ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOTAL INTERNET MULTIMEDIA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOTAL INTERNET MULTIMEDIA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muhammad Hasyim Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2 NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOTAL INTERNET MULTIMEDIA disusun oleh Muhammad Hasyim Dosen Pembimbing Armadyah Amborowati, S.Kom., M. Eng. NIK Tanggal 09 September 2015 Ketua Jurusan S1 Teknik Informatika Sudarmawan, MT. NIK

3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI TOTAL INTERNET MULTIMEDIA Muhammad Hasyim 1), Armadyah Amborowati 2) 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia muhammad.hasyim@students.amikom.ac.id 1), armadyah.a@amikom.ac.id 2) Abstract - Total Internet Multimedia using manual systems to handle employee payroll calculation process, making payroll processing prolonged, ineffective and inefficient. One solution is, the system is analyzed using SDLC information system development. Designing the process models using a model DFD, ERD modeling, flowchart, database design and interface design. Programs produced in the form of a webbased application "Payroll Information System", which is intended to give an overview to the total Internet Multimedia neighbor computer system that is capable of automatically calculating employee salaries. Keywords - Information Systems, SDLC, Payroll, Web 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang TOTAL IM, sebagai salah satu perusahaan yang komputer semestinya menjadi perusahaan modern yang bisa memanfaatkan keunggulan sistem komputer tidak hanya dalam proses bisnisnya saja, tetapi juga pada pengolahan data lainya seperti karyawan. Proses karyawan yang digunakan di TOTAL IM masih menggunakan sistem manual yang rekapannya dilakukan dengan membuat coretan dan tulisan tangan pada slip gaji karyawan. Proses manual tersebut memunculkan kemungkinan kemungkinan kesalahan dalam proses pengolahan dan rekap datanya, hal ini bisa disebabkan oleh kelalaian dan keteledoran petugas. Selain tidak terjamin keakuratan hasilnya juga membutuhkan waktu lebih untuk prosesnya. Permasalahan ini menarik minat penulis yang juga menjadi salah satu karyawan di TOTAL IM untuk melakukan analisis dan penelitian tentang sistem karyawan di tempat penulis bekerja. Oleh karena itu, pada penulisan skripsi ini penulis mengangkat judul Analisis dan Perancangan Karyawan di Total Internet Multimedia. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka perlu dirumuskan suatu masalah yang akan diselesaikan yaitu bagaimana merancang sebuah sistem karyawan di TOTAL IM supaya proses penghitungan dan pengolahan datanya efektif dan efisien? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan dilakukannya penelitian dan perancangan sistem ini antara lain : 1. Menawarkan solusi pemecahan masalah karyawan di TOTAL IM. 2. Memberikan kemudahan bagi pihak TOTAL IM untuk pengolahan data karyawan. 1.4 Metode Penelitian 1. Pengumpulan data. 2. Analisis Data 3. Perancangan dan desain sistem 4. Pembuatan aplikasi. 5. Uji coba dan evaluasi 6. Penyusunan naskah skripsi. 1.5 Tinjauan Pustaka Tabel 1. Tinjauan Pustaka Judul Pengarang Tahun Hasil Penelitian Pembuatan di PT. Adri Utama Karya Analisis dan Perancangan Karyawan Milky Milk Yogyakarta Analisis dan Perancangan Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakarta Sofiani Fadillah Saloka Widyastono Angga Nugraha 2014 bebasis desktop pada PT. Adri Utama Karya 2014 desktop pada Milky Milk YK 2014 desktop pada firma hukum Nurhadi Susmartono dan rekan di YK Perbedaan Penelitian penelitian, aplikasi web, output. penelitian, aplikasi web, output. penelitian, aplikasi web, output, bahasa pemrograman. 1

4 Rancang Bangun Guru Berbasis Web pada SMA N 6 Tangerang Perancangan Pegawai Honorer pada PT Nur Hasta Utama Berbasis Web Lanjutan Tabel 1. Tinjauan Pustaka - Nur Azizah - Rahman Mulyandi - Monica Suci Afrida 2013 guru pada SMA N 6 Tangerang 2013 pegawai honorer pada PT NHU penelitian, output, struktur sistem. peneliti an, output, struktur sistem. 1.6 Landasan Teori 1, Menurut Kristanto (2003) memiliki beberapa pengertian sebagai berikut : a. Suatu sistem yang berada didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan - yang diperlukan. b. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan suatu bentuk. c. Sekumpulan dari prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan bagi pengambilan keputusan atau untuk mengendalikan organisasi. 2. Menurut Mulyadi (2001:377), gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan baik yang mempunyai jabatan maupun karyawan pelaksana. Penghasilan yang didapat oleh seorang karyawan terdiri atas: a. Gaji pokok b. Insentive c. Uang makan dan transport d. Uang lembur 3. SDLC Menurut Susanto (2004) Systems Development Life Cycle (SDLC) adalah salah satu metode pengembangan sistem yang popular pada saat sistem pertama kali dikembangkan. Pengembangan sistem diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada, hal ini dikarenakan adanya permasalahan pada sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih kesempatan, dan adanya intruksi. Gambar 1. System Development Life Cycle 2. Pembahasan 2.1 Analisis PIECES 1. Performance Tabel 2. Daftar Analisis Kinerja 1 Throughput Untuk membuat pada setiap bulannya, butuh waktu lebih dari 2 jam untuk melakukan rekap presensi setiap karyawan. 2 Respons time Beban kerja dalam proses memerlukan waktu menit untuk satu karyawan. 2. Information Tabel 3. Daftar Analisis 1 Akurat Keakuratan data input presensi sudah bisa dikatakan baik karena semua datanya sudah disimpan dalam database selama input datanya tidak dimanipulasi. Sedangkan data-data masih berbentuk hard copy dan seringkali rekapan setiap bulannya tidak disimpan. Perusahaan akan kesulitan ketika memerlukan gaji karyawan pada waktu lampau. 2 Relevan Rekap data yang dilakukan setiap bulan sesuai dengan data presensi, namun pengolahan rekapan yang masih menggunakan proses manual berpeluang besar terjadi error. 3 Tepat waktu yang tertulis pada slip gaji selalu disampaikan tepat waktu yaitu tanggal 2 setiap bulannya. 2

5 3. Efficiency Tabel 4. Daftar Analisis Efisiensi 1 Sumber Daya Proses penghitungan gaji karyawan dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya yang ada yaitu dengan mengambil data presensi dari sistem presensi yang kemudian diolah secara manual oleh manager. Proses yang seperti ini tidak efisien. 2 Perhitungan Perhitungan masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan waktu yang lama. 4. Control Tabel 5. Daftar Analisis Kontrol 1 Hak Akses Data dapat diolah oleh setiap orang, karena tidak adanya pembatasan hak akses. 2 Keamanan Proteksi terhadap data masih kurang karena data diolah dalam bentuk hard copy yang rentan terjadi kerusakan dan kehilangan. 5. Economy Tabel 6. Daftar Analisis Ekonomi 1 Biaya Pencatatan sistem lama masih menggunakan kertas, tinta, dan alat tulis manual lainnya. Demikian juga pada sistem baru yang dirancang, masih menggunakan kertas dan tinta untuk print, sehingga biaya operasional relatif sama. Gambar 2. Entity Relationship Diagram 2.3 Relasi Tabel Berdasarkan ERD yang telah dibuat, relasi antar entity digambarkan dalam relasi table sebagai berikut : Gambar 3. Relasi Antar Tabel 2.4 Flowchart Berikut ini adalah gambaran flowchart dari sistem yang akan dikembangkan. 6. Services Tabel 7. Daftar Analisis Layanan 1 Pelayanan manual yang ada belum memberikan solusi untuk memudahkan pekerjaan user. 2.2 ERD ini menggunakan 5 entity. Yaitu : Karyawan, Presensi, Bon, Gaji, User. Berikut ini adalah rancangan ERD dari sistem yang akan dibuat : Gambar 4. Flowchart System 2.5 Diagram Konteks Berikut ini adalah rancangan yang menggambarkan bagaimana data mengalir dalam sistem. 3

6 Gambar 8. Formula Perhitungan Gaji 2.6 DFD Lvl.0 Gambar 5. Diagram Konteks Gambar 6. DFD Level Database ini menggunakan database MySQL dan web servernya adalah apache. Nama database dari pembuatan sistem ini adalah. Database memiliki 5 tabel, yaitu tabel bon, tabel gaji, tabel karyawan, tabel presensi, tabel user. Gambar 7. Daftar Tabel Database 2.8 Uji Coba 1. White Box Testing Hasil algoritma perhitungan program yang ditampilkan pada slip gaji karyawan sudah sesuai dengan formula perhitungan gaji berdasarkan kebijakan perusahaan. No. 1. Login Gambar 9. Slip Gaji Karyawan 2. Black Box Testing a. Halaman Admin Nama Menu 2. Karyawan 3. Presensi 4. Bon No. 1. Login 2. Nama Menu Karyawan Tabel 8. Pengujian Halaman Admin Jenis unit yang dites Login menggunakan username dan password yang sudah terdaftar. Input data karyawan Melihat data karyawan Mengubah data karyawan Menghapus data karyawan Input data presensi Melihat data presensi Mengubah data presensi Menginputkan data bon Melihat data bon Mengubah data bon Menghapus data bon b. Halaman Manager Tabel 9. Pengujian Halaman Manager Jenis unit yang dites Login menggunakan username dan password yang sudah terdaftar. Melihat data karyawan Mengubah data karyawan Menghapus data karyawan Hasil Hasil 4

7 Lanjutan Tabel 9. Pengujian Halaman Manager 3. Presensi Melihat data presensi Mengubah data presensi Menginputkan data bon 4. Bon Melihat data bon Mengubah data bon Menghapus data bon Menginputkan data gaji 5. Gaji Melihat data gaji Melihat data gaji per ID Mencetak gaji 2.9 Interface Program Gambar 14. Tampilan Form Data Gaji Karyawan Gambar 10. Tampilan Halaman Homepage Gambar 15. Tampilan Laporan Bulanan Gaji Karyawan Gambar 11. Tampilan Data Karyawan Gambar 16. Print Out Slip Gaji Karyawan Gambar 12. Tampilan Data Presensi Gambar 17. Print Out Laporan Gaji Karyawan Gambar 13. Tampilan Data Bon 5

8 3. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan : 1. Berdasarkan analisis sistem menggunakan metode PIECES, sistem yang lama dinilai kurang efektif dan efisien. 2. ini dirancang hanya untuk manajemen TOTAL IM, yaitu admin operator dan manager. 3. Pembuatan program ini didasarkan pada proses penghitungan gaji yang dilakukan oleh manager secara manual. 4. Hasil dari uji coba sistem menggunakan white & black box testing terhadap sistem ini adalah baik dan benar. Saran : 1. akan lebih baik jika digabungkan dengan sistem presensi. 2. Akan lebih baik jika sistem ini dibuat dengan menggunakan framework dan dibuat lebih user friendly. Biodata Penulis Muhammad Hasyim, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Armadyah Amborowati, saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Daftar Pustaka [1] Fadillah, Sofiani. Pembuatan di PT. Adri Utama Karya. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014) [2] Widyastono, Saloka. Analisis dan Perancangan Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakarta. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014) [3] Nugraha, Angga. Analisis dan Perancangan Karyawan pada Firma Hukum Nurhadi Susmartono dan Rekan di Yogyakarta. (Teknik Informatika, STMIK AMIKOM YOGYAKARTA, 2014) [4] Azizah, Nur, Rahman Mulyandi, dan Monica. Rancang Bangun Guru Berbasis Web pada SMA N 6 Tangerang. (Teknik Informatika, UNIVERSITAS GUNADARMA, 2013) [5] Afrida, Suci. Perancangan Pegawai Honorer pada PT Nur Hasta Utama Berbasis Web. (Teknik Informatika, STMIK RAHARJA TANGERANG, 2013) [6] Arief, Rudyanto Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MYSQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. [7] Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan. Yogyakarta : Penerbit Andi. [8] Kadir, Abdul Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Penerbit Andi. 6