STRUKTUR ORGANISASI USAHA

Transkripsi

1 STRUKTUR ORGANISASI USAHA 1. Pengertian Organisasi Organisasi adalah tempat atau wadah berkumpulnya dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Struktur organisasi adalah susunan komponenkomponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut dipadukan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan. Pengertian tersebut memperlihatkan adanya satuan-satuan organisasi, hubungan-hubungan dan saluran wewenang yang ada didalam organisasi. 2. Bagan Organisasi Bagan organisasi adalah gambaran struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotakkotak atau garis-garis yang disusun menurut kedudukan yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis saluran wewenang. Dibawah ini adalah control bagan dan struktur organisasi suatu perusahaan yang dipimpin oleh seorang manajer dibantu oleh tiga kepala bagian, yaitu kepala bagian produksi, kepala bagian keuangan, dan kepala bagian personalia. Alasan mengapa perusahaan menyusun struktur organisasi, yaitu : 1) Untuk membedakan suatu tugas/pekerjaan 2) Untuk memberikan kemungkinan dilakukan koordinasi atas tugas-tugas sehingga akan lebih efektif 3) Untuk menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan 4) Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi usaha 5) Untuk pempermudah pengawasan 6) Untuk mempermudah evaluasi 7) Untuk mencegah kelambatan-kelambatan dan kesulitan dalam bekerja 8) Untuk mengatur cara bekerja dan bekrjasama 9) Sebagai pedoman kerja dan alur kerja 10) Untuk mencegah kerumitan dalam bekerja 3. Bentuk Organisasi a. Bentuk Organisasi Lini (Line Organization) Struktur organisasi lini yang diciptakan oleh Henry Fayol ini merupakan bentuk yang paling sederhana dan paling tua dalam organisasi. Struktur ini menggambarkan tekanan bahwa wewenang organisasi dipegang langsung oleh manajemen puncak atau manajer atas yang di terapkan pada karyawannya untuk mencapai keberhasilan. Namun demikian manajer-manajer departemen masih diberi kesempatan untuk membuat pengambilan keputusan bagi departemennya, tetapi tetap dalam komando manajen puncak. Atau, bisa juga didefinisikan sebagai bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah yang dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga.

2 Berdasarkan uraian tersebut diatas dapat diketahui bahwa bentuk organisasi lini mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : 1) Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang 2) Jumlah karyawan sedikit 3) Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi 4) Belum terdapat spesialisasi 5) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan 6) Struktur organisasi sederhana dan stabil 7) Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil 8) Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan) STRUKTUR ORGANISASI LINI/GARIS Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah : kesatuan komando yang terjamin dengan baik Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan) Koordinasi lebih mudah dilaksanakan Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan. Adanya penghematan biaya Pengawasan berjalan efektif Kelemahan-kelemahan organisasi garis : Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan, karena dipegang sendiri Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel). Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri

3 Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan Kurang tersedianya staf ahli b. Bentuk Organisasi Lini dan Staff (Lini and Staff Organization) Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan: Memiliki ciri-ciri: Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff Jumlah karyawan banyak Organisasi besar, bersifat komplek Adanya spesialisasi STRUKTUR ORGANISASI LINI & STAFF Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf: 1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan. 2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana 3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil. 4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangan pemikiran dari staf. 5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas. 6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya 7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya. 8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf: 1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat

4 2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal 3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting 4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf 5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang 6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar 7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini 8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks. c. Bentuk Organisasi Fungsional (Function Organization) Organisasi fungsional adalah suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berbedabeda. Didalam lembaga pendidikan khususnya di Indonesia, pada umumnya menggunakan struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini sangat cocok diterapkan karena dapat memudahkan melakukan pengawasan. Organisasi fungsional disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi sesuai dengan kepentingan organisasi, misalnya fungsi pengelolaan keuangan, fungsi pemasaran, fungsi pengawasan. Organisasi fungsional mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis Target-target jelas dan pasti Pengawasan ketat Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL Kelebihan organisasi fungsional: Pembagian tugas jelas

5 Para karyawan bekerja sesuai dengan keahliannya Mendorong terjadinya spesialisasi Solidaritas, moral dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya tinggi Kekurangan organisasi fungsional: Dalam penerapan memerlukan biaya yang besar Koordinasi sulit dijalankan Keahlian tidak bias berkembang di luar bidangnya d. Bentuk Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Function Organization) Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan. Memiliki ciri-ciri: Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan. Terdapat spesialisasi yang maksimal Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pembagian kerja STRUKTUR ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL Kebaikan organisasi Lini dan fungsional : 1. Solodaritas tinggi 2. Disiplin tinggi 3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal 4. Pekerjaan pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan Sedangkan keburukannya adalah :

6 1. Kurang fleksibel dan tour of duty 2. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang 3. Spesiaisasi memberikan kejenuhan e. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff (Line, Functional and Staff Organization) Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional. Memiliki ciri-ciri: 1. Organisasi besar dan kadang sangat rowel 2. Jumlah karyawan banyak. 3. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok: o Karyawan dengan tugas pokok (line personal) o Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal) o Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group) f. Organisasi Komite (Commite Organization) Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari : 1. Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini 2. Staff Committee, yaitu orang orang yang hanya mempunyai wewenang staf Memiliki ciri-ciri : Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan. Asas musyawarah sangat ditonjolkan Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga. Kebaikan Organisasi komite : 1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan 2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil 3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin Sedangkan keburukannya : 1. Proses decision making sangat lambat 2. Biaya operasional rutin sangat tinggi 3. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

7 Pertimbangan Menentukan Organisasi 1. Tujuan dan bentuk badan usaha perusahaan 2. Jumlah tenaga kerja 3. Jumlah aktivitas 4. Fleksibilitas 5. Efiensi