KEGIATAN BELAJAR 4 Penanganan Lost and Found

Transkripsi

1 KEGIATAN BELAJAR 4 Penanganan Lost and Found

2 KEGIATAN BELAJAR 4 Penanganan Lost and Found A. Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan 1. Mengorganisasikan proses layanan lost and found 2. Melakukan pemeriksaan barang temuan dan melaporkanya 3. Mengelompokan barang temuan tamu sesuai klasifikasi barang 4. Memberikan layanan lost and found sesuai prosedur B. Sub Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan 1. Mengetahui proses layanan lost and found 2. Melakukan pemeriksaan barang temuan dan melaporkanya 3. Mampu mengelompokan barang temuan tamu sesuai klasifikasi barang 4. Mampu mengkomunikasikan dengan bagian yang terlibat dalam penanganan lost and found. 5. Mampu memberikan layanan lost and found sesuai prosedur 6. Mampu menggunakan formulir yang digunakan dalam layanan lost and found C. Pokok-Pokok Materi 1. Langkah-langkah dalam menerima laporan kehilangan barang milik tamu 2. Penanganan Barang Lost & Found Secara Umum 3. Klasifikasi Barang-Barang Lost and Found 4. Alur Penanganan Lost & Found D. Uraian Materi Bila kamar tersebut baru saja ditinggalkan oleh tamunya (C/O) periksalah dengan seksama kalau-kalau ada barang tamu yang tertinggal. Kalau ada barang yang tertinggal hubungi segera atasan yang bersangkutan dengan cepat atau kantor depan dengan cepat jika barang tersebut merupakan barang berharga. Barang milik tamu yang tertinggal harus diserahkan kepada atasan dan akan dicatat pada buku Lost and Found. Penanganan lost and found merupakan tanggung jawab dari bagian Housekeeping dan di dalam pencatatan serta penyimpanan barang-barang harus dilakukan secara rapi dan baik. Barang-barang yang ditemukan dibungkus dengan plastik transparan supaya kelihatan jenis barang dan mereknya. Jika alamat atau pemilik barang jelas maka barang tersebut harus dikembalikan kepemiliknya setelah ada koordinasi dan konfirmasi dari pemilik barang bahwa 113

3 barang tersebut bisa dikirim atau diambil. Jika barang yang ditemukan tersebut tidak terdata dengan jelas maka akan disimpan sampai batas waktu tertentu, selanjutnya barang tersebut diberikan kepada penemu barang tersebut. Penyimpanan barang-barang lost and found, ditempatkan dalam satu ruangan khusus, yaitu lost and found room, di dalam ruangan tersebut terdapat rak-rak untuk menempatkan barang-barang yang telah diberi tanda, nomor, dan kode tertentu. Menyangkut tanggal dan bulan ditemukan penempatanya dilakukan secara terpisah pada masing-masing sehingga mempermudah untuk melakukan pengecekan dan pengambilanya jika diperlukan. Kalau kamar yang dibersihkan itu Occupied biasanya banyak barang atau pakaian tamu yang berserakan di atas tempat tidur dan kursi. Dalam hal ini gantung dan letakkan barang tersebut dengan rapi pada tempat yang semestinya. 1. Langkah-langkah dalam menerima laporan kehilangan barang milik tamu a. Mendengarkan apa permintaan tamu b. Menanyakan keterangan/ gambaran rinci barang yang hilang c. Mencatat permintaan dan rincian tentang barang yang hilang d. Mengambil tindakan dengan segera e. Melaporkan kehilangan pada penyelia f. Mencari/menemukan barang yang hilang g. Memeriksa label yang tertera pada barang yang hilang untuk memastikan kepemilikan yang benar h. Mengembalikan barang yang hilang kepada tamu, kemudian dicatat dan melaporkan pengembalian barang 2. Penanganan Barang Lost & Found Secara Umum a. Informasi tentang barang yang hilang atau tertinggal di hotel dicatat dalam order taker log book; jam order taker, no. kamar, jenis permintaan, pemberi order, penerima order, keterangan b. Petugas order taker akan memeriksa buku lost & found c. Jika barang tidak diketemukan (tidak tercatat dalam buku lost & found), utarakan hal ini kepada tamu dan mohon maaf. d. Untuk meyakinkan harus dilakukan pencarian ulang di area barang tersebut 114

4 hilang atau tertinggal e. Jika barang yang dinyatakan memang ada (ketentuan) order taker harus bertanya kepada tamu tantang ciri-ciri, lokasi dan tanggal Barang tersebut hilang atau tertinggal di area hotel f. Sebelum menyerahkan barang yang ditemukan, order taker harus menanyakan dan mengcopy kartu identitas dari orang yang mengambil barang tersebut. g. Setelah barang diambil oleh pemiliknya, petugas order taker akan memberi catatan dalam buku lost & found bahwa barang sudah diambil oleh pemiliknya. 3. Klasifikasi Barang-Barang Lost and Found Adapun klasifikasi barang-barang lost and found tamu di hotel, sehingga dengan adanya pengklasifikasian ini lebih memudahkan bagi petugas dalam melaksanakan administrasi. a. Kelompok barang biasa Kelompok barang ini ditentukan oleh faktor harga, contohnya sandal, sepatu, baju, celana, kaos kaki, dan lain sebagainya. Lama masa penyimpanan kelompok barang ini sampai dengan 3 (tiga) bulan atas pertimbangan Executive Housekeeper. b. Kelompok barang makanan dan minuman Kelompok barang ini tidak boleh langsung dibuang, dimakan atau di bawa pulang. Contohnya minuman kaleng, anggur, roti dalam plastik, atau buah segar. Lama penyimpanan kelompok ini 1-2 x 24 jam tergantung jenisnya. Jika barang ini langsung dibawa pulang dikhawatirkan tamu akan menanyakannya, tetapi setelah 1-2 x 24 jam barang tersebut tidak ada yang mencari maka barang tersebut akan diberikan kepada penemunya. c. Kelompok barang berharga Kelompok barang ini biasanya ditentukan oleh faktor harga atau barang yang memang sangat diperlukan oleh pemiliknya dan bernilai tinggi. Contohnya handphone, kamera, pulpen mahal, dokumen, paspor, perhiasan, kalkulator, cek, uang dalam jumlah banyak, dan sebagainya. Lama masa penyimpanan kelompok barang ini 6 (enam) bulan sampai dengan 1 (satu) tahun atas pertimbangan Executive Housekeeper. d. Kelompok barang yang dibuang oleh tamu Kelompok barang ini biasanya dibuang oleh tamu dan diletakkan di dalam tempat sampah di kamar tamu karena tamu sudah tidak menginginkan lagi. 115

5 Untuk menentukan barang ini juga diperlukan kejelian apakah memang benar dibuang atau tamu tersebut lupa, jika tamu tersebut masih tinggal dan berada di dalam hotel maka perlu konfirmasi ke tamu yang bersangkutan, apakah barang terseut dibuang atau tidak. 4. Alur Penanganan Lost & Found Tujuan: Agar barang bawaan tamu yang tertinggal di kamar atau di area hotel dapat terawat dan terjaga dengan baik. Prosedur dan tanggung jawab room attendant a. Menemukan barang di kamar b. Melaporkan penemuan barang kepada floor supervisor c. Menginformasikan adanya penemuan barang kepada front office d. Mengantar barang temuannya ke housekeeping office/order taker e. Memeriksa, mencatat barang yang ditemukan pada formulir lost and found. Adapun keterangan-keterangan yang harus dicatat dalam daftar penemuan tersebut adalah: - Nama dan jenis barang yang ditemukan. - Nomor seri barang - Nama yang menemukan barang - Nomor kamar atau tempat barang ditemukan - Jumlah barang f. Data dimasukan ke dalam lost and found book g. Memberikan salinan laporan penemuan barang ke room attendant atau penemu h. Membungkus barang temuan i. Menempelkan formulir penemuan barang pada kemasan yang baik j. Menyimpan barang ke deposit box k. Membuat bukti serah terima barang di FOC l. Jika barang yang ditemukan adalah barang yang tidak berharga maka housekeeping clerk mengemas barang tersebut m. Housekeeping clerk/order taker memberi tanda atau menempelkan format penemuan barang kedalam kemasannya n. Housekeeping clerk/order taker menyimpan barang di almari lost & found di Housekeeping 116

6 Catatan a. Jika ada penemuan pada area umum oleh staf hotel atau departemen lain maka barang tersebut segera diberikan ke bagian housekeeping untuk dibuatkan/masukkan dalam daftar lost & found b. Jika barang yang ditemukan barang yang cepat rusak misalnya buah-buahan/makanan disimpan selama 24 jam Untuk lebih jelasnya alur penanganan lost and found dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini: Penemuan barang di kamar Menginformasikan ke Front Desk Mengirim ke Housekeeping Office HK/OT mencatat, memeriksa dan menyeleksi Memberikan format kepada Room Attendant/Penemu Katagori Tidak berharga Berharga Membungkus barang Menempelkan form dibarang Membungkus barang Menempelkan form ke barang Menyimpan di almari L&F di Menyimpan di deposit box Membuat surat tanda terima barang Gambar 4.1 Alur Penanganan Lost & Found 117

7 Pada barang yang ditemukan harus diberi keterangan yang jelas, yang digantungkan atau diikat pada barang tersebut. Keterangan ini disebut lost and found tag yang dapat dilihat pada Gambar 4.2 di bawah ini. Lost & Found Tag Serial No. :. Date :. :... Location Found by :.... Description : Gambar 4.2 Lost & Found Tag Lost and found tag ini berisi keterangan yang harus dilengkapi sebagai berikut: - Nomor seri barang - Tanggal ditemukan - Ditemukan dimana - Nama penemu barang - Deskripsi dari barang yang ditemukan Agar barang-barang milik tamu yang tertinggal di dalam kamar dapat segera diketahui dan diketemukan maka pada waktu rommboy/maid membersihkan kamar yang baru saja ditinggalkan oleh tamu, maka rommboy/maid harus memeriksa tempat-tempat berikut: - Dalam lemari - Bawah tempat tidur - Dalam/bawah bantal - Dalam kamar mandi - Bawah meja 118

8 - Dalam laci meja - Atas bed, bawah sheet Barang tamu yang ditemukan diberikan ke order taker untuk disimpan dengan mengisi formulir lost and found receive pada Gambar 4.3 di bawah ini. Lost and found receive ini sebagai bukti barang telah dilakukan pengecekan dan diterima oleh bagian order taker. LOST AND FOUND RECEIVE Lost & Found No :.. Date Location Finder :. :. :. Items: Checked By: Received By.... Note; dari spv di catat di buku hari ini/disimpan di gudang L&F Gambar 4.3 Lost & Found Receive Barang temuan yang diterima oleh order taker dicatat pada lost and found book sesuai Tabel 4.1 di bawah ini. Lost and found book ini berguna untuk mencatat data barang-barang tamu yang ditemukan di kamar tamu/area hotel lainya. Order Taker membukukan semua barang-barang yang diketemukan dan dilaporkan secara rutin setiap bulan kepada General Manager dan Controller serta Chief Security. 119

9 Tabel 4.1 Lost & Found Book Lost And Found Book No. Date Location Articles ound by Keep in Disposed by & date Remark Keterangan: No Date Location Articles Found by Keep in Disposed by & date Remark nomor urut tanggal barang diketemukan tempat/lokasi/kamat penemuan barang Jenis barang/nama barang/spesifikasi barang dll Nama penemu barang Kode penyimpanan/tempat penyimpanan Yang membukukan/nama yang bertugas dan tangal proses penanganan barang keterangan/hal-hal khusus yang belum tercamtum pada kolom lainnya Selama dalam penyimpanan, manajemen akan berusaha menghubungi pemilik jika diketahui bahwa barang tersebut dirasakan berharga batasnya selama 6 bulan hingga 1 tahun atas pertimbangan Executive Housekeeper. Apabila hingga batas waktu penyimpanan berakhir dan barang tersebut belum juga ada yang klaim/mengambil/mengakui barang tersebut, maka barang tersebut dapat diberikan kepada sipenemu. Dalam waktu-waktu tertentu, manajemen akan mengusulkan pengeluaran barang-barang untuk diberikan kepada penemu. Barang-barang hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas persetujuan manajemen berdasarkan pengisian formulir, dengan rincian sebgaai berikut: - Nama barang - Nomor urut dalam lost and found book - Tanggal/bulan/tahun 120

10 - Alasan pengeluaran barang - Tanda tangan manajemen Tabel 4.2 Lost And Found Will Be Given To Finder Period Lost And Found Will Be Given To FInder Period On... No. Name L&F Location Description ound By Date Remarks No Prepared By Approved by Agreed by Clerk EHK/AEHK GM/RM/EAM No L & F No Location Descriptions Found by Date Remark Keterangan: nomor urut no lost & found tempat/lokasi/kamat penemuan barang uraian tentang Jenis barang/nama barang/spesifikasi barang kondisi barang dll nama penemu barang tanggal barang diketemukan Keterangan/hal khusus yang belum tercamtum pada kolom lainnya Apabila barang tamu yang tertinggal diambil kembali oleh pemiliknya, formulir yang haru dilengkapi dengan mengisi Lost And Found Has Been Taken By The Guest. Barang-barang hanya dapat dikeluarkan dari tempat penyimpanan atas persetujuan manajemen berdasarkan pengisian formulir, kemudian mengisi formulir tanda terima dengan menyertakan nama dana tanda tangan tamu sebagai pemilik barang. 121

11 Formulir yang digunakan untuk tanda mengembalikan barang tamu ini dapat dilihat pada Tabel 4.3 di bawah ini. Tabel 4.3 Lost And Found Has Been Taken By The Guest Lost And Found Has Been Taken By The Guest L&F no. Date Location Description Founded Taken By Guest Remarks Guest Name Approved by EHK/AEHK Keterangan: L & F No Date Location Descriptions Founded Teken by Guest Guest name Remark no lost & found (seri) tanggal barang diketemukan tempat/lokasi/kamat penemuan barang uraian tentang Jenis barang/nama barang/spesifikasi barang kondisi barang dll nama penemu barang nama petugas yang memproses pengambalian barang ke tamu nama tamu yang menerima keterangan/hal-hal khusus yang belum tercamtum pada kolom lainnya 122

12 Barang-barang temuan yang telah disimpan, bisa dikeluarkan menggunakan formulir permission to remove property. Formulir ini digunakan untuk izin mengeluarkan barang temuan dari tempat penyimpanan. Formulir yang digunakan dalam proses mengeluarkan barang temuan dari tempat penyimpanan dapat dilihat pada Tabel 4.4 Tabel 4.4 Permission To Remove Property PERMISSION TO REMOVE PROPERTY Authorize: To remove the following articles from the hotel. Date: No of PACKAGES Indicated here the exact description of items to be removed and reason for removal Department Head (Complete Delivered By Service Entrance signature) 3 copy 123

13 E. Rangkuman Apabila tamu check out dari hotel, petugas room attendant langsung melakukan pemeriksaan kamar. Kalau ada barang yang tertinggal hubungi segera atasan yang bersangkutan dengan cepat atau kantor depan dengan cepat jika barang tersebut merupakan barang berharga. Barang milik tamu yang tertinggal harus diserahkan kepada atasan dan akan dicatat pada buku Lost and Found. Penanganan lost and found merupakan tanggung jawab dari bagian Housekeeping dan di dalam pencatatan serta penyimpanan barang-barang harus dilakukan secara rapi dan baik. Barang-barang yang ditemukan dibungkus dengan plastik transparan supaya kelihatan jenis barang dan mereknya kemudian dilengkapi dengan lost and found tag. Semua proses penanganan barang tercatat dengan menggunakan formulir Lost and Found Book, Lost and Found Has Been Taken By The Guest, Lost and Found Will Be Given To Finder Period, Lost and Found Receive, dan Permission To Remove Property. Daftar Pustaka Sulastiyono, Agus Manajemen Penyelenggaraan Hotel, enerbit Alfabeta : Bandung Suwithi, Ni Wayan. Cecil Erwin Jr. Borham Akomodasi perhotelan untuk smk jilid 2, Direktorat pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, penerbit Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menegah, Departemen pendidikan nasional, Jakarta

14 127