ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIMBINGAN DAN KONSELING DI SMK N 1 WONOSARI. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIMBINGAN DAN KONSELING DI SMK N 1 WONOSARI Naskah Publikasi diajukan oleh: Eva Septya Ningsih kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2

3 ANALYSIS AND INFORMATION SYSTEM DESIGN GUDANCE AND COUNSELING IN SMK N 1 WONOSARI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BIMBINGAN DAN KONSELING DI SMK N 1 WONOSARI Eva Septya Ningsih Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In modern time now with very rapid technological progress, we need a source of highly qualified resourcer. To that, schools as one means of formal education should be able to provide the service of facility is best for their students and also to parent or quardians students. For students, the schools must provide information about the development of learning process is quick, precise and accurate. So did their parent or quardians of students, information about the development of relevant teaching and learning should be delivered in a rapid, precise and accurate. So the sooner the improvement of teaching and learning process that has applied to be corrected so that quality of human resources that have been generated after graduating from high schools qualified and capable of entering the workforce. To meet this need, in this thesis will be made system guidance and counseling information is designed to facilitate teachers guidance and counseling to enter the data that do guidance and counseling. By using the applications systems of guidance and counseling is the function of guidance and counseling not only do teachers guidance on student with problem but also can do the counseling of students who have problem and to present history of students so they can create better treatment of students as learners. The application of the system is expected to assist in accessing aducational database making easier, efficient and effective and functioning of school as aducational institutions for generation of a virtuous nation s nobel character will be achieved. Keyword : information system, guidance and counseling 3

4 1. Pendahuluan Pada jaman modern seperti saat ini dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat, kita membutuhkan sumber daya manusia yang berkualitas baik. Untuk itu, sekolah sebagai salah satu sarana pendidikan formal harus dapat memberikan pelayanan atau fasilitas yang terbaik untuk siswa-siswanya dan juga kepada orang tua / wali siswa. Untuk siswa, sekolah harus memberikan informasi tentang perkembangan proses belajar siswa tersebut secara cepat, tepat dan akurat. Begitu juga dengan orang tua / wali siswa, informasi tentang perkembangan belajar mengajar yang bersangkutan harus disampaikan secara cepat, tepat dan akurat. Sehingga semakin cepat pula perbaikan proses belajar mengajar yang telah diterapkan untuk segera diperbaharui agar kualitas SDM yang dihasilkan setelah lulus dari sekolah tersebut berkualitas tinggi dan sanggup memasuki dunia kerja. Penyiapan peserta didik (Sekolah Menengah Umum / SMU) untuk melanjutkan ke pendidikan lebih tinggi atau penyiapan peserta didik (Sekolah Menengah Kejuruan / SMK) agar menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi dan sanggup memasuki dunia kerja tidak hanya memperhatikan sisi materi pelajaran saja tetapi proses pembentukan pribadi siswa juga sangat perlu diperhatikan. Konselor dengan lembaga Bimbingan dan Konseling (BK) di sekolah sangat berperan dalam proses pembentukan pribadi siswa. Peran tersebut dapat efektif apabila BK di sekolah didukung oleh mekanisme sruktural di suatu sekolah. SMK N 1 Wonosari mengemban tujuan pendidikan yaitu menyiapkan siswa untuk memasuki lapangan kerja serta mengembangkan sikap professional. Sehubungan dengan hal tersebut perlu adanya pengembangan sarana dan prasana khusunya pada sistem manajemen data bimbingan mengingat konselor dengan lembaga Bimbingan dan Konseling (BK) di SMK N 1 Wonosari dalam melakukan bimbingan terhadap siswanya dan pengelolaan manajemen data bimbingan masih bersifat manual. Sehingga kegiatan yang berhubungan dengan bimbingan masih terkesan lambat dan sering terjadi kesalahan dalam pencarian data bimbingan. Oleh karena itu, diperlukan komputerisasi sistem informasi Bimbingan dan Konseling (BK) agar mempermudah dan mempercepat dalam peningkatan dalam kualitas pelayanan antara lain melakukan bimbingan dan konseling terhadap peserta didik. Sehingga tercapainya fungsi sekolah sebagai lembaga pendidikan bagi generasi penerus bangsa yang berbudi pekerti luhur dan menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi serta sanggup memasuki dunia kerja. 4

5 2. Dasar Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Secara umum sistem informasi merupakan aktivitas-aktivitas yang berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Selain itu definisi sistem informasi menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan meyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Komponen Sistem Informasi Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti : Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai piranti fisik seperti komputer dan printer Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki Orang (brainware), yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi Basis data (database), yaitu sekumpulan tabel hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 3. Analisis 3.1 PIECES Performance (Kinerja) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan / badan usaha. Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional dijalankan terlalu lambat dalam mencapai sasaran yang diinginkan. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu tanggap (response time). Jumlah produksi (troughput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap (response time) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut Information (Informasi) Informasi yang dihasilkan dalam suatu sistem sangat penting untuk pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. Sistem lama yang diterapkan pada SMK N 1 Wonosari masih bersifat manual sehingga belum bisa menghasilkan informasi yang akurat, tepat pada waktunya dan relevan dengan yang diharapkan. Di dalam sistem pengolahan data 5

6 bimbingan dan konseling masih membutuhkan peningkatan kualitas dalam pemberian informasi kepada siswa sehingga terbangunnya sistem informasi bimbingan dan konseling yang mampu menyajikan histori siswa untuk pertimbangan pemberian solusi masalah siswa Economy (Ekonomi) Merupakan peningkatan pendapatan karena adanya sistem baru terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Berdasarkan penilaian secara ekonomis maka sistem pengolahan data bimbingan dan konseling secara terkomputerisasi mampu meningkatkan pendapatan sekolah dengan menekan biaya untuk pembelian alat-alat tulis Control (Kontrol) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan karena keberadaannya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki Efficiency (Efisiensi) Merupakan peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari output dibagi dengan inputnya. Dari hasil pengamatannya pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan personil belum efisien. Dengan sistem terkomputerisasi sumber daya dan personil yang digunakan lebih efisien Service (Pelayanan) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dalam suatu sekolah peningkatan pelayanan terhadap siswa merupakan tujuan utama. Pada SMK N 1 Wonosari pelayanan kepada siswa dinilai cukup baik. 3.2 Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan Teknologi Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya berikut perangkat lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding. 6

7 3.2.2 Kelayakan Hukum Suatu sistem yang dikembangkan ini dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah dikemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku terutama dalam perijinan dan penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi, berijin, sehingga tidak menimbulkan masalah dikemudian hari Kelayakan Operasional Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal. Sistem ini tidak terlalu membutuhkan struktur organisasi baru dan memerlukan pegawai baru yang memiliki keahlian khusus, karena hanya sebagai operator. Tetapi, diperlukan pelatihan untuk menjalankan dan merawat sistem sehingga diharapkan tidak menimbulkan gejolak pada organisasi Kelayakan Ekonomi Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi yang baru diharapkan akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumbersumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi yang baru ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya, dengan teknik analisis biaya. 4. Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. Pada aplikasi bimbingan dan konseling diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan untuk media penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server

8 4.1 Uji Coba Program Uji coba program merupakan proses untuk mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan bebas dari kesalahan-kesalahan yang dapat mungkin terjadi Kesalahan Penulisan (Syntax Error) Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak kesalahannya sewaktu program dikompilasi. Gambar 4.1 Contoh Kesalahan Penulisan Kesalahan Sewaktu Proses (Run-Time Error) Runtime Error merupakan jenis kesalahan yang ditemukan saat program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Seperti contoh gambar dibawah ini. 8

9 Gambar 4.2 Contoh Kesalahan Sewaktu Proses Kesalahan Logika (Logic Error) Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Kesalahan seperti ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak ditemukan hasil yang salah dapat menyesatkan bagi yang menggunakannya. Cara mencari kesalahan logika dapat dilakukan dengan test data, yaitu dengan menjalankan program dengan menggunakan data tertentu dan membandingkan hasil pengolahannya dengan hasil yang sudah diketahui. 9

10 Gambar 4.3 Contoh Kesalahan Logika Pada program aplikasi pengolahan data guru yang telah dibuat masih terdapat kesalahan logika pada form guru dikarenakan belum adanya penginputan pada field nama. Untuk penanganan pada kesalahan logika ini admin dapat menginputkan sendiri tanggal lahirnya. 4.2 Uji Coba Sistem Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komonen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Pengujian sistem termasuk pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang diintegrasikan perlu di tes kembali intuk melihat apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat meeemberikan output kepada program yang lainnya. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing dan white box testing Black Box Testing Berdasarkan hasil uji coba yang dilakukan, seluruh tombol navigasi dan tombol fasilitas program lainnya serta proses yang dijalankan tidak terjadi kesalahan, tetapi aplikasi mempunyai aturan-aturan yang sudah ditetapkan dan harus diikuti karena apabila dihiraukan maka sistem akan menolak perintah yang tidak sesuai dengan aturan. Contoh peringatan ketika user menginputkan data siswa yang sama, untuk kesalahan semacam ini sistem akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang dilakukan, berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena menginputjkan data siswa yang sama pada menu input siswa. 10

11 Gambar 4.4 Uji Coba Black Box White Box Testing Uji coba white box testing merupakan metode pengetesan yang dilakukan dengan cara melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisa apakah ada kesalahan atau tidak. Gambar 4.5 Uji Coba White Box 4.3 Manual Program Manual program merupakan suatu petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi windows. Perancangan pada manual program dilakukan apabila penyusunan perancangan database aplikasi input dan output data telah selesai. Dengan perancangan manual form seperti ini diharapkan pengolahan pemasukan data akan lebih sempurna. Gambar 4.6 Form Login 11

12 Gambar 4.7 Form Utama Gambar 4.8 Form Siswa Gambar 4.19 Form Guru 12

13 Gambar 4.10 Data Kelas Gambar 4.12 Form Bagi Kelas Gambar 4.13 Form Tahun Ajaran 13

14 Gambar 4.14 Form Searching Gambar 4.15 Form Orang Tua Gambar 4.16 Form Konseling 14

15 Gambar 4.17 Form Pelanggaran Gambar 4.18 Form Studi Kasus 15

16 5. Kesimpulan Berdasarkan penjelasan bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan : 1. Dengan adanya penerapan sistem baru secara terkomputerisasi pada SMK N 1 Wonosari, maka pengolahan data bimbingan dan konseling menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Sistem komputerisasi pengolahan data bimbingan dan konseling yang dibuat ini dapat mempermudah dalam hal pencarian data yang berkaitan dengan siswa karena data tersimpan dan terstruktur. 3. Dengan sistem yang baru ini mampu menyajikan histori siswa untuk pertimbangan pemberian solusi masalah siswa di SMK N 1 Wonosari sehingga membantu kebijakan lembaga ini dalam mengambil tindakan dapat dilakukan lebih cepat. 4. Pembuatan laporan bisa lebih tepat waktu dan tingkat kesalahan akan lebih kecil karena selalu terjadi pengoreksian data pada masing-masing bagian. 16

17 DAFTAR PUSTAKA Arief, M.Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. Davids, Gordon B Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia. Fatta, Hanif Al Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Fatansyah. Basis Data Bandung: Informatika Bandung. Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Tersruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta; Andi Offset. MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan Microsoft Visual Basic 6.0 Untuk Pemula. Yogyakarta: Andi Offset. MADCOMS, Tim Divisi Penelitian dan Pengembangan Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Yogyakarta: Andi Offset. Raymond McLeod, Jr.1995.Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Gramedia. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Offset. Sutanto, Edhy Sistem Basis Data Konsep dan Perancangannya dalam Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Offset. Utami, Ema & Sukrisno Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset