TINJAUAN PUSTAKA Perencanaan Sumberdaya Manusia

Transkripsi

1 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perencanaan Sumberdaya Manusia Pengertian Perencanaan Sumberdaya Manusia Menurut Hariandja (2002), perencanaan sumberdaya manusia merupakan proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Sedangkan menurut Hasibuan (2005), perencanaan sumberdaya manusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.lebih lanjut lagi menurut Mangkuprawira (2003), perencanaan sumberdaya manusia adalah proses proyeksi bagaimana suatu perusahaan merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumberdaya manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal global. Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat dikatakan bahwa perencanaan sumberdaya manusia adalah proses perencanaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan di masa yang akan datang dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal dan menurut Moekijat (1992) perencanaan sumberdaya manusia merupakan slah satu proses vital dalam penerimaan karyawan. Selain itu, menurut Yuniarsih dan Suwatno (2009) keberhasilan perencanaan sumberdaya manusia akan ditentukan oleh ketepatan pemilihan strategi dalam merancang pemberdayaan personil yang ada pada saat ini dan memprediksi kebutuhan dimasa depan Tujuan Perencanaan Sumberdaya Manusia Tujuan perencanaan sumberdaya manusia menurut Rivai (2006) antara lain:

2 6 1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi jabatan dalam perusahaan. 2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan. 3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi. 5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja. 6. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan Manfaat Perencanaan Sumberdaya Manusia Manfaat perencanaan sumberdaya manusia menurut Nawawi (2008) antara lain: 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendayagunaan sumberdaya manusia. 2. Menyelaraskan aktivitas sumberdaya manusia berdasarkan potensinya masing-masing dengan tugas-tugas yang sasarannya berpengaruh pada peningkatan efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. 3. Meningkatkan kecermatan dan penghematan pembiayaan dan tenaga dalam melaksanakan rekrutmen dan seleksi. 4. Perencanaan sumberdaya manusia yang profesional mendorong usaha menciptakan dan menyempurnakan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia agar selalu akurat siap pakai untuk berbagai kegiatan manajemen sumberdaya manusia lainnya. 5. Perencanaan sumberdaya manusia dapat meningkatkan koordinasi antar manajer unit kerja/departemen yang akan berkelanjutan juga dalam melaksanakan kegiatan manajemen sumberdaya manusia lainnya, bahkan dapat dikembangkan dalam melaksanakan kegiatan bisnis yang memerlukan kerjasama.

3 Langkah-Langkah Perencanaan Sumberdaya Manusia Langkah-langkah perencanaan sumberdaya manusia menurut Rivai (2006)yaitu: 1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan. 2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan. 3. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian sementara. 4. Perencanaan untuk pengembangan Hambatan Dalam Perencanaan Sumberdaya Manusia Menurut Rachmawati (2008) hambatan-hambatan yang mungkin muncul dalam perencanaan Sumberdaya manusia adalah: 1. Tujuan yang tidak tepat. 2. Sistem kompensasi yang tidak tepat. 3. Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis. 4. Kondisi persaingan yang semakin tajam. 5. Keengganan untuk mengubah tujuan. 6. Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis. 7. Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh Analisis Pekerjaan Pengertian Analisis Pekerjaan Menurut Flippo (1984) analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan tertentu. Hasil-hasil langsung dari analisa ini adalah uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Sedangkan menurut Hasibuan (2005) analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu dilakukan.

4 Uraian Pekerjaan Menurut Flippo (1984) uraian pekerjaan adalah suatu pertanyaan faktual yang diorganisasikan yang menyangkut tugas-tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan tertentu. Singkatnya, uraian pekerjaan itu harus menunjukkan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan mengapa. Sedangkan menurut Mangkuprawira (2004) uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian pekerjaan beragam dalam hal tingkat kerincian isi, namun beberapa komponen sebenarnya terdapat pada setiap uraian pekerjaan dan menurut Rivai (2006) uraian pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai raangkaian kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan Spesifikasi Pekerjaan Menurut Flippo (1984), spesifikasi pekerjaan adalah suatu pernyataan tentang kualitas minimum manusia yang dapat diterima dan yang perlu untuk melaksanakan suatu pekerjaan sebagaimana mestinya. Secara singkat spesifikasi pekerjaan adalah suatu standar personalia dan menunjukan kualitas yang diharuskan untuk prestasi yang dapat diterima dan menurut Hasibuan (2005), spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan dengan ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Sedangkan menurut Rivai (2006) spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik atau syarat-syarat kerja yang harus dipenuhi sehingga dapat melaksanakan suatu pekerjaan atau jabatan. Secara lengkap spesifikasi pekerjaan diartikan sebagai persyaratan pengetahuan atau keahlian, kemampuan mental, dan fisik serta sifat-sifat kepribadian tertentu yang disyaratkan kepada karyawan produktif.

5 Kebutuhan Sumberdaya Manusia Menurut Mangkuprawira (2004) kebutuhan perusahaan akan sumberdaya manusia di masa datang merupakan salah satu titik sentral dari fungsi perencanaan sumberdaya manusia. Yang membedakan untuk setiap perusahaan dalam melakukan analisis kebutuhan sumberdaya manusia adalah metode atau teknik perkiraan yang dipakai, mulai dari yang sekedar intuitif sampai ke teknik yang kompleks. Menurut Mangkuprawira (2004) faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam analisis kebutuhan sumberdaya manusia adalah: 1. Perubahan lingkungan eksternal (kondisi perekonomian makro, hukum, politik, sosial, ilmu pengetahuan dan lainnya). 2. Perubahan lingkungan internal (perubahan kondisi perusahaan, perubahan kondisi karyawan) Beban Kerja Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kualifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menurut Mangkuprawira (2003) beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Sementara itu menurut Menpan (2004), pengertian beban kerjaadalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.menurut Moekijat (1992) analisis beban kerja memberikan atau menghasilkan alat-alat pengukuran tenaga kerja dan standar-standar penyusunan tenaga kerja yang menunjukkan jumlah-jumlah yang dipekerjakan untuk masing-masing jabatan Menentukan Jumlah Tenaga Kerja Metode yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja yaitu melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

6 10 Nomor: KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama satu tahun. 1. Perhitungannya menurut Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara: Hari kerja efektif = X1- (X2 + X3 + X4 + X5) Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender X2 = Jumlah hari sabtu & minggu dalam 1 tahun X3 = Jumlah hari libur dalam 1 tahun X4 = Jumlah cuti dalam 1 tahun X5 = lain-lain (sakit, izin, dll) Waktu efektif = 80% x jam kerja/ hari Waktu produktif dalam setahun = Hari efektif x waktu efektif 2. Mengolah data dan menghitung beban kerja pegawai 3. Menghitung jumlah pegawai yang efektif dan efisien Kebutuhan pegawai = Beban kerja dalam setahun Waktu produktif dalam setahun 2.6. PT. Securindo Packatama Indonesia PT. Securindo Packatama Indonesia adalah pemegang lisensi dari dari perusahaan pengelolaan parkir terbesar di dunia yaitu Secure Parking. Di Indonesia, PT. Securindo Packatama Indonesia telah melayani negeri ini sejak tahun 1992 dan telah memiliki lokasi parkir dalam operasional sebanyak 400 lokasi yang tersebar di beberapa kota besar di Indonesia, yakni Jabodetabek, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Medan, Batam, Pekanbaru, Palembang, Manado dan Jambi dengan total pengelolaan lebih dari

7 11 petak parkir dan didukung oleh lebih dari putra putri Indonesia terpilih & terlatih. Salah satu kunci sukses PT. Securindo Packatama Indonesia hari ini adalah bahwa PT. Securindo Packatama Indonesia menggabungkan teknologi-teknologi terbaru terhadap semua aspek manajemen perparkiran.pt. Securindo Packatama Indonesia merupakan satu-satunya perusahaan pengelola jasa perparkiran yang meraih sertifikat ISO 9001:2000 (Systems and Services Certification) untuk Carpark Management Systems. PT. Securindo Packatama Indonesia memiliki visi yaitu menjadi perusahaan parkir termaju dan terkemuka dan mempunyai reputasi baik di Asia melalui sumberdaya manusia yang mempunyai kompetensi tinggi. Sedangkan misinya yaitu menjalankan bisnis parkir berdasarkan inovasi dan menyelenggarakan prinsip-prinsip operasional yang terbaik, sumberdaya manusia yang kompeten, memiliki hubungan keluar yang baik dengan semua pihak yang terkaitdan Konsep-konsep manajemen yang sesuai dengan acuan internasional. Serta memiliki kebijakan mutu yaitu bertekad untuk tetap menjadi perusahaan yang terkemuka dibidang jasa perparkiran yang senantiasa mengedepankan kualitas dan nilai pelayanan melalui kejujuran, sikap proaktif, keramahan dan pengembangan diri serta terus menerus mengupayakan tindakan perbaikan di segala bidang Penelitian Terdahulu Sufiati (2007) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Pengukuran Beban Kerja Karyawan Pada Divisi Produksi (Studi Kasus PT Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas, Bogor) menyatakan bahwa PT Perkebunan Nusantara VIII Gunung Mas berupaya terus menerus untuk meningkatkan kualitas SDM yang dimiliki. Berkaitan dengan hal tersebut,

8 12 Perusahaan perlu menghitung tingkat beban kerja dengan kesesuaian jumlah karyawan yang dimiliki, sehingga ada keseimbangan antara beban kerja dengan jumlah karyawan yang efektif dan efisien. Berdasarkan penelitian tersebut, permasalahan yang terjadi pada unit meber yaitu pembagian tugas yang belum jelas untuk masing-masing karyawan dan belum adanya pelatihan mengenai pemeberan pucuk daun teh sedangkan permasalahan pada unit pelayuan yaitu kurangnya perhatian dari atasan dan insentif lembur yang kecil.begitu pula permasalahan pada unit penggilingan dan oksidasi enzymatis yaitu kurangnya pelatihan untuk pemeliharaan mesin dan kondisi kerja yang bising.permasalahan unit pengeringan yaitu kondisi kerja yang panas dan bising. Adapun permasalahan unit sortasi yaitu kurangnya pelatihan dan insentif yang kecil sedangkan permasalahan pada unit pengepakan yaitu kurangnya perhatian dari atasan, kurangnya pelatihan mengenai proses pengepakan dan penempatan karyawan yang tidak sesuai dengan kemampuan dan keahlian. Berdasarkan hasil perhitungan PBK III, jumlah karyawan yang efisien unit meber yaitu sebanyak lima orang, unit pelayuan sebanyak empat orang, unit penggilingan sebanyak dua orang, unit pengeringan sebanyak empat orang, unit sortasi sebanyak lima orang dan unit pengepakan sebanyak tujuh orang karyawan. Karliati (2007) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor menjelaskan bahwa di era persaingan yang semakin ketat, dibutuhkan keunggulan kompetitif dari organisasi. Institut Pertanian Bogor sebagai sebuah organisasi perlu melakukan perencanaan sumberdaya manusia terutama sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan

9 13 sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di IPB, diantaranya adalah Fakultas Ekonomi dan Manajemen.. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen Manajemen antara lain jumlah pegawai yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang masih belum sesuai. Berdasarkan hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas) dan Bagian Urusan Rumah Tangga. Setyawan (2008) dalam skripsinya yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumberdaya Manusia (Studi Kasus Seksi Main Distribution Frame Bogor Centrum) mengemukakan bahwa persepsi karyawan tentang analisis pekerjaan dan kondisi pekerjaan yang sudah baik. Permasalahan yang terjadi di Seksi Main Distribution Frame (MDF) adalah waktu penyelesaian pekerjaan yang terkadang melebihi jam kerja, peralatan yang sering dipinjam oleh unit lain, tugas dari manajemen yang datang bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan beberapa permasalahan teknis.beban kerja di Seksi MDF dinilai terlalu besar sehingga terjadi over capacity.hal ini sejalan dengan hasil perhitungan jumlah karyawan yang efektif untuk bekerja di Seksi MDF, dimana perlu adanya penambahan jumlah karyawan. Dalam penelitian ini disebutkan pula adanya peningkatan target perusahaan. Sejalan dengan hal tersebut perlu dilakukan penambahan jumlah karyawan lebih banyak dibandingkan dengan tidak ada penambahan target untuk menyeimbangkan beban kerja. Hartono (2008) dalam jurnalnya yang berjudul Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja Pada Perusahaan Jasa Penyebrangan Ujung-Kamal mengemukakan bahwa jumlah tenaga kerja yang bekerja di perusahaan melebihi beban kerja yang seharusnya, dan dalam jurnal tersebut juga dikemukakan dengan danya

10 14 perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat memberikan manfaat yaitu anggaran gaji karyawan yang lebih efisien. Suharyono dan Adisasmito (2006) dalam jurnalnya yang berjudul Analisis Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja Pekarya Dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan mengemukakan bahwa penelitian tersebut untuk mengkaji jumlah optimal kebutuhan tenaga pekarya khususnya di unit layanan gizi. Di samping itu, manajemen PKSC belum pernah melaksanakan kajian kebutuhan jumlah tenaga khususnya tenaga penunjang umum berdasarkan beban kerja nyata.kegiatan langsung tenaga pekarya di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Saint Carolus. Produktivitas atau penggunaan waktu produktif terhadap waktu kerja dalam satu shift kerja adalah 43,57% dan penggunaan waktu produktif terhadap total waktu kegiatan dalam satu hari kerja 53,36%. Jumlah optimal kebutuhan tenaga pekarya berdasarkan pendekatan perhitungan penggunaan waktu kerja produktif dan berdasarkan perhitungan rumus WISN adalah sebanyak tujuh orang tenaga pekarya.