanjutan) Varian Gramasi produk Lokal (gram) Varian Gramasi Produk Export (gram) 22. Rhicoco wafer white 8 ; 52 ; ; 52 ; Rhicoco wafer white 350 Cutting 15x9 24. Richoco wafer white Cutting 28x2 25. Richoco wafer white Cutting 27x4 Isi per pack 15 pcs Richoco wafer white 145 SWAKN Jumlah varian 92 Proses quality control dilakukan setiap harinya dalam tiga shift. Dalam satu shift akan dilakukan quality control pada 42 line produksi dengan masing-masing produk yang berbeda. Dengan jumlah varian produk yang tidak sedikit dan proses pemeriksaan yang dilakukan selama 24 jam, maka aliran data dan informasi yang ada perlu dikelola dengan sebaik-baiknya agar menghindari adanya redudansi data, menciptaan aliran data yang terintegrasi, dan memberi kemudahan untuk mengelola atau mengakses data tersebut. Saat ini sistem pendokumentasian data di divisi quality control PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia masih menggunakan software microsoft excel. Banyaknya dokumen hasil pemeriksaan yang tidak saling 3

4 terintegrasi dan tidak adanya database yang terpusat menyebabkan dokumentasi hasil kegiatan pemeriksaan tidak tersimpan dengan baik sehingga ketika ada pencarian data terkait karakteristik pemeriksaan sebagai pertimbangan untuk melakukan pelaksanaan produksi selanjutnya, bagian quality control kesulitan untuk menemukan informasi tersebut. Masalah tersebut akan berdampak pada terhambatnya pengembangan pada proses produksi yang akan berpengaruh pada kualitas produk untuk seterusnya. Selain itu sistem konfirmasi produk yang telah lolos pemeriksaan ke bagian warehouse management saat ini hanya menggunakan form dengan selembar kertas yang menyebabkan data tersebut rentan hilang, adanya kemungkinan human error yang lebih besar dan konfirmasi yang tidak realtime. Hal tersebut dapat menjadi salah satu penyebab pada permasalahan bagian warehouse management yaitu adanya ketidaksesuaian jumlah stock fisik dengan stock pada sistem. Berdasarkan permasalahan yang terjadi di PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia tersebut, melakukan implementasi teknologi informasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) menggunakan aplikasi SAP (System, Application, and Production in Data Processing) dapat menjadi salah satu solusi yang tepat. Aplikasi SAP-ERP yang saling terintegrasi dan menciptakan database yang terpusat akan meningkatkan efisiensi waktu dalam melakukan pelaporan atau konfirmasi pada bagian quality control. Dengan sistem pelaporan yang realtime akan mendukung proses bisnis pada bagian lainnya seperti bagian produksi dan warehouse management. ERP adalah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan informasi disetiap area bisnis perusahaan. Sistem ERP menggunakan sebuah database umum yang dapat diakses oleh masing-masing area bisnis (Monk & Wagner, 2013). Dengan menerapkan ERP diperusahaan, aliran informasi yang terjadi akan dapat dimonitor dengan baik dan dapat mencegah terjadinya redudansi atau duplikasi data. Dengan penerapan ERP maka proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan akan lebih efektif dan efisien 4

5 karena integrasi departemen atau lintas departemen yang dihasilkan oleh sistem ERP. Beberapa penyedia sistem ERP yang ada dapat menjadi pilihan untuk diterapkan, salah satunya adalah SAP (System, Application, Production in Data Processing). SAP menyediakan beberapa bagian yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, salah satunya adalah bagian quality management. Oleh karena itu sistem ERP yang dipilih dalam penelitian ini adalah SAP bagian quality management karena relevan dengan permasalahan yang ada di PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia. ASAP (Accelerate SAP) adalah metode implementasi SAP yang ditetapkan oleh SAP untuk memaksimalkan waktu dan sumber daya manusia yang digunakan sehingga implementasi dapat berjalan sesuai dengan rencana. ASAP terdiri dari 5 tahap yaitu: Project Preparation, Business Blueprint, Realization, Final Preparation, dan Go-Live and Support. (Anderson & Larocca, 2011). Metode merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan dari sebuah penelitian. Maka dari itu dalam penelitian ini metode yang akan digunakan adalah metode ASAP. Pada penelitian ini metode ASAP yang digunakan hanya sampai dengan tahap Business Blueprint. Business Blueprint adalah sebuah rancangan yang membahas mengenai analisis proses bisnis existing dan proses bisnis target yang kemudian menghasilkan sebuah rancangan proses bisnis usulan yang baru (Aberra, Hossana H., 2014). Proses bisnis usulan akan didefinisikan dengan rancangan proses bisnis pada aplikasi SAP-ERP berupa proses bisnis diagram, activity diagram, use case diagram, role user diagram, dan rancangan integrasi SAP-ERP antara bagian quality management, warehouse management, dan plant maintenance. Bagian SAP-ERP Quality Management, Plant Maintenannce dan Warehouse Management saling terkait dalam ruang lingkup produksi. Keterkaitan Quality Management dan Plant Maintenance adalah ketika plant maintenance akan melakukan kalibrasi ulang pada mesin yang rusak maka plant maintenance akan mengirim dokumen order untuk quality control agar melakukan kalibrasi ulang pada mesin yang rusak. Sehingga ketika terdapat mesin yang membutuhkan 5

6 kalibrasi ulang pada bagian produksi, dengan sistem yang terintegrasi dan notifikasi dokumen order yang realtime. Proses antisipasi dengan kalibrasi ulang akan lebih cepat dilakukan oleh bagian quality control supaya mesin segera mendapat kalibrasi ulang dan tidak menghambat proses produksi dalam kurun waktu yang lebih lama. Sedangkan keterkaitan antara quality control dengan warehouse management adaah ketika produk yang sudah lolos quality control tanpa cacat akan langsung diserahkan kepada warehouse management untuk dikelola lebih lanjut. Data jumlah stock dari produk yang telah lolos quality control akan di posting oleh bagian quality management dan terupdate secara otomatis pada bagian warehouse management. Dengan data yang terupdate secara otomatis akan memudahkan bagian warehouse management tanpa harus menghitung dan memasukkan data secara manual ke dalam sistem. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana rancangan business blueprint SAP-ERP bagian quality management pada PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia sebagai solusi dari pendokumentasian data yang tidak saling terintegrasi dan tidak terpusat, serta sistem pelaporan atau konfirmasi yang tidak realtime? 2. Bagaimana rancangan integrasi antara quality control dengan bagian terkait yaitu plant maintenance dan warehouse management? 1.3 Tujuan Penelitian 1. Rancangan business blueprint SAP-ERP modul quality management pada PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia untuk kegiatan pemeriksaan kualitas produk agar terdokumentasi dengan baik dan pelaporan hasil kualitas produk yang real time. 2. Rancangan integrasi bagian quality control dengan bagian terkait yaitu plant maintenance dan warehouse 1.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Penelitian dilakukan hingga tahap blueprint berdasarkan metode ASAP 6

7 2. Penelitian hanya dilakukan pada divisi quality control pada bagian quality control inspection plan, processing quality control, final quality control, calibration quality control 1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Terciptanya integrasi informasi yang terdapat pada divisi quality control PT. Kaldu Sari Nabati Indonesia 2. Adanya dokumentasi data pada divisi quality control yang memadai sehingga lebih menjamin integritas data yang ada 3. Proses pelaporan yang realtime pada divisi quality control untuk menunjang proses bisnis yang lebih efisien. 4. Integrasi antara bagian quality management, warehouse management, dan plant maintenance. 1.6 Sistematika Laporan Laporan ini diuraikan dengan sistematika sebagai berikut: Bab I Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika laporan. Bab II Tinjauan Pustaka Pada bab ini berisi teori yang relevan dengan penelitian ini. Setelah itu, terdapat pembahasan hubungan antar konsep yang menjadi kajian penelitian dan uraian kontribusi penelitian. Bab III Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah penelitian secara rinci meliputi tahap project preparation, lalu dilanjutkan dengan tahap business blueprint, hingga diakhiri dengan tahapan akhir penelitian. Bab IV Blueprint Analysis Pada bab ini, dilakukan analisis proses bisnis yang terjadi saat ini pada perusahaan (As Is). Dari As Is kemudian akan di rancang proses bisnis target (To Be) untuk kemudian dilakukan analisis fit & gap yang akan mendefinisikan kesenjangan antara kondisi saat ini dan kondisi target. Setelah dilakukan analisis fit & gap tahap 7

8 selanjutnya akan menghasilkan proses bisnis usulan dengan business blueprint design pada aplikasi SAP-ERP. Rancangan integrasi bagian quality management, plant maintenance, dan warehouse management juga menjadi salah satu output dari business blueprint. Bab V Penutup Berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang telah dilakukan. 8