ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 BANTUL. Naskah Publikasi. disusun oleh Ibnu Dwi Pratama

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 BANTUL Naskah Publikasi disusun oleh Ibnu Dwi Pratama Kepada: JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS IN SMK MUHAMMADIYAH 1 BANTUL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 BANTUL Ibnu Dwi Pratama Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In accordance with current technological advances, all agencies are required to be able to use a computer devices. Computerized systems are systems that are now viewed as is very efficient and effective use in the process. Given that the SMK Muhammadiyah 1 Bantul in the provision of information activities is not yet complete, the thesis writer wants to make the title "Analysis and design of information systems in SMK Muhammadiyah 1Bantul ". The software used is NetBeans IDE 7.0, phpmyadmin Purpose of making this application is to provide convenience in data storage and speed up the process of serving the students information. Keywords: Computerized Technology, School of Information Systems, Systems Students value the information

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Tuntutan kebutuhan terhadap sistem informasi semakin lama mengalami peningkatan yang cukup cepat didalam sebuah organisasi. Hal ini disebabkan oleh perkembangan dunia teknologi informasi yang selalu mengalami perkembangan, sehingga menuntut sebuah organisasi melakukan otomatisasi perkerjaan dengan memanfaatkan teknologi informasi tersebut. Pada sebuah sistem pengolahan data diperlukan pengorganisasian yang dapat memberikan dukungan pengolahan fungsifungsi manajemen, serta membantu dalam pengambilan keputusan sehingga lebih efektif dan efisien. Dalam rangka melaksanakan proses pengolahan data nilai siswa, komputerisasi memberikan peran yang penting dalam rangka ketepatan dan kecepatan proses penyampaian data. Serta seorang administrator diwajibkan untuk memiliki kemampuan yang baik tentang sistem pengolahan data yang benar. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana cara merancang sistem pengolahan data nilai siswa yang terkomputerisasi sehingga dapat membantu proses kerja di SMK Muhammadiyah 1 Bantul? 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis membatasi lingkup permasalahan, meliputi : a. Pengolahan data terdiri dari : 1. Pengolahan data siswa 2. Pengolahan data guru 3. Pengolahan data kelas 4. Pengolahan data mata pelajaran 5. Pengolahan data nilai 6. Pengolahan data nilai siswa b. Laporan laporan terdiri dari : 1. Laporan data siswa 2. Laporan data guru 3. Laporan data kelas 4. Laporan data mata pelajaran

5 5. Laporan data nilai 6. Laporan data nilai siswa 1.4 Maksud Dan Tujuan Penelitian a. Maksud dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui bagai mana sistem yang sedang berjalan di SMK Muhammadiyah 1 Bantul saat ini, diharapkan nantinya dengan sistem yang baru ini akan memberikan informasi yang akurat. 2. Dalam rangka penyusunan skripsi sebagia syarat untuk menyelesaikan program sarjana di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarat. 3. Untuk mengetahui sejauh mana kendala yang dihadapi SMK Muhammadiyah 1 Bantul dalam memproses penyimpanan informasi data nilai siswa, serta sejauh mana sistem baru dapat mengimplementasikan. b. Tujuan dari peneliti : 1. Merancang sistem yang baru untuk mengembangkan sistem yang sudah ada menjadi lebih baik. 2. Sebagia bahan pertimbangan bagi institusi dalam menentukan kebijaksanaan yang akan ditempuh dimasa datang dalam pengambilan keputusan yang tepat sesuai dengan keperluannya. 1.5 Metode Penelitian Sesuai dengan apa yang telah diteliti oleh penulis, maka penyusunan menggunakan jenis penelitian kasus. Penelitian kasus adalah penelitian yang dilakukan secara intensif, terinci, dan mendalam terhadap suatu organisasi atau lembaga tertentu. Penelitian yang dilakukan oleh penyusun dilakukan di SMK Muhammadiyah 1 Bantul, mengenai sistem pengolahan data nilai siswa. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Observasi (Observation) 2. Metode Wawancara (Interview) 3. Metode Dokumentasi (Documentation) 1.6 Sistematika Penulisan Laporan skripsi ini disusun secara sistematis kedalam beberapa bab. Urutan bab perbabnya sebagai berikut :

6 BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, maksud dan tujuan penelitian, metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini menguraikan masalah pengenalan sistem secara umum, perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini menjelaskan tentang tahap-tahap analisis sistem, yaitu pendefisian masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, studi kelayakan serta analisis kebutuhan sistem. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Bab ini memberikan penjelasan pembuatan sistem informasi dan penjelasan program. BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan penutup dari laporan skripsi yang berisi tentang kesimpulan berdasarkan hasil dari rumusan masalah dan saran. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Definisi Sistem Sistem dapat didefinisikan menjadi dua pendekatan, pendekatan pertama yaitu pendekatan procedural dan pendekatan yang kedua adalah pendekatan komponen atau elemen Kualitas Informasi Informasi yang berkualitas tergantung pada empat hal, yaitu : 1. Akurat (Accurate) 2. Tepat pada waktunya (Timely basis) 3. Relevan (Relevance) 4. Lengkap Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat data kembali. Data itu ditangkap sebagai input, proses

7 kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. 1 Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) Karakteristik Sistem Pendekatan sistem memberikan tekanan pada komponennya sehingga memberikan kemudahan didalam mempelajari suatu sistem tersebut dengan tujuan analisis dan perancangan sistem. Sistem memiliki karakteristik yang tidak dapat dipisahkan. Karakter-karakter tersebut antara lain : a. Komponen Sistem (Component) Sistem terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. b. Batasan Sistem (Boundary) Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar sistem merupakan segala sesuatu yang terdapat diluar batasan dan dapat memberikan suatu pengaruh oprasi dari suatu sistem. d. Penghubung Sistem (interface) Merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain. e. Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan kedalam sistem. f. Keluaran Sistem (Output) energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. g. Pengolahan Sistem (Process) Merubah masukkan menjadi keluaran. h. Sasaran Sistem (Goal) Merupakan tujuan akhir dari sistem Nilai Informasi Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding dengan biaya mendapatkannya Jogiyanto HM. Analisis dan Disain Sistem Informasi pendekatan tersetruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. ( Yogyakarta: Andi Offset, 1990),hal.9 2 Jogiyanto HM. Analisis dan Disain Sistem Informasi pendekatan tersetruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. ( Yogyakarta: Andi Offset, 1990),hal.11

8 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan kebutuhan transaksi harian yang mendukung fungsi oprasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan Manfaat Sistem Informasi Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya, dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk dan pelayanan mereka Komponen Sistem Informasi 1. Blok masukan 2. Blok Model 3. Blok Keluaran 4. Blok Teknologi 5. Blok Basis Data 6. Blok Kendali 2.3 Definisi Sistem Informasi Nilai Siswa Untuk mengetahui peningkatan mutu dari pelaksanaan pendidikan di sekolah, maka sekolah harus selalu mengadakan penilaian terhadap proses pelaksanaan pendidikan di sekolah secara rutin. Demikian pula seorang guru dalam tugasnya sebagai pengajar dan pendidik secara rutin harus mengadakan penilaian terhadap anak didiknya. Apakah anak didiknya mengalami kemunduran dalam belajar atau mengalami peningkatan. Dalam sebuah penginputan data nilai pasti sangat dibutuhkan keefektifan maupun keefisienan dalam menghasilkan sebuah informasi. Mengingat teknologi merupakan salah satu unsur penting yang dapat mendorong keunggulan bersaing sebuah organisasi dalam dunia pendidikan, maka akan lebih baik jika organisasi pendidikan mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di dalam lingkungan sekolah. Dengan adanya pelayanan yang tepat, tepat, dan akurat akan menunjang kelancaran proses belajar mengajar dan memberikan pelayanan yang baik kepada para siswa, guru, dan masyarakat Teknik Penilaian Pendidikan (Surabaya : PT.Bima Ilmu,1985),hal.24

9 2.4 Konsep Permodelan Sistem Pengertian Dasar Flowcart Adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma Definisi DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi Konsep Basis Data Pengertian Database Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, dan relasi tersebut dapat ditujukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instalasi Normalisasil Normalisasi adalah teknik yang digunalakan untuk memvalidasi model data. Seragkaian aturan diberlakuakan pada data model logis untuk meningkatkan pengaturannya. Biasanya ada tiga aturan yang digunakan Bentuk Normalisasi a. Unnormalisasi : Mulai dari model data logis. b. First Normal Form (1NF) : Cari kelompok-kelompok atribut yang berulang dan pisahkan ke dalam entitas yang berbeda. c. Secont Normal Form (2NF) : Jika entitas memiliki identifier gabungan, cari atribut yang bergantung pada identifier. Jika ditemukan, pindahkan kedalam entitas baru. d. Third Normal Form (3NF) : Cari atribut yang bergantung hanya pada atribut lain yang bukan merupakan identifier. Jika ditemukan, pindahkan menjadi entitas baru. Pindahkan atribut-atribut yang perlu dipindahkan.

10 2.5 Perangkat Lunak yang Digunakan Pengenalan NetBeans IDE 7.0 NetBeans memiliki IDE (Integrated Development Environment), ada juga yang bilang Integrated Design Environment dan Integrated Debugging Environment, yaitu sebuah program/alat bantu yang terdiri dari Editor, Compiler, Debuger dan Design yang terintegrasi dalam satu apliksai Pengenalan MySQL MySQL adalah sebuah perangakat lunak sistem manajemen berbasis data SQL atau yang dikenal dengan DBMS (Database Manajemen System), database ini multithread, multi-user. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Latar Belakang SMK Muhammadiyah 1 Bantul SMK Muhammadiyah 1 Bantul adalah salah satu amal usaha yang berfunsi sebagai sarana dakwah di masyarakat. Realita yang dihadapi adalah mengalami perkembangan yang menggembirakan. Perkembangan itu adalah berkat semangat, kerja keras, dan kerja cerdas yang tidak mengenal lelah seluruh komponen sekolah sehingga saat ini telah mampu menunjukan jati diri sebagai SMK yang membanggakan bagi semua pihak. SMK Muhammadiyah 1 bantul telah memiliki gedung yang cukup representatif dan dilengkapi sarana dan prasarana pendukung belajar yang memadai. Sarana belajar yang tersedia antara lain sebagai unit pembengkelan tiap program keahlian, laboratorium komputer,bahasa, ismuba (masjid) dan perpustakaan yang dilengkapi sebagai koleksi kepustakaan. 3.2 Analisis Sistem Yang Berlaku Tujuan tahapan analisis adalah untuk melakukan evaluasi dan menentukan masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi sehingga diketahui bentuk-bentuk permasalahan yang dihadapi guna perkembangan organisasi. Selain itu tahapantahapan analisis bertujuan untuk mengetahui bentuk-bentuk kekurangan yang terdapat pada sistem yang lama ataupun yang sedang berjalan.

11 3.3 Analisis Sistem Definisi Analisis Sistem Analisis Sistem merupakan salah satu tahapan pengembangan sistem. Tahapan analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Tahap analisis dilakukan setelah perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Suatu intansi jarang sekali ditemukan suatu sistem yang sempurna serta terlepas dari kekurangan. Sebuah sistem dapat dikatakan baik jika sistem yang digunakan selalu dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu siatem jika bersifat konstan, tanpa dilakukan adanya perubahan sudah dipastikan semakin lama akan semakin tertinggal. Pada instansi di SMK Muhammadiyah 1 Bantul kekuranga sistem dapat dilakukan analisis dengan menggunakan ANALISIS PIECES yang terdiri dari : a. Analisis Kinerja (performance) b. Analisis Informasi (information) c. Analisis ekonomi (economy) d. Analisis Keamanan (Control) e. Analisis efisiensi (efficiency) f. Analisis pelayanan (service) 3.5 Analisis Kebutuhan Tegnologi Perancangan dan penembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. 3.6 Analisis biaya dan Manfaat Sebuah sistem yang akan diusulkan atau dikembangkan perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menentukan apakah projek sistem pengolahan data nilai siswa ini layak atau tidak disebut dengan analisis biaya dan manfaat (cout benefit analysis).

12 3.7 Perancangan Input dan Output Perancangan Input Perancangan input merupakan bagian dri rancangan informasi. Tujuan perancangan input adalah memberikan kemudahan pada pemakai (user) sebagai pengguna program untuk melakukan input data Perancangan Output Perancangan output merupakan tahapan perancangan pembuatan keluaran data yang dicetak pada kertas berupa laporan dan merupakan hasil keluaran dari masukan data. 4. Pembahasan 4.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem merupakan sistem yang baru dikembangkan tersebut siap dioperasikan sesuai apa yng diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan hal pertama pada tahap implementasi sistem yang bertujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi sistem.biaya yang dibutuhkan dalam implementasi sistem harus dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendali terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan.waktu yang diperlukan selama tahap implementasi harus diatur dalam bentuk jadwal waktu yang berfungsi untuk menjadi panduan dalam tahap implementasi Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang lebih direncanakan dalam implementasi sistem yaitu antara lain membuat database, pemrograman terstruktur, implementasi sistem, pengetesan program, instalasi perangkat lunak, pengetesan system. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan terhadap sistem informasi nilai pada SMK Muhammadiyah 1 Bantul dapat disimpulkan bahwa sistem yang

13 digunakan tidak bekerja secara efektif. Hal ini terlihat dalam proses penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada sistem seperti proses pencatatan data siswa, data guru, data mata palajaran, data nilai, data nilai siswa, dan pembuatan laporan serta pelayanan yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan masih berjalan secara manual. Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer ini, maka sistem ini diharapkan mampu mangatasi masalah-masalah dalam penyimpanan dan pengoutputan data yang terkait, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihak-pihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi nilai yang maka pihak sekolah bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain yaitu : 1. Sistem dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat, karena dengan sistem yang terkomputerisasi ini admin memasukkan data pada form yang tersedia dan tinggal menekan button/tombol yang tersedia pada form sesuai dengan keperluanya. 2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan dan penyimpanan data, karena dalam penginputan data atau pencarian data admin hanya duduk didepan sebuah komputer dan mengoprasikan aplikasi ini. 3. Memudahkan dalam proses pencarian data yang dibutuhkan, karena dalam pengunaan aplikasi ini hanya tinggal mengisi dan mengklik button. 4. Hasil laporan data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu, karena data yang ingin dicetak hanya menekan sebuah button sesuai dengan apa yang tertera pada aplikasi. 5.2 Saran Berdasarkan analisis dan kesimpulan di atas, maka sebagai pertimbangan bagi SMK Muhammadiyah 1 Bantul dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem. Saran yang ingin disampaikan penulis adalah : 1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan untuk digunakan dalam proses pengolahan data nilai siswa. 2. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah sistem masih layak atau tidak untuk digunakan, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya dilakukan pengembangan atau pergantian sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan

14 informasi khususnya informasi nilai siswa pada SMK Muhammadiah 1 Bantul. Demikian kesimpulan dan saran yang disampaikan, penulis sangat berharap sistem yang diusulkan tersebut dapat membantu mengatasi masalah-masalah yang timbul pada saat pengolahan data nilai siswa dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut di atas penulis mengharapkan sistem yang diusulkan dapat diterapkan pada sekolah dan bermanfaat bagi pihak-pihak yang terkait. DAFTAR PUSTAKA Arief, Rudyanto, M Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Yogyakarta: Andi Offset. Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. HM, Jogianto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Ir. Yuniar Supardi Pemograman Database dengan Java dan MySQL. PT Elex Media Komputindo-Jakarta. Ir. Yuniar Supardi Semua Bisa Menjadi Programmer Java Basic Kadir Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Programming. PT Elex Media Komputindo-Jakarta. Rochman Natawidjaja Teknik Penilaian Pendidikan. Surabaya : PT.Bima Ilmu. Sutanta, Edhy Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu.