BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Teknologi sangat dibutuhkan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan pada suatu perusahaan-perusahaan swasta yang bergerak dibidang ekonomi maupun jasa. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa adalah KPN PEGAS Pontianak. Dengan adanya KPN PEGAS Pontianak ini memudahkan para anggotanya yang merupakan guru pegawai negeri dalam melakukan simpan pinjam dana pada KPN PEGAS Pontianak. Adapun sistem berjalan yang ada di KPN PEGAS Pontianak meliputi dari prosedur pendaftaran anggota, prosedur simpanan dan angsuran pinjaman, prosedur pengajuan pinjaman, dan prosedur pembuatan laporan. Kelemahan yang ada di KPN PEGAS Pontianak masih menggunakan buku dalam proses pencatatan simpan pinjam dan juga menggunakan Microsoft Excel hanya sebagai media pengisian data. Kelebihan sistem pencatatan simpan pinjam yang sedang berjalan adalah bukti-bukti transaksi simpan pinjam dan laporan keuangan tersimpan rapi Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. 23

2 Sejarah Perusahaan KPN PEGAS Pontianak beralamatkan di jalan Komodor Yos Sudarso Pontianak. KPN PEGAS Pontianak berdiri pada tahun 1989 dan belum berbadan hokum dengan susunan pengurus sebagai berikut : Ketua : Drs. Faulus Budjang Wakil Ketua : Drs. Rudiansyah Sekretaris 1 Sekretaris 2 Bendahara : Titik Puspa : Losianus : Drs. Abdul Muin Ketika pertama kali KPN PEGAS Pontianak berdiri memiliki jumlah anggota sebanyak 23 orang Pada tahun 1990 KPN PEGAS Pontianak memiliki jumlah anggota sebanyak 24 orang. KPN PEGAS Pontianak berbadan hokum pada tahun Jumlah anggotanya pada tahun 2017 berjumlah 122 orang. Setiap perusahaan memiliki visi dan misi, begitu pula dengan KPN PEGAS Pontianak, adapun visi dan misi pada KPN PEGAS Pontianak sebagai berikut: Visi : Koperasi berlandaskan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 serta berdasar atas azas kekeluargaan. Misi : koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945.

3 Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi merupakan suatu cara atau sistem dalam pembagian tugas serta tanggung jawab pada suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi diharapkan setiap pengurus memiliki tugas serta tanggung jawab yang jelas, sehingga pengurus tersebut dapat mengetahui dengan jelas tugasnya dalam perusahaan tersebut Agar kinerja pengurus pada suatu perusahaan dapat bekerja dengan efektif dan efesien, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang jelas. Adapun struktur organisasi pada KPN PEGAS Pontianak diuraikan pada gambar III.1 sebagai berikut : Ketua Sekretaris Bendahara Badan Pengawas : Dokumentasi Koperasi Pegawai Negeri (KPN) PEGAS Pontianak Gambar III.1 Stuktur Organisasi KPN PEGAS Pontianak Adapun fungsi dari masing-masing struktur organisasi diatas adalah : 1. Ketua a. Mengendalikan seluruh kegiatan koperasi. b. Memimpin, mengkoordinir, dan mengontrol jalannya aktifitas koperasi dan bagian-bagian yang ada di dalamnya. c. Menerima laporan atas kegiatan yang dikerjakan masing-masing. d. Menandatangani surat penting

4 26 e. Memimpin rapat anggota tahunan dan melaporkan laporan pertanggung jawaban akhir tahun pada anggota. f. Mengambil keputusan atas hal-hal yang dianggap penting bagi kelancaran kegiatan koperasi. 2. Sekretaris a. Membantu ketua dalam melaksanakan kerja. b. Menyelenggarakan kegiatan surat menyurat dan ketatausahaan koperasi c. Mencatat tentang kemajuan dan kelemahan yang terjadi pada koperasi. d. Menyampaikan hal-hal yang penting pada ketua. e. Membuat pendataan koperasi 3. Bendahara a. Bertanggung jawab untuk koperasi masalah keuangan. b. Mengatur catatan akuntansi. c. Mempersiapkan anggaran setiap bulan. d. Mengawasi penerimaan dan pengeluaran uang. e. Anggaran dan koperasi rencana penerimaan. f. Mempersiapkan laporan keuangan. g. Mengontrol anggaran. h. Memelihara semua harta kekayaan koperasi i. Merencanakan anggaran belanja dan pendapatan koperasi. 4. Badan Pengawas Tugas Pengawas : a. Selain melakukan pengawasan juga bertugas membina koperasi bersamasama pengurus.

5 27 b. Melakukan pengawasan mengenai seluruh kekayaan koperasi kebenaran pembukuanserta kebijaksanaan pengurus dalam menyelenggarakan kepengurusan organisasi dan usaha koperasi. c. Membuat laporan hasil pengawasan dan cara melakukannya, harus disampaikan oleh pengurus kepada rapat anggota. Wewenang Pengawas : a. Berhak untuk meminta keterangan atau penjelasan kepada pengurus sehubungan dengan pelaksanaan keputusan-keputusan rapat anggota dan kebijaksanaan pengurus. b. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. c. Dengan sepengetahuan pengurus dapat melakukan pengawasan terhadap direksi Proses Bisnis Sistem Berjalan Proses bisnis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana kerja suatu sistem dan mengetahui masalah yang dihadapi sistem. Adapun analisis prosedur sistem yang sedang berjalan pada KPN PEGAS Pontianak adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Pendaftaran Anggota Bagi setiap pegawai yang ingin mendaftar menjadi anggota KPN PEGAS Pontianak diwajibkan mengisi formulir permohonan yang telah disediakan dan membuat persetujuan setoran awal yang dipersyaratkan yaitu simpanan pokok, dan simpanan wajib. Sekretaris menerima dan memeriksa kelengkapan formulir serta membuatkan kartu anggota. Anggota membawa kartu anggota dan formulir permohonan ke bendahara. Bendahara

6 28 memeriksa nomor kartu anggota dan persyaratan setoran untuk dimasukkan di dalam dokumen simpanan. Bendahara membawa kartu anggota ke ketua untuk di tandatangani dan memberikan kembali kartu tanda anggota kepada anggota, anggota baru mendapatkan bukti setoran simpanan. 2. Prosedur Simpanan dan Angsuran Pinjaman Anggota langsung melakukan simpanan dengan mengantarkan uang tunai langsung melalui bendahara, bendahara menyerahkan bukti setoran simpanan setiap anggota dengan menulis bukti setoran simpanan, pinjaman, jumlah simpanan dan sisa angsuran setiap bulannya kepada ketua untuk diparaf. Angsuran pinjaman sebesar 2% dari gaji untuk diserahkan ke bagian bendahara. Kemudian bukti setoran tersebut diberikan kepada anggota. 3. Prosedur Pengajuan Pinjaman Semua anggota yang ingin mengajukan pinjaman terlebih dahulu mengisi surat permohonan. Ini disampaikan melalui surat berupa surat permohonan peminjaman yang diketahui dan diparaf oleh kepala sekolah tempat dinas guru bekerja. Diserahkan bendahara koperasi untuk dianalisa dan anggota harus menunggu beberapa hari untuk mendapat persetujuan dari koperasi. Jika disetujui, maka bendahara akan menerima dokumen dan memasukkan data anggota ke buku dan Microsoft Excel dan menghubungi anggota yang bersangkutan. Bendahara memberikan uang pinjaman kepada anggota sesuai dengan jumlah pinjaman yang telah ditentukan oleh koperasi. Di dalam melakukan pinjaman, anggota harus memenuhi kriteria-kriteria dan persyaratan yang telah ditentukan oleh pengurus koperasi yaitu :

7 29 a. Bagi anggota baru dapat diberikan pinjaman apabila telah 6 (enam) bulan menjadi anggota. b. Nominal pinjaman sebesar 3 kali simpanan. c. Anggota yang melakukan penambahan pinjaman yang tidak melebihi dari batas sisa gaji anggota yang telah diinformasikan oleh bendahara sekolah mengenai sisa gaji yang masih bisa dipotong. d. Anggota yang melakukan penangguhan setoran baik berupa iuran wajib maupun jasa pinjaman atau potongan lain, maka besar nominal yang tidak disetorkan akan dicatat dan dimasukkan sebagai piutang. 4. Prosedur Pembuatan Laporan Dalam pembuatan laporan bendahara membuat rekap simpanan, pinjaman dan angsuran yang diserahkan kepada ketua dan badan pengawas. Periode pembuatan laporan selama sebulan Unified Modelling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) menggambarkan proses sistem berjalan simpan dan pinjam, yang akan digambarkan pada activity diagram. Dari hasil analisis yang dilakukan di KPN PEGAS Pontianak maka dapat dibuat proses sistem berjalan untuk proses simpan pinjam. Sistem berjalan mulai dari pendaftaran anggota, simpanan dan angsuran pinjaman, pengajuan pinjaman, serta pembuatan laporan. Adapun activity diagram yang menggambarkan sistem berjalan dari simpan dan pinjam adalah :

8 Activity Diagram Berikut merupakan gambaran sistem berjalan simpan dan pinjam yang akan dijelaskan dengan gambar activity diagram dibawah ini : 1. Prosedur Pendaftaran Anggota Gambar dibawah ini menjelaskan activity diagram sistem berjalan pendaftaran anggota: :Hasil Penelitian Pada KPN PEGAS Pontianak (2017) Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Pendaftaran Anggota Anggota mengisi formulir dan ketentuan setoran dan akan dianalisa oleh sekretaris yang kemudian akan di proses bagian bendahara untuk mengisi data anggota, bendahara menyerahkan KTA yang telah dicetak dan memberikan ke bagian ketua untuk ditanda tangan, ketua memberikan KTA yang sudah ditanda tangan ke bendahara yang kemudian akan diberikan anggota.

9 31 2. Prosedur Simpanan dan Angsuran Pinjaman Gambar dibawah ini menjelaskan activity diagram sistem berjalan simpanan dan angsuran pinjaman: :Hasil Penelitian Pada KPN PEGAS Pontianak (2017) Gambar III.3 Activity Diagram Prosedur Simpanan dan Angsuran Pinjaman Anggota menyerahkan KTA, bendahara mencatat slip setoran simpanan dan angsuran pinjaman yang kemudian di serahkan ke bagian ketua untu di paraf, bagian ketua memberikan slip setoran pinjaman dan angsuran pinjaman ke bagian bendahara untuk diserahkan ke anggota, dan anggota menerima bukti setoran simpanan dan slip angsuran pinjaman

10 32 3. Prosedur Pengajuan Pinjaman Gambar dibawah ini menjelaskan activity diagram sistem berjalan pengajuan pinjaman: :Hasil Penelitian Pada KPN PEGAS Pontianak (2017) Gambar III.4 Activity Diagram Prosedur Pengajuan Pinjaman Anggota mengisi surat permohonan pinjaman, sekretaris menerima permohonan pinjaman untuk di cek dan bagian bendahara yang akan menganalisa pengajuan pinjaman yang kemudian akan diserahkan ke bagian ketua untuk disetujui, bendahara menerima bukti pinjaman dan dana pinjaman kemudian menyimpan data didalam dokumen. Anggota menerima uang dan slip bukti pinjaman

11 33 4. Prosedur Pembuatan Laporan Gambar dibawah ini menjelaskan activity diagram sistem berjalan pembuatan laporan: :Hasil Penelitian Pada KPN PEGAS Pontianak (2017) Gambar III.5 Activity Diagram Pembuatan Laporan Bendahara membuat rekap laporan yang kemudian akan diserahkan ke bagian ketua dan pengawas. Ketua dan pengawas menerima rekap laporan Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan ini membahas mengenai rincian bentuk dokumen masukan dan keluaran yang digunakan pada sistem simpan dan pinjam pada KPN PEGAS Pontianak.

12 34 Adapun bentuk dokumen masukan dan keluaran yang digunakan adalah sebagai berikut: Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah : 1. Nama Arus Data : Kartu Anggota Frekuensi : Anggota : Bagian administrasi : Setiap menjadi anggota Bentuk : Lihat Lampiran A-1 2. Nama Arus Data : Formulir Pendaftaran Anggota Frekuensi : Calon Anggota : Bagian administrasi : Setiap anggota baru yang ingin mendaftar Bentuk : Lihat Lampiran A-2 3. Nama Arus Data : Surat Permohonan Pinjaman Frekuensi : Anggota - Bendahara : Permohonan Pinjaman : Setiap anggota yang ingin melakukan pinjaman

13 35 Bentuk : Lihat Lampiran A Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran menjelaskan mengenai semua dokumen output yang digunakan pada sistem informasi simpan pinjam pada KPN PEGAS Pontianak, berikut uraian bentuk dokumen keluaran : 1. Nama Arus Data : Bukti Peminjaman Frekuensi : Anggota Bendahara - Ketua : Untuk bukti saat melakukan pinjaman : Setiap melakukan pinjaman Bentuk : Lihat Lampiran B-1 2. Nama Arus Data : Setoran Simpan dan Pinjam Frekuensi : Anggota Bendahara Ketua : Bukti setoran simpan pinjam : Setiap melakukan setoran simpan dan pinjam Bentuk : Lihat Lampiran B-2 3. Nama Arus Data : Laporan Simpan Pinjam : Bendahara Sekretaris - Ketua : Bukti laporan simpan pinjam

14 36 Frekuensi : Setiap melakukan laporan simpan pinjam Bentuk : Lihat Lampiran B-3 4. Nama Arus Data : Kartu Anggota Frekuensi : Anggota : Bagian administrasi : Setiap menjadi anggota Bentuk : Lihat Lampiran B-4 5. Nama Arus Data : Slip Setoran Simpanan : Bendahara - Ketua : Bukti setoran simpanan Bentuk : Lihat Lampiran B-5 6. Nama Arus Data : Slip Angsuran Pinjaman Frekuensi : Bendahara - Ketua : Bukti angsuran pinjaman : Setiap anggota melakukan transaksi pembayaran angsuran pinjaman

15 37 Bentuk : Lihat Lampiran B Permasalahan Pokok Dari hasil analisa yang penulis peroleh dari KPN PEGAS Pontianak, penulis menguraikan beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan, diantaranya: 1. Pendaftaran anggota baru masih menggunakan Microsoft Excel dengan cara mengisi nama anggota yang ingin mendaftar. 2. Kesulitan dalam mengelola data dan proses data, kesulitan yang dihadapi seperti mengisi data menggunakan buku dan Microsoft Excel. 3. Lama dalam proses pembuatan laporan sehingga berpengaruh dalam pengambilan keputusan. 4. Ketika anggota melakukan penyimpanan dan pembayaran angsuran, bendahara harus menghitung dan menjumlahkan secara manual dengan menggunakan kalkulator, di mana bendahara harus menulis dan juga hanya mengisi ke Microsoft Excel tanpa menggunakan rumus perhitungan yang harus dibayar oleh anggota ketika melakukan transaksi. 5. Data yang dihasilkan kurang akurat seperti sering terjadi kesalahan dalam pencatatan laporan keuangan maupun transaksi simpan pinjam anggota. Dapat disimpulkan permasalahan pokok yang ada di KPN PEGAS Pontianak, bahwa dalam pengolahan data simpan pinjam sering terjadi kesalahan dan keterlambatan sehingga dapat menghambat kinerja para pengurus koperasi Pemecahan Masalah Berdasarkan atas permasalahan yang ada dan hasil analisa, maka diperlukan solusi pemecahan masalah terhadap permasalahan tersebut, yaitu :

16 38 1. Diperlukan sistem yang mampu mempermudah pendaftaran anggota baru dan data pencarian anggota. 2. Sistem yang diperlukan mampu mempermudah dalam mengelola data sehingga tidak perlu mengisi data menggunakan buku dan Microsoft Excel. 3. Diperlukannya sistem yang dapat membantu pegawai koperasi dalam mempercepat pembuatan laporan, sehingga tidak mengalami keterlambatan. 4. Memerlukan sistem yang dapat membantu pegawai koperasi dalam melakukan perhitungan simpan pinjam. 5. Sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat tentang laporan keuangan dan transaksi simpan pinjam. Maka sudah selayaknya KPN PEGAS Pontianak menggunakan aplikasi berbasis komputerisasi guna memudahkan, mempercepat, dan mengurangi kesalahan-kesalahan dalam pengolahan data. Sistem informasi KPN PEGAS Pontianak yang akan dibangun dapat mengkomodir semua proses kegiatan yang ada di KPN PEGAS Pontianak dimulai dari pendaftaran anggota, simpanan dana, angsuran pinjaman, pinjaman dana, dan pembuatan laporan. Adapun sistem perancangan yang ingin penulis usulkan yaitu dengan menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0. Ada beberapa hal yang menjadi alasan mengapa aplikasi Visual Basic 6.0 menjad pilihan dalam pembuatan peancangan sistem simpan pinjam antara lain: 1. Pemograman berbasis visual /grafik (GUI) sehingga pembuatan program aplikasi menjadi efektif dan efisien. Pembuatan dan penempatan antar muka (interface) hanya dengan membangun objek dilayar monitor, tanpa harus rumit menuliskan kode program yang panjang dan rumit.

17 39 2. Salah satu bahasa pemrograman yang menggunakan basic yang cukup sederhana dan mudah dipahami. 3. Visual basic menyediakan perangkat yang dapat digunakan untuk membuat program aplikasi, baik aplikasi kecil dan sederhana untuk keperluan sendiri, sehingga aplikasi untuk sistem enterprice yang besar dan rumit, atau bahkan aplikasi yang dijalankan melalui internet.