BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1. Latar Belakang Perusahaan III.1.1. Sejarah dan Bentuk Badan Hukum Perusahaan Pada awal bab ini, penulis akan menguraikan secara singkat tentang seluk beluk dan sejarah berdirinya CV Ajiva Citra Dunia, yaitu perusahaan yang penulis jadikan obyek penelitian. CV Ajiva Citra Dunia berlokasi di Kompleks Taman Villa Meruya, Blok C1 Nomor 42, Jakarta, didirikan berdasarkan Surat Keterangan Kantor Departemen Perindustrian Dan Perdagangan Kodya Jakarta Barat pada tanggal 28 September 2000, dengan Surat Ijin Usaha Perdagangan Kecil No / / SIUP / PK / IX / Pada awalnya maksud dan tujuan didirikan perusahaan ini adalah untuk mendirikan suatu rumah produksi di bidang desain grafis. Namun dengan berjalannya waktu dan berkembangnya kebutuhan para mitra dan pelanggan pada tahun 1996, perusahaan ini mengembangkan sayap dan meningkatkan pelayanan yang terpadu mulai pembuatan materi design sampai dengan percetakannya. Kemudian untuk meningkatkan pelayanan dan memberikan hasil yang lebih memuaskan, di tahun 2002 perusahaan menambah peralatan percetakan yang lebih lengkap. Pada tahun 2009, tepatnya tanggal 29 Januari 2009, perusahaan mendapatkan kembali izin resmi untuk membuka usaha dari Kepala Dinas Koperasi, Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Dan Perdagangan Provinsi DKI Jakarta, Tati Budiarti, SE, MM. 30

2 Berdasarkan Surat Keterangan Kantor Departemen Perindustrian Dan Perdagangan Kodya Jakarta Barat pada tanggal 28 September 2000, susunan pengurus CV adalah sebagai berikut : - Direktur : Haryanto Nugroho Kho - Wakil Direktur : Lily Adriani III.1.2. Operasi Perusahaan CV Ajiva Citra Dunia merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakan dan event organizer. Namun perusahaan lebih memusatkan kepada usaha percetakan. Sampai saat ini CV Ajiva Citra Dunia sudah memperkerjakan 90 orang karyawan dengan rincian sebagai berikut : 50 karyawan di bagian produksi dan 40 karyawan di bagian non produksi ` CV Ajiva Citra Dunia menjalankan usahanya berdasarkan job order costing dengan pangsa pasar di dalam negeri sendiri, namun masih dalam skala regional, dan klien dari perusahaan ini tersebar sampai ke seluruh nusantara, mulai dari Jakarta, Makasar, Palembang, dan lain-lain. Dalam menjalankan operasinya, CV Ajiva Citra Dunia membeli persediaan bahan baku serta mesin untuk kegiatan usaha dari pemasok dalam negeri yang jumlahnya kurang lebih 25 pemasok. Persediaan bahan baku disimpan dalam gudang tertutup, namun dalam peletakannya masih kurang ditata dengan rapih, sehingga seringkali berserakan dan kurang teratur. Penyimpanan bahan baku digolongkan hanya berdasarkan pesanan,bukan berdasarkan jenis barangnya, jadi perusahaan hanya menyediakan bahan baku untuk barang yang sering dipesan saja. Bahan baku yang biasanya disimpan dalam gudang 31

3 yaitu seperti tinta, kertas, bahan kimia (chemical), dan lain-lain yang biasanya berhubungan langsung dengan percetakan. Produksi perusahaan ini, lebih condong kepada percetakan dan periklanan, antara lain, brosur, laporan tahunan (annual report), banner, buku pelajaran, pamflet, dan masih banyak lagi produk yang diproduksi oleh perusahaan ini. Mengenai bahan yang ingin digunakan oleh perusahaan dalam memproduksi hasil cetak, tergantung dari pesanan pelanggan, biasanya perusahaan menawarkan terlebih dahulu contoh produk jadi dengan menggunakan bahan-bahan yang berbeda, lalu kemudian diadakan persetujuan dengan pelanggan mengenai bahan apa yang nanti akan digunakan untuk mencetak. Dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, perusahaan menetukan harga jual yang berbeda-beda, tergantung dari hubungan yang telah mereka jalin, dan tergantung dari kesepakatan bahan apa yang akan digunakan untuk mencetak hasil. Untuk masalah pemesanan dari pelangan, biasanya bagian produksi langsung mendapat order dari bagian marketing, kemudian bagian marketing menyampaikan kepada bagian produksi mengenai pesanan, kemudian bagian produksi memproses pesanan. Setelah diterima pesanan, maka bagian marketing mengirimkan faktur kepada pelangan apabila pembayaran dilakukan secara kredit. 32

4 III.1.3. Struktur Organisasi Perusahaan STRUKTUR ORGANISASI CV AJIVA CITRA DUNIA Direktur Wakil Direktur Manager Manager Manager Manager Manager Manager Pembelian Produksi Marketing Desain F & A Personalia Keterangan: 1. Ka. Pembelian 5. Ka. Desain 2. Ka. Printing dan Finishing 6. Ka. Keuangan dan Akuntansi 3. Ka. Gudang dan Pengiriman 7. Ka. Perpajakan 4. Ka. Marketing dan Event Organizer 8. Ka. Personalia Sumber : CV Ajiva Citra Dunia 33

5 Salah satu cara yang paling baik dalam mencapai tingkat pengelolaan perusahaan yang baik adalah dengan menentukan struktur formal dari organisasi tersebut. Berdasarkan dari struktur organisasi yang telah digambarkan, dari fungsi yang ada, struktur organisasi ini diharapkan dapat memberikan keterangan dan penjelasan serta ketegasan dalam penugasan, garis wewenang dari jalur tanggung jawab diantara setiap jabatan yang terlihat dalam hubungan kerja. Hal ini dimaksudkan agar dalam menjalankan operasional perusahaan, dapat mencapai efektivitas dan efisiensi dalam menjalankan setiap fungsi yang ada. Setiap unit-unit organisasi yang ada, selalu diarahkan untuk menangani dan bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan operasi yang sesuai dengan fungsi kerjanya. Secara garis besar, uraian fungsi dan tugas dari struktur organisasi CV Ajiva Citra Dunia adalah sebagai berikut: 1. Direktur Direktur merupakan pimpinan tertinggi dalam operasi sebuah perusahaan sehari hari. Direktur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menyusun rencana kerja serta anggaran untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Memimpin dan mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan. c. Menandatangani cek dan giro. d. Menyetujui pembelian dan penjualan inventaris perusahaan. e. Mengambil keputusan dan kebijakan-kebijakan yang dianggap perlu untuk kebaikan dan kemajuan perusahaan. 34

6 2. Wakil Direktur Wakil Direktur,merupakan pimpinan kedua tertinggi dan wakil dari Direktur Wakil Direktur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Membantu Direktur dalam menyusun rencana kerja serta anggaran untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Membantu Direktur dalam memimpin dam mengkoordinir seluruh aktivitas perusahaan c. Mewakili Direktur apabila direktur tidak dapat menandatangani cek dan giro dengan persetujuan dari Direktur. d. Mewakili Direktur dalam menyetujui pembelian dan penjualan inventaris perusahaan dengan persetujuan dari Direktur. e. Membantu Direktur dalam mengambil keputusan dan kebijakan-kebijakan yang dianggap perku untuk kebaikan dan kemajuan perusahaan. 3. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manajer Pembelian, antara lain: a. Mengawasi dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian bahan baku dan bahan pembantu yang diperlukan untuk proses produksi. b. Mengumpulkan semua informasi yang paling terbaru mengenai harga pasar bahan baku, kualitas bahan baku. c. Memeriksa kembali kualitas dan kuantitas bahan baku yang dibeli, apakah sudah sesuai dengan yang dipesan oleh perusahaan. d. Memberikan laporan kepada Direktur mengenai pembelian bahan baku dan meminta persetujuan dari Direktur. 35

7 4. Manajer Produksi Tugas dan tanggung jawab Manajer Produksi antara lain: a. Memberikan pembinaan dan pengarahan dalam pelaksanaan teknis pekerjaan masing-masing bagian. b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas tiap bagian yang berada di bawahnya, yaitu kepala Printing dan Finishing dan Kepala Gudang dan Pengiriman. c. Membantu Direktur dan Wakil Direktur untuk menetapkan ketentuan-ketentuan pokok yang ada di lingkungan perusahaan. d. Membuat laporan kepada Direktur sehubungan dengan tugas-tugas yang dilakukannya. Manajer Produksi membawahi dua bagian, yaitu: 1) Bagian Printing dan Finishing, tugas-tugasnya meliputi: a). Memenuhi permintaan pesanan. b). Menyusun rencana penyelesaian tepat waktu serta melakukan usaha peningkatan prestasi kerja dalam rangka mencapai target yang telah ditetapkan. c). Mempersiapkan bahan baku dan bahan pelengkap lain yang diperlukan untuk mencetak pesanan dan penyelesaian pesanan. d). Melaksanakan kontrol mengenai hasil cetakan dan memelihara serta mengawasi alat-alat produksi serta perlengkapan produksi lainnya. 36

8 2) Bagian Gudang dan Pengiriman, tugas-tugasnya meliputi: a). Menerima dan menyimpan barang hasil cetakan yang sudah jadi di gudang. b). Mengeluarkan bahan baku cetakan berdasarkan permintaan. c). Menyiapkan barang-barang produksi yang akan dikirim. d). Menyiapkan surat-surat yang berhubungan dengan pengiriman barang. e). Menghitung barang cetakan yang akan dikirim. f). Mengirim barang jadi yang telah siap untuk dikirim kepada pelanggan. 5. Manajer Marketing Tugas dan tanggung jawab Manajer Marketing: a. Membuat rencana strategi pemasaran percetakan. b. Menyiapkan anggaran yang diperlukan untuk periklanan. c. Membimbing dan memberi pengarahan kepada karyawan Event Organizer. d. Membuat laporan kepada Direktur sehubungan dengan tugas-tugas yang dilakukannya. Manajer Marketing membawahi: 1) Event Organizer, tugas-tugasnya meliputi: a). Membuat dan mengatur setiap kegiatan / acara (event) yang akan diadakan. b). Menerima tawaran pengisi acara dalam sebuah kegiatan / acara (event). c). Mempromosikan perusahaan percetakan sebagai sponsor. 6. Manajer Desain Manajer Desain mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menyiapkan rencana desain yang sesuai dengan permintaan. 37

9 b. Memberikan saran kepada pelanggan mengenai desain yang lebih baik. c. Memberikan pengarahan dan pembinaan kepada para staf dalam pelaksanaan teknis dilapangan. d. Membuat laporan kepada Direktur sehubungan dengan tugas-tugas yang dilakukannya. 7. Manajer Keuangan dan Akuntansi Manajer Keuangan dan Akuntansi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Menyiapkan laporan keuangan per periode akuntansi. b. Memberikan laporan kepada direktur mengenai laporan keuangan perusahaan. c. Merekapitulasi setiap transaksi yang terjadi. d. Menyetujui setiap pengeluaran yang terjadi dalam perusahaan. e. Memberikan pengarahan dan pembinaan dalam pelaksanaan teknis pekerjaan masing-masing bagian. Manajer Keuangan dan Akuntansi membawahi dua bagian: a. Bagian Keuangan dan Akuntansi Bagian Keuangan bertugas untuk memeriksa tagihan-tagihan yang dimiliki oleh perusahaan apakah telah jatuh tempo pembayaran dan melakukan penerimaan dan pembayaran atas semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan, membuat dan memeriksa faktur (invoice) dan dokumen pendukung yang dicatat ke buku besar dan diarsipkan sesuai dengan kode yang telah diberikan. 38

10 b. Bagian Perpajakan Bagian ini bertanggung jawab atas semua kegiatan yang bersangkutan dengan perpajakan, seperti pembayaran pajak terutang, dan yang lainnya. 8. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab manajer personalia antara lain: a. Mencari, menerima, menempatkan dan memberhentikan karyawan. b. Melakukan pengawasan terhadap absensi karyawan. c. Menanggulangi setiap masalah yang berhubungan dengan setiap personil dalam perusahaan. d. Membina dan menjalin kerjasama yang baik dengan pihak-pihak luar perusahaan, seperti lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. III.2. Sistem dan Prosedur Penjualan dan Piutang Usaha CV Ajiva Citra Dunia III.2.1. Sistem dan Prosedur Penjualan CV Ajiva Citra Dunia Prosedur Penjualan jasa CV Ajiva Citra Dunia memasarkan jasanya hanya dalam skala nasional saja, ke berbagai perusahaan. Untuk pelanggan baru, bagian pemasaran melakukan promosi dengan menggunakan bantuan dari tim Event Organizer, untuk membantu mempromosikan jasa percetakan perusahaan. Bagian pemasaran memperlihatkan kepada pelanggan dan menjelaskan kepada pelanggan mengenai berbagai macam jenis bahan yang akan digunakan untuk mencetak dan memeberitahukan perusahaan-perusahaan yang telah menjalin kerjasama. Apabila pelanggan baru tertarik, maka akan bagian pemasaran akan memberitahukan kepada direktur. Kemudian direktur akan membuat keputusan apakah order tersebut disetujui 39

11 atau tidak. Bagi pelanggan baru yang ordernya diterima, maka direktur akan memasukkan pelanggan tersebut ke dalam daftar pelanggan sementara. Namun dalam meminimalisasi kerugian yang terjadi, maka jumlah pesanan akan dibatasi. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari pelanggan baru yang tidak dapat melunasi hutangnya. Sedangkan prosedur untuk pelanggan lama, secara garis besar yaitu pesanan yang dipesan dari perusahaan akan mengirimkan daftar harga atas cetakan yang akan dipesan oleh pelanggan. Apabila harga tersebut disetujui, maka bagian pemasaran akan melaporkan kepada direktur. Kemudian direktur akan memberikan keputusan atas pesanan dari pelanggan tersebut apakah pesanan diterima atau tidak. Perlakuan yang sama juga diberikan kepada pelanggan lama. Pesanan akan diterima apabila pelanggan lama telah memenuhi kewajibannya kepada CV Ajiva Citra Dunia atas pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun proses penjualan jasa CV Ajiva Citra Dunia mulai dari pemesanan sampai pesanan diterima oleh pelanggan secara garis besar adalah sebagai berikut : 1. Bagian Pemasaran meminta persetujuan dari Direktur atas pemesanan tersebut. 2. Setelah disetujui oleh Direktur, maka pesanan tersebut disampaikan ke bagian produksi. 3. Bagian produksi membuat konfirmasi mengenai pesanan yang diajukan oleh pelanggan yang berisi kuantitas pemesanan, bahan baku kertas yang digunakan dan ukuran pesanan yang diajukan oleh pelanggan. 4. Bagian Produksi membuat jadwal mengenai waktu pengiriman pesanan pelanggan. 5. Bagian Produksi menyampaikan kepada Bagian Gudang surat permintaan bahan baku untuk produksi cetak, sesuai dengan pesanan pelanggan. 40

12 6. Setelah pesanan cetak selesai, maka Bagian Produksi melaporkan kepada Bagian Gudang untuk penyimpanan barang jadi, untuk kemudian akan dikirimkan kepada pelanggan. 7. Bagian Gudang meminta persetujuan dari Bagian Produksi untuk mengirim barang dengan disertai dengan surat jalan. 8. Bagian Produksi akan mengkonfirmasi apakah barang pesanan sudah sampai ditangan pelanggan atau belum dengan melakukan pengecekan terhadap invoice. III.2.2. Sistem dan Prosedur Piutang Usaha CV Ajiva Citra Dunia CV Ajiva Citra Dunia melakukan penjualan jasa secara kredit. Karena penjualan jasa yang dilakukan secara kredit, maka secara tidak langsung perusahaan akan melakukan pencatatan atas transaksi penjualan tersebut dengan menimbulkan perkiraan Piutang Usaha. Akun Piutang Usaha yang terjadi pada perusahaan muncul karena persetujuan dari pimpinan perusahaan dan barang pesanan yang diajukan oleh pelanggan kepada perusahaan sudah diterima, namun perusahaan belum menerima pembayaran dari pelanggan, sehingga untuk mencatat transaksi yang terjadi tersebut, maka perusahaan mengelompokkan transaksi tersebut ke dalam akun Piutang Usaha. Dalam pemberian Piutang Usaha oleh perusahaan, perusahaan dapat menetapkan syarat pembayaran atas transaksi yang telah terjadi, seperti misalnya jangka waktu pembayaran atas Piutang Usaha, mulai dari dua minggu sampai dengan dua sampai tiga bulan setelah terjadinya transaksi penjualan jasa kredit. Dalam pemberian jangka waktu pembayaran piutang, CV Ajiva Citra Dunia melihat dari seberapa lama pelanggan sudah masuk dalam daftar pelanggan tetap perusahaan yang menjalin kerjasama dengan CV Ajiva Citra Dunia. Semakin sering dan 41

13 lama perusahaan menjalin kerjasama dengan CV Ajiva Citra Dunia, maka jangka waktu pembayaran yang diberikan oleh CV Ajiva Citra Dunia bisa mencapai tiga bulan, dikarenakan CV Ajiva Citra Dunia sudah mengetahui seluk-beluk perusahaan yang menjalin kerjasama dalam melunasi Piutang Usaha. Hal ini dilakukan, juga untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan tetap. Untuk pelanggan baru, perusahaan biasanya memberi jangka waktu pembayaran dua minggu setelah transaksi terjadi, hal ini dilakukan untuk mencegah adanya kerugian yang timbul akibat tidak terbayarnya Piutang Usaha. Namun apabila pelanggan baru sudah menunjukkan ketepatan waktu dalam pembayaran Piutang Usaha, maka CV Ajiva Citra Dunia dapat saja memberikan kepercayaan kepada pelanggan baru dan memasukkan pelanggan baru tersebut ke dalam daftar pelanggan tetap. Dalam melakukan penagihan atas piutang, perusahaan hanya mengingatkan kepada pelanggan untuk segera membayar kewajibannya dengan menelepon kepada pelanggan. Hal ini dilakukan oleh perusahaan biasanya seminggu sebelum tanggal jatuh tempo, dan apabila pada tanggal jatuh tempo pembayaran pelanggan juga belum melunasi, maka perusahaan juga akan menelepon kembali kepada pelanggan untuk membayar kewajibannya segera. Cara pelunasannya pun harus dengan mengirimkan uang tersebut ke rekening yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan untuk meminimalisasikan resiko kehilangan uang dalam jumlah besar dalam perjalanan kembali, namun perusahaan juga menerima pembayaran dengan cek. CV Ajiva Citra Dunia tidak pernah membuat analisis umur Piutang Usaha terhadap akun Piutang Usaha, karena sampai dengan saat ini perusahaan tidak pernah mengalami kesulitan dalam penagihan Piutang Usaha yang tidak dapat ditagih, ini dikarenakan pelanggan juga konsisten dan mau untuk sadar diri dalam memenuhi 42

14 kewajibannya, sehingga perusahaan tidak membuat analisis umur Piutang Usaha dan tidak mencadangakan kerugian Piutang Usaha akibat tidak tertagihnya Piutang Usaha. Sampai saat ini, pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan selalu tepat waktu. 43