POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA BENGKEL, MAKMAL SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : MOHD ARIFFIN BIN AMAN Jawatan : Timbalan Pengarah (SA) Tarikh : NAMA : HJ ABDUL AZIZ BIN ABU BAKAR Jawatan : Pengarah PMK Tarikh :

2 Mukasurat 1 /12 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Maklumat Umum Proses Rujukan Sumber-Sumber Yang Diperlukan Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi Definisi Singkatan SIPOC DIAGRAM Makmal dan SWIMLANE Asas Makmal dan PROSES KERJA Asas Makmal dan P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) RISIKO DAN PELUANG KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) LAMPIRAN KAWALAN DAN PINDAAN

3 Mukasurat 2 /12 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Prosedur ini menggariskan tindakan untuk memastikan penilaian peralatan untuk pelaksanaan teori atau amali di setiap bengkel, makmal dan bilik kuliah supaya proses Perkhidmatan Pemberian Pendidikan dapat dilaksanakan denagn lancar, berkualiti dan berkesan. 2) Skop (key activities) a. Menjalankan b. Membuat Laporan c. Membuat senaraipendek peralatan yang tidak berfungsi/tidak mencukupi d. Membuat ulasan status peralatan e. Merancang pengurusan penyelenggaraan dan perolehan peralatan rosak atau tidak mencukupi 3) Indikator kecemerlangan proses a. sentiasa berfungsi, memenuhi keperluan dan mencukupi 4) Pemilik proses a. Penyelaras Makmal dan 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pensyarah Kursus 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Malaysia b. Jabatan Pendidikan Politeknik (JPP) c. Kementerian Kewangan d. Jabatan Akauntan Negara 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan luaran 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 b. 1PP (Pekeliling Perbendaharaan) c. Pekeliling Perkhidmatan d. Arahan Perbendaharaan e. Surat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Rujukan dalaman 7.5 (internal references) 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 a. Semua Proses Kerja b. Semua Garis Panduan (terbitan dalaman) SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia Pengarah Timbalan Pengarah (Akademik) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) Ketua Jabatan Penyelaras Makmal dan Pemilik Lokasi Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit Pegawai Perolehan Jabatan/Unit

4 Mukasurat 3 /12 Infrastruktur Bangunan dan utility 7.1.3(a) Makmal,, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Perabot (Kerusi dan Meja Pensyarah dan Pelajar) LCD Projector, Skrin, Komputer, Perisian dan printer Kemudahan Lain (Air-Cond dan Papan Putih dsb) Pengangkutan (c) Tidak Berkaitan Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Tidak Berkaitan perlu dikaliberasi Tidak Berkaitan Bahan 7 Tidak Berkaitan Persekitaran Selamat & kondusif Pengetahuan Keperluan standard Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan Kompetensi kakitangan 7.2 Pernah mengikuti Kursus Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Perolehan Kerajaan Lain-lain Tidak Berkaitan 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Borang PBMB Minggu Akhir Menyediakan PK Cuti Semester Pelajar Borang dan Edar Dengan Tangan (MSK Pelajar 2. Buat Status dan Isi Borang 3. Edarkan salinan Borang Status yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi PK PBMB Baru) 1 Minggu (M1 Kuliah) 1 Minggu (M2 Kuliah) Isi secara manual dan serahan dengan tangan Memfail rekod yang diedarkan PBMB PL 4. Sediakan Laporan dan sedia Senarai Pendek yang tidak berfungsi/ /tidak mencukupi 5. Jalankan perbincangan berkaitan Senarai Pendek PBMB PPA J/U 1 Minggu (M3 Kuliah) 1 Minggu (M4 Kuliah) Membuat Laporan dan Senarai Pendek dan Serahan Tangan Berbincang dengan KJ dan dapatkan ulasan status peralatan PPA J/U KJ 6. Buat Ulasan Status yang tidak berfungsi/tidak mencukupi KJ 1 Minggu (M5 Kuliah) KJ berbincang dengan PP J/U PP J/U

5 Mukasurat 4 /12 7. Menguruskan perolehan samada untuk tujuan penyelenggaraan atau pembelian peralatan PP J/U (M6 ke atas) Merancang kaedah perolehan mengikut peruntukan jabatan yang ada Unit Kewangan dan Perolehan 1.5 Definisi PERKATAAN PENERANGAN Menjalankan penilaian status peralatan di bengkel, makmal dan bilik kuliah Salinan Rekod peralatan Memfailkan rekod penilaian peralatan di lokasi bengkel, makmal dan bilik kuliah Laporan Membuat laporan status peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi Senarai Pendek Membuat senarai pendek peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi Ulasan Komen atau cadangan Ketua Jabatan bagi peralatan yang disenarai pendek dari aspek keperluan dan kelancaran P & P. Perolehan Menguruskan proses penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada 1.6 Singkatan SINGKATAN PPMK TP(A) TP(SA) KJ PBMB PL PPA J/U PP J/U PK M PENERANGAN Pengarah Politeknik Melaka Timbalan Pengarah (Akademik) Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik) Ketua Jabatan Penyelaras Makmal dan Pemilik Lokasi Penolong Pegawai Aset Jabatan/Unit Pegawai Perolehan Jabatan/Unit Pensyarah Kursus Minggu

6 Mukasurat 5 /12 2. SIPOC DIAGRAM Makmal dan SOURCE OF INPUTS PBMB Sesi Taklimat Ringkas Prosedur PBMB INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Borang Makmal dan JALANKAN TAKLIMAT RINGKAS PROSEDUR EDAR BORANG Edaran Prosedur Borang Makmal dan KJ Pensyarah Pensyarah Kursus Minggu MSK PK PBMB PBMB PPA J/U Borang Makmal dan Edaran salinan Borang Status yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi Senarai Pendek Makmal dan yang Tidak Berfungsi / Tidak Mencukupi Senarai Pendek Makmal dan JALANKAN DAN ISI BORANG MEMFAILKAN REKOD STATUS DI LOKASI SEDIAKAN SENARAI PENDEK BINCANGKAN SENARAI PENDEK DENGAN KJ UNTUK ULASAN STATUS Borang Makmal dan yang telah lengkap diisi Salinan Borang Status Fail Rekod Senarai Pendek Makmal dan Ulasan status peralatan tidak berfungsi/ tidak mencukupi PBMB (M1 Kuliah) PL (M2 Kuliah) PPA J/U (M3 Kuliah) KJ (M4 Kuliah)

7 Mukasurat 6 /12 KJ Ulasan Status tidak berfungsi/ tidak mencukupi MENGISI ULASAN STATUS Rekod Ulasan Status tidak berfungsi/ tidak mencukupi oleh KJ KJ (M5 Kuliah) KJ Rekod Ulasan Status tidak berfungsi/ tidak mencukupi oleh KJ MEMBUAT PERANCANGAN PENGURUSAN PEROLEHAN Rekod Perancangan Pengurusan Perolehan mengikut peruntukan jabatan yang ada PP J/U (M6 dan ke atas)

8 Mukasurat 7 /12 3. SWIMLANE Asas Makmal dan PK PBMB PL PPA J/U KJ PP J/U MENJALANKAN TAKLIMAT RINGKAS PROSEDUR TERIMA BORANG MAKMAL DAN BILIK KULIAH EDAR BORANG BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH SEMAK BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH ISI BORANG TERIMA BORANG BENGKEL, MAKMAL DAN BILI KULIAH DAN BUAT SALINAN UNTUK PEMILIK LOKASI TERIMA BORANG BENGKEL, MAKMAL DAN BILIK KULIAH UNTUK DIFAILKAN DILOKASI SEDIA LAPORAN BENGKEL, MAKMAL DAN BILI KULIAH BUAT SENARAI PENDEK YANG TIDAK BERFUNGSI/ TIDAK MENCUKUPI TERIMA SENARAI PENDEK CUKUP YA TIDAK MEMBUAT PERANCAN GAN PEROLEHAN / ABM

9 Mukasurat 8 /12 4. PROSES KERJA Asas Makmal dan Bil Tanggung jawab Tindakan 1. KJ Mengarah PBMB menyediakan Borang Makmal dan mengikut keperluan melalui Mesyuarat Pengurusan Jabatan 2. PBMB a. Menjalankan taklimat ringkas Prosedur Berkaitan b. Mengedarkan dengan tangan Borang Makmal dan kepada semua Pensyarah Kursus mengikut Jadual waktu Jabatan 3. PK Membuat penilaian peralatan, mengisi secara manual Borang Makmal dan dan menyerahkan dengan tangan kepada PBMB 4. PBMB a. Membuat edaran salinan Borang Status yang lengkap diisi kepada Pemilik Lokasi untuk difailkan b. Menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U 5. PL Pemilik Lokasi menerima dan memfailkan salinan Borang Status yang lengkap diisi dilokasi 6. PPA J/U PPA J/U membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan ulasan tentang status peralatan 7. KJ Mengarah PP J/U membuat perancangan perolehan penyelenggaraan atau pembelian peralatan mengikut peruntukan jabatan yang ada 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Borang Makmal dan Bilik Kuliah Pesanan Tempatan Prestasi Pembekal Kelulusan perancangan KJ Pengarah Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Jadual Waktu PK Rujuk dan akur kepada proses kerja Pemantauan KJ Kawalan Proses yang Juruaudit Luar disumber luar 8.4 Juruaudit Dalaman Identifikasi dan Kod Pesanan Tempatan kemudahkesanan 8.5.2

10 Mukasurat 9 /12 Harta hak milik pelanggan Pemuliharaan Khidmat selepas dan Analisa Prestasi Pembekal perkhidmatan Kawalan Perubahan Tindakan 10 (ACTION) keberkesanan Taklimat Ringkas Prosedur Borang Makmal dan Salinan Borang Status Pemilik difailkan di Lokasi Laporan Makmal dan Bilik Kuliah Senarai pendek Makmal dan Bilik Kuliah Ulasan Status oleh KJ pencapaian objektif kualiti pencapaian piagam pelanggan audit dalaman dan luaran Prestasi Pembekal Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Penambahbaikan 10.3 Semakan berperingkat dokumen 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Borang Makmal Dan Salinan Rekod Pemilik Lokasi Laporan Senarai pendek peralatan Ulasan Status oleh KJ Tidak menjalankan Taklimat Perancangan seperti yang ditetapkan PBMB tidak menyediakan Borang Makmal Dan dengan secukupnya oleh PBMB TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) KJ perlu memastikan PBMB mengadakan Taklimat Perancangan dijalankan PBMB perlu menyediakan Borang Makmal dan secukupnya TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) KJ perlu memaklumkan kakitangan berkaitan Prosedur Pengurusan Makmal dan dalam Mesyuarat Pengurusan Jabatan supaya sentiasa disedari oleh

11 Mukasurat 10 /12 Dokumen perolehan mengikut prosedur kerajaan oleh PP PK tidak menyemak peralatan dan mengisi Borang Makmal Dan Bilik Kuliah PK perlu menyemak peralatan dan mengisi Borang Makmal dan semua PK di jabatan. PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada Pemilik Lokasi PBMB tidak mengedarkan salinan rekod penilaian peralatan kepada PL PBMB tidak menyediakan laporan dan senarai pendek peralatan dan tidak menyerahkan kepada PPA J/U PBMB perlu menyediakan laporan, senarai pendek peralatan dan menyerahkan kepada PPA J/U PPA J/U tidak membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status PPA J/U perlu membuat perbincangan dengan KJ untuk mendapatkan Ulasan Status KJ tidak membuat perancangan perolehan bersama PP J/U KJ perlu membuat perancangan perolehan bersama PP J/U PP J/U tidak mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan PP J/U perlu mematuhi prosedur perolehan kerajaan seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan Kerajaan

12 Mukasurat 11 /12 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD 1. Borang Makmal Dan 2. Laporan 3. Senarai Pendek TEMPOH TEMPAT KATEGORI SIMPANAN SIMPANAN 1 Tahun Bilik Ketua Jabatan Terhad 2 Tahun Fail Bilik Ketua Jabatan 2 Tahun Fail Bilik Ketua Jabatan Terhad Terhad 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN NAMA LAMPIRAN 1) (1) ( ) Borang Makmal Dan 2) (2) ( ) Senarai Pendek Makmal Dan

13 Mukasurat 12 / KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50% KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. KRITERIA KECEMERLANGAN M/S KSP BIL 1 /2018 PROSES, SIPOC, SWIMLANE, PROSES KERJA, LAMPIRAN P02. P03. P04. P05.

14 BORANG Senarai peralatan yang tidak berfungsi / tidak mencukupi : Nama Lokasi Bengkel/Makmal/ BK 34 Bil 1 MEJA PELAJAR 2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH Senarai 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD 6 PC KOMPUTER 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH Jumlah Asal Bilangan peralatan (Nyatakan Bilangan) Tidak Berfungsi Tidak Mencukupi Disediakan oleh : Disahkan oleh :. Tandatangan PK. Tandatangan PBMB Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : (1) ( )

15 SENARAI PENDEK Bil Kod Kursus Lokasi Senarai 1 MEJA PELAJAR 2 KERUSI PELAJAR 3 MEJA PENSYARAH 4 KERUSI PENSYARAH 5 LCD 6 PC 7 AIR COND 8 PAPAN PUTIH Jumlah Asal Tidak Berfungsi Tidak Mencukupi Sila tambah helaian jika jadual tidak mencukupi. Ulasan Status Oleh Ketua Jabatan : Disediakan oleh : Disahkan oleh :. Tandatangan PBMB. Tandatangan KJ Nama : Nama : Tarikh : Tarikh : (2) ( )