APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA DISTRIBUSI OBAT PADA PT. INDRIA FARMA KLATEN NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Aditya Harsana Prayoga

Transkripsi

1 APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA DISTRIBUSI OBAT PADA PT. INDRIA FARMA KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Aditya Harsana Prayoga kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 NASKAH PUBLIKASI APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA DISTRIBUSI OBAT PADA PT. INDRIA FARMA KLATEN disusun oleh Aditya Harsana Prayoga Dosen Pembimbing Heri Sismoro, M.Kom NIK Tanggal, 1 Desember 2014 Ketua Jurusan SISTEM INFORMASI Bambang Sudaryatno, Drs, MM NIK

3 APLIKASI SITEM PENGOLAHAN DATA DISTRIBUSI OBAT PADA PT. INDRIA FARMA KLATEN Aditya Harsana Prayoga 1), Heri Sismoro 2) 1). Sistem Infomasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta 2). Sistem Infomasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia aditya.prayoga@students.amikom.ac.id, herisismoro@amikom.ac.id Abstract - PT. indria Farma has used the information in a data processing system, be it medicine data, customer, or sales data. But the system is still using manual systems. Data or transactions are only recorded in the books. It is very possible to be a lot of mistakes and the data is corrupted or missing. Therefore, PT. Indria Farma need to use a computerized system to solve problems that exist, and provide convenience in handling the data. A good information system will be expected to have good impact in supporting the drug distribution data processing. In this thesis, researchers tried to analyze the issues that exist. With the method of observation, literature, and archives, researchers began to initiate development to provide better system. Do the designing process models using DFD models, database design, interface design, and relations between tables. Applications produced a prototype of the baseon desktop "application Of Medecine Distribution Management Data System, which is intended for data processing as well as drug transaction. The results obtained by the ease of data handling and presentation of reports. Keywords: information, systems, analysis, design, development, transaction 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem tersebut. Tetapi pada PT.Indria Farma sistem yang diterapkan pada bagian pengolahan data pendistribusian obat masih manual yaitu dengan pencatatan pada buku kearsipan. Akibatnya proses pengolahan data menjadi lambat, begitu juga untuk memperoleh informai dan laporan laporan yang diperlukan. Maka sangat diperlukan sistem terkomputerisasi untuk pengolahan data distribusi obat. Dari uraian di atas, maka dengan ini penulis akan mengadakan penelitian dan pembangunan sistem dengan judul Aplikasi Sistem Pengolahan Data Distribusi Obat Pada PT. Indria Farma. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, maka didapatkan rumusan masalah yaitu bagaimana cara membuat aplikasi pengolahan data distribusi obat pada PT. Indria Farma? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk memberikan inovasi terhadap sistem pengolahan data pendistribusian obat pada PT. Indria Farma agar mempunyai daya dukung yang tinggi terhadap kegiatan pendistribusian obat. 1.4 Landasan Teori Sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengejar ketentuan yang umum.[ 1 ] Sistem Informasi inventori adalah bahan-bahan, bagian yang di sediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam suatu perusahaan untuk diproses produksi serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap pakai dan tersimpan dalam database. 2. Pembahasan 2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisikan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.[ 2 ] Hasil dari analisis sistem yang sedang berjalan saat ini di perusahaan tersebut yaitu: 1. Prosedur pemasukan obat ke gudang a. Suplier bahan mentah mengirimkan obat sesuai pesanan perusahaan yang dilakukan oleh admin. b. Admin melakukan inventarisasi obat dan melakukan laporan ke dalam buku manual pemasukan obat. 1

4 c. Admin melakukan update stok gudang obat d. Barang dimasukan ke gudang dan admin gudang (user) membuat laporan untuk diberikan ke manager setiap bulannya. 2. Prosedur pengeluaran barang jadi dari gudang: a. Konsumen melakukan pemesanan obat yang selanjutnya ditindaklanjut oleh admin gudang. b. Admin melakukan pengeluaran barang dengan melakukan pencatatan pengeluaran barang. c. Admin melakukan update stok obat. d. Admin melakukan laporan stok barang untuk dilaporkan ke manager setiap bulannya. Dengan adanya analisis sistem diharapkan dapat mengoptimalkan dan memaksimalkan untuk mencapai tujuan yang lebih baik. Tahap analisis merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan di tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. 2.2 Analisis Kelemahan Sistem Proses identifikasi masalah yaitu mencari kesalahan pada sistem yang sedang berjalan. Masalah ini yang mengakibatkan tujuan dari sistem tidak berjalan semestinya atau yang tidak diharapkan. Masalah yang terjadi pada sistem distribusi yang telah berjalan pada PT. Indria Farma yaitu masih melakukan pencatatan secara manual sehingga apabila buku/pencatatan hilang tidak ada backup data. 2.3 Analisis PIECES 1) Performance (Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses suatu kerja perusahaan. Kinerja diukur dengan jumlah distribusi (troughtput) dan waktu tanggap (respontime). Tabel 3.1 Analisis Kinerja 1. Troughtput Pencatatan yang dilakukan berada di beberapa buku manual yang menyebabkan banyak pekerjaan yang dilakukan dalam satu waktu. 2. Respontime Sistem lama menggunakan Microsoft Excel dalam proses pelaporannya sehingga terjadi kekakuan data karena data yang disimpan diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan tidak dapat atau sulit dilakukan. Proses ini akan semakin 2) Information (Informasi) memperpanjang waktu tanggap (response time). Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Tabel 3.2 Analisis Informasi 1. Tepat Tersebarnya data membuat proses pembuatan laporan menjadi lama dan informasi yang diinginkan sering kali tidak tepat waktu 2. Akurat Data yang dihasilkan tidak akurat karena data yang ada tidak didokumentasikan dan dirawat dengan baik. 3. Relevan Seringkali informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan karena banyaknya data dan tidak terorganisir dengan baik. 3) Economy (Ekonomi) Analisis ini menilai sistem yang dikembangkan akan membantu manajemen dalam hal pengurangan dan keuntungan dari segi ekonomi. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Biaya dan ekonomi Di sistem lama, laporan produksi harian masih menggunakan buku dan peralatan mencatat lainnya, menyebabkan biaya pengeluaran menjadi besar. 4) Control (Kontrol) Analisis ini harus bisa mengendalikan sistem dalam hal meningkatkan kinerja sistem, melindungi data dan informasi dari kerusakan, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem. Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Perawatan Sangat sulit melakukan kontrol dikarenakan banyaknya data yang tersebar dan tidak adanya sistem yang melindungi data dan informasi dengan baik sehingga sangat rentan dimanipulasi. 5) Efficiency (Efisiensi) 2

5 Berkaitan dengan penggunaan sumber daya yang digunakan untuk menghindari pemborosan. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Waktu Berjalannya sistem manual menyebabkan banyak pemborosan baik dari segi waktu maupun biaya sehingga menghambat kegiatan dan operasional perusahaan secara keseluruhan. 6) Service (Pelayanan) Sistem yang dikembangkan harus bisa memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna dan dapat dijadikan acuan dalam operasional organisasi tersebut. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Kehandalan Pelayanan informasi kepada manager harus menunggu lama, karena dengan tersebarnya data menyebabkan proses data memakan waktu lama. 2.4 Perancangan 1. Relasi Tabel 3. Data Flow Diagram Gambar 3. Data Flow Diagram level Implementasi Implementasi Database Membuat database yang merupakan suatu hal yang sangat penting dalam perancangan database. Database digunakan untuk menyimpan data dalam suatu program. Pembuatan database ini menggunakan query SQL Server CREATE DATABASE PT_indriafarma USE PT_indriafarma CREATE TABLE obat ( kode_obat CHAR (6) PRIMARY KEY, nama_obat VARCHAR (50), merk VARCHAR (50), harga MONEY, stok INT, untung INT ); CREATE TABLE supplier ( kode_supp CHAR (7) PRIMARY KEY, nama VARCHAR (50), alamat VARCHAR (300), telepon VARCHAR (14) ); 2. Flowchart Gambar 1. Relasi Tabel Gambar 4. Pembuatan database Implementasi Aplikasi 1. Tampilan utama Gambar 2. Flowchart 3

6 Gambar 5. Tampilan Utama 2. Tampilan Login Gambar 6. Tampilan Login 3. Tampilan Proses Gambar 7. Tampilan Proses Pembelian Obat 4. Tampilan Laporan Gambar 8. Tampilan Laporan Konsumen 3. Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan hasil rancangan serta implementasi sistem pengolahan data distribusi obat pada PT. Indria Farma, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Adanya sistem pengolahan data distribusi obat ini dapat memberikan kemudahan kepada instansi yang terkait untuk Daftar Pustaka melakukan pengolahan data pada pendistribusian obat. 2. Sistem baru ini memungkinkan sistem yang lebih baik dari sistem yang sebelumnya karena segala hal pencatatan data obat, data supplier, data customer, data salesman, data pengirim, serta transaksi pembelian obat dan penjualan obat digantikan dengan memasukkan datanya pada program aplikasi ini. 3. Pengolahan data yang cepat, berkualitas dan lancar ini sangat diperlukan oleh semua setiap tipe organisasi guna membantu dalam mencapai tujuan atau sasaran organisasi. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data ini jika digunakan diperusahaan tersebut antara lain: a. Menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. c. Tata letak dari program dan bentuk output diatur sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti, mudah dibaca dan dapat dilihat isinya dengan cepat. [1] John F.Nash, Martin B.Roberts (1984:20) dikutip oleh Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt Analisis dan Design Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis [2] Jogiyanto HM, Analisis dan Design (Yogyakarta: CV Andi Offset, 1989) hal. 129 Biodata Penulis Aditya Harsana Prayoga, Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, Pendadaran lulus tanggal 19 September 2014, Wisuda tanggal 31 Januari Alamat Rumah: Dk/Ds Prawatan RT 01 RW 03 Jogonalan Klaten Heri Sismoro, M.Kom, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada. Memperoleh gelar Magister Ilmu Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Gajah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Kepala Bagian, Pengembangan dan Pengabdian Masyarakat sekaligus dosen tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 4