BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi sekarang ini teknologi dan informasi semakin berkembang sehingga sistem informasi menjadi salah satu elemen yang sangat penting bagi perusahaan untuk dapat mendukung proses bisnis berjalan seperti proses bisnis operasional. Dalam lingkup perusahaan besar kegiatan - kegiatan operasional perusahaan semakin bertambah waktu akan menjadi semakin kompleks, contohnya adanya penambahan aktivitas yang mempengaruhi proses bisnis yang dapat menyebabkan penambahan transaksitransaksi dalam perusahaan. Hal ini membuat perusahaan sadar akan pentingnya penerapan teknologi dan informasi yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Seiring dengan berkembangnya teknologi dan informasi yang semakin pesat dalam segala bidang serta semakin ketatnya persaingan antar perusahaan-perusahaan maju dan sedang berkembang. Aktivitas operasional perusahaan yang sedang berkembang akan membutuhkan informasi yang akurat dikarenakan apabila perusahaan tidak menerapkan sistem informasi maka perusahaan tidak akan berjalan maksimal tanpa adanya informasi yang akurat. Akan tetapi seringkali banyak perusahaan mengalami kesulitan dalam hal mengelola, menghasilkan serta mendapatkan informasi dikarenakan teknologi hanya akan memberikan manfaat apabila perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat. Untuk memperoleh informasi yang akurat, diperlukan sistem informasi yang dapat menunjang kebutuhan informasi perusahaan yaitu dengan mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis perusahaan. Hadirnya teknologi informasi yang perkembangannya berlangsung secara berkesinambungan pada beberapa tahun terakhir ini telah membantu perusahaan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis yang ada secara signifikan. Namun demikian, seiring dengan perkembangan kebutuhan perusahaan yang terus-menerus dan kompleks, perusahaan pun 1

2 2 dituntut untuk melalukan integrasi sistem antar bagian perusahaan yang sebelumnya terpisah-pisah. Semakin besar sebuah perusahaan maka integrasi sistem akan semakin dibutuhkan untuk mempermudah penyajian informasi yang akurat dan real-time. ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan suatu konsep sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnis perusahaan dalam satu sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam merencanakan sumber daya dan mengotomatiskan proses bisnis yang dianggap penting bagi perusahaan, serta membuat sistem perusahaan menjadi real-time dan transparan. Menurut Davenport (1998), ERP adalah paket software yang mengintegrasikan semua informasi keseluruhan perusahaan seperti informasi keuangan dan akuntansi, informasi sumber daya manusia, informasi supply chain dan informasi pelanggan ( Mimin Nur Aisyah, 2011). PT. Bukit Makmur Mandiri Utama merupakan salah satu perusahaan penyedia layanan bagi perusahaan produsen batubara di Indonesia di semua tahapan produksi. PT. Bukit Makmur Mandiri Utama menyadari pentingnya suatu sistem informasi terintegrasi yang mampu untuk menghubungkan seluruh area fungsional perusahaan dan mendukung proses bisnis yang sedang berjalan. Oleh karena itu PT. Bukit Makmur Mandiri Utama mengimplementasikan sistem ERP berbasis SAP untuk membantu tercapainya visi dan misi perusahaan. Dalam penelitian ini akan dilakukan evaluasi terhadap modul Human Capital Management dari sistem ERP berbasis SAP pada submodul Personnel Development dan Training and Event Management untuk menyesuaikan antara User Requirement dan fungsi-fungsi yang ada di dalam sistem SAP. Beberapa submodul Human Capital Management yang telah diimplementasikan oleh PT. Bukit Makmur Mandiri Utama adalah Time Management, Travel Management, Benefit, Personnel Administration, Payroll, Personnel Development dan Training and Event Management. Kami memilih submodul Personnel Development dan Training and Event Management untuk penelitian ini karena kedua submodul tersebut sudah

3 cukup lama dugunakan, yaitu sejak awal tahun 2012 sehingga kedua submodul tersebut sudah layak untuk dilakukan evaluasi Ruang Lingkup Ruang Lingkup dalam penulisan skripsi ini akan dibatasi pada analisa dan evaluasi sistem SAP ERP pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama, modul Human Capital Management. Batasan ruang lingkup penelitian pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan untuk menganalisa dan memahami proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. 2. Penelitian hanya dibatasi pada modul Human Capital Management, submodul Personnel Development dan Training and Event Management, sistem ERP berbasis SAP. 3. Evaluasi yang dilakukan adalah untuk mengevaluasi sistem SAP modul Human Capital Management yang sedang berjalan, khususnya pada sub-modul Personnel Development dan Training and Event Management dengan metode Fit/Gap Analysis. 4. Memberikan rekomendasi untuk mengoptimalkan penggunaan sistem SAP modul Human Capital Management namun tidak mencakup pengkonfigurasian ulang. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menganalisa proses bisnis SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. 2. Melakukan evaluasi kinerja SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. 3. Menganalisa kebutuhan atau requirement pada SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management. 4. Memberikan solusi atas kesalahan yang mungkin ditemukan selama evaluasi kinerja SAP ERP modul Human Capital Management,

4 4 khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengetahui kinerja aplikasi sistem SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. 2. Membantu perusahaan dalam menganalisa proses bisnis SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management. 3. Memberikan informasi mengenai kebutuhan atau requirement pada SAP ERP modul Human Capital Management, khususnya submodul Personnel Development dan Training and Event Management. 4. Memberikan solusi atas kesalahan yang ditemukan dan disesuaikan dengan proses bisnis serta aturan yang berlaku pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan untuk melakukan evaluasi pada sistem Enterprise Resource Planning modul Human Capital Management pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama adalah Fit/Gap Analysis (FGA) yang terdiri dari 2 tahap yaitu tahap analisis (Fit/Gap Analysis Report) dan tahap perancangan (Fit/Gap Analysis Phase). Fit Gap Analysis Report merupakan metode untuk membandingkan proses bisnis dan sistem pada perusahaan dengan fungsi sistem yang ada, dimana akan dievaluasi apakah proses bisnis yang sedang dijalankan dengan fungsi sistem yang ada memang sudah terjadi kecocokan atau kesesuaian (Fit) atau adanya kesenjangan (Gap), dan kemudian mencari alternative dan rekomendasi untuk mengatasi kesenjangan (Gap) yang ada. Kemudian untuk metode perancangan terhadap hasil rekomendasi dan alternative yang diberikan akan digunakan Fit/Gap Analysis Phase. Fit/Gap Analysis Phase terdiri dari tahapan-tahapan rancangan untuk merealisasikan alternative dan rekomendasi yang telah teridentifikasikan pada Fit/Gap Analysis Report.

5 5 Metodologi yang digunakan untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam penulisan skripsi ini terdiri dari: 1. Objek Penelitian a. PT. Bukit Makmur Mandiri Utama, Jakarta. b. Proses bisnis pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. c. SAP R/3 modul Human Capital Management, submodul Personnel Development dan Training and Event Management. 2. Metode Penelitian 2.1 Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Data yang dikumpulkan melibatkan pihak - pihak atau user dari perusahaan yang menggunakan sistem SAP ERP. b. Praktek Kerja Lapangan (Internship) Data yang dikumpulkan dapat dilakukan dengan mengamati proses bisnis yang ada di PT. Bukit Makmur Mandiri Utama melalui jalur intership. 2.2 Metode Analisa a. Analisa Sistem Berjalan Dalam metode ini, pengumpulan data dan informasi dilakukan dengan menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini dalam PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. b. FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) FMEA dibuat dari hasil uji coba atau testing secara langsung terhadap sistem SAP modul Human Capital Management dan menyebarkan kuisioner kepada user pada PT. BUMA untuk mengetahui beberapa fungsi dalam SAP yang menjadi prioritas tertinggi dan berarti jika fungsi tersebut mengalami kegagalan, maka proses bisnis dari submodul Personnel Development dan Training and Event Management akan terhamabat atau tidak berjalan sama sekali.

6 6 c. Fit / Gap Analysis Metode Fit / Gap Analysis digunakan untuk menganalisis user requirement dengan fungsi-fungsi yang telah disediakan dalam software SAP pada PT. BUMA, serta mengetahui tingkat sebuah kebutuhan (requirement) dan memberikan rekomendasi terhadap kebutuhan yang belum dipenuhi atau belum dijalankan secara maksimal. d. Risk Analysis Setelah menemukan Gap, metode Risk Analysis digunakan untuk menganalisis seberapa sering Gap tesebut ditemukan atau terjadi dan seberapa besar dampak yang ditimbulkan jika Gap tidak segera diperbaiki. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yang akan berkaitan satu sama lain, yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini akan berisi uraian mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan yang dilakukan. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini akan berisi uraian mengenai teori-teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang menjadi dasar dalam melakukan analisa dan evaluasi terhadap sistem ERP. Teori-teori yang akan dibahas meliputi teori umum dan khusus. BAB 3 : ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN Bab ini akan berisi uraian mengenai gambaran umum perusahaan, yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisa sistem yang berjalan pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama, permasalahan yang dihadapi PT.

7 Bukit Makmur Mandiri Utama saat ini dan pemecahan atas masalah yang ditemukan. 7 BAB 4 : HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini akan berisi uraian mengenai pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP ERP pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi uraian mengenai simpulan yang di dapat dari hasil analisa dan evaluasi pada PT. Bukit Makmur Mandiri Utama dan juga memberikan saran yang dapat dipertimbangkan untuk perkembangan perusahaan selanjutnya.

8 8