PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan urusan pengendalian pelajar siswazah yang bermasalah berkaitan hal ehwal akademik. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses pengendalian pelajar siswazah yang terlibat dengan status pengajian Suspended, Dropped, Terminated, Probation dan Provisional. 3.0 TANGGUNGJAWAB Penyelaras dan PT Unit Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 UPM/PU/S/AK02/06 Arahan Kerja Pengguguran Status Pelajar UPM/PU/S/AK02/09 UPM/PU/S/AK04/04 PU/S/SS-01 Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Siswazah

2 Halaman: 2/9 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN CE : Peperiksaan Komprehensif PhD PNGK : Purata Nilai Gred Kumulatif GB : Gagal dan Diberhentikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah Pelajar : Pelajar semester kedua dan seterusnya Sambungan Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut Penyelia : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar PhD : Program Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Semester : Termasuk trimester SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TEP : Tertiary English Programme TM : Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses UPMET : UPM Education & Training Sdn. Bhd. WP : Wakil Pengurusan

3 Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula / Fakulti/Institut 6.2 Kenal Pasti Status Pelajar Bermasalah Akademik 6.2 Kenal pasti status pelajar bermasalah akademik berdasarkan status Suspended, Dropped, Terminated, Probation dan Provisional. 6.3 Digantung dari Pengajian (Suspended) 6.3 Digantung dari Pengajian (Suspended)? (a) Jika, ikut Langkah 6.4. (b) Jika, ikut Langkah 6.5. Nota: A Status digantung dari pengajian (Suspended) diberi kepada pelajar yang telah gagal kursus TEP sebanyak dua (2) kali, tidak menghantar salinan sijil kelayakan masuk dan tidak menjelaskan hutang universiti. Pelajar dibenarkan mendaftar pada semester berikutnya tetapi hanya untuk mengambil kursus TEP sahaja. 6.4 Pastikan Pelajar Mendaftar Kursus TEP, atau Menghantar Salinan Sijil atau Menyelesaikan Hutang Universiti atau Menamakan Jawatankuasa Penyeliaaan atau Mendaftar Kursus SPS5903/ (a) Pastikan Pelajar Mendaftar Kursus TEP, atau Menghantar Salinan Sijil atau Menyelesaikan Hutang Universiti atau Menamakan Jawatankuasa Penyeliaaan atau Mendaftar Kursus SPS5903/6903. (i) Maklumkan pelajar untuk mendaftar kursus TEP di UPMET, Menghantar Salinan Sijil atau Menyelesaikan Hutang Universiti B Nota: (ii) Pemantauan status pengajian pelajar akan dibuat pada akhir semester. Proses tamat. Sekiranya lulus kursus TEP, status digantung dari pengajian ditarik balik dan pelajar dibenarkan untuk meneruskan pengajian. Sekiranya gagal kursus TEP untuk kali ke-3, status pelajar ditukar

4 Halaman: 4/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian A kepada Gagal dan Diberhentikan. Rekod/ Dokumen Rujukan 6.5 Digugurkan dari Pengajian (Dropped) 6.5 Digugurkan dari Pengajian (Dropped)? (a) Jika, ikut Langkah 6.6. (b) Jika, ikut Langkah 6.7. Nota: Status digugurkan dari pengajian (Dropped) diberikan kepada pelajar yang gagal mendaftar kursus dan/atau gagal membayar yuran dalam tempoh sehingga minggu ke-2 semester bermula. 6.6 Hantar Emel Peringatan 6.6 Hantar emel peringatan kepada pelajar/pihak Fakulti/Institut untuk menyempurnakan proses pendaftaran iaitu mendaftar kursus dan/atau membayar yuran pengajian dan ikut Langkah Arahan Kerja Pengguguran Status Pelajar (UPM/PU/S/AK02/0 6) 6.7 Gagal dan Diberhentikan? C 6.7 Gagal dan Diberhentikan (a) Jika, ikut Langkah 6.8. (b) Jika, ikut Langkah 6.12 jika pelajar berstatus percubaan (Probation). Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan (UPM/PU/S/AK04/0 4) 6.8 Keluarkan Notis Pemberhentian 6.8 Keluarkan notis untuk memaklumkan status Gagal dan Diberhentikan kepada pelajar. D 6.9 Terima Permohonan Semakan Ke Atas Pemberhentian? 6.9 Terima Permohonan Semakan Ke Atas Pemberhentian (a) Jika, ikut Langkah (b) Jika, proses tamat. E F

5 Halaman: 5/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan E 6.10 Proses Permohonan Pelajar 6.10 Proses Permohonan Pelajar berdasarkan kes berikut : (a) (b) Pelajar PhD yang melebihi tempoh pengajian iaitu 14 semester (sepenuh masa) dan 16 semester (separuh masa). Pelajar Master yang melebihi tempoh pengajian iaitu 10 semester (sepenuh masa) dan 12 semester (separuh masa). Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian (UPM/PU/S/AK02/09) Arahan Kerja Semakan Ke Atas Pemberhentian (Gagal dan Diberhentikan) (UPM/PU/S/AK04/04) (c) Pelajar mendapat PNGK kurang dari buat kali kedua dan mendapat PNGK kurang kali pertama. (d) Gagal menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD (CE) dalam tempoh yang ditetapkan, gagal CE selepas dua (2) kali. (e) Mendapat dua (2) gred TM bagi kursus SPS5999/SPS6999 atau yang disyorkan GB oleh penyelia selepas mendapat satu (1) gred TM untuk kursus SPS5999/SPS Lulus G 6.11 Lulus? C & D (a) Jika, ikut Langkah (b) Jika, proses tamat. PT (P/O) SPS 6.12 Pemakluman Pelajar untuk Mendaftar H 6.12 Maklumkan pelajar mengenai keputusan JKSS dan tindakan yang berkaitan melalui emel atau kaedah yang bersesuaian. Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Siswazah (PU/S/SS-01)

6 Halaman: 6/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan H 6.13 Pelajar Mendaftar? 6.13 Pelajar Mendaftar (a) Jika, ikut Langkah (b) Jika, ikut proses tamat. Nota: I Pelajar Secara Penyelidikan boleh mendaftar lewat sehingga minggu ke-13. Pelajar Secara Kerja Kursus boleh mendaftar lewat sehingga minggu ketiga atau tempoh lain (tertakluk kepada kelulusan PTJ) Daftarkan Pelajar 6.14 Daftarkan kursus pelajar dalam i-gims setelah menerima maklum balas bertulis daripada pelajar/penasihat/penyelia/ Penyelaras. PT SPS PT/PT (P/O) Fakulti/Institut 6.15 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus 6.16 Tamat B, F, G & I 6.15 Simpan senarai pelajar mengikut kursus seperti berikut: (a) E-mel kan senarai pelajar mengikut kursus kepada pihak fakulti/institut selepas minggu ke-7 semester. (b) Simpan salinan lembut senarai pelajar mengikut kursus yang dihantar oleh SPS.

7 Halaman: 7/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Notis Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. Salinan Surat Makluman Keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Notis Semakan Ke Atas Pemberhentian [Jika berkaitan]. Salinan Surat Makluman Keputusan Semakan ke Atas Pemberhentian [jika berkaitan]. 3. UPM/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Senarai pelajar berstatus Suspended yang mendaftar kursus TEP sahaja. Dokumen lain yang berkaitan. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan. Dokumen lain yang berkaitan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) SPS PT (P/O) SPS Bilik Fail Pelajar, SPS Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat PT (P/O) PTJ PT (P/O) PTJ Bilik Fail Pelajar PTJ Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat PT (P/O) SPS PT (P/O) SPS Unit Akademik 3 tahun PT (P/O) PTJ PT (P/O) PTJ Bilik Fail di PTJ 3 tahun Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Dekan SPS Dekan/ Pengarah PTJ

8 Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. UPM/600-5/2/15 Salinan E-mel Berkaitan Urusan Pelajar Siswazah Bermasalah Akademik E-mel berkaitan: Senarai pelajar yang mendaftar mengikut kursus Pelajar berstatus Dropped Lain-lain dokumen yang dihantar melalui e-mel Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Unit Akademik 3 tahun Kuasa Melupus Dekan SPS

9 Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (A&A) WP 03/01/ PU/S: 23/ PU/S: 15/ PU/S: 07/ PU/S: 13/ PU:S- 08/2015 kali ke-173 kali ke-186 kali ke-198 kali ke-215 kali ke-228 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012 TNC (A&A) WP 30/04/2013 TNC (A&A) WP 30/05/2014 TNC (A&A) WP 14/07/ PU:S- 11/2016 kali ke-241 TPKD PP TWP PP 18/08/ PU:S- 09/2018 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-273 TPKD PP TWP PP 29/06/2018