ANALISIS SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PKL DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) PROVINSI JAWA BARAT

Transkripsi

1 ANALISIS SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PKL DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) PROVINSI JAWA BARAT LAPORAN SEMESTER Untuk Memenuhi Sebagian Syarat Kelulusan Ujian Semester VI Program Diploma IV Program Studi Manajemen Informatika Disusun Oleh : MUHAMMAD AFIF NPM POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG 2016 i

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Permasalahan Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin maju dengan pesat dari tahun ke tahun, kebutuhan akan informasi dan pengolahan data dalam banyak aspek kehidupan manusia sangat penting. Dari perkembangan teknologi yang demikian pesat berdampak bagi suatu organisasi/instansi atau perusahaan yang membutuhkan sistem informasi secara cepat, tepat dan akurat. Untuk menunjang efektifitas, produktifitas dan efisiensi dalam suatu organisasi/instansi atau perusahaan dalam menyelesaikan masalah manajemen, terutama memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Maka perlu menyusun suatu sistem informasi terkomputerisasi dengan moderrn melihat perkembangan jaman saat ini sehingga dapat mempermudah bagi yang mengunakannya. Sistem tersebut diharapkan dapat menyelesaikan tugas-tugas rutin yang berguna dalam pengambilan keputusan oleh organisasi/instansi atau perusahaan tersebut. Salah satu sarana dalam pemberian informasi mengenai suatu lembaga pemerintahan dengan menggunakan fasilitas jaringan internet sebagai sarana yang diharapkan mampu memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut bagi masyarakat umum, ini dibuktikan dengan banyaknya sistem pengelolaan informasi melalui web yang dilakukan di media internet. Pengelolaan informasi pendaftaran siswa/mahasiswa 1

3 2 praktek kerja lapangan melalu media intenet bertujuan untuk menciptakan kinerja yang efektif dan efisien, karena masyarakat lebih mudah mendapatkan informasi dan tidak perlu membuang banyak waktu dan biaya yang harus dikeluarkan. Salah satu aspek pengolahan sistem informasi pendaftaran Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan media internet adalah peningkatan pelayanan kepada masyarakat khususnya siswa/mahasiswa yang ingin mendaftar Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada perusahaan/instansi manapun. Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat adalah instansi pemerintah yang bertanggung jawab atas pengolahan informasi dalam lingkungan Pemerintahan Jawa Barat. Sampai saat ini sistem pendaftaran praktek kerja lapangan sudah komputerisasi tetapi belum bisa diakses melalui media internet oleh masyarakat umum yang akan mendaftar sehingga memudahkan mendapat informasi lebih lengkap mulai dari informasi latar belakang instansi ini dan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaftar. Siswa/mahasiswa tidak harus datang ke kantor dalam instansi pemerintahan tetapi langsung bisa registrasi melalui layanan pada web melalui media internet tersebut dan akan dilakukan proses pengolahan data. Dengan adanya latar belakang permasalahan di atas maka perlu bagi penulis untuk meneliti sistem yang sekarang berjalan sehingga memberikan solusi dari permasalahan yang ada. Oleh sebab itu penulis membuat laporan semester dengan berjudul ANALISIS SISTEM

4 3 INFORMASI PENERIMAAN PKL DI DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA (DISKOMINFO) PROVINSI JAWA BARAT Pokok Permasalahan Berdasarkan dengan latar belakang di atas maka, dapat dirumuskan masalah yang dihadapi penulis yaitu: 1. Sistem informasi penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) yang sedang berjalan saat ini masih manual. 2. Sistem informasi penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) memiliki berbagai macam kekurangan dan kendala. 3. Belum tergorganisirnya semua pendaftar dengan baik dari berbagai daerah yang ingin Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Pertanyaan penelitian Pertanyaan penelitian yang diajukan penulis adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana alur Sistem Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang sedang berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO)?

5 4 2. Apa kekurangan dan kendala yang dihadapi dari Sistem Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO)? 3. Bagaimana pengelolaan data dari proses pengajuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO)? 1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian A. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian yang penulis lakukan di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut: 1. Untuk membantu pekerjaan pada bagian koordinator Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang juga sebagai bidang pengelolaan administrasi kepegawaian. 2. Mengetahui sistem kerja pendaftaran Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang sedang berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO). 3. Memperbaiki kendala yang dihadapi pada pengelolaan data di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO). 4. Membantu dan mempermudah kinerja dalam proses penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

6 5 5. Memahami tentang kinerja di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO). 6. Menganalisa masalah yang mungkin belum mengarah kepada komputerisasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO). B. Manfaat Penelitian Dalam proses penelitian ini sangat diharapkan dapat memberikan manfaat yang kemudian dapat digunakan dalam pengembangan keilmuan yang dimilik saat ini. Manfaat penelitian adalah sebagai berikut: 1. Bagi Penulis a. Menambah ilmu pengetahuan dan wawasan tentang penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan sistem media internet yang mungkin saat ini semua kebutuhan yang serba akan teknologi. b. Dapat melatih skill serta kreativitas dari pertama menganalisis masalah hingga merancang dan mendesain program. c. Mengimplementasikan ilmu yang telah diperoleh selama perkuliahan dalam bidang Manajemen Informatika terhadap suatu kasus yang terjadi di lapangan.

7 6 2. Bagi Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat a. Dengan perubahan sistem penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang sebelumnya masih manual akan mempersingkat waktu, mempermudah pencatatan data untuk penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) hingga masa yang akan datang. b. Memberikan pelayanan yang lebih efektif dan efisien kepada masyarakat dengan memberikan informasiinformasi yang berkaitan dengan penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL). c. Mendapatkan wawasan yang luas dihadapan dunia khususnya dalam perkembangan bidang IT. 3. Bagi Politeknik Piksi Ganesha Bandung a. Tambahan informasi dan referensi bagi kampus. b. Terjalin kerja sama antara tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL) dengan kampus. c. Memberikan gambaran nyata di lapangan tentang kasus yang sedang terjadi. d. Dapat diterapkan bagi pihak kampus untuk perkembangan teknologi informasi.

8 Ruang Lingkup / Batasan Analisis Permasalahan Agar pembatasan masalah tidak menyimpang dari tujuan penelitian maka berikut adalah beberapa batasan-batasan masalah yang perlu dibuat yaitu: 1. Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) oleh siswa/mahasiswa ke bagian koordinator Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang juga sebagai bidang pengelolaan administrasi kepegawaian. 2. Proses penerimaan calon Praktek Kerja Lapangan (PKL) sampai dengan pembuatan surat jawaban penerimaan peserta Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang ditujukan kepada sekolah. 3. Analisis hanya sampai dengan penggambaran diagram Unified Modeling Language (UML) Metode Penelitian A. Metode pengumpulan data Dalam upaya pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan laporan semester ini penulis menggunakan beberapa metode diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka Ialah sumber data sekunder, merupakan pengumpulan data yang tidak langsung diperoleh dari sumber pertama namun telah disusun dalam bentuk dokumen-dokumen tertulis. Diantaranya dengan cara membaca serta mempelajari buku-

9 8 buku, modul kuliah, searching di internet dan laporan yang berkaitan dengan yang diangkat sebagai referensi yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan masalah dalam laporan semester ini. 2. Studi Lapangan Ialah sumber data primer, merupakan pengumpulan data yang diperoleh dari sumber pertama atau data yang dikumpulkan langsung di lapangan oleh orang yang melakukan penelitian. Penulis melakukan dengan metode sebagai berikut: a. Metode Observasi Teknik pengumpulan data penelitian melalui proses pencatatan pola perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadiaan yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti. Penulis hanya melakukan observasi terhadap permasalahan yang ada pada sistem dan proses yang sedang terjadi. b. Metode Wawancara Teknik pengumpulan data dalam metode survei yang menggunakan pertanyaan lisan dan tertulis dan adanya kontak atau hubungan antara peneliti dengan responden penelitian untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Penulis melakukan wawancara kepada pihak

10 9 yang bersangkutan di bagian koordinator Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang juga sebagai bidang pengelolaan administrasi kepegawaian. B. Metode Pengembangan Sistem Metode penilitian yang dipakai dalam pembuatan laporan semester ini adalah metode Deskriptif, yaitu penulis mendeskripsikan dan menginterprestasikan masalah yang akan diteliti tersebut apa adanya. Perangkat analisis yang digunakan adalah Unified Modeling Languange (UML), yaitu metode berorientasi objek yang efektif dalam memodelkan sistem yang besar dan kompleks Waktu dan Tempat Penelitian bertempat di: Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang Nama Instansi/Perusahaan : Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat Alamat : Jl. Taman Sari No. 55 Bandung Kota : Bandung Telephone : (022) Pembimbing Bagian : H. Erawan Hayat : Pengolahan Data Elektronik

11 10 Waktu Pelaksanaan : 12 Oktober 2015 s.d 12 Desember 2015 Tabel 1.1. Waktu/Jadwal Penelitian NO KEGIATAN 1 Perencanaan Penelitian 2 Analisis Sistem yang sedang berjalan 3 Pengambilan Data 4 Wawancara 5 Pembuatan Laporan 6 Bimbingan Laporan Sumber : Penulis, Oktober November Desember Sistematika Penulisan Penelitian Untuk mempermudah penulisan dan pembahasan selanjutnya, maka uraian pembahasan laporan semester ini ditulis secara sistematis sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi mengenai awal penelitian yang penulis lakukan. Terdiri dari beberapa sub bab yakni: latar belakang permasalahan, pokok permasalahan, pertanyaan penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup / batasan analisis permasalahan, metode penelitian, waktu dan tempat penelitian, dan sistematika penulisan penelitian.

12 11 BAB II LANDASAN TEORI Dalam bab ini penulis menjelaskan tentang kajian ilmiah, meguraikan beberapa hal teori-teori yang mendukung permasalahan tentang konsep, dimulai dari penjelasan konsep teori yang dijadikan acuan penulis sampai metode penelitian yang dilakukan untuk menganalisis sistem dan teori tentang masalah yang dibahas serta adanya tahapan analisis yang diperlukan dalam penyusunan laporan semester ini. BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini penulis menguraikan tentang tinjauan organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO), meliputi: sejarah singkat Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Prov. Jabar, visi dan misi, profil. Dan uraian prosedur penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL), dekomposisi fungsi penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Prov. Jabar, analisis masukan terhadap sistem, analisis keluaran terhadap sistem, analisis proses yang terjadi, masalah yang dihadapi, dan kesimpulan hasil analisis sistem penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL).

13 12 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis mencoba memberikan kesimpulan dari keseluruhan dari pembahasan kegiatan analisis dan saransaran yang diharapkan terhadap perancangan/perbaikan sistem sehingga memberi masukan bagi penulis maupun bagi perusahaan yaitu Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO).

14 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan dalam pendefinisian sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Disamping itu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feed-back) selain dapat berasal dari output, juga dapat berasal dari lingkungan sistem tersebut. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem yang juga memiliki semua unsur ini. A. Pengertian Sistem Sistem secara umum menurut Tata Sutarbi (2012:6) yaitu Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur. Sistem pernapasan kita terdiri dari suatu kelompok unsur, yaitu hidung, saluran pernapasan, paru-paru, dan darah. Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut. Sedangkan menurut Sutarman (2009:5) sistem adalah Kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.

15 14 Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen atau komponen atau subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima karena pada kenyataanya suatu sistem memang dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah digunakan untuk mempelajari sistem dengan tujuan analisis dan perancangan. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan unutk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sementara sasaran memliki ruang lingkup yang lebih sempit. B. Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem terdiri dari input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

16 15 1. Komponen sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan Supra sistem. Jadi dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. 2. Batas sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan

17 16 yang tidak dapat dipisah-pisahkan. Batas suatu sistem menunujukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan luar sistem (Environtment) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dalam sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4. Antarmuka atau Penghubung (Interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) unutk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

18 17 5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan unutk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada super sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Sedangkan bila contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, dimana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

19 18 7. Pengolah Sistem (Procces) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutukan oleh pihak manajemen. 8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menetukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebuh luas dan sasaran dalm ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem

20 19 bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan. Gambar 2.1. Karakteristik Sistem Sumber: istik-sistem/

21 20 C. Klasifikasi Sistem Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandangan, sebagai berikut: 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem Informasi berbasis komputer merupakan

22 21 contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas atau keberuntungan, misanya ramakan cuaca. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Dalam kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system, Contohnya Reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luarnya atau subsistem yang lainnya, sehingga

23 22 harus memiliki sistem pengendalian yang baik, contohnya Sistem perusahaan dagang Konsep Dasar Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu: a. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup infromasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. b. Informasi Taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi Teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari. Seperti infromasi persediaan stok, retur penjualan, dan laporan kas harian. Istilah informasi seringkali tidak tepat pemakainnya. Informasi dapat merujuk ke suatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organiasi, sehingga peran dan kedudukan informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi.

24 23 Menurut Abdul Kadir (2003:31) bahwa Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Menurut Tata Sutarbi (2012:22) Informasi adalah Data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan. A. Kualitas Informasi Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Akurat Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak sekali ganguan-gangguan yang datang yang dapat merubah isi dari informasi tersebut. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesenjangan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

25 24 Adapun komponen akurat menurut Andri Kristanto (2008:11) meliputi: 1. Completenness; Are necessary message items present? Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menetukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. 2. Correctness; Are message items correct? 3. Security; Did the message reach all or only the intended systems users? b. Tepat Waktu Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab kalau informasi yang diterima terlambat maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. Informasi yagn dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu

26 25 informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. c. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan suatu keputusan dalam pemecahan suatu permasalahan. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informsai mengenai sesab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. d. Ekonomis, efisiensi dan dapat dipercaya Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkan dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitsanya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga bisa dipercaya kebenarannya dan tidak mengada-ada.

27 26 B. Nilai Informasi Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi lebih tepat perlu diperlukan. Suatu informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat dijadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hasil yang didapat dari keputusan yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Perhitungan atas informasi yang tepat memberikan banyak manfaat diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutukan dalam pengambilan keputusan tersebut. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi yaitu sebagai berikut :

28 27 a. Kemudahan dalam memperoleh Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. b. Sifat dan kelengkapan Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. c. Ketelitian (accuracy) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. d. Kecocokan dengan pengguna (relevan) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan. e. Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi

29 28 berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. f. Kejelasan (clarity) Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. g. Fleksibilitas / Keluwesannya Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan. h. Dapat dibuktikan Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah. i. Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. j. Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

30 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi menurut Tata Sutarbi (2012:38) adalah Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. Menurut Abdul Kadir (2003:11) Sistem Informasi adalah Suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpunn, menyimpan, dan mengolah data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai. Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Sistem informasi bukan merupakan hal yang baru. Yang baru adalah komputerisasinya. Sebelum ada komputer, teknik penyaluran informasi yang memungkinkan manajer merencanakan serta mengendalikan operasi telah ada. Komputer menambahkan satu atau dua dimensi, seperti kecepatan, ketelitian, dan penyediaan data dengan volume yang lebih besar yang memberikan bahan pertimbangan yang lebih banyak untuk mengambil keputusan.

31 30 A. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. a. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok Model (Model Block) Blok ini terdari dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok Teknologi (Technology Block) Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

32 31 mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware). e. Blok Basis Data (Database Block) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedimikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna unutk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (database management system). f. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahankesalahan, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat

33 32 dicegah dan bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi. Gambar 2.2. Komponen Sistem Informasi Sumber: Teori-Teori Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) A. Praktek Kerja Lapangan (PKL) Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebuah kegiatan pelatihan dimana siswa atau mahasiswa mampu menerapkan apa yang telah didapat pada saat kuliah atau di dalam kelas ke dalam situasi kerja yang sesungguhnya, baik suatu pekerjaan yang terjadi di mayarakat, maupun di suatu perusahaan dan sekaligus sebagai tolak ukur bagi kemampuan siswa atau mahasiswa itu sendiri.

34 33 Dalam Praktek Kerja Lapangan (PKL), ada dua pihak yang aktif di dalamnya, yaitu trainees sebagai pihak yang dilatih, dan trainers sebagai pihak yang melatih. Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL), diharapkan akan memberikan bekal pada trainees dengan materi keterampilan yang didapatkannya selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) berlangsung, sehingga keterampilan tersebut dapat memberikan manfaat saat telah mendapatkan pekerjaan. Tujuan dan manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah agar siswa atau mahasiswa dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih efektif dan efisien serta menghasilkan output yang baik, dikarenakan pengalaman yang telah diperoleh ketika melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL). B. Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Sistem informasi penerimaan praktek kerja lapangan merupakan suatu sistem yang mengelola data-data peserta praktek kerja lapangan yang dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi pihak dalam maupun bagi pihak luar. Sistem informasi yang disimpan tersebut yaitu menyimpan data peserta praktek kerja lapangan, data karyawan sebagai pembimbing serta data petugas yang mengoperasikan sistem informasi tersebut. Data tersebut kemudian akan diolah sesuai dengan kebutuhan sehingga

35 34 menghasilkan informasi dalam bentuk laporan. Laporan tersebut berupa laporan peserta praktek kerja lapangan, laporan pembimbing, dan laporan praktek kerja lapangan Perangkat Analisis Sistem A. Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri untuuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak. UML menawarkan sebuah standar unutk merancang model sebuah sistem. Menurut Yuni Sugiarti (2013:37) : UML sebagai salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang pengembangan sistem berorientasi objek karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembang sistem membuat blue print atau visinya dalam bentuk yang baku. UML berfungsi sebagai jembatan dalam mengkomunikasikan beberapa aspek dalam sistem melalui sejumlah elemen grafis yang bisa dikombinasikan menjadi diagram. UML mempunyai banyak diagram yang da[at mengakomodasi berbagai sudut pandang dari suatu perangkat lunak yang akan dibangun. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.

36 35 Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan syntax / semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan 3 notasi yang telah ada sebelumnya: Grady Booch Object-Oriented Design (OOD), Jim Rumbaugh Object Modeling Technique (OMT), dan Ivar Jacobson Object-Oriented Software Engineering (OOSE). B. Diagram Dasar dalam Unified Modelling Languange (UML) Berikut ini adalah penjelasan mengenai berbagai diagram UML serta simbol pada diagram: 1. Use Case Diagram Diagram ini menggambarkan berbagai aktifitas yang dilakukan oleh suatu sistem dari sudut pandang pengamatan luar sehingga yang menjadi persoalan bukan bagaimana melakukannya tetapi apa yang dilakukan suatu sistem. Use Case Diagram dekat kaitannya dengan kejadian-kejadian (skenario) artinya contoh apa yang terjadi ketika seseorang berinteraksi dengan sistem.

37 36 Tabel 2.1. Simbol Use Case Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Actor Menspesifikasikan himpunan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case. 2 Dependency Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent). 3 Generalization Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor). 4 Include Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit. 5 Extend Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. 6 Association Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya. 7 System Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.

38 37 8 Use Case Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor 9 Collaboration Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemenelemennya (sinergi). 10 Note Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi Sumber : Daftar Simbol Unified Modeling Language (UML) 2. Class Diagram Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, serta menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containmet, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.

39 38 Class Diagram memiliki tiga area pokok: 1. Nama (dan stereotype) 2. Atribut 3. Method (operasi) Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut : a. Private(-), tidak dapat dipanggil dsari luar class yang bersangkutan. b. Protected(#), hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya. c. Public(+), dapat dipanggil oleh siapa saja. Tabel 2.2. Simbol Class Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Class Class adalah blok - blok pembangun pada pemrograman berorientasi obyek. Sebuah class digambarkan sebagai sebuah kotak yang terbagi atas 3 bagian. Bagian atas adalah bagian nama dari class. Bagian tengah mendefinisikan property / atribut class. Bagian akhir mendefinisikan method method dari sebuah class.

40 39 2 Assosiation Sebuah asosiasi merupakan sebuah relationship paling umum antara 2 class, dan dilambangkan oleh sebuah garis yang menghubungkan antara 2 class. Garis ini bisa melambangkan tipe tipe relationship dan juga dapat menampilkan hukumhukum multiplisitas pada sebuah relationship (Contoh: One-toone, one-to-many, many-tomany). 3 Composition Jika sebuah class tidak bisa berdiri sendiri dan harus merupakan bagian dari class yang lain, maka class tersebut memiliki relasi Composition terhadap class tempat dia bergantung tersebut. Sebuah relationship composition digambarkan sebagai garis dengan ujung berbentuk jajaran genjang berisi/solid. 4 Dependency Kadangkala sebuah class menggunakan class yang lain. Hal ini disebut dependency. Umumnya penggunaan dependency digunakan untuk menunjukkan operasi pada suatu

41 40 class yang menggunakan class yang lain. Sebuah dependency dilambangkan sebagai sebuah panah bertitik-titik. 5 Aggregation Aggregation mengindikasikan keseluruhan bagian relationship dan biasanya disebut sebagai relasi mempunyai sebuah atau bagian dari. Sebuah aggregation digambarkan sebagai sebuah garis dengan sebuah jajaran genjang yang tidak berisi/tidak solid. Sumber : Daftar Simbol Unified Modeling Language (UML) 3. Statechart Diagram Diagram Statechart menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya Diagram Statechart menggambarkan class tertentu (saru class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram). Dalam UML, state digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar state umumnya memiliki kondisi guard yang merupakan syarat terjadinya transisi yang

42 41 bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Action yang dilakukan sebagai akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan berwarna setengah. Tabel 2.3. Simbol Statechart Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Nilai atribut dan nilai link pada State suatu waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu objek. 2 Initial Pseudo State Bagaimana objek dibentuk atau diawali Final State Transition Association Node Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan. Sebuah kejadian yang memicu sebuah state objek dengan cara memperbaharui satu atau lebih nilai atributnya. Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya. Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi. Sumber : Daftar Simbol Unified Modeling Language (UML)

43 42 4. Activity Diagram Pada dasarnya diagram activity sering digunkan oleh flowchart. Diagram ini berhubungan denngan diagram statechart. Diagram Statechart berfokus pada objek yang dalam suatu proses (atau proses menjadi suatu objek), diagram activity berfokus pada aktifitas-aktifitas yang terjadi yang terkait dalam suatu proses tunggal. Jadi dengan kata lain, diagram ini menunjukan bagaimana aktifitas-aktifitas tersebut bergantung satu sama lain. Tabel 2.4. Simbol Activity Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka Actifity saling berinteraksi satu sama lain. 2 3 Action Initial Node State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi. Bagaimana objek dibentuk atau diawal. 4 Actifity Final Node Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan.

44 43 5 Fork Node Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran. Sumber : Daftar Simbol Unified Modeling Language (UML) 5. Sequence Diagram Diagram Sequence merupakan salah satu diagram Interaction yang menjelaskan bagaimana suatu operasi itu dilakukan, pesan apa yang dikirim dan kapan pelaksanaannya. Diagram ini diatur berdasarkan waktu. Obyek-obyek yang berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut. Tabel 2.5. Simbol Sequence Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Objek entity, antarmuka yang LifeLine saling berinteraksi. 2 Message Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

45 44 3 Message Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Sumber : Daftar Simbol Unified Modeling Language (UML) 6. Collaboration Diagram Diagram Collaboration menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek. Setiap message memiliki sequence number, dimana message dari level tertinggi memiliki nomor 1. Pesan dari level yang sama memiliki prefiks yang sama. Diagram Collaboration juga merupakan diagram inteeraction. Tabel 2.6. Simbol Collaboration Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Object Object merupakan instance dari sebuah class dan dituliskan tersusun secara horizontal. Digambarkan sebagai sebuah class (kotak) dengan nama obyek didalamnya yang diawali dengan sebuah titik koma. 2 Actor Actor juga dapat berkomunikasi dengan object, maka actor juga

46 45 dapat diurutkan sebagai kolom. Simbol Actor sama dengan simbol pada Actor Use Case Diagram. 3 Message Message, digambarkan dengan anak panah yang mengarah antar obyek dan diberi label urutan nomor yang mengindikasikan urutan komunikasi yang terjadi antar obyek. Sumber : Daftar Simbol Diagram Unified Modeling Language (UML) 7. Component Diagram Diagram Component menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya. Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, berisi source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun run time. Tabel 2.7. Simbol Component Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Component Sebuah komponen melambangkan sebuah entitas software dalam sebuah sistem. Sebuah komponen dinotasikan

47 46 sebagai sebuah kotak segiempat dengan dua kotak kecil tambahan yang menempel disebelah kirinya. 2 Depedency Sebuah Dependency digunakan untuk menotasikan relasi antara dua komponen. Notasinya adalah tanda panah putus-putus yang diarahkan kepada komponen tempat sebuah komponen itu bergantung. Sumber : Daftar Simbol Diagram Unified Modeling Language (UML) 8. Deployment Diagram Diagram Deployment menggambarkan detail bagaimana komponen dideploy dalam infrastruktur sistem, dimana komponen akan terletak (pada mesin, server atau piranti keras lainnya), bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan hal-hal lain yang bersifat fisikal. Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lainnya digunkan untuk mendeploy komponen dalam lingkungan sebenarnya.

48 47 Tabel 2.8. Simbol Deployment Diagram NO SIMBOL NAMA KETERANGAN 1 Component Pada deployment diagram, komponen-komponen yang ada diletakkan didalam node untuk memastikan keberadaan posisi mereka. 2 Node Node menggambarkan bagianbagian hardware dalam sebuah sistem. Notasi untuk node digambarkan sebagai sebuah kubus 3 dimensi. 3 Association Sebuah association digambarkan sebagai sebuah garis yang menghubungkan dua node yang mengindikasikan jalur komunikasi antara element-elemen hardware. Sumber : Daftar Simbol Diagram Unified Modeling Language (UML)

49 BAB III ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Tinjauan Organisasi A. Sejarah Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Keberadaan Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era komputer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57 Bandung. Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981

50 49 pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang Pembentukan Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Peraturan Daerah Nomor : 3 Tahun 1981 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Pusat Pengolahan Data Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Dengan kedua Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan, khususnya dalam melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi. Akan tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak mendapat pengesahan dari pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam Negeri, sehingga keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedudukan organisasi menjadi non struktural. Akan tetapi dengan keberadaan PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin komputer IBM S-370/125 seperti : 1. Industri Pesawat Terbang Nusantara (IPTN) 2. Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) 3. Institut Teknologi Bandung (ITB)

51 50 4. Dan pihak Swasta lainnya. Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 22 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat sebagai pelaksana dari Instruksi Menteri Dalam negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia. Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

52 51 Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Provinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya pada tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang struktural.

53 52 Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000 tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni Dasar Hukum : 1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia ; 2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Barat. Nomenklatur : BAPESITELDA adalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika

54 53 Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika. Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov. Jabar diganti menjadi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat disingkat DISKOMINFO, yang berlokasi di Jalan Tamansari no. 55 Bandung. Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun Berdasarkan Perda tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat 20 dengan sruktur organisasi sebagai berikut di bawah ini. 1. Kepala 2. Sekretariat, membawahkan : a. Sub. Bagian Perencanaan dan Program b. Sub. Bagian Keuangan

55 54 c. Subbagian Kepegawaian dan Umum 3. Bidang Pos Dan Telekomunikasi, membawahkan : a. Seksi Pos Dan Telekomunikasi b. Seksi Monitoring dan Penetiban Spektrum Frekuensi c. Seksi Standarisasi Pos Dan Telekomunikasi 4. Bidang sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi, membawahkan: a. Seksi Komunikasi Sosial b. Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah dareah c. Seksi Penyiaran Dan Kemitraan Media 5. Bidang Telematika, membawahkan : a. Seksi Pengembangan Telematika b. Seksi Penerapan telematika c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika 6. Bidang Pengolahan Data Elektronik, membawahkan : a. Seksi Kompilasi Data b. Seksi Integrasi Data c. Seksi Penyajian Data dan Informasi 7. Balai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) a. Tata Usaha LPSE b. Layanan Informasi LPSE c. Dukungan dan Pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi LPSE

56 55 B. Visi dan Misi Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Visi dari Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) adalah Terwujudnya masyarakat Jawa Barat maju berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Berdasarkan rumusan Visi diatas maka rumusan Misi dari Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) terdiri dari 5 butir, yaitu sebagai berikut: 1. Meningkatkan sdm aparatur bidang teknologi informasi dan komunikasi. 2. Meningkatkan sarana prasarana bidang informasi dan komunikasi. 3. Mengoptimalkan penggunaan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. 4. Meningkatkan kerjasama masyarakat pemerintah dan swasta dalam pembangunan teknologi informasi dan komunikasi. 5. Meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi kepada masyarakat melalui berbagai media. 6. Mengoptimalkan penerapan e-government di Provinsi Jawa Barat.

57 56 C. Struktur Organisasi Gambar 3.1. Struktur Organisasi Diskominfo Jabar Sumber: Diskominfo Jabar D. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Adapun hasil analisis tentang tugas pokok yang dilakukan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dan unit-unit yang bekerja didalamnya yaitu : 1. Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintahan Daerah bidang Komunikasi dan Informatika berdasarkan atas otonomi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan.

58 57 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Ayat (1) pasal ini, Dinas Komunikasi dan Informatika mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan perumusan, penetapan pengaturan dan koordinasi serta pelaksanaan kebijakan teknis urusan teknis pos dan telekomunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi, telematika, serta pengolahan data elektronik. b. Penyelenggarakan fasilitas dan pengendalian komunikasi dan informatika meliputi pos dan telekomunikasi, sarana komunikasi dan diseminasi informasi, telematika, serta pengolahan data elektronik. c. Penyelenggaraan koordinasi dan pembinaan unit pelaksana teknis daerah (UPTD). Untuk unit-unit yang bekerja dalam Dinas Komunikasi dan Informatika, dari hasil analisis terdapat bagian-bagian penting dalam organisasi tersebur, yaitu : a. Sekretariat 1. Sekretariat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan koordinasi perencanaan dan program Dinas, pengkajian perencanaan dan program, pengelolaan keuangan, kepegawaian, dan umum.

59 58 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini. Sekretaris mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan koordinasi perencanaan dan program Dinas. b. Penyelenggaraan pengkajian perencanaan dan program Sekretariat. c. Penyelenggaraan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian dan umum. b. Bidang Pos dan Telekomunikasi 1. Bidang Pos dan Telekomunikasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi pos dan telekomunikasi. 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini. Pos dan Telekomunikasi mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pos dan telekomunikasi. b. Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi pos dan telekomunikasi. c. Penyelenggaraan fasilitasi pos dan telekomunikasi.

60 59 c. Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi 1. Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi sarana komunikasi dan diseminasi informasi. 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini. Bidang Sarana Komunikasi dan Diseminasi Informasi mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis sarana komunikasi dan diseminasi informasi. b. Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi sarana komunikasi dan diseminasi informasi. c. Penyelenggaraan fasilitasi bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi. d. Bidang Telematika 1. Bidang Telematika mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi telematika. 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini. Bidang Telematika mempunyai fungsi:

61 60 a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis telematika. b. Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi telematika. c. Penyelenggaraan fasilitasi telematika. e. Bidang Pengolahan Data Elektronik 1. Bidang Pengolahan Data Elektronik mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengajian bahan kebijakan teknis dan fasilitas pengolahan data elektronik. 2. Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini. Bidang Pengolahan Data Elektronik mempunyai fungsi: a. Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis pengolahan data elektronik. b. Penyelenggaraan pengkajian bahan fasilitasi pengolahan data elektronik.

62 Uraian Prosedur Uraian prosedur pendaftaran Praktek Kerja Lapangan dan kegiatan yang terjadi di Dinas Komuniaksi dan Informatika adalah sebagai berikut: 1. Siswa/mahasiswa datang ke bagian Sekretariat (Subbag Kepegawaian dan Umum) membawa surat pengantar dari lembaga. 2. Diterima oleh Sekretariat (Subbag Kepegawaian dan Umum)/ Koordinator Praktek Kerja Lapangan kemudian diberikan ke Pembimbing Lapangan yang sesuai dengan kompeten siswa/mahasiswa.. 3. Pembimbing Lapangan memeriksa penuh atau tidaknya data Praktek Kerja Lapangan yang ada sehingga bersedia atau tidak menjadi Pembimbing Lapangan. 4. Jika penuh, maka Koordinator Praktek Kerja Lapangan mengarahkan tanggal pelaksanaanya ke Siswa/Mahasiswa yang bersangkutan. Kemudian Koordinator praktek kerja lapangan akan membuatkan Surat Penolakan praktek kerja lapangan (Surat Jawaban Permohonan Praktek Kerja Lapangan). Surat tersebut akan ditandatangani oleh Kepala Dinas/Pimpinan, kemudian diberikan kepada Siswa/Mahasiswa yang tidak diterima melaksanakan praktek kerja lapangan di Diskominfo. Jika kosong, maka Koordinator Praktek Kerja Lapangan menyuruh Siswa/Mahasiswa untuk menemui salah seorang di sub bagian yang

63 62 telah ditetapkan untuk meminta persetujuan Praktek Kerja Lapangan dan sebagai pembimbingnya.. 5. Apabila seseorang yang dituju tidak bisa menerima, maka hubungi sub bagian lain yang dapat menerima Siswa/Mahasiswa Praktek Kerja Lapangan. 6. Setelah di Acc/disetujui oleh pembimbing, maka Koordinator Praktek Kerja Lapangan akan menginput/mencatat data peserta tersebut, sekaligus membuat Surat Penerimaan yang menindak lanjuti Surat Permohonan Praktek Kerja Lapangan dari lembaga tersebut. 7. Koordinator Praktek Kerja Lapangan memberikan surat penerimaan kepada Siswa/Mahasiswa yang sudah di tandatangani dan di cap. 8. Sebelum melakukan Praktek Kerja Lapangan, Siswa/Mahasiswa diberi arahan oleh Koordinator Praktek Kerja Lapangan dan Pembimbing Lapangan. 9. Mulai Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. 10. Siswa/Mahasiswa yang selesai melaksanakan Praktek Kerja Lapangan memberikan laporannya kepada pembimbing lalu sekretariat (Subbag Kepegawaian dan Umum)/ Koordinator Praktek Kerja Lapangan membuat surat keterangan selesai dalam Praktek Kerja Lapangan.

64 Dekomposisi Fungsi Dekomposisi fungsi merupakan pemecahan suatu fungsi menjadi beberapa proses dan pemecahan proses menjadi beberapa sub proses bila memungkinkan, berikut ini adalah 1. Pengajuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Pada proses ini surat pengantar dari lembaga yang di bawa Siswa/Mahasiswa akan diterima di Koordinator PKL. 2. Pengecekan Kapasitas Praktek Kerja Lapangan Kemudian dilanjutkan dengan pemeriksaan kapasitas/jumlah peserta dan data Praktek Kerja Lapangan sesuai jurusan untuk ditempatkan Sekretariat/Bagian tertentu. 3. Pencatatan Data Praktek Kerja Lapangan Pada proses ini Koordinator PKL mencatat data peserta PKL. Apabila ada peserta PKL yang baru akan dicatatkan data detail peserta dan bila telah selesai menyelesaikan PKL akan dicatat juga data selesai PKL. 4. Pembuatan Surat Pada proses ini Siswa/Mahasiswa yang diterima Praktek Kerja Lapangan akan dibuatkan surat permohonan unutk Kasubbag Kepegawaian dan Umum. Selain itu, Siswa/Mahasiswa akan menerima suarat keterangan selesai Praktek Kerja Lapangan sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

65 64 Gambar 3.2. Dekomposisi Fungsi Sistem Informasi Penerimaan PKL Sumber: Penulis, Analisis Masukan Pemasukan data yaitu proses memasukkan data ke dalam komputer. Masukan yang dibutuhkan untuk Sistem Informasi Penerimaan PKL di Dinas Komunikasi dan Informatika adalah: Tabel 3.1. Analisis Masukan Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) No. Bentuk Input Sumber Input Volume Frekuensi/Periode 1. Data Karyawan Media Kertas 1 Harian/setiap adanya siswa/mahasiswa yang mendaftar praktek kerja lapangan. 2. Data Peserta Media Kertas 2 Harian/setiap adanya

66 65 Praktek Kerja siswa/mahasiswa yang Lapangan mendaftar praktek kerja lapangan. Sumber: Penulis, Analisis Keluaran Output (keluaran) dari Sistem Informasi Penerimaan PKL di Dinas Komunikasi dan Informatika dapat berupa hasil di media kertas ataupun yang lain, maupun hasil di media lunak (berupa tampilan di layar monitor). Output atau keluaran dari Sistem Informasi Penerimaan PKL adalah: Tabel 3.2. Analisis Keluaran Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) No. Nama Output Bentuk Output Tujuan Fungsi 1. Surat Jawaban Media Siswa/Mahasiswa Memberikan informasi permohonan Kertas, Lembaga. jawaban penerimaan PKL atau penolakan praktek kerja lapangan. 2. Surat Media Siswa/Mahasiswa Memberikan informasi Keterangan Kertas, Lembaga. keterangan selesai Selesai PKL melaksanakan praktek kerja lapangan. Sumber: Penulis, 2016

67 Analisis Proses A. Use Case Diagram Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Yang Sedang Berjalan Berikut adalah use case sistem informasi penerimaan praktek kerja lapangan yang sedang berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika. Gambar 3.3. Use Case Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Sumber: Penulis, 2016

68 67 Tabel 3.3. Spesifikasi Aktor Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Aktor Mahasiswa Aktivitas Peran Mahasiswa memberikan surat pengantar ke Koordinator PKL. Koordinator PKL Peran Koordinator PKL mengecek dan mencatat data PKL lalu membuat surat penerimaan. Pembimbing Peran Pembimbing mengecek Data PKL dan menyetujui atau tidak menjadi pembimbing peserta PKL. Sumber: Penulis, 2016 Tabel 3.4. Spesifikasi Use Case Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Aktor Menerima & Memberikan Surat Pengantar Mengecek Data PKL Keterangan Proses awal surat pengantar dari mahasiswa. Mengecek data PKL untuk persetujuan. Persetujuan Memberikan persetujuan untuk melaksanakan PKL.

69 68 Merekap data peserta PKL Merekap data peserta PKL yang akan melaksanakannya. Membuat Surat Penolakan Membuat surat penolakan yang tidak diterima. Menerima dan memberikan surat penerimaan PKL Membuat surat penerimaan agar memulai PKL lalu mahasiswa menerima surat. Memulai PKL Memulai lakukan praktek kerja lapangan. Selesai PKL Telah selesai melakukan praktek kerja lapangan. Menerima & Memberikan Laporan PKL Proses memberikan laporan dan menerima laporan PKL. Membuat SK selesai PKL Membuat surat keterangan selesai yang telah menyelesaikan praktek kerja lapangan. Sumber: Penulis, 2016

70 69 B. Activity Diagram Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Yang Sedang Berjalan Berikut adalah activity diagram sistem informasi penerimaan praktek kerja lapangan yang sedang berjalan di Dinas Komunikasi dan Informatika. Gambar 3.4. Activity Diagram Sistem Informasi Penerimaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Sumber: Penulis, 2016