BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (BPK) 1. Terima secara atas talian

Transkripsi

1 9.0 SENARAI SEMAK BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN (BPK) 1. UNIT PENTADBIRAN 1 Urusan Cuti 1. Terima secara atas talian 2 Urusan Pemesyuaratan 1. Tentukan tarikh mesyuarat 2. Tempahan ruang mesyuarat dan tempahan jamuan 3. Surat panggilan 4. Agenda mesyuarat 5. Senarai kehadiran 6. Minit mesyuarat 7. Fail mesyuarat 3 Urusan Pengurusan Stor Kecil 1. Rekod kad bin 4 Urusan Pelantikan Staf Akademia Pasca - Kedoktoran 1. Perakuan permohonan oleh Fakuliti 2. Semakan dan kelulusan peruntukan kewangan oleh Ketua BPK 3. Kelulusan pelantikan oleh Dekan R&D 4. Kelulusan oleh Mesyuarat Senat 5. Pelantikan oleh Pendaftar 5 Urusan Pelantikan Staf Felo Penyelidik 1. Perakuan permohonan oleh Fakuliti 2. Semakan dan kelulusan peruntukan kewangan oleh Ketua BPK 3. Kelulusan pelantikan oleh Dekan R&D 4. Kelulusan oleh Mesyuarat Senat 5. Pelantikan oleh Pendaftar

2 6 Urusan Tempahan Kenderaan 2. Kekosongan tarikh dipohon 3. Pengesahan Penolong Pendafatr 4. Kelulusan Timbalan Pendaftar 7 Urusan Tempahan Ruang 2. Kekosongan tarikh 3. Kelulusan Penolong Pendafatr 2. UNIT KEWANGAN 1 Urusan Penyediaan Anggaran Belanjawan 1. Senarai perincian jabatan/unit 2. Mesyuarat penyelarasan 3. Laporan Anggaran Belanjawan 4. Hantar laporan ke Pejabat Bendahari 2 Urusan Pembelian dan Perolehan di Bawah Geran Penyelidikan 1. Item tedapat dalam perincian 2. Dokumen lengkap 3. Peruntukan mencukupi 4. Disahkan oleh TD (RMC) 5. Disokong oleh Penolong Pendaftar 6. Diluluskan oleh Timbalan Pendaftar 7. Kelulusan dari PTj berkaitan 8. Kemaskini di Sistem RMS Fotokopi dokuman dan failkan 9. Majukan permohonan ke Unit Kewangan

3 3 Urusan Permohonan Bayaran Honorarium 1. Dokumen lengkap 2. Peruntukan mencukupi 3. Diluluskan oleh Timbalan Pendaftar 4. Kemaskini di Sistem RMS 5. Senarai Bayaran 6. Pengesahan Penolong Pendaftar 7. Fotokopi dokuman dan failkan 8. Majukan Pejabat Bendahari 4 Urusan Ambilan Barang Dari Stor Pusat Bagi Permohonan di Bawah Geran Penyelidikan 1. Dokumen lengkap 2. Peruntukan mencukupi 3. Diluluskan oleh Penolong Pendaftar 4. Permohonan online ECMS-TCIS 5. Pengesahan Penolong Pendaftar 6. Pengesahan Pejabat Bendahari 7. Surat Kuasa 8. Pemohonan ambil barang di Stor Pusat 9. Pemohon kembalikan Borang Permohonan dan Senarai Harga 10. Kemaskini di Sistem RMS 11. Surat Arahan Jurnal dan Senarai Bayaran 12. Pengesahan Penolong Pendaftar 13. Fotokopi dokuman dan failkan 14. Majukan Pejabat Bendahari 5 Urusan Penyesuaian Vot Tabung 1. Rekod di Buku Vot 2. Semak di SAGA 3. Lengkapkan Penyata Penyesuaian Buku Vot Tabung 4. Rekod perbezaan di Lampiran A dan B, Penyata Penyesuaian Buku Vot 5. Sokongan Penolong Pendaftar 6. Pengesahan Timbalan Pendaftar 7. Salinan untuk simpanan 8. Failkan 9. Majukan Pejabat Bendahari

4 6 Urusan Penyesuaian Vot Penyelidikan di Dalam Sistem RMS dan Buku Vot Penyelidikan 1. Rekod di Buku Vot 2. Semak di SAGA 3. Semak baki RMS 4. Semak baki dalam Buku Vot 5. Kenalpasti perbezaan 6. Rekod perbezaan ke dalam Daatbase Penyesuaian Vot (jika ada) 7 Urusan Tuntutan Perjalanan Dalam dan Luar Negara di Bawah Geran Penyelidikan 2. Baki peruntukan mencukupi 3. Disokong oleh Penolong Pendaftar 4. Diluluskan oleh Timbalan Pendaftar 5. Kemaskini di Sistem RMS 6. Fotokopi dan fail 7. Majukan ke Unit Kewangan 8 Urusan Tuntutan Menggunakan Wang Sendiri di Bawah Geran Penyelidikan 2. Baki peruntukan mencukupi 3. Resit disahkan Penolong Pendaftar 4. Diluluskan oleh Timbalan Pendaftar 5. Kemaskini di Sistem RMS 6. Fotokopi dan failkan 7. Majukan ke Unit Kewangan 9 Urusan Pembayaran Elaun Pembantu Penyelidik(RA), Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA), Skim Pelajar Bekerja (SPB) dan Petugas Kerja Lapangan (PKL) di Bawah Geran Penyelidikan 1. Dokumen lengkap 2. Semak baki peruntukan di sistem SAGA dan RMS 3. Pengesahan Penolong Pendaftar 4. Kelulusan Timbalan Pendaftar 5. Senarai bayaran

5 6. Rekod bayaran bil 7. Fotokoip dan fail 8. Majukan ke Pejabat Bendahari 10 Urusan Permohonan Bayaran Honnorarium di Bawah Geran Penyelidikan 2. Baki peruntukan mencukupi 3. Disokong Penolong Pendaftar 4. Diluluskan oleh Timbalan Pendaftar 5. Kemaskini di Sistem RMS 6. Fotokopi dan failkan 7. Majukan ke Unit Kewangan 11 Urusan Pembayaran Gaji Staf Sambilan ORICC Menggunakan Duit Tabung PPI (E15501) 1. Kelulusan Timbalan Pendaftar 2. Senarai bayaran 3. Pengesahan Penolong Pendaftar 4. Rekod buku vot 5. Rekod daftar bil 6. Fotokoip dan fail 7. Majukan ke Pejabat Bendahari 12 Urusan Pembayaran Yuran Pelajar di Bawah Geran Penyelidikan 1. Senarai GIPS 2. Senarai bayaran 3. Pengesahan senarai bayaran 4. Rekod di RMS 5. Rekod daftar bil 6. Fotokopi dan fail 7. Majukan ke Pejabat Bendahari 13 Urusan Permohonan Pembayaran Menggunakan Bank Draf/Telegrafic Transfer (TT) Kerana Menghadiri Seminar/Persidangan Anjuran Dalam dan Luar Negara 1. Surat kelulusan pemohon 2. Surat arahan bayaran ke Pejabat Bendahari

6 3. Senarai bayaran 4. Pengesahan senarai bayaran 5. Rekod daftar bil 6. Fotokopi dan fail 7. Majukan Pejabat Bendahari 14 Urusan Pembayaran Insentif SCOPUS, Panel Manuskrip Buku dan Kerja-Kerja Penerbitan Menggunakan Peruntukan Tabung PPI (E15501) 1. Borang tuntutan disahakan layak oleh Pejabat Penerbit dan diluluskan oleh Dekan RMC 2. Baki peruntukan mencukupi 3. Rekod Buku Vot Tabung PPI 4. Kelulusan Pengurus Bahagian 5. Maklum status permohonan 6. Senarai bayaran 7. Pengesahan senarai bayaran 8. Rekod daftar bil 9. Fotokopi dan fail 10. Majukan ke Pejabat Bendahari 15 Urusan Permohonan Pendahuluan Diri di Bawah Geran Penyelidikan dan Vot Mengurus 1. Kelulusan Timbalan Pendaftar 2. Senarai bayaran 3. Pengesahan senarai bayaran 4. Rekod daftar bil 5. Fotokopi dan fail 6. Majukan ke Pejabat Bendahari

7 3. UNIT ASET 1 Urusan Pelupusan Aset dan Inventori Geran Penyelidikan yang Telah Tamat Tempoh Projek 1. Mengenalpasti aset 2. Isi borang KEW PA Kelulusan Penolong Pendaftar 4. Sediakan maklumat aset dalam borang permohonan pelulupsan aset 5. Pemeriksaan aset 6. Semak dan tentukan bidang kuasa yang meluluskan 7. Kembalikan kepada urusetia 8. Maklumkan keputusan 9. Melaksanakan pelupusan 10. Menyediakan KEW PA Mengemaskini rekod 2 Urusan Membuat Work Order Bagi Setiap Aset Yang Memerlukan Baikpulih dan Servis Perkhidmatan di Bawah Geran Penyelidikan dan Mengurus 1. Terima dan semak L/O 2. Meminta barkod 3. Proses dalam Sistem FAMS 4. Cetak borang KEW PA Fotokopi untuk simpanan 6. Majukan ke Unit Kewangan 3 Urusan Merekod Aset Guna Habis di Dalam Buku Daftar Bekalan Pejabat (KEW 314) di Bawah Pengurusan 1. Terima dan semak L/O 2. Rekod di Buku Daftar Stok Bekalan Pejabat 3. Simpan di Fail Daftar Stok Bekalan Pejabat Penyelidik 4. Majukan ke Unit Kewangan

8 4 Urusan Mengemaskini Lokasi Aset dan Inventori di Dalam Sistem FAMS Sekiranya Terhadap Sebarang Perubahan atau Perpindahan di Bawah Geran dan Pengurusan 1. Terima borang dan surat penukaran aset dari penyelidik 2. Kelulusan Dekan 3. Keluarkan surat dan surat beranak 4. Kemaskini di sistem FAMS 5 Urusan Pemulangan Aset dan Inventori di Bawah Unit Pengurusan 1. Terima borang dan aset 2. Kelulusan Penolong Pendaftar 3. Kenalpasti aset dalam keadaan baik 4. Fotokopi borang untuk simpanan pejabat dan penyelidik 4. UNIT DATA DAN SISTEM MAKLUMAT 1 Urusan Laman Web ORICC 1. Semak maklumat di Laman Web ORICC 2. Dapatkan maklumat terkini setiap unit (pertambahan dan pengemaskinian) 3. Kemaskini maklumat terkini (Jika diperlukan) 2 Urusan Pengumpulan Data (Myra, MyMOHES) 1. Terima salinan surat MyRA KPM 2. Keluarkan kepada Penolong Pendaftar PTJ 3. Terima data yang lengkap dan menyelaras semua data 4. Mesyuarat bersama Naib Canselor bagi tujuan pengesahan

9 5. Sediakan surat rasmi untuk penghantaran data 6. Hantar data melalui kepada Urusetia MyRA KPM 7. Dapatkan maklumbalas penghantaran data 3 Urusan Laporan Berkala Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan dan Perundingan 1. Menerima permohonan laporan dari Fakulti 2. Mendapatkan dan mengenalpasti laporan di RMS 3. Emel laporan kepada Fakulti 4 Urusan Research Management System 1. Semak sistem mengikut keperluan MyMohes dan MyRA KPM 2. Kenalpasti semua keperluan yang perlu ditambah atau dikemaskini 3. Membuat penambahan atau pengemaskinian 4. Membuat pengujian pada sistem 5. Maklumkan pada staf 5 Urusan Mengemaskini Data Elaun GRA Dalam Sistem RMS 1. Terima data dari Unit Kewangan 2. Kemaskini di sistem