PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PRESENSI DIKLAT DI BLPT YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PRESENSI DIKLAT DI BLPT YOGYAKARTA Naskah Publikasi disusun oleh Mokhamad Hermawan Kepada SEKOLAH TINGGI MAJAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011

2

3 Planning and Implementation Diklat Presence Information System At BLPT Yogyakarta Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Presensi Diklat di BLPT Yogyakarta Mokhamad Hermawan Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information on the current system is an important means of information, particularly in the field of education. With the Presence of information systems education and training we can find out information about Presence, subject matter, the value and the lainnya.blpt Yogyakarta training in using information systems are still using manual systems or not computerized. This is of course difficult in doing the work and activities in Yogyakarta BLPT in terms of effectiveness and efficiency of work. To perform the data processing can not be done quickly and safely. To perform the job effectively and efficiently be done by creating a system of computerized training Presence information. In Yogyakarta BLPT there are five sessions, namely Session Elin (electronic, Electrical and Information Technology), Machine session, Session Automotive, Civil Sessions and Furniture, progrev Session, and Session TU (Administration). To perform the job effectively and efficiently be done by creating INFORMATION SYSTEMS DESIGN AND IMPLEMENTATION OF TRAINING IN BLPT YOGYAKARTA Presence. Based on the explanation and discussion of all the material, then the conclusions of the report creation thesis titled Design and Implementation of Information Systems BLPT Presence Training in Yogyakarta is Training Information System's new in Yogyakarta BLPT to help smooth and speed the mechanism of action of the Presence of data processing so that information can be obtained quickly. Keywords: Presence Diklat Information System, effectiveness, efficien

4 1. Pendahuuan Teknologi Informasi pada zaman sekarang sudah menjadi kebutuhan yang pokok dan penting. Dibidang pendidikan teknologi informasi sudah menjadi hal yang tidak asing lagi, banyak lembaga pendidikan yang sudah menerapkan teknologi informasi misalnya untuk diklat presensi. Sistem informasi diklat presensi adalah suatu sarana informasi yang penting, khususnya pada bidang pendidikan. Dengan sistem informasi diklat kita dapat mengetahui informasi tentang presensi,materi pelajaran,nilai dan yang lainnya. BLPT Yogyakarta dalam menggunakan sistem informasi diklat ini masih menggunakan system manual atau belum terkomputerisasi. Hal ini tentu saja menyulitkan dalam melakukan pekerjaan dan kegiatan di BLPT Yogyakarta dalam hal efektifitas dan efisiensi pekerjaan. Untuk melakukan pengolahan data tidak bisa dilakukan dengan cepat dan aman. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem 1 Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidangbidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus mempunyai tujuan yang akan dicapai. Kata sistem awalnya berasal dari bahasa Yunani (sustema) dan bahasa Latin (systema) yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. 2.2 Konsep Dasar Informasi Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan 1 Al Fatta, Hanif.,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,hal 3

5 keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Raymond Mcleod : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadiankejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyal, gambar, dsb. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

6 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pada saat ini dalam segala bidang memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Menurut Mc leod : Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi. Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai berikut : harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat. harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan keputusan. harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan. harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan. Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti : Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani

7 suatu macam operasi. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi. 2.4 Sistem Informasi Presensi Diklat Data adalah bahan yang akan diolah baik berupa angka, huruf, simbol, kata-kata yang menunjukkan situasi. Kemudian data diolah dengan segala macam operasi yang dilakukan terhadap data dan data tersebut bermanfaat dan sesuai dengan hasil atau tujuan yang berupa informasi. Operasi pengolahan data terdiri dari sejumlah operasi pengolahan dasar yang meliputi pencatatan, duplikasi, pemeriksaan, klasifikasi, sorting, marging, kalkulasi, memeriksa tabel, mencari dan mendapatkan kembali data, serta ringkasan dan penulisan laporan. Sistem Informasi Diklat Presensi adalah record Sistem Informasi data siswa yang dapat diartikan mempersiapkan data-data kesiswaan agar dapat digunakan untuk tujuan penerapan atau pengambilan keputusan bagi pihak manajemen atau pihak luar yang memerlukan. 2.5 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakaukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services). Dari analisis ini biasanya didapatkan maslah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah uatam saja Analisis Kinerja (performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

8 2.5.2 Analiasis Informasi (information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir.evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi : a. Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. b. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang. c. Kurangnya informasi yang tepat waktu. d. Terlalu banyak informasi. e. Informasi tidak akaurat. Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batsan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan yang dihadapi meliputi : a. Data yang berlebihan. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan dibanyak tempat. b. Kekakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan Analisis Ekonomi (economy) Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun halhal yang perlu diperhatikan dapat disimak berikut : 1. Biaya

9 a. Biaya tidak diketahui. b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber. c. Biaya terlalu tinggi. 2. Keuntungan a. Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi. b. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki. c. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan Analisis Keamanan (control) Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang dibawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalah sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : 1. Keamanan atau kontrol yang lemah a. Input data tidak diedit dengan cukup b. Kejahatan (misalnya, penggelapan atau pencurian) terhadap data. c. Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya, data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang. d. Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada filefile atau database-database yang berbeda. e. Pelanggaran peraturan atau panduan privacy data. f. Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin, atau, perangkat lunak). g. Terjadi error saat membuat keputusan. 2. Kontrol atau keamanan berlebihan a. Prosedur birokratis memperlambat sistem b. Pengendalian yang berlebihan menggangu para pelanggan atau karyawan c. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan. d Analisis Efisiensi (eficiency)

10 Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut ini adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien : a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer. b. Data diinput atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan. d. Informasi diproses secara berlebihan. e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan Analisis Layanan (services) Berikut adalah beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk : a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat. b. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten. c. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya. d. Sistem tidak mudah dipelajari. e. Sistem tidak mudah untuk digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel.

11 DAFTAR PUSTAKA Arief, M. Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit Andi. Fatta, Hanif Al Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kusrini dan Andri Koniyo Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakrta: Penerbit Andi. Mangkulo, Henky Alexander Membuat Aplikasi Database Sistem Inventori dengan Visual Basic 6.0. Jakarta: Elex Media Komputuindo. Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Utami, Ema dan Sukrisno Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman database dengan Sql Server, Ms. Acces, dan Ms. Visual Basic. Yogyakarta: Penerbit Andi.