Manual Book Attachment

Transkripsi

1 Manual Book Attachment Pengenalan Fitur Attachment di Fina berguna untuk menyisipkan beberapa dokumen pendukung pada setiap transaksi yang ada di Fina Accounting Software, contohnya : No. Nama Dokumen Form Transaksi FINA Accounting Software 1. NPWP, TDP, SIUP, Domisili Master Data Customer 2. Faktur pembelian aktiva Fixed Assets 3. Surat Kontrak Pembelian Purchase Order 4. Packing List Receive Item 5. Faktur Pajak dari Vendor Purchase Invoice 6. Debit Note Purchase Return 7. Bukti Pembayaran ke Vendor Vendor Payment 8. Kontrak Penjualan Sales Order 9. Surat Jalan Delivery Order 10 Faktur Pajak Penjualan, Dokumen penagihan lainnya Sales Invoice 11. Credit Note Sales Return 12. Bukti pembayaran Customer Customer Receipt 13. SPK Produksi Job Costing 14. Berita Acara Stock Opname Inventory Adjustment 15. Bon Tol, Parkir, BBM Other Receipt / Journal Voucher 1

2 Kelebihan 1. Mudah dalam mencari bukti fisik atas setiap transaksi yg diinput, tertutama untuk kebutuhan Audit dari internal maupun eksternal. 2. Keamanan dokumen lebih terjaga. 3. Mengurangi penggunaan kertas dan tinta printer. 4. Tidak memerlukan penyimpanan bukti fisik secara khusus. 5. Masa simpan dokumen yg bisa bertahan dalam jangka waktu panjang. Pengaturan 1. Siapkan dua database: a. Database untuk input transaksi. Misal namanya Sample.FDB b. Database untuk simpan attachment. Misal namanya Attachment.FDB 2. Inject script Attachment ke database yang digunakan untuk input transaksi, yaitu Sample.FDB. a. Masuk ke menu Add On b. Install c. Masukkan Serial Number Fitur Attachment d. OK 2

3 3. Buka Notepad untuk membuat file Attachment.ini yang isinya adalah : [Main] exename = C:\Program Files (x86)\imamatek\file Attachment\FinaAttachment.exe a. Untuk isi file Attachment.ini tergantung dimana letak dari FinaAttachment.exe. b. Simpan file Attachment.ini pada folder yang sama dengan FINA.exe. 4. Buat 1 folder terpisah dengan folder Fina, contoh beri nama dengan File Attachment. 3

4 5. Yang harus ada pada folder File Attachment adalah : a. FinaAttachment.exe b. FinaAttachment.ini c. Gds32.dll Untuk isi file FinaAttachment.ini adalah : [Main] Database = localhost/3051:c:\program Files x86)\imamatek\fina_anywhere_ \sample\attachment.fdb Isi dari FinaAttachment.ini tergantung dari di mana meletakkan database Attachment.FDB, dan ini cukup 1 saja (server). Untuk masing-masing komputer client silahkan masukkan IP Server pada alamat database. 6. Jalankan query DDL pada database Attachment.FDB untuk membuat table attachment pada database tersebut di Flamerobin. Berikut adalah query nya : CREATE GENERATOR ATTACHMENT_GEN; /******************** DOMAINS *********************/ 4

5 /******************* PROCEDURES ******************/ /******************** TABLES **********************/ CREATE TABLE ATTACHMENT ( ID integer NOT NULL, FORMTYPE varchar(20), FORMGUID varchar(40), DESCRIPTION varchar(255), IMPORTDATE timestamp, IMAGE blob sub_type 0, FORMAT varchar(10), CONSTRAINT PK_ATTACHMENT_1 PRIMARY KEY (ID) ); /********************* VIEWS **********************/ /******************* EXCEPTIONS *******************/ /******************** TRIGGERS ********************/ SET TERM ^ ; CREATE TRIGGER BI_ATTACHMENT FOR ATTACHMENT ACTIVE BEFORE INSERT POSITION 0 AS BEGIN if (new.id is null) then new.id = gen_id(attachment_gen,1); END^ SET TERM ; ^ CREATE INDEX IDX_ATTACHMENT1 ON ATTACHMENT (FORMGUID); GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON ATTACHMENT TO V1C09 WITH GRANT OPTION; 5

6 7. Untuk penggunaan pada PC Client pastikan setting Point 3, 4 dan 5 perhatikan Localhost, disesuaikan dengan lokasi IP server atau Hostname server. 8. Setting permissions user pada folder Fina Attachment. Dengan cara klik kanan folder Fina Attachment - Properties 6

7 Masuk ke tab Security dan cari log in windows sesuai dengan nama user Klik Edit dan pastikan user tersebut Full control, lalu Apply dan OK 7

8 Cara Penggunaan Buka sebuah form yang bisa melampirkan file, misal SO Lengkapi header dan detail SO Klik tombol Attachment Setelah klik tombol Attachment maka akan muncul form Attachment 8

9 a. Scan Jika klik tombol scan akan otomatis tersambung dengan scanner di PC/laptop tersebut. Cara penggunaannya sebagai berikut: i. Hubungan PC dengan scanner yang akan digunakan. Pastikan dahulu scanner sudah berfungsi dengan baik tanpa FINA ii. Pada form Attachment FINA, klik tombol Scan iii. Selanjutnya akan muncul dialog box untuk input nama file dari file ingin dilampirkan iv. Setelah mengisi nama file, klik OK maka akan muncul dialog box yang menampilkan perangkat yang dapat digunakan. Pilih scanner yang sudah terhubung dengan PC, lalu klik OK 9

10 v. Jika berhasil terhubung dengan scanner yang dipilih, maka akan muncul window untuk pengaturan scanning. Tampilan window yang muncul dapat berbeda-beda sesuai dengan jenis scanner maupun driver yang digunakan 10

11 vi. vii. Jika pengaturan sudah sesuai, klik Scan atau OK untuk memulai proses scanning Setelah proses scanning selesai, file yang di-scan akan langsung tersimpan di form Attachment b. Import Import digunakan untuk melampirkan file yang sudah tersimpan pada drive di PC. Cara menggunakannya sebagai berikut: i. Klik tombol Import, maka akan muncul dialog box untuk input nama file untuk file yang ingin dilampirkan (seperti pada proses scan) 11

12 ii. iii. Klik OK, maka akan muncul window explorer untuk mencari file yang ingin dilampirkan Pilih file, lalu klik OK iv. File yang dipilih akan langsung tersimpan di form Attachment 12

13 c. Delete Delete digunakan untuk menghapus file yang sudah dilampirkan. Cara menggunakannya sebagai berikut : i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin dihapus ii. Klik tombol Delete, maka file akan otomatis terhapus d. Rename Rename digunakan untuk mengubah nama file yang sudah tersimpan. Cara penggunaannya sebagai berikut: i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin di-rename ii. Klik tombol Rename, maka akan muncul sebuah dialog box untuk input nama file baru 13

14 iii. iv. Input nama file baru yang diinginkan Klik OK, maka nama file akan terupdate e. Preview Selain dengan cara klik 2x pada nama file, preview dapat dilakukan dengan klik tombol Preview yang ada di menu. Preview digunakan untuk menampilkan file yang sudah dilampirkan dan membuka file tersebut dengan aplikasi sesuai ekstensi file-nya. Berikut cara penggunaannya: i. Pada form Attachment, ceklis file yang ingin di-preview ii. Klik tombol Preview, maka file yang dipilih akan dibuka melalui aplikasi yang sesuai f. Close Tombol close dapat digunakan untuk menutup menu Attachment Fina. Setelah attachment berhasil dilampirkan, tutup form Attachment, lalu simpan transaksi SO Catatan, Attachment hanya akan ditampilkan pada form tempat attachment tersebut diimpor. Maka, jika file dilampirkan di SO, pada saat SO ditarik ke SI, file tersebut tidak akan ikut ditarik ke SI. 14

15 User Setting 1. Semua user yang diberi akses ke form transaksi sesuai informasi tabel di halaman 1 dapat lakukan proses Scan, Import, Delete, Rename, Preview dan Closed sesuai dengan ilustrasi pada halaman 8. 15