OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BURSAR. Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-BJT/P001 PROSEDUR AGIHAN PERUNTUKAN MENGURUS TAHUNAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara menyediakan agihan peruntukan belanja mengurus tahunan. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi pengagihan peruntukan belanja mengurus yang telah diluluskan oleh Agensi Pusat. 3.0 TANGGUNGJAWAB PTJ dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam pengagihan belanja mengurus tahunan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Seksyen II SOK/KEW/GP001/BJT OPR/BEN/AK001/BJT OPR/BEN/AK003/BJT Tajuk Dokumen Peraturan Kewangan Dan Perakaunan, UPM Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN ABM Agensi Pusat JPU Anggaran Belanja Mengurus Kementerian Kewangan, Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia Jawatankuasa Pengurusan Universiti

2 Halaman: 2/7 TB Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA PTK PTJ SAGA SSM Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM Penolong Akauntan Pembantu Tadbir Kewangan Pusat Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia

3 Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.1 Mula /TB/ 6.2 Terima Kelulusan Peruntukan Daripada Agensi Pusat Kelulusan peruntukan Belanja Mengurus diterima daripada Agensi Pusat melalui surat/fakks/ Cop tarikh terima pada surat/faks/ tersebut. /TB/ 6.3 Dapatkan Perakuan Dan Kelulusan Untuk Agihan Peruntukan Sediakan kertas cadangan untuk memaklumkan kelulusan Peruntukan Belanja Mengurusdan agihan peruntukan PTJ kepada Pihak Berkuasa Universiti Agihan peruntukan kepada PTJ dibuat berdasarkan asas dan format yang telah ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Universiti Dapatkan perakuan dan kelulusan Pihak Berkuasa Universiti. TB//PA/PTK 6.4 Sedia Buku Belanjawan Tahunan Sediakan Buku Belanjawan Tahunan mengikut format yang telah ditetapkan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Buku Belanjawan (SOK/KEW/DP001/BJT) Kemukakan Buku Belanjawan Tahunan kepada pihak Agensi Pusat dan pegawai-pegawai yang terlibat dalam urusan belanjawan Dapatkan perakuan penerimaan Buku Belanjawan Tahunan pada surat/senarai nama yang dilampirkan. /PA/PTK 6.5 Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem SAGA Kemaskini peruntukan tahunan PTJ mengikut objek am yang telah diluluskan ke dalam modul Budget SAGA selewat-lewatnya 10hb Januari setiap tahun. Rujuk Arahan Kerja Menginput Agihan Peruntukan (OPR/BEN/AK001/BJT) /PA/PTK 6.6 Sediakan Proforma Perjanjian Program Kepada PTJ Sediakan Proforma Perjanjian Program mengikut format Proforma Perjanjian Program (SOK/KEW/DF001/BJT) dalam tempoh tiga puluh (30) hari bekerja selepas kelulusan oleh Pihak Berkuasa Universiti untuk ditandatangani oleh ketua PTJ dan VC. A

4 Halaman: 4/7 Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A /PA/PTK 6.7 Edarkan Proforma Perjanjian Program Kepada PTJ Edarkan Proforma Perjanjian Program kepada PTJ. Dapatkan perakuan penerimaan Proforma Perjanjian Program Semak maklumat berikut:- a) enrolmen pelajar b) agihan PTJ mengikut objek am dengan Sistem SAGA dengan bantuan pihak Zon/Seksyen Kewangan Tandatangan Proforma Perjanjian Program Kemukakan Proforma Perjanjian Program yang telah ditandatangani oleh ketua PTJ sebanyak dua (2) salinan kepada Dapatkan tandatangan Naib Canselor pada Proforma Perjanjian Kemukakan Proforma Perjanjian Program yang telah ditandatangani kepada PTJ. /PA/PTK 6.8 Kawalan Dan Pemantauan Sekiranya terdapat pindaan terhadap maklumat perbelanjaan, komitmen atau liabiliti, pelarasan akan dibuat berdasarkan Arahan Kerja Pindaan Dalam Modul Budget Control (Budget Adjusment) (OPR/BEN/AK003/BJT) Sediakan Laporan Prestasi Perbelanjaan PTJ mengikut suku tahunan untuk dimaklumkan kepada PTJ dibawah seliaan Zon/Seksyen Kewangan. /PA/PTK 6.9 Penyediaan Laporan Laporan-laporan berikut disediakan dan dikemukakan kepada pihak Agensi Pusat untuk tujuan pemantauan:- a) Laporan Penilaian Program dan Prestasi; b) Laporan Pengecualian; c) Laporan Status One-Off dan Dasar Baru setiap suku tahun; dan d) Laporan Perbelanjaan Perjalanan Ke Luar Negara setiap suku tahun. 7.0 Tamat 7.0 Tamat.

5 Halaman: 5/7 7.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1. Buku Belanjawan Tahunan /PA/PTK PTK Kabinet Fail Kuasa Melupus 2 UPM/BEN/SB/02/003 Fail Proforma Perjanjian Program 3 UPM/BEN/SB/02/002 Fail Peruntukan Mengurus Tahunan a) Surat Kelulusan Peruntukan b) Kertas Cadangan c) Minit-minit Pihak Berkuasa Universiti d) Perakuan Penerimaan Buku Belanjawan Tahunan 4 UPM/BEN/SB/02/004 Fail Kemaskini Peruntukan Dalam Sistem Saga a) Data Open Budget atau Transaction Detail 5 UPM/BEN/SB/02/005 Fail (Budget Adjusment) a) Jernal Adjusment b) Dokumen Sokongan /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail /PA/PTK PTK Kabinet Fail

6 Halaman: 6/7 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. UPM/BEN/SB/02/006 Fail Laporan a) Surat Kepada Kementerian b) Laporan-laporan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan /PA/PTK PTK Kabinet Fail Kuasa Melupus

7 Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disediakan dan Disemak Diluluskan/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/ OPR (10032) 02/2014 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 5/2014 WP 18/07/ OPR (10032) 02/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke- 6/2016 TPKD TWP 18/8/2016