INSTITUT PENDIDIKAN HUBUNGAN LUAR. Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/9 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:.. Jawatan: PENGARAH Jawatan: REKTOR SEKTOR HEP DAN INSTITUT PENDIDIKAN HUBUNGAN LUAR GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menjelaskan proses perancangan, pengurusan dan pelaksanaan Hal Ehwal Pelajar dalam latihan keguruan praperkhidmatan supaya dapat dijalankan secara sistematik dan berkesan mengikut keperluan Institut Pendidikan Guru (IPG). Prosedur ini merangkumi proses-proses berikut: 1.1. Keberkesanan penilaian program Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu yang dilaksanakan di IPG, dianalisis dalam tempoh satu bulan selepas pelaksanaan untuk memastikan skor min 4.3 dapat dicapai Keberkesanan pelaksanaan program mentor-mentee dianalisis pada setiap hujung semester untuk memastikan skor min 4.3 dapat dicapai. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh IPGM/IPG dalam menguruskan Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu (PPISMP/PDPLI) serta Program Mentor-Mentee bagi pelajar latihan keguruan praperkhidmatan sepenuh masa (PPISMP/PISMP/PDPLI). 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti (IPGM-MK-PPK-01). 3.2 COPPA Code of Practice For Programme Accreditation 2 nd Edition Pengurusan Hal Ehwal Pelajar. 3.4 Garis Panduan Pengisian Program Pengurusan Pelajar Baharu. 3.5 Buku Panduan Tawaran Terkini. 3.6 Garis Panduan Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu terkini sa 3.7 Buku Panduan Pelaksanaan Program Mentor- Mentee Edisi Buku Panduan Pelaksanaan Program Mentor -Mentee Edisi Buku Peraturan Pelajar IPG Edisi terkini Perjanjian Pendidikan Guru dan Borang Penjamin dan Saksi.

3 MUKA SURAT : 3/9 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Pendaftaran Pelajar ialah proses pendaftaran pelajar baharu pra perkhidmatan sepenuh masa (PPISMP/PDPLI) yang ditawarkan mengikuti latihan di IPG Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu ialah jawatankuasa yang bertanggungjawab bagi mengendalikan dan melaksanakan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu Perjanjian Pendidikan Guru (PPG) dan Borang Penjamin Dan Saksi (BPDS) ialah borang perjanjian ikatan kontrak antara pelajar dengan Kerajaan Malaysia untuk mengikuti program peringkat diploma dan ijazah pertama yang mesti ditandatangani oleh kedua-dua pihak dan dua orang penjamin pelajar serta saksi Buku Daftar Pelajar ialah buku yang digunakan untuk merekodkan maklumat pelajar yang berdaftar dengan kampus Pengurusan Pelajar Baharu ialah satu tempoh yang ditetapkan bagi memberi pendedahan kepada pelajar baharu sepenuh masa (PPISMP/PDPLI) tentang program yang diikuti dan penyesuaian diri sebagai pelajar di IPG Jawatankuasa Program Mentor-Mentee adalah jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Ketua Unit Pengembangan dan Kepimpinan Pelajar dan dianggotai oleh Penyelaras Program Mentor-Mentee, kaunselor dan beberapa orang wakil mentor di IPG Program Mentor-Mentee adalah program yang dilaksanakan sepanjang tahun secara mingguan yang dijadualkan untuk mentee agar mereka dapat berkongsi maklumat, kemahiran dan pengalaman di bawah bimbingan mentor masing-masing.

4 MUKA SURAT : 4/ Kaunselor Pelajar ialah pegawai yang dilantik oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling (BPsK), KPM ditugaskan untuk memberikan khidmat kaunseling kepada pelajar Mentor ialah pensyarah yang dilantik oleh Pengarah IPG yang berperanan sebagai penasihat, pembimbing dan mengendalikan Program Mentor-Mentee Mentee ialah pelajar yang berdaftar di IPG. 4.2 Singkatan PA IPGM : Pengurusan Atasan (Rektor dan Timbalan Rektor) PA IPG : Pengurusan Atasan (Pengarah dan Timbalan Pengarah) MK : Manual Kualiti PK : Prosedur Kualiti PP : Pemilik Proses IPGM : Institut Pendidikan Guru Malaysia : Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Luar IPG : Institut Pendidikan Guru MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan KJ/KU : Ketua Jabatan/ Ketua Unit KJ HEP : Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar PPHEP : Pegawai Pengurusan Hal Ehwal Pelajar JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar PPG : Perjanjian Pendidikan Guru BPDS : Borang Penjamin Dan Saksi HEP : Hal Ehwal Pelajar

5 MUKA SURAT : 5/9 PPISMP : Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan PISMP : Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan PDPLI : Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia KUK : Ketua Unit Kokurikulum KUPK : Ketua Unit Pengembangan & Kepimpinan PPPB : Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu JPPPB : Jawatankuasa Pendaftaran dan Pengurusan Pelajar Baharu MPPP : Mesyuarat Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran SMP : Sistem Maklumat Pelajar

6 MUKA SURAT : 6/9 5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) 1. Penambahbaikan hasil pemantauan dan penilaian yang dilakukan bagi program PPPB dan Mentor-Mentee. 2. Melaksanakan Pelan Pengurusan Risiko (jika ada). 1. Persediaan awal sebelum pelaksanaan program Surat makluman Surat Pelantikan Mesyuarat dan taklimat Mengedar Garis Panduan 2. Mengkaji risiko. A P 1. Melaksanakan pemantauan bagi program PPPB dan Mentor-Mentee. 2. Membuat penilaian & pelaporan bagi program PPPB dan Mentor-Mentee. C D D 1. Melaksanakan program PPPB. 2. Melaksanakan program Mentor-Mentee.

7 MUKA SURAT : 7/9 6.0 PROSES KERJA 6.1 Pendaftaran Dan Pengurusan Pelajar Baharu TANGGUNG JAWAB OUTPUT PA IPGM Memaklumkan program PPPB ke IPG Surat makluman PA IPG Melantik penceramah/ fasilitator/ mentor/ KJHEP/ PHEP Surat lantikan j/kuasa KJHEP/ JPPPB Mesyuarat JPPPB untuk membincangkan proses pendaftaran dan pengurusan pelajar baharu Surat Penggilan Mesyuarat JPPPB Mentor Mentor Rujuk KJHEP Tidak Melaksanakan pendaftaran pelajar baharu Menyemak dokumen-dokumen yang diperlukan Senarai nama pelajar/ LAM PT-03-01a (Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu) Kit Pendaftaran/ dokumen peribadi/ dokumen sokongan P/ TP/ KJHEP Melaksanakan Pengurusan Pelajar Baharu & membuat pemantauan Jadual program PPPB/ Borang Pemantauan KUDT Mengumpul dokumen-dokumen yang telah lengkap daripada mentor BPPG, BPDS & maklumat peribadi PPHEP Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan PPPB daripada Persepsi Pelajar LAM-PT-03-01b (Borang Penilaian dari Persepsi Pelajar) PPHEP Menyediakan laporan PPPB dan hantar salinan ke LAM-PT-03-01c (Laporan PPPB) KUDT Merekod maklumat pelajar setelah pelajar memeterai BPPG SMP/ Buku Daftar Pelajar

8 MUKA SURAT : 8/9 6.2 Program Mentor Mentee TANGGUNG JAWAB Mula OUTPUT PA IPG Melantik Penyelaras Program Mentor-Mentee (KU Pengembangan & Kepimpinan/ KJHEP dan mentor) Surat Pelantikan KJHEP u Mesyuarat perancangan Program Mentor-Mentee. Mengedarkan Garis Panduan Program Mentor- Mentee Surat panggilan mesyuarat/ Garis Panduan MENTOR Melaksanakan Program Mentor-Mentee mengikut jadual yang ditetapkan Jadual pelaksanaan mentor- mentee P/TP/ KJHEP Membuat pemantauan pelaksanaan sekurangkurangnya 2 kali dalam 1 semester LAM-PT 03-02a MENTOR Menyediakan dan menghantar laporan perjumpaan mentor-mentee. Salinan kepada KJHEP dan yang asal untuk simpanan mentor LAM-PT-03-02b MENTOR Merujuk mentee yang bermasalah kepada kaunselor pelajar LAM PT 03-02c KUPK Mengedarkan dan menganalisis Borang Penilaian Keberkesanan Program Mentor- Mentee daripada persepsi pelajar LAM PT 03-02d KUPK Melaporkan keberkesanan Sesi Mentor- Mentee dalam MPPP dan hantar salinan ke LAM-PT03-02e Tamat Nota: 1. Sesi mentor-mentee hendaklah dilaksanakan sehingga minggu terakhir interaksi, sebelum minggu ulangkaji dan peperiksaan akhir pada setiap semester. 2. Sekiranya sesi pementoran tidak dapat dijalankan mengikut jadual, mentor hendaklah merancang aktiviti gantian yang boleh dilaksanakan oleh pelajar. 3. Jika waktu sesi pementoran, pelajar terlibat dengan aktiviti Rasmi IPG, maka aktiviti tersebut dianggap telah dijalankan. Aktiviti tersebut perlu dilaporkan sebagai aktiviti mentor-mentee.

9 MUKA SURAT : 9/9 7.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. Surat Pelantikan JPPPB JHEP 2. Surat Pelantikan Mentor JHEP Surat Pelantikan Penceramah/ Fasilitator JHEP 4. Surat Undangan Ke Majlis Perasmian JHEP - Dan Penutupan PPPB 5. Bayaran Pendaftaran Pelajar Baharu JHEP LAM-PT-03-01a 6. Kit Pendaftaran JHEP 13 Tahun - 7. Borang Pemantauan Pelaksanaan MPPPB 8. Penilaian Keberkesanan program PPPB Daripada Persepsi Pelajar 9. Laporan PPPB oleh KJHEP/ JHEP/ 10. Laporan Pemantauan PPPB oleh 11. Borang Pemantauan Program Mentor- Mentee 12. Laporan Sesi Mentor-Mentee oleh mentor JHEP/ - JHEP LAM-PT-03-01b LAM-PT-03-01c - JHEP JHEP 13. Borang Rujukan Khidmat Kaunseling JHEP LAM-PT-03-02a LAM-PT-03-02b LAM-PT-03-02c - Penilaian Keberkesanan Program 14. Mentor-Mentee Daripada Persepsi Pelajar 15. Laporan Program Pementoran oleh KUP 16. Borang Pelan Pengurusan Risiko JHEP/ JHEP/ JHEP/ LAM-PT-03-02d LAM-PT-03-02e 3 Tahun -