BAB 3 LAPORAN STUDI LAPANG Sejarah Ikatan Orang tua Mahasiswa ITS. pendidikan di Perguruan Tinggi memerlukan kegiatan-kegiatan yang

Transkripsi

1 23 BAB 3 LAPORAN STUDI LAPANG 3.1 Gambaran Umum Organisasi Sejarah Ikatan Orang tua Mahasiswa ITS IKOMA ITS adalah singkatan dari Ikatan Orang Tua Mahasiswa ITS, yang didirikan tahun 1986 oleh para orang tua mahasiswa waktu itu dengan alasan karena para orang tua mahasiswa sadar bahwa pendidikan tidak hanya tanggung jawab pemerintah, akan tetapi juga tanggung jawab orang tua mahasiswa masingmasing. Apalagi disadari bahwa kebutuhan mahasiswa dalam menempuh pendidikan di Perguruan Tinggi memerlukan kegiatan-kegiatan yang membutuhkan biaya tidak hanya kegiatan yang dapat dilakukan di kampus, akan tetapi kegiatan di luar kampus pun perlu dilakukan, dan juga kegiatan-kegiatan yang pelaksanaannya harus dilakukan di luar negeri. Kebutuhan biaya yang dibutuhkan didalam kampus pun ternyata biayanya tidak bisa dibebankan pada ITS, yang berarti biaya itu harus dipikul oleh orang tua mahasiswa melalui Ikatan Orang Tua Mahasiswa yang dananya dihimpun dari uang iuran dan uang pangkal para anggotanya. Peran IKOMA sebagai perantara orang tua mahasiswa dalam membantu memfasilitasi kegiatan non akademik putra-putrinya selama berkuliah di ITS termasuk kegiatan pengembangan minat bakat, pelatihan, dan kompetisi. Bahkan, pelayanan kesehatan gratis bagi mahasiswa juga difasilitasi melalui Medical Center ITS. 23

2 24 Berdasarkan Anggaran dasar dan Anggaran Rumah Tangga IKOMA ITS th. 2013, untuk menunjang tercapainya kegiatan tersebut, IKOMA ITS mengusahakan dan mengumpulkan dana melalui pembayaran uang Pangkal, Iuran per semester, sumbangan sukarela dan usaha lainnya Visi dan Misi Organisasi Visi IKOMA ITS adalah mitra ITS untuk mewujudkan sarjana yang berkompetensi dan berkomitmen dalam ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), beriman dan bertakwa (IMTAK) Misi IKOMA yaitu: 1. Memberikan manfaat kepada pemangku kepentingan (stakeholder) untuk mewujudkan keberhasilan mahasiswa dalam kehidupan bermasyarakat. 2. Memberikan kontribusi nyata kepada ITS dalam penyediaan dan pengadaan sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan ekstrakulikuler mahasiswa.

3 Struktur Organisasi Ikatan Orang Tua Mahasiswa ITS PENGURUS IKOMA ITS KETUA Ir. H. Z. Arief Roesman Wakil Ketua Ir. Wisnu Wardhana BENDAHARA Ir. Goeltom Pamudji AKUNTANSI Ir. Mudiono SEKRETARIS Muchid, S.E. SIE SARANA PRASARANA Ir. Bambang Witjaksono, M.MT. SIE PENDIDIKAN & IPTEK Ir. Rudhy Ivan Noor SIE UKM & KESEHATAN Pestariati, M.Kes. PELAKSANA HARIAN KEPALA KANTOR Surono KASIR Irena Yulita Aziz ADMINISTRASI UMUM T. Pramono AKUNTANSI Veny Iswari Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 1 Struktur Organisasi IKOMA ITS Masa Bakti Tahun

4 Uraian tugas, Wewenang dan Indikator Keberhasilan Organisasi Uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pengelola organisasi IKOMA ITS masa bakti tahun telah diatur dalam Surat Keputusan Ketua IKOMA tentang Struktur Organisasi, dan Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Pengurus Harian Ikoma Its Masa Bakti Tahun dengan nomor: KEP- 065/IKOMA ITS/VI/2013 tertanggal 21 Juni 2013 yang berisikan sebagai berikut: 1. Pengurus Harian Ketua Rincian Tugas: 1. Melaksanakan ketentuan-ketentuan AD ART IKOMA ITS. 2. Melaksanakan keputusan-keputusan Sidang Umum Perwakilan IKOMA ITS tanggal 1 Juni Melaksanakan koordinasi dengan para pemangku kepentingan. 4. Membina dan menilai kinerja pengurus dan pegawai. 5. Menandatangani kesepakatan atau perjanjian kerja dengan pihak pemangku kepentingan.. Wewenang: 1. Menetapkan nilai bantuan dana kegiatan yang diajukan pemangku kepentingan berdasarkan musyawarah pengurus harian IKOMA ITS, untuk nilai bantuan dana lebih dari dari Rp ,00 (sepuluh juta rupiah). 2. Menyempurnakan uraian tugas, wewenang, dan tanggung jawab pengelola unit organisasi IKOMA ITS.

5 27 3. Mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk jabatan jabatan struktural dan atau jabatan fungsional. 4. Melaksanakan koordinasi proses penggalangan dana dari sumber lain yang tidak mengikat untuk pembiayaan suatu kegiatan. 2. Pengurus Harian Wakil Ketua Rincian Tugas: 1. Mengkoordinir penyusunan rencana kegiatan dan anggaran pendapatan/belanja unit-unit organisasi IKOMA ITS setiap tahun anggaran. 2. Mengkoordinir penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan tiap unit organisasi IKOMA ITS setiap semester tahun anggaran berjalan. 3. Membina dan menilai kinerja pegawai IKOMA ITS. 4. Memimpin pelaksanaan kegiatan kepanitiaan yang dibentuk oleh Ketua. 5. Melaksanakan koordinasi dengan pemangku kepentingan. Wewenang: 1. Menetapkan bantuan dana untuk setiap proposal kegiatan yang diajukan pemangku kepentingan, dengan batasan nilai tertinggi Rp ,00 (lima juta rupiah).

6 28 3. Pengurus Harian Sekretaris Rincian Tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja bidang organisasi setiap tahun anggaran. 2. Membina, menilai kinerja, mengusulkan pemberhentian dan melaksanakan rekruitmen pegawai IKOMA ITS. 3. Memimpin pelaksanaan kegiatan kepanitiaan yang dibentuk oleh Ketua. Wewenang: 1. Menetapkan bantuan sosial kepada pemangku kepentingan, dan promosi organisasi dengan batasan nilai tertinggi masing-masing Rp ,00 (dua juta lima ratus rupiah). 4. Pengurus Harian Bendahara Rincian Tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja perbendaharaan IKOMA ITS setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Mengelola perbendaharaan IKOMA ITS berpedoman pada standar akuntansi dan manajemen keuangan yang berlaku. 3. Melaksanakan pemeriksaan kas secara fisik (cash opname) bulanan. 4. Menjamin ketersediaan dana tunai setiap bulan. 5. Mengendalikan pengeluaran dana.

7 29 6. Menjamin kebenaran setiap transaksi keuangan, dan nilai perbendaharaan setiap tahun anggaran. 7. Menyampaikan laporan periodik tentang hasil evaluasi perbendaharaan dalam rapat pengurus harian. 8. Mengelola dokumentasi transaksi keuangan IKOMA ITS. Wewenang: 1. Melakukan koreksi, dan atau menolak transaksi pembayaran karena telah melampaui platform anggaran belanja. 5. Pengurus Harian Akuntansi Rincian Tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja akuntansi setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Menyaksikan pelaksanaan pemeriksaan kas secara fisik (cash opname) setiap bulan. 3. Melaksanakan kegiatan periodik pemeriksaan internal. 4. Menyampaikan laporan hasil evaluasi pemeriksaan internal setiap bulan dalam rapat pengurus harian. 5. Menjamin kebenaran pelaksanaan posting data transaksi keuangan dalam sistem informasi keuangan. 6. Menyampaikan draft laporan keuangan bulanan paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

8 30 7. Memberikan keterangan berdasarkan data atau dokumen pendukung berkaitan dengan pemeriksaan eksternal. 8. Mengelola dokumentasi pemeriksaan internal, posting data, dan laporan keuangan IKOMA ITS. Wewenang: 1. Melakukan koreksi kode rekening dalam dokumen transaksi keuangan sebelum pelaksanaan posting data dalam sistem informasi keuangan IKOMA ITS. 2. Melakukan koreksi kesalahan yang diketemukan dalam sistem informasi keuangan setelah mendapat persetujuan dari Ketua. 6. Pengurus Harian Unit Bantuan Pendidikan Dan IPTEK Rincian tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja pengelolaan unit bantuan pendidikan dan IPTEK setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Meneliti setiap proposal kegiatan yang diterima dari pemangku kepentingan, mulai dari identitas penyelenggara, lama kegiatan, lokasi dan tanggal mulai kegiatan, manfaat mengikuti kegiatan, jumlah yang akan berangkat, sampai dengan rencana anggaran belanja yang dibutuhkan. 3. Mengusulkan nilai bantuan diluar batas wewenang dalam musyawarah pengurus harian.

9 31 4. Menyampaikan laporan periodik tentang realisasi kegiatan dan belanja unit bantuan IPTEK dan pendidikan.. Wewenang: 1. Menetapkan bantuan dana setiap proposal kegiatan IPTEK atau pendidikan, berdasarkan nilai manfaat dari tiap proposal yang diajukan dengan batasan nilai tertinggi masing-masing Rp ,00 (dua juta lima ratus rupiah). 7. Pengurus Harian Unit Bantuan Kesehatan Dan Kegiatan Mahasiswa Rincian tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja pengelolaan unit bantuan kesehatan dan kegiatan mahasiswa setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Mengusulkan nilai bantuan diluar batas wewenang dalam musyawarah pengurus harian. 3. Menyampaikan laporan periodik tentang realisasi kegiatan dan belanja unit bantuan kesehatan dan kegiatan mahasiswa. Wewenang: 1. Menetapkan bantuan dana kesehatan mahasiswa berdasarkan pengajuan klaim, dan atau bantuan dana kegiatan mahasiswa dari setiap proposal yang diterima dengan batasan nilai tertinggi masingmasing Rp ,00 (dua juta lima ratus rupiah).

10 32 8. Pengurus Harian Unit Bantuan Sarana Dan Prasarana Rincian tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja pengelolaan unit bantuan sarana dan prasarana setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Mengusulkan nilai bantuan diluar batas wewenang dalam musyawarah pengurus harian. 3. Menyampaikan laporan periodik tentang realisasi kegiatan dan belanja unit bantuan sarana dan prasarana. Wewenang: 1. Penyediaan bantuan sarana atau prasarana untuk pemangku kepentingan melalui proses pembelian langsung dengan batasan nilai tertinggi masing-masing Rp ,00 (dua juta lima ratus rupiah). 9. Pelaksana Harian Kepala Kantor Rincian tugas: 1. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran belanja kesekretariatan setiap tahun anggaran, dan diusulkan untuk mendapat persetujuan dari Ketua. 2. Mengelola kegiatan harian kesekretariatan. 3. Mengelola kondisi peralatan dan perlengkapan kantor. 4. Mengelola, dan mengusulkan pemberhentian/penambahan pegawai.

11 33 5. Mengelola pembayaran transaksi bantuan dana yang telah mendapat persetujuan dari pengelola organisasi. 6. Menyampaikan laporan periodik tentang realisasi kegiatan dan belanja kesekretariatan. Wewenang: 1. Penyediaan dan pembayaran kebutuhan operasional kesekretariatan melalui transaksi tunai dengan batasan nilai tertinggi Rp ,00 (satu juta rupiah). 10. Pelaksana Harian Bendahara Pelaksana Rincian tugas: 1. Memberikan masukan kepada Kepala Kantor dalam hal penyusunan rencana kegiatan dan anggaran belanja kesekretariatan setiap tahun anggaran. 2. Menyiapkan dokumen untuk setiap transaksi keuangan pemberian bantuan dana, dan kebutuhan operasional dilengkapi dokumen pendukung untuk disetujui terlebih dahulu oleh pengelola unit organisasi, bendahara, dan atau yang berwenang. 3. Mengajukan kebutuhan dana tunai terencana, baik untuk kebutuhan operasional dan pemberian bantuan kegiatan. 4. Melaksanakan transaksi pembayaran bantuan dana yang telah mendapat persetujuan dari yang berwenang.

12 34 5. Mengelola adminitrasi transaksi keuangan tunai maupun transaksi perbankan, dan mengelola dokumentasi transaksi keuangan. 6. Menyampaikan laporan realisasi transaksi pembayaran bantuan dana kegiatan setiap periodik. 7. Melaksanakan tugas-tugas dari Bendahara untuk transaksi Perbankan. 8. Menyerahkan dokumen transaksi harian kepada pengelola akuntansi untuk pelaksanaan posting.. Wewenang: (tidak memiliki wewenang) 11. Pelaksana Harian Sekretaris Pelaksana Rincian tugas: 1. Membantu Kepala Kantor dalam penyusunan rencana kegiatan dan anggaran belanja kesekretariatan setiap tahun anggaran. 2. Mengelola kebersihan sekretariat. 3. Mengelola administrasi harian sekretariat. 4. Mengelola pelaksanaan pemeliharaan ruangan, peralatan dan perlengkapan kantor. 5. Mengelola ketersediaan kebutuhan bahan habis pakai untuk operasional administrasi kesekretariatan. 6. Membantu penyusunan laporan periodik tentang realisasi kegiatan dan belanja kesekretariatan. 7. Melaksanakan tugas-tugas dari Sekretaris.

13 35 Wewenang: (tidak memiliki wewenang) 12. Pelaksana Harian Staff Kasir Rincian tugas: 1. Mengajukan kebutuhan dana tunai kepada Bendahara Pelaksana untuk transaksi pembayaran tunai. 2. Melaksanakan serah terima dana tunai dari Bendahara Pelaksana, dengan menandatangani dokumen untuk setiap serah terima dana tunai. 3. Melaksanakan pembayaran tunai sesuai dengan nilai uang yang tercantum dalam dokumen transaksi, dan setelah dokumen transaksi ditandatangani oleh penerima yang berwenang, 4. Mencatat.nilai pembayaran untuk setiap transaksi tunai. 5. Mengelola dokumentasi seluruh transaksi harian. 6. Mengajukan kebutuhan dana tunai berikutnya, dengan melampirkan laporan realisasi pembayaran sebelumnya. Wewenang: 1. Menunda pembayaran bila ada dokumen yang dipersyaratkan belum dipenuhi oleh penerima bantuan.

14 Pelaksana Harian Staff Administrasi Rincian tugas: 1. Melaksanakan administrasi kesekretariatan, mulai dari menerima, mencatat, melengkapi lembar disposisi, dan mendistribusikan surat masuk kepada pengelola organisasi yang berwenang. 2. Melaksanakan penerbitan surat keluar sesuai dengan konsep yang diberikan oleh pengelola organisasi yang berwenang. 3. Mencatat dan melengkapi nomor, memberi stempel, membuat duplikatnya, dan mengirimkan surat kepada pemangku kepentingan. 4. Mengelola dokumentasi surat masuk dan surat keluar sesuai dengan standar pengarsipan yang diberlakukan. Wewenang: (tidak memiliki wewenang) 14. Pelaksana Harian Staff Akuntansi Rincian tugas: 1. Melaksanakan posting data transaksi keuangan sesuai dengan arahan pengelola akuntansi. 2. Memberi informasi kepada pengelola akuntansi bila diketemukan adanya kekeliruan dalam posting data. 3. Melaksanakan cetak laporan keuangan setiap periodik. 4. Melaksanakan tugas-tugas lain dari pengelola akuntansi. Wewenang: (tidak memiliki wewenang)

15 Pembahasan Penerimaan Kas IKOMA ITS Dalam penerimaan kas, IKOMA ITS mendapatkan penerimaanya melalui dana talangan dari orang tua mahasiswa yang berupa uang pangkal, iuran semester, dan sumbangan sukarela. Penjelasan diatas telah diatur dalam AD-ART IKOMA ITS tahun Berikut data penerimaan iuran anggota IKOMA ITS pada Tabel 1. Tabel 1 Data Penerimaan Iuran Anggota IKOMA ITS No Tahun Angkatan Jalur Reguler Uang Pangkal Jalur Mandiri Iuran Semester Sumbangan Sukarela 1 Th Rp Rp Dianjurkan 2 Th Rp Rp Dianjurkan 3 Th Rp Rp Rp Dianjurkan 4 Th Rp Rp Rp Dianjurkan 5 Th Rp Rp Rp Dianjurkan 6 Th Rp Rp Rp Dianjurkan Sumber : Data Internal IKOMA ITS Dalam penerimaannya, IKOMA ITS hanya menerima sumbangan dana melalui bank. Hal itu dilakukan untuk efisiensi dalam penerimaan sumbangan dari orangtua mahasiswa dan juga mengurangi penyalahgunaan uang yang diterima

16 38 dari orangtua mahasiswa. Berikut adalah prosedur dan kebijakan dalam penerimaan kas IKOMA ITS melalui bank dalam Gambar 2. Penerimaan Kas Melalui Bank Orang tua Mhs. Staff. Akuntansi Pengurus Harian Akuntansi Pengurus Harian Bendahara Mulai Proses pemberian dana melalui bank Menerima konfirmasi pemberian dana Meminta Rekening Koran dari bank yang terkait RK BNI RK Mandiri Proses pencarian Data Pembayaran Mahasiswa RK BRI RK BTN Otorisasi Laporan Penerimaan Kas Melalui Bank Otorisasi Laporan Penerimaan Kas Melalui Bank Laporan Rekapitulasi Pembayaran Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 2 Prosedur Penerimaan Kas Melalui Bank Prosedur Penerimaan kas melalui Bank a. Orangtua Mahasiswa memberikan dana melalui bank sesuai dengan iuran yang telah ditetapkan oleh IKOMA ITS sesuai angkatan tahun mahasiswa. b. Staff Akuntansi menerima konfirmasi penerimaan dana dari orangtua mahasiswa.

17 39 c. Staff Akuntansi menerbitkan laporan rekap penerimaan kas dengan memisahkan uang pangkal, iuran semester dan sumbangan sukarela. d. Staff Akuntansi mengarsip laporan rekap rekening koran berdasarkan bulan dan bank. e. Staff Akuntansi mengentri transaksi rekap rekening koran ke dalam Jurnal Umum berdasarkan tanggal dan bank. f. Pengurus Harian Akuntansi meminta laporan rekap rekening koran dari setiap bank yang terkait. g. Pengurus Harian Akuntansi dan Bendahara menandatangani laporan rekap penerimaan kas dan mengecek kebenaran entri akun pada jurnal umum. Kebijakan dalam Prosedur Penerimaan kas melalui Bank a. IKOMA ITS diperbolehkan menerima dana dari orangtua mahasiswa ITS, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan IKOMA ITS. b. IKOMA ITS juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan. c. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Pengurus Harian Bendahara dan Akuntansi. d. Rekening bank yang dimiliki IKOMA ITS sesuai dengan bank yang dituju oleh ITS yaitu BNI, Mandiri, BRI, dan BTN.

18 Pengendalian Internal Pengeluaran Kas Dalam pengeluarannya, IKOMA ITS mengeluarkan dana hanya untuk keperluan operasional IKOMA ITS, pemberian bantuan kepada ITS dan kegiatan Mahasiswa ITS. Berikut adalah prosedur dan kebijakan dalam pengeluaran kas IKOMA ITS: 1. Bantuan Kegiatan Mahasiswa Selain kegiatan belajar, mahasiswa ITS disibukkan dengan aktivitas keorganisasian seperti - Badan Eksekutif Mahasiswa ITS (BEM ITS) - BEM Fakultas ITS - Dewan Perwakilan Mahasiswa ITS (DPM ITS) - Himpunan Mahasiswa Jurusan ITS (HIMA ITS) - Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) - Tim Delegasi Lomba Nasional atau Internasional Dalam pelaksanaan kegiatannya, mahasiswa dapat membuat permohonan dana kepada para sponsorship. Oleh karena itu IKOMA memberikan fasilitas untuk bantuan dana kegiatan. Berikut prosedur permohonan dana kepada IKOMA ITS yang dijelaskan dalam Gambar 3

19 41 Prosedur Pemberian Bantuan Kegiatan Mahasiswa Pemohon Kepala Kantor Pengurus Sie UKM / Sie IPTEK Pengurus Akuntansi Staff Kasir Mulai Melakukan review dan persetujuan proposal Menyusun Proposal Permohonan Y Sesuai? T Proposal Proposal ditolak Proposal diterima Melakukan review dan persetujuan proposal Proses otorisasi oleh Wakil Rektor II Sesuai Melakukan review dan konfirmasi proposal Cek Tunai Melakukan review dan melakukan pembayaran Cek Melakukan review dan konfirmasi proposal Rp Rp Rp Rp Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 3 Prosedur Pemberian Bantuan Kegiatan Mahasiswa Prosedur Pemberian Bantuan Kegiatan Mahasiswa a. Mahasiswa menyusun proposal permohonan dana kegiatan mahasiswa yang telah diketahui oleh Wakil Rektor II ITS b. Kepala Kantor melakukan review dan memberikan paraf proposal permohonan dana kegiatan mahasiswa c. Pengurus Harian Kegiatan Mahasiswa melakukan otorisasi permohonan pengadaan barang yang menerangkan apakah disetujui untuk dibantu atau tidak

20 42 d. Apabila disetujui, Pengurus Harian Akuntansi melakukan otorisasi proposal permohonan dana kegiatan mahasiswa yang menerangkan apakah akan diberikan secara tunai/cek atau Pihak IKOMA ITS yang melakukan pengadaan barang tersebut e. Kasir melakukan pembayaran melalui cek/tunai f. Kasir menerima kwitansi dan mengentri dalam laporan kasir g. Staff Akuntansi mereview dan mengentri transaksi kas dalam jurnal umum Kebijakan Pemberian Bantuan Kegiatan Mahasiswa a. Bantuan kegiatan mahasiswa yang dimaksud dalam definisi ini adalah bantuan dana kegiatan mahasiswa seperti Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM ITS), BEM fakultas, Himpunan Mahasiswa (HIMA) Jurusan, Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dan kegiatan lomba didalam maupun diluar negeri b. Pengajuan permohonan proposal pengadaan barang telah diotorisasi oleh Wakil Rektor II ITS dan diajukan ke IKOMA ITS sebelum dilakukan kegiatan tersebut c. Untuk pemberian bantuan dana kegiatan mahasiswa dengan biaya lebih dari kebijakan Pengurus Harian Kegiatan Mahasiswa yaitu Rp ,- maka penentuan nominal bantuan akan dirapatkan bersama pengurus harian lainnya d. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp dapat diputuskan sendiri nominal bantuan yang diberikan oleh pengurus harian Kegiatan Mahasiswa

21 43 2. Bantuan Pengadaan Barang/Jasa Dalam struktural pembangunan, IKOMA ITS sering menunjang dalam pembangunan renovasi gedung ITS seperti Gedung UPT Bahasa ITS, Asrama ITS bahkan pengadaan barang elektronik, bantuan peralatan pendidikan juga dibantu oleh IKOMA ITS. Berikut Prosedur pemberian bantuan pengadaan barang/jasa dalam Gambar 4. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa Pemohon Kepala Kantor Pengurus Sie Sarana Prasarana Pengurus Akuntansi Staff Kasir Mulai Melakukan review dan persetujuan proposal Menyusun Proposal Permohonan Y Sesuai? T Proposal Proposal ditolak Proposal diterima Melakukan review dan persetujuan proposal Proses review oleh Wakil Rektor II Sesuai Melakukan review dan konfirmasi proposal Cek Tunai Melakukan review dan melakukan pembayaran Cek Melakukan review dan konfirmasi proposal Rp Rp Rp Rp Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 4 Prosedur Pengadaan Barang/Jasa IKOMA ITS

22 44 Prosedur Pemberian Bantuan Pengadaan Barang a. Mahasiswa menyusun permohonan dan proposal pengadaan barang/jasa yang telah diketahui oleh Wakil Rektor II ITS b. Kepala Kantor melakukan review dan memberikan paraf permohonan pengadaan barang c. Staff Akuntansi melakukan review kesesuaian permohonan pengadaan barang/jasa dengan anggaran, apabila tidak sesuai dengan anggaran maka diberikan kepada Kepala Kantor d. Pengurus Harian Sarana Prasarana melakukan otorisasi permohonan pengadaan barang yang menerangkan apakah disetujui untuk dibantu atau tidak e. Apabila disetujui, Pengurus Harian Akuntansi melakukan otorisasi permohonan proposal pengadaan barang yang menerangkan apakah akan diberikan secara tunai/cek atau Pihak IKOMA ITS yang melakukan pengadaan barang tersebut f. Kasir melakukan pembayaran melalui cek/tunai g. Kasir menerima kwitansi dan mengentri dalam laporan kasir h. Staff Akuntansi mereview dan mengentri transaksi kas dalam jurnal umum

23 45 Kebijakan Pemberian Bantuan Pengadaan Barang a. Pengadaan barang yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan untuk keperluan ITS seperti pengadaan fasilitas perkuliahan dan juga untuk keperluan mahasiswa seperti perlengkapan inventaris Ormawa (Organisasi Mahasiswa) b. Pengadaan jasa yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan renovasi gedung ITS c. Pengajuan permohonan proposal pengadaan barang telah diotorisasi oleh Wakil Rektor II ITS dan diajukan ke IKOMA ITS sebelum dilakukan pengadaan barang tersebut d. Untuk pengadaan barang dengan biaya lebih dari kebijakan Pengurus Harian Sarana Prasarana yaitu Rp ,- maka penentuan nominal bantuan akan dirapatkan bersama pengurus harian lainnya e. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp ,- dapat diputuskan sendiri nominal bantuan yang diberikan oleh pengurus harian Sarana Prasarana

24 46 3. Bantuan Kesehatan Mahasiswa Bantuan Kesehatan diperuntukkan kepada mahasiswa ITS yang membutuhkan bantuan kesehatan seperti - Cek kesehatan di Medical Center - Biaya rawat jalan - Biaya rawat inap - Biaya obat. Berikut prosedur pemberian bantuan kesehatan dalam Gambar 5 Prosedur Pemberian Bantuan Kesehatan Mahasiswa Pemohon Kepala Kantor Pengurus Sie Bakesma Pengurus Akuntansi Staff Kasir Mulai Melakukan review dan persetujuan surat Menyusun Surat Permohonan Y Sesuai? T Surat Permohonan dan Surat Rujukan Permohonan ditolak Permohonan diterima Melakukan review dan persetujuan surat Sesuai Melakukan review dan konfirmasi Surat Cek Tunai Melakukan review dan melakukan pembayaran Cek Melakukan review dan konfirmasi surat Rp Rp Rp Rp Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 5 Prosedur Pemberian Bantuan Kesehatan Mahasiswa

25 47 Prosedur Pemberian Bantuan Kesehatan Mahasiswa a. Mahasiswa menyusun permohonan bantuan kesehatan mahasiswa dan membawa rujukan dari Medical Center ITS b. Kepala Kantor melakukan review dan memberikan paraf permohonan bantuan kesehatan mahasiswa c. Staff Akuntansi melakukan review kesesuaian permohonan bantuan kesehatan mahasiswa dengan anggaran, apabila tidak sesuai dengan anggaran maka diberikan kepada Kepala Kantor d. Pengurus Harian Bantuan Kesehatan Mahasiswa melakukan otorisasi permohonan bantuan kesehatan mahasiswa yang menerangkan apakah disetujui untuk dibantu atau tidak e. Apabila disetujui, Pengurus Harian Akuntansi melakukan otorisasi permohonan bantuan kesehatan mahasiswa yang menerangkan apakah akan diberikan secara cek/tunai f. Kasir melakukan pembayaran melalui cek/tunai g. Kasir menerima kwitansi dan mengentri dalam laporan kasir h. Staff Akuntansi mereview dan mengentri transaksi kas dalam jurnal umum Kebijakan Pemberian Bantuan Kesehatan Mahasiswa a. Bantuan kesehatan mahasiswa yang dimaksud dalam definisi ini adalah bantuan kesehatan untuk mahasiswa seperti bantuan pengobatan di Medical Center ITS, biaya rawat jalan dan biaya rawat inap

26 48 b. Pengajuan permohonan bantuan kesehatan mahasiswa telah mendapat rujukan dan membawa bukti-bukti pembayaran asli kepada IKOMA ITS sebelum dilakukan persetujuan pemberian bantuan tersebut c. Untuk bantuan kesehatan mahasiswa dengan biaya lebih dari kebijakan Pengurus Harian Sarana Prasarana yaitu Rp ,- maka penentuan nominal bantuan akan dirapatkan bersama pengurus harian lainnya d. Bantuan kesehatan mahasiswa dengan biaya kurang dari Rp ,- dapat diputuskan sendiri nominal bantuan yang diberikan oleh pengurus harian Bantuan Kesehatan Mahasiswa

27 49 4. Pencairan Cek untuk Pengisian Kas Kecil Dalam operasionalnya, IKOMA ITS memberikan bantuan dan belanja operasional berasal dari terbentuknya kas kecil. Kas kecil dipegang oleh Staff Kasir dan kas besarnya dipegang oleh Bendahara Pelaksana. Pengisian dana kas kecil didapat dari pencairan cek yang dilakukan oleh Bendahara Pelaksana. Berikut prosedur pengisian dana kas kecil dalam Gambar 6. Prosedur Pengisian Kas Kecil Staff Kasir Bendahara Pelaksana Pengurus Akuntansi Pengurus Bendahara Mulai Menyusun Permohonan Kas Bon Permohonan Kas Bon Melakukan review dan konfirmasi Kas Bon Melakukan review dan persetujuan Kas Bon Melakukan review dan melakukan pembayaran Menyusun Bukti Bank Keluar dan menyiapkan cek Cek Rp Rp Proses Pencairan cek di Bank Sumber : Data Olahan Penulis Gambar 6 Prosedur Pengisian Dana Kas Kecil (Kas Bon)

28 50 Prosedur Pengelolaan Kas Kecil a. Kasir menyusun surat permohonan pembentukan kas kecil maks. Rp ,- b. Staff Bendahara Pelaksana melakukan review surat permohonan pembentukan kas c. Staff Bendahara Pelaksana menyusun formulir permohonan dana kepada Pengurus Harian Akuntansi d. Pengurus Harian Bendahara beserta Ketua IKOMA ITS menandatangi cek untuk pengisian kas kecil e. Staff Bendahara Pelaksana mencatat penerimaan kas dari pencairan cek sebagai pengisian kas kecil ke dalam buku kas Besar f. Staff Bendahara Pelaksana memberikan dana dan menerbitkan bukti kas keluar untuk formulir permohonan dana yang disetujui g. Kasir menerima pengisian kas kecil h. Kasir mencatat setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran kas dalam Laporan Kasir Bulanan i. Laporan Kasir akan dilakukan kas opname yang diotorisasi oleh Pengurus Harian Bendahara, Staff Bendahara Pelaksana dan Kasir setiap bulannya j. Staff Akuntansi mereview dan mengentri transaksi kas dalam jurnal umum Kebijakan dalam Prosedur Pengelolaan Kas Kecil a. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh Kasir dengan jumlah maks. Rp ,- yang disetujui oleh Pengurus Harian Bendahara.

29 51 b. Kasir bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil. c. Uang kas kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci cash box adalah kasir. d. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Pengurus Harian Bendahara setiap bulan dan diketahui oleh Pengurus Harian Akuntansi. e. Pengisian kembali kas kecil dilakukan pada saat jumlah saldo kas kecil berjumlah 20% dari jumlah keseluruhan kas kecil. f. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp g. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : keperluan operasional IKOMA ITS dan bantuan bantuan kegiatan mahasiswa h. Pinjaman karyawan ( cash bon ) max Rp ,- tiap bulannya dan akan langsung di potong dari gaji karyawan setiap bulannya.

30 Dokumen Yang Terkait a. Penerimaan Kas melalui Bank 1. Bukti Konfirmasi Pembayaran dari mahasiswa Bukti konfirmasi pembayaran merupakan bukti yang diterima saat melakukan transaksi di bank. Bukti pembayaran mahasiswa akan dicontohkan dalam Gambar 7. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 7 Bukti Pembayaran IKOMA ITS 2. Laporan Rincian Penerimaan Bank Laporan yang berisikan tentang rincian dalam Rekening Koran per bank. 3. Laporan Rekapitulasi Seluruh Bank Laporan Rekapitulasi berisikan tentang hasil rekap dari rincian Rekening Koran seluruh bank yaitu Bank BNI, Mandiri, Bank BTN, Bank BRI.

31 53 b. Pengeluaran Kas 1. Surat Permohonan Dana dan Proposal Kegiatan Surat permohonan dana yang dibuat oleh pemohon dan dilampirkan dengan proposal mahasiswa 2. Lembar Persetujuan Kegiatan oleh Wakil Rektor II Lembar persetujuan kegiatan oleh Wakil Rektor II yang dibuat berdasarkan persetujuan dari Wakil Rektor II atas berjalannya kegiatan mahasiswa 3. Lembar Disposisi dari Pengurus Harian Sie UKM IKOMA ITS Lembar disposisi yang berisi tentang hasil keputusan atas pemberian dana bantuan kegiatan mahasiswa. Lembar disposisi akan dicontohkan dalam Gambar 8. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 8 Lembar Disposisi IKOMA ITS

32 54 4. Fotokopi KTM Panitia Kegiatan dan Kwitansi Adanya fotokopi KTM dan kwitansi sebagai identitas bagi yang menerima bantuan IKOMA ITS. 5. Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar sebagai bukti dasar atas transaksi pengeluaran kas yang dicontohkan dalam Gambar 9. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 9 Bukti Kas Keluar untuk Biaya Operasional

33 55 6. Bukti Bank Keluar Bukti bank keluar sebagai bukti dasar atas transaksi pengeluaran melalui cek yang dicontohkan dalam Gambar 10. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 10 Bukti Bank Keluar untuk Operasional

34 56 7. Surat Permohonan Dana Kas Bon Surat permohonan dana pengisisan kas kecil yang dibuat oleh Staff Kasir yang diajukan kepada kepala kantor sebagai bendahara pelaksana. Permohonan dana kas bon akan dicontohkan dalam Gambar 11. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 11 Bukti Permohonan Dana Kas Bon (Kas kecil)

35 57 8. Bukti Kas Masuk dalam satu bulan Bukti kas masuk dibuat oleh Staff Kasir selaku penerima uang untuk pengisian kas kecil dan direkap dalam satu bulan periode dan dilampirkan dengan Permohonan kas bon. Bukti Kas masuk dicontohkan dalam Gambar 12. Sumber : Data Internal IKOMA ITS Gambar 12 Bukti Kas Masuk Bulanan 9. Laporan Kasir Bulanan Laporan kasir bulanan dibuat oleh Staff Kasir yang berdasarkan atas seluruh transaksi yang terjadi dalam satu bulan sebagai pertanggungjawaban keuangan.

36 Penerapan Pengendalian Internal Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pengendalian intern penerimaan kas pada IKOMA ITS sudah efektif. Diketahui bahwa manajemen pengurus harian memberikan perhatian yang baik terhadap penerimaan kas dengan memisahkan fungsi akuntansi dan fungsi penerimaan kas melalui bank, sistem otorisasi dan dan pencatatan yang sesuai dengan unsur pengendalian intern penerimaan kas. Pengendalian Intern pengeluaran kas pad IKOMA ITS belum efektif. Struktur organisasi, Sistem otorisasi dan pencatatan, karyawan yang berkompeten sudah sesuai dengan unsurunsur pengendalian intern pengeluaran kas. Berikut pengaruh pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi, seperti pemisahan setiap fungsi untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. IKOMA ITS telah mengaturnya ke dalam Surat Keputusan Ketua IKOMA ITS tentang Struktur Organisasi, dan Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Pengurus Harian Ikoma ITS Masa Bakti Tahun dengan nomor: KEP-065/IKOMA ITS/VI/2013 tertanggal 21 Juni Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

37 59 IKOMA ITS telah membentuk sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam tercatat ke dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit IKOMA ITS. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang telah ditempuh IKOMA ITS dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. b. Setiap transaksi yang terjadi di IKOMA ITS tidak boleh dilaksanakan dan dikerjakan oleh satu orang tetapi harus ada campur tangan orang lain dalam organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas yang terkait.

38 60 c. Karyawan/pelaksana harian diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara. d. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya baik kas dan banknya. Mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya. e. Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain.