MANUAL BOOK KIB SEKOLAH

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "MANUAL BOOK KIB SEKOLAH"

Widyawati Sudjarwadi
5 tahun lalu
Tontonan:

1 AS MANUAL BOOK KIB SEKOLAH BADAN PENGELOLA ASET DAERAH PROVINSI DKI JAKARTA

2 KATA PENGANTAR Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance. Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website salah satunya adalah KIB SEKOLAH. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu) KIB SEKOLAH ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal. Jakarta, Juni 2018 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Achmad Firdaus NIP i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU KIB SEKOLAH... 1 LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH Login Saldo Data Rekon Cetak Surat Pernyataan Dokumen KIB (Upload) Verifikasi Dokumen Input dan Upload Detail Barang... 5 a. KIB A dan KIB C... 5 b. KIB B dan KIB E... 7 ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU KIB SEKOLAH BADAN PENGELOLA ASET DAERAH Untuk mencapai status siap sensus sekolah harus menyelesaikan tanggung jawabnya terhadap data aset.

4 PETUNJUK PENGGUNAAN SUB MENU KIB SEKOLAH BADAN PENGELOLA ASET DAERAH Untuk mencapai status siap sensus sekolah harus menyelesaikan tanggung jawabnya terhadap data aset. Jika sebelumnya proses input sekolah dilakukan di web namun kini dipermudah dengan dipindahkan ke dalam web Adapun cara input data aset milik sekolah, berikut adalah langkahlangkah yang harus dilakukan oleh sekolah: a) LANGKAH PEKERJAAN SEKOLAH 1. Login Sekolah login di seperti : Sekolah dapat melakukan login dengan username sebagai berikut: User Pengurus Barang : Username : AS...3 (... di isi dengan kode kolok sekolah) User Kepala Sekolah : Username : AS...2 (... di isi dengan kode kolok sekolah) 1

Setelah login akan muncul tampilan seperti : 2.

digunakan adalah kib manual milik sekolah, semua aset atau barang harus tercatat dan yang tercatat

Setelah diisi jumlah total aset sekolah per KIB, (sesuai dengan keadaan KIB sekolah) kemudian klik

5 Setelah login akan muncul tampilan seperti : 2. Saldo Data Rekon Kemudian pilih menu Aset E-ASET Saldo Data Rekon, seperti : KIB sekolah yang digunakan adalah kib manual milik sekolah, semua aset atau barang harus tercatat dan yang tercatat harus ada. Setelah diisi jumlah total aset sekolah per KIB, (sesuai dengan keadaan KIB sekolah) kemudian klik tombol. Catatan : Setiap proses update Saldo Data Rekon untuk memberi tanda centang sebelum klik simpan. 3. Cetak Surat Pernyataan Sekolah setelah isi Saldo Data Rekon dan telah simpan, kemudian sekolah dapat mencetak surat pernyataan seperti pada gambar berikut: 2

Surat Pernyataan yang telah dicetak oleh

barang yang bermaterai, dan tanda tangan

6 Surat Pernyataan yang telah dicetak oleh sekolah harus dibubuhi tanda tangan pengurus barang yang bermaterai, dan tanda tangan kepala sekolah beserta stample sekolah. CATATAN Jika pada saat klik PDF (Surat Pernyataan), muncul : Silahkan untuk lengkapi Profil SKPD/UKPD, dengan cara : 1. Pilih menu Aset Setup Profil SKPD/UKPD : 2. Lengkapi Klik Edit dan lengkapi seperti : 3

7 Contoh surat pernyataan yang telah di cetak oleh sekolah: Saldo data rekon yang telah diinput sebelumnya oleh sekolah akan secara otomatis tertera pada surat pernyataan sesuai dengan nilai KIB yang dimiliki masing-masing sekolah. Diharuskan pada langkah ini tidak ada kesalahan nilai KIB karena nilai KIB yang ada pada surat pernyataan harus sesuai dengan dokumen KIB yang akan diupload di langkah berikutnya. 4

4. Dokumen KIB (Upload) Setelah sekolah telah mencetak Surat Pernyataan dan ditanda tangan, surat pernyataan tersebut kemudian di SCAN dengan format.

8 4. Dokumen KIB (Upload) Setelah sekolah telah mencetak Surat Pernyataan dan ditanda tangan, surat pernyataan tersebut kemudian di SCAN dengan format.pdf untuk dapat di upload ke sistem dengan cara (Aset E-ASET menu Dokumen KIB) : Dokumen yang di upload : 1. Surat Pernyataan 2. KIB Manual 3. BA Cacah dan BA Rekon Kemudian klik dan arahkan pada tempat penyimpanan filenya. Kemudian klik Perlu diperhatikan, setiap dokumen yang diunggah memiliki ukuran maksimum (Mega Byte) untuk dapat diunggah yang akan tertera pada kolom upload. 5. Verifikasi Dokumen (Dilakukan oleh BPAD) Pada langkah ini, jika dokumen yang di upload oleh sekolah sudah benar, maka data akan dikunci oleh BPAD dan sekolah dapat melanjutkan pada langkah selanjutnya. 6. Input dan Upload Detail Barang Data aset sekolah akan di migrasikan dari SIA ke BPAD sesuai dengan hasil input sekolah di SIA. Khusus KIB B dan E Sekolah untuk di upload KIB nya (penjelasan lebih lanjut). a) KIB A dan C Jika sekolah akan menambahkan atau memperbaiki (jika sudah input di KIB A dan C, maka sekolah masuk ke menu E-ASET Belanja Modal Form KIB A atau C 5

9 Klik ikon Edit Maka akan seperti : 6

10 Silahkan perbaiki dengan kondisi dan data aset di sekolah, kemudian klik SIMPAN. b) Upload Data KIB (untuk KIB B dan E) Untuk KIB B dan E, BPAD menyiapkan menu upload data ke dalam sistem, langkahlangkah upload : Sebelum sekolah upload data ke dalam sistem, pastikan data : 1. Data yang di download masukan dalam templet dan memperbaiki sesuai dengan keadaan KIB dan Kondisi barang di sekolah. 2. Pastikan kode barang sudah sesuai dengan jenis barangnya. 3. Mengikuti templet yang sudah disediakan. 1) Download Data. Langkah pertama, sekolah download data yang sudah ada di SIA (jika sekolah sudah pernah input di SIA) Diperbolehkan data tidak mengambil dari website SIA.JAKARTA.GO.ID Cara download : Login di website dengan username dan password (seperti halaman 1) Pilih menu. Wajib diisi dengan Kolok sekolah Klik Excel 7

xls ), kemudian memverifikasi datanya di form excel yang sudah disediakan (dapat di download di website https://bpad.jakarta.go.

11 Maka akan seperti (nama file download DetailBarang.xls ) Sub Menu Upload KIB Sekolah 2) Verifikasi Sekolah sudah selesai download excel (nama file download DetailBarang.xls ), kemudian memverifikasi datanya di form excel yang sudah disediakan (dapat di download di website Web Publik menu DOWNLOAD 05_Bidang_INDIDOK atau KIB+B+dan+E+Sekolah.xlsx ). 3) Download template Sebelum upload sekolah harus download templet terselbih dahulu dengan extensi.csv, seperti : 8

diperbolehkan langsung menyiapkan data di templet (download templet.csv) 4) Upload.

12 .CSV bisa di buka melalui Ms. Excel, terlebih dahulu setting komputer dengan format English (United States) Sekolah diperbolehkan langsung menyiapkan data di templet (download templet.csv) 4) Upload. Jika tempat sudah di copy paste ke templet kemudian proses upload dengan terlebih dahulu memilih tempat penyimpanan file yang akan di upload (templet.csv), seperti : 9

13 Jika proses upload sudah berhasil, maka akan muncul Alert yang menyatakan bahwa proses tersebut sudah sukses. Tampilannya adalah sebagai berikut: Proses ini dilakukan sampai seluruh aset milik sekolah sudah berhasil diupload. Jumlah aset yang berhasil di upload akan muncul di kolom Jumlah....::: Selesai :::... 10

dokumen-dokumen yang mirip

6 LANGKAH INPUT ASET SEKOLAH

6 LANGKAH INPUT ASET SEKOLAH (Hasil Sosialisasi e-aset di SMK 1 Jakarta) a) Hasil Rapat 1. Mulai tanggal 23 Maret 2018, sekolah input asetnya di website http://bpad.jakarta.go.id dengan username : User