BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN. data sangatlah penting demi kemajuan usaha. Dalam bidang pelayanan jasa dan

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Dalam persaingan di dunia bisnis kecepatan dan keakuratan dalam pengolahan data sangatlah penting demi kemajuan usaha. Dalam bidang pelayanan jasa dan penjualan khususnya, masih banyak yang melakukan aktifitas atau transaksi secara manual. Untuk mencari sebuah data memerlukan waktu yang cukup lama dikarenakan banyaknya dokumen, meskipun dokumen tersebut telah tersusun rapi tetapi tetap saja membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari dokumen tersebut. PT. Sukanda Djaya Cibitung merupakan perusahaan yang bergerak dibidang makanan yang didinginkan. Setiap perusahaan dihadapkan pada resiko bahwa pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya barang pedukung dari customer merupakan barang yang memegang peranan penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan ini semua tidak lepas dari penjualan bahan makanan tersebut.. Tinjauan perusahaan ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi-fungsinya dari masing-masing bagian pada PT. Sukanda Djaya Cibitung. 26

2 Sejarah PT. Sukanda Djaya PT. Sukanda Djaya Cibitung adalah perusahaan distribusi makanan didinginkan terbesar di indonesia sejak tahun 1978 dan sekarang salah satu dari makanan dan minuman distribusi kering terbesar perusahaan di indonesia. Sukanda sepenuhnya dimiliki oleh PT. Berlian Cold Storage. Sukanda memiliki 17 titik distribusi di seluruh indonesia. Yang membuat tidak hanya perusahaan distribusi makanan didinginkan terbesar di indonesia tetapi juga satu-satunya yang beroperasi pada tingkat nasional. Dibentuk pada tahun 1978 perseroan awalnya hanya didistribusikan produk yang diproduksi perusahaan induknya yang awalnya adalah es krim. Pada tahun 1986, menyadari masalah dalam distribusi makanan didinginkan divisi perdagangan. Manajemen percaya bahwa memanfaatkan infrastruktur yang sama rantai dingin dan basis pelanggan sebagai operasi es krim tidak hanya akan menciptakan sinergi tetapi juga mempromosikan inovasi dalam dis-nya Visi dan Misi dari perusahaan ini adalah sebagai berikut: Visi untuk menjadi perusahaan makanan dan minuman distribusi di indonesia dalam hal kehandalan, teknologi, efisiensi, dan daya saing biaya. Misi 1. Mengutaman kepuasan terhadap pelanggan, sehingga pelanggan tidak kecewa pada saat melakukan transaksi pada perusahaan. 2. Memberikan kualitas makanan dan minuman dengan cara kompetitif tepat waktu dan biaya untuk kepuasan pelanggan. 3. Meningkatkan kehidupan konsumen kami diseluruh Indonesia.

3 Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsi Untuk mengolah perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan dalam bentuk struktur organisasi yang merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya. Adapun struktur organisasi ini dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang diwujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Berikut ini adalah struktur organisasi dan fungsi yang ada pada PT. Sukanda Djaya. STRUKTUR ORGANISASI Sumber: Manager PT. Sukanda Djaya Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Sukanda Djaya

4 29 Adapun fungsi dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direktur Tugas direktur diantaranya: a. Menyusun strategi misi dan visi b. Membuat rencana pengembangan perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. c. Mengawasi jalanya perusahaan sesuai prosedur serta ketetapan perusahaan yang berlaku. d. Menyusun, melaksanakan dan meningkatkan jumlah, mutu produksi serta penggunaan sarana dan prasarana perusahaan. 2. Manajer Tugas manajer diantaranya: a. Membuat strategi pemasaran. b. Mengesahkan dokumen penjualan perusahaan c. Memimpin rapat harian dan rapat bulanan d. Mengontrol kedisiplinan seluruh bawahannya 3. Accounting Tugas pada bagian accounting diantaranya: a. Menyediakan laporan keuangan untuk internal maupun eksternal perusahaan. b. Membayar gaji karyawan.

5 30 4. Keuangan Tugas pada bagian keuangan diantaranya: a. Membuat dokumen-dokumen yang diperlukan yang berkaitan dengan transaksi. b. Mencatat segala transaksi dan mengatur keuangan serta penerimaan pembayaran dari pelanggan. c. Menyediakan laporan penjualan terhadap perusahaan. 5. Bagian Admin sales Tugas pada bagian admin sales diantaranya: a. Menerima info pesanan. b. Melaksanakan transaksi dengan pelanggan serta memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. c. Menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan dan menginformasikan PO tersebut ke departemen terkait. 6. Bagian Gudang Tugas pada bagian gudang diantaranya: a. Mengeluarkan barang sesuai dengan dokumen terkait b. Mempersiapkan/packing barang untuk dikirim kepada pelanggan. 7. Bagian Staff Gudang Tugas pada bagian staff gudang diantaranya: a. Membantu kepala gudang mempersiapkan/packing barang untuk dikirimkan ke pelanggan.

6 31 8. Bagian Driver Tugas pada bagian driver diantaranya: a. Melakukan pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan surat jalan yang sudah dibuat oleh keuangan Prosedur Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang ada pada PT. Sukanda Djaya meliputi : 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan melakukan pemesanan kepada PT. Sukanda Djaya megirimkan Purchase Order (PO).PO diterima oleh admin sales dan menyerahkannya kepada manajer untuk di acc, kemudian po acc diarsipkan dan diserahkan kepada bagian gudang. 2. Prosedur Pengiriman Barang Bagian gudang membuatkan surat jalan dan surat pengiriman barang (spb). Setelah itu spb diserahkan kepada pelanggan, copy spb acc diarsipkan oleh bagian keuangan untuk pembuatan faktur serta surat jalan diserahkan kepada bagian driver. Berdasarkan copy po acc dan sj bagian gudang mengeluarkan dan meyiapkan barang untuk dikirimkan kepada pelanggan. Sj dan spb, beserta barang yang dipesan oleh pelanggan diberikan kepada driver untuk di kirimkan ke tempat pelanggan. Copy spb acc dari pelanggan diserahkan kepada bagian keuangan untuk pembuatan faktur.

7 32 3. Prosedur Penerimaan Pembayaran Berdasarkan copy spb acc, bagian accounting membuatkan faktur lengkap dengan tanggal jatuh tempo pembayaran barang. Kemudian faktur diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti penagihan barang. Setelah faktur diterima oleh pelanggan, maka pembayaran dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo. Berdasarkan faktur yang telah dikirimkan bagian keuangan, pelanggan melakukan pembayaran secara cash dan mengirimkan bukti Tanda Terima Pembayaran (TTP) atau bukti bayar, Copy faktur acc kepada bagian keuangan untuk pembuatan laporan penjualan. 4. Prosedur Pembuatan Laporan Penjualan Pada proses pembuatan laporan ini bagian keuangan membuatkan laporan penjualan menggunakan excel yang dibuat berdasarkan arsip yang disimpan antara lain, copy faktur acc, serta bukti tanda terima pembayaran. Berdasarkan data-data tersebut, maka dibuat laporan penjualan yang nantinya akan diserahkan kepada direktur.

8 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan A. Diagram Konteks berjalan

9 34 B. Diagram Nol Berjalan Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

10 35 C. Diagram Detail Berjalan 3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem berjalan adalah ringkasan dari proses-proses yang terjadi dalam sistem yang memerlukan dokumen-dokumen input yang mendukung jalannya proses untuk menghasilkan dokumen output. Adapun spesifikasi sistem penjualan di PT. Sukanda Djaya adalah sebagai berikut.

11 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan atau dokumen input merupakan bentuk masukan yang berbentuk dokumen dan diolah dalam proses sehingga dapat menghasilkan suatu keluaran. Dokumen-dokumen masukan yang ada di PT. Sukanda Djaya adalah sebagai berikut: 1. Purchase Order (PO) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Purchase Order : Sebagai bukti pemesanan barang : Pelanggan : Admin sales : Setiap ada permintaan pemesanan barang : Kertas : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A.1 2. Tanda Terima Pembayaran (TTP) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Tanda Terima Pembayaran : Sebagai bukti tanda terima barang dan pembayaran. : Pelanggan : Keuangan : Setiap terjadi pengiriman barang : Kertas : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A.2

12 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dasarkan Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dibuat bedasarkan data yang keluar. Dokumen-dokumen keluaran yang ada pada PT. Sukanda Djaya adalah sebagai berikut: 1. Surat Jalan Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Surat Jalan : Sebagai bukti pengiriman barang : Keuangan : Pelanggan : Setiap pengiriman barang : Kertas : 2 lembar Bentuk : Lihat lampiran B.1 2. Surat Pengiriman Barang Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Surat Pengiriman Barang : Sebagai bukti pengiriman barang dan pembayaran : Keuangan : Pelanggan : Setiap pengiriman barang : Kertas : 2 lembar Bentuk : Lihat lampiran B.2

13 38 3. Faktur Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Faktur : Sebagai bukti pajak PPN keluaran : Accounting : Pelanggan : Setiap terjadi transaksi : Kertas : 2 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran B.3 4. Laporan Penjualan Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Laporan Penjualan : Sebagai laporan penjualan : Keuangan : Direktur : Setiap akhir bulan : Kertas : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran B Permasalahan Setalah mempelajari sistem berjalan pada PT. Sukanda Djaya Cibitung, penulis mencoba memberikan suatu analisa tentang sistem tersebut. Dalam hal ini penulis menguraikan permasalahan yang timbul pada PT. Sukanda Djaya Cibitung, yaitu

14 39 sistem berjalan masih menggunakan sistem manual dan tenaga pelaksanaan yang mengoperasikan sistem tersebut belum mampu menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Ketika terjadi kesalahan atau kehilangan, pembetulannya masih secara manual. sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memperoleh informasi yang diinginkan Alternatif Pemecahan Masalah Untuk meningkatkan kualitas input maupun output, maka penulis memberikan alternatif pemecahan masalah yang dapat diterapkan pada perusahaan PT. Sukanda Djaya, diantaranya: 1. Melakukan komputerisasi dalam sistem penjualan tunai maupun dalam laporan keuangan pada PT. Sukanda Djaya Cibitung, sehingga akan mempercepat proses pengolahan data. 2. Mengatur manajemen dengan baik agar tidak ada perangkapan tugas, dan disesuaikan dengan jobdesk setiap karyawan yang bersangkutan.