BAB II PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III. A. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. Perkebunan Musantara III

Transkripsi

1 BAB II PROFIL PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III A. Sejarah Ringkas Berdirinya PT. Perkebunan Musantara III Pembentukan perusahaan diawali dengan proses pengambilan perusahaan-perusahaan milik Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal dengan proses nasionalisasi. Perusahaan Perkebunan Asing hasil nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN), embrio yang turut membentuk perusahaan dari NV. Rubber Cultuur Maatschappij Amsterdam (RcMA) dan NV. Cultuur Mij`de Oekust (CMO) merupakan Perusahaan Perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda. Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara baru cabang Sumatera Utara (PPN baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk/status hukum sesuai dengan peraturan perundang-undangan Pemerintah Republik Indonesia. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh Pemerintah di restrukturisasi menjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan (PNP). Selanjutnya pada tahun 1974 status hokum diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero). Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha, Perusahaan-perusahaan dalam lingkungan BUMN Sub Sektor Perkebunan melakukan kegiatan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi. Selain itu, dilakukan perampingan struktur organisasi dari program restrukturisasi tersebut telah dilakukan penggabungan 27 BUMN Perkebunan, yaitu PT.

2 Perkebunan I sampai PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina Mulia Ternak menjadi 14 BUMN Perkebunan baru yang bernama PT. Perkebunan Nusantara I sampai dengan PT. Perkebunan Nusantara XIV. Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan manajemen. Tiga BUMN perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan IV (Persero), dan PT tanggal 14 Februari Ketiga perusahaan tersebut yang wilayah kerjanya di Propinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi nama PT. Perkebunan III (Persero) yang berkedudukan di medan, Sumtera Utara. PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat keputusan No. C HT TH.96 Tanggal 08 Agustus 1996 yang dimuat didalam Berita Negara Republik Indonesia No.82 tahun 1996 dan tambahan Berita Negara No.8674 tahun Seiring dengan perubahan pola berbisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah merancang program transformasi bisnis sejak bulan agustus 2003 sebagai kata kunci dari kinerja PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sedang melakukan perubahan terhadap pola Target of strategis of business as usual menjadi pola target of strategic of business untuk mendukung keberhasilan program tersebut PT. Perkebunan Nusantar III (Persero) secara sistematis dan berkesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program strategic Initiative melalui pemahaman dan penyebarluasan buku panduan transformasi bisnis unit. Usaha melalui intruksi langsung dari Distrik

3 Manajer / GeneralMnajer setempat kepada jajarannya, dan menginformasikan melalui majalah Nusa Tiga Milik PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Disamping itu melalui Malcolm Bakdrige PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah dan sedang melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan pimpinan yang telah ditunjuk untuk memberikan pemahaman yang memberikan komprehensif sebelum melakukan assessment terhadap jalannya proses program strategic initiative (CBHRM,OPEX,TQM,CRM,dan QFI) Sebagai upaya dalam meningkatkan kinerja perusahaan. Dalam upaya peningkatan kinerja perusahaan dimasa mendatang PT. Perkebunan Nusantara III Medan mempunyai visi dan misi seperti yang tercantum dibawah ini : Visi " Menjadi perusahaan agrobisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik pada tahun-tahun berikutnya " Misi 1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan. 2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan. 3. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal. 4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor. 5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

4 6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas. 7. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan. Logo PT. Perkebunan Nusantara III Gambar 2.1. Logo PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Sumber PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Makna yang terkandung dalam logo terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut : 1. Dua belas (12) Helai daun kelapa sawit di sebelah kiri dunia dan tujuh (7) urat pada daun karet yang berwarna hijau disebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki paradigma baru dan tujuh (7) strategi bisnis, yang saling mendukung tercapai tujuan PT. Perkebunan Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam tim work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan.

5 2. Lima (5) garis lintang horizontal dan vertikal berwarna biru melingkari bola dunia. Melambangkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III memiliki lima (5) tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. 3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka tiga (3) melambangkan PT. Perkebunan Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunnya sedangkan yang berwarna orange adalah produksi CPO berserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia. Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan tunjangan dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III. B. Struktur Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Struktur Organisasi merupakan susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan-hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai suatu sasaran. Secara fisik struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk gambaran grafik (bagan) yang memperlihatkan hubungan antara unit-unit organisasi dan garis-garis wewenang yang ada. Penggambaran organisasi dalam suatu bagan merupakan suatu hasil keputusan yang telah tercapai struktur organisasi yang bersangkutan. Menurut Ruky Achmad S (2001:15)

6 ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan badan organisasi yaitu : 1. Dapat memperlihatkan karakteristik utama dari perusahaan yang bersangkutan. 2. Dapat memperlihatkan gambaran perkerjaan dan hubungan-hubungan yang ada didalam perusahaan. 3. Dapat digunakan untuk merumuskan rencana kerja yang ideal sebagai pedoman untuk mengetahui siapa bawahan dan siapa atasan. Didalam perusahaan pada umumnya mengadakan klasifikasi jabatan, sehinggah setiap jabatan mempunyai nomor kode klasifikasi menurut pentingnya kedudukan dalam organisasi. Pada struktur organisasi ada tiga bagian kelompok, antara lain : 1. Lapisan Puncak, lapisan ini disediakan untuk pemegang pimpinan tertinggi atau Presiden Direktur dengan tugas menghembangkan organisai, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen. 2. Lapisan Menengah, Lapisan ini disediakan untuk semua pimpinan puncak, dengan tugas mengembangkan organisasi, mengembangkan sistem organisasi, dan mengembangkan sistem manajemen secara terbatas. 3. Lapisan Bawah, lapisan initerdiri dari para pekerja pelaksana perintah yang diterapkan oleh atasannya. Oleh sebab itu, melalui struktur organisasi ini diharapkan dapat tercapai suatu koordinasi yang efektif diantaranya unit-unit maupun bagian

7 didalam organisasi / perusahaan. Dengan demikian struktur organisasi yang digunakan harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan agar pendayagunaan sumber daya yang ada dapat dioptimalkan. Struktur organisasi perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dibuat sesuai dengan surat keputusan Menteri Badan Usaha milik Negara. Susunan keanggotaan Komisaris Perusahaan Perseroan adalah sebagai berikut : Komisaris Umum Anggota Dewan Komisaris Anggota Dewan Komisaris Anggota Dewan Komisaris Anggota Dewan Komisaris : Ir. Soegiat : Drs. Mulyohadi sastro darmodjo, SH : Prof. DR. Chairuddin. P. Lubis DTM & H : Aries Mufti, SE, SH, MH : Heri Sebayang, SH Untuk keanggotaan Direksi, sesuai dengan surat keputusan Mentri Badan Usaha Milik Negara Nomor : KEP 245/MBU/2003 tanggal 19 juni 2003 tentang pembentukan dan pengangkatan anggota Direksi Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III dengan susunan Direksi sebagai berikut : Direktur Utama Direktur Produksi Direktur SDM/UMUM : Ir. H. Amri Siregar : Ir. H. Amal Bakti Pulungan : H. M Rachmat Prawirakusumah, SE. MM Direktur Perencanan dan Pengembangan : DR. Ir. H Chairul Muluk Direktur Keuangan : DRS. Johannes Sitepu, AK

8 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Sumber : PT.Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan

9 C. Uraian Tugas PT. Perkebunan Nusantara III Didalam Organisasi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sumber wewenang berasal dari RUPS dan kemudian didelegasikan kepada Dewan Komisaris, dan Dewan Komisaris mendelegasikan kepada Direktur terkait yaitu : Direktur Produksi, Direktur Keuangan, Direktur Pemasaran dan Direktur SDM. Berikut ini adalah uraian tugas direksi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan yang dapat dilihat sebagai berikut : 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) RUPS adalah pimpinan tertinggi yang membawahi Dewan Komisaris, Direktur, serta setingkat dibawahnya. Tugas dan wewenang RUPS adalah : a. Mengangkat dan menghentikan Dewan Komisaris. b. Bertanggung jawab atas pelaksanan dan penggunaan modal / asset perusahaan sesuai dalam mencapai tujuan. c. Mengawasi Dewan Komisaris dalam melakukan tugas yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham. 2. Dewan Komisaris Dewan Komisaris terdiri dari 1 Komisaris Utama dan 4 Komisaris anggota yang bertugas untuk mengawasi pekerjaan Direktur Utama. Tugas dan Wewenang Dewan Komisaris adalah sebagai berikut : a. Memberikan nasehat kepada pimpinan. b. Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana perusahaan.

10 c. Mengawasi jalannya perusahaan. Direktur utama bertanggung jawab kepada rapat umum pemegang saham melalui Dewan Komisaris. 3. Direktur Utama Berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya Pelaksanaan Operasional Perusahaan Secara teratur, terarah dan terpadu. Tugas dan Wewenang Direktur Utama : a. Melaksanakan kebiasaan perusahaan, sesuai dengan yang diatur didalam anggaran perusahaan, serta ketentuan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham, Mentri Pertanian selaku kuasa Pemegang Saham dan Dewan Komisaris. b. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum. c. Bersama-sama dengan anggota Direksi lainnya mewakili prusahaan didalam dan diluar pengadilan. d. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. e. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijakan pemerintah.

11 4. Direktur Produksi Berfungsi dalam mengelola bidang tanaman, Produksi, teknik, Pengolahan dan lainnya yang berkaitan dengan fungsi tersebut diatas. Tugas dan wewenang Direktur Produksi : a. Menyusun perencanaan dibidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijaksanaan Direksi. b. Melaksanakan peraturan-peraturan dan pengendalian dari unit-unit usaha dansarana pendukungnya mencakup tanaman. c. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kebijaksanaan Direksi. d. Melaksanakan rencana rehabilitasi dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit-unit usaha yang telah ada. Direktur Produksi bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. 5. Direktur Keuangan Direktur Keuangan khusus mengelola bagian keuangan perusahaan. Tugas dan wewenang Direktur Keuangan : a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan. b. Menetapkan Administrasi ketentuan-ketentuan dibidang keuangan. c. Mengelola Administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan perkantoran serta segala sesuatunya yang berkaitan dengan itu. d. Melaksanakan pengendalian pengawasan terhadap bidang-bidangnya.

12 Direktur keuangan brtanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. 6. Direktur Sumber Daya Manusia Berfungsi dalam mengelola bidang ketenaga kerjaandan umum serta pembinaan usaha kecil dan Koperasi. Tugas dan wewenang Direktur SDM : a. Menyusun perencanaan dibidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan. b. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan dibidang yang dikelolanya. c. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum. d. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang-bidang yang dikelolanya. Direktur SDM bertanggung jawab kepada Direktur Utma dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham. 7. Direktur Pemasaran Berfungsi dalam mengelola bidang pemasaran perusahaan yang mencakup pengadaan dan penjualan barang Tugas dan wewenang Direktur Pemasaran : a. Menyusun perencanaan dibidang Pemasaran. b. Menetapkan ketentuan-ketentuan dibidang pemasaran. c. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang tersebut diatas.

13 Direktur Pemasaran bertanggung jawab terhadap Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. 8. Biro Direksi Tugas dan wewenang Biro Direksi : a. Melaksanakan / menyelenggarakan pelaksanaan Direksi dalam tata usaha surat menyurat (administrasi) sirkulasi / pengiriman atau penyimpanan surat-surat dan dokumentasi perusahaan. b. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan kantor Direksi yang meliputi pemeliharaan bangunan perusahaan. c. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas dan kehumasan baik dengan instansi sipil maupun ABRI. d. Mengkoordinir pelaksanaan tugas perwakilan (LO) dan menyelenggarakan acara-acara protokoler yang dibutuhkan. Biro Direksi betanggung jawab kepada Direktur Utama dan Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris. Selain itu, bagian-bagian yang mendukung berjalannya perusahaan antara lain : 9. Bagian Tanaman Tugas dan wewenang bagian Tanaman adalah : a. Menyusun rencana jangka pendek (anggaran belanja) dalam bidang tanaman dan produksi. b. Menyelenggarakan pengadaan bahan-bahan tanaman.

14 Bagian Tanaman bertanggung jawab kepada Direktur Utama. 10. Bagian Keuangan Tugas dan wewenang bagian Keuangan adalah : a. Membuat laporan kepada Direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang-barang kebutuhan masyarakat. b. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan. c. Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang dan pengendalian / pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan. Bagian Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan. 11. Bagian Akuntansi Tugas dan wewenang Bagian Akuntansi adalah : a. Menyelenggarakan Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Biaya serta membuat laporan keuangan. b. Menyelenggarakan pembuatan informasi manajemen, penyusunan laporan keuangan, analisa laporan keuangan dan analisa biaya. Bagian Akuntansi bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan. 12. Bagian Teknik Tugas dan wewenang bagian Teknik adalah : a. Membantu Direksi melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan

15 dengan mesin-mesi, sipi / bangunan baik dari kebun sendiri (inti) maupun dikebun pelasura (pir) dan daerah pengembangan. b. Membuat rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan bangunan sipil. 13. Bagian Pengadaan Tugas dan wewenang bagian Pengadaan adalah : a. Rumusan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya harus melalui kantor Direksi serta merumusakan kebijakan prosedur pengadaan berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. b. Mengadakan konsultasi dan bimbingan kepada unit-unit produksi mengenai pelaksanaan kebijakan-kebijakan dibidang pengadaan barang dan jasa. Bagian Pengadaan bertanggung jawab kepada Direktur Keuangan. 14. Bagian Sekretariat Perusahaan Tugas dan wewenang bagian sekretariat perusahaan adalah : a. Mengurus dan menyelenggarakan rapat-rapat Direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun kepentingan dokumentasi. b. Mengatur tata tertib perusahaan sebagai bagian dari budaya kerja dan budaya perusahaan dan juga mengatur perusahaan, pemakaian fasilitas mess, kantor Direksi, Transformasi kantor Direksi.

16 Bagian Urusan Humas (Public Relation). Tugas kepala Urusan adalah : 1) Menyusun dan mengevaluasi RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relation). 2) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relation). 3) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000/ ) Melaksanakan prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasakan prinsip Good Corporate Governance (GCG). 5) Mengidentifikasi pemasaran perusahaan dan memberi masukkan kepada manajemen. 6) Melakukan koordinasi dengan agent of communication dalam melaksanakan program komunikasi Internal dan eksternal atas kebijakan, kegiatan dan citra perusahaan. 7) Mewakili perusahaan dan membangun Networking dalam pertemuan-pertemuan asosiasi, baik asosiasi profesi maupun asosiasi industri. 8) Mengelola, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan komunikasi perusahaan serta memberi pengarahan kepada setiap fungsi yang dibawahi dalam menjalankan program kerja sehinggah tercapai sasaran. 9) Menciptakan sistem koordinasi kerja antar fungsi dan membantu jadwal kegiatan harian.

17 10) Mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan pameran dan kegiatan yang diadakan oleh perusahaan maupun anak perusahaan atau mitra binaan baik tingkat lokal, nasional maupun Internasional. 11) Menyusun, mengkoordinir dan mengevaluasi pembuatan leaflet, brosur, agenda, kalender, dan majalah media Nusatiga. 12) Mengkoordinir dan mengevaluasi pelaksanaan protokoler, ticketing, upacara bendera, senam kesegaran jasmani. 13) Menyusun dan mengkoordinir pelayanan kepada DPR dan DPRD serta tamu-tamu perusahaan. 14) dan Mengkoordinir laporan manajemen tiap bulan. Wewenang a. Menjalankan program kerja dalam rangka kewenangan organisasi dilingkup urusan Humas (Public Relations). b. Memberikan penilaian dan pembinaan karyawan dilingkup urusan Humas (Public Relations). c. Menilai dan mengevaluasi pelaksanaan tugas-tugas bawahannya. Tanggung jawab Kepada Urusan Humas (Public Relations) dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada kepala Bagian Corporate Secretary. Kepala Umum Humas (Public Relations) dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Asisten Urusan yaitu :

18 a. Asisten Kehumasan Tugas : 1) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relations). 2) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000 / ) Melaksanakan Prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG). 4) Membangun terbentuknya citra positif perusahaan (Corporate Image) dan terjalinnya hubungan baik dengan stakeholders. 5) Menyusun rencana isi dalam media komunikasi internal seperti majalah, dan menyiapkan Pers Release, Pers Conference dan Pers Gathering. 6) Mengkoordinir penyaluran surat kabar, majalah, buletin dan majalah Media Nusatiga kebagian / unit / kebun dan stakeholders terkait. 7) Mengkoordinir pemberian permohonan bantuan dari pihak eksternal perusahaan. 8) Melaksanakan sistem koordinasi, konfirmasi dan hak tanggung jawab perusahaan kepada pihak massa, LSM dan masyarakat. 9) Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pameran perusahaan, anak perusahaan dan mitra binaan yang bekerja sama dengan bagian / kebun / unit dan pihak terkait lainnya. 10) Mengkoordinir pembuatan laporan bulanan analisis kepentingan stakeholders dan analisis berita media cetak. 11) Mengkoordinir pembuatan kliping berita harian dan mendistribusikan ke Direksi dan bagian.

19 12) Mengkoordinir pelaksanaan pengumuman stop Pers. b. Asisten Sistem dan Prosedur Tugas : 1) Menyusun RKAP / RKO Urusan Humas (Public Relations). 2) Melaksanakan SMK3 dan ISO 9000 / ) Melaksanakan Prinsip-prinsip kerja komunikasi perusahaan berdasarkan prinsip Good Corporate Governance (GCG). 4) Membangun terbentuknya citra positif perusahaan (Corporate Image) dan terjadinya hubungan baik dengan stakeholders. 5) Menyiapkan data-data untuk kegiatan Pers Conference, website, Pers Release, Majalah Media Nusatiga, laporan Manajemen (LM) Humas. 6) Menyusun dan membangun data base kehumasan dan data informasi untuk kepentingan stakeholders. 7) Membuat Company Profile, Annual Report, kalender, leaflet, agenda, brosur dan advertorial / iklan. 8) Menyusun dan mengkompilasi laporan analis masalah dari kebun / unti/ distrik. 9) Menyusun dan mengkoordinir proses penilaian karyawan. 10) Melaksanakan dan menyusun kegiatan upacara bendera dan senam kesegaran jasmani (SKJ).

20 15. Bagian Umum Tugas dan Wewenang Bagian Umum adalah : a. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan staf dan non staf. b. Menyelesaikan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja, mengelola administrasi pendokumentasian. c. Melaksanakan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja. d. Merumuskan kerja sam dan kebijakan pengamanan dijajaran perusahaan dan mengadakan hubungan kerja sama dengan aparat keamanan / pemerintah. Bagian Umum bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya Manusia. 16. Bagian Sumber Daya Manusia Tugas dan Wewenang bagian Sumber Daya Manusia adalah : a. Menyusun rencana Jangka panjang dan jangka pendek pendidikan keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan keselamatan. b. Merumuskan kebijakan program pengembangan Sumber Daya Manusia (pendidikan dan pelatihan). Bagian Sumber Daya Manusia bertanggung jawab kepada Direktur Utama.

21 17. Bagian Pemasaran Tugas dan wewenang Bagian Pemasaran adalah : a. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta menyiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku. b. Menentukan Monitoring persediaan komoditi dan produk baik digudang / kebun, pabrik industri hilir atau tangki penyimpanan kebun atau instansi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodik sesuai kebutuhan. 18. Bagian Teknologi Informasi (TI) Tugas dan wewenang bagian Teknologi Informasi adalah : a. Merumuskan rencana induk pengolahan data dan sistem informasi perusahaan. b. Menyusun laporan manajemen bersama bagian-bagian terkait dalam terbentuk basis Internet sesuai tugas pokok manajemen produk, Operasi, keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia. c. Memberi masukan kepada Direksi dalam bentuk kerangka sistem informasi Eksekutif dan sistem pendukung keputusan. d. Memberi masukan kepada perangkat manajemen dan manajemen mikro ditingkat kebun / unit dan Rumah Sakit dalam rangka membangun jaringan komunikasi data berbasis computer.

22 Produksi. Bagian Teknologi Informasi bertanggung jawab kepada Direktur 19. Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK) Tugas dan wewenang bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi (PUKK) adalah : a. Melaksanakan Pembinaan untuk meningkatkan kemampuan manajerial pengusaha kecil dan koperasi yang berada di sekitar lingkungan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). b. Mengidentifikasi usaha-usaha kecil dan koperasi yang mempunyai potensi yang dibina dan memperhatikan ketentuan yang berlaku. Bagian Pembinaan Usaha Kecil dan Koperasi bertanggung jawab kepada Direktur Utama. 20. Bagian Sistem Pengendalian Intren Tugas dan wewenang bagian Sistem Pengendalian Intren adalah : a. Mengelola bagian pengawasan Intren dan membantu Direktur Utama dalam pengawasan Intren serta memberikan saran dan tidak lanjut mencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis. b. Mengelola dan bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan pemeriksaan.

23 c. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPI BUMN dan ketentuan lainnya serta di bantu oleh kepala seksi bawahan. Bagian Sistem Pengendalian Intren Bertanggung jawab kepada Direktur Utama. D. Jaringan Usaha/Kegiatan 1. Kelapa Sawit Minyak sawit dan Inti sawit PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) menjadikan minyak dan Inti sawit sebagai komoditi yang memberikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan. Mutu produkminyak dan Inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli. 2. Karet Lateks, Crumb Rubber dan Rubber Smoke Sheet Diseantero dunia, sumatera dikenal sebagai penghasil karet bermututinggi, lebih dari 54,000 hektar lahan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) diusahakan untuk menghasilkan karet berkualitas terbaik didunia. Mutu Produk RSS-1, SIR-10, SIR-20 dan lateks pekat mampu menembus psar Internasional, disejumlah pabrik ban terbesar sepeti Bridgestone,Good Year, Firestone, Han Kook dan lainnya. 3. Industri Hilir Karet Rubber Threads, Rubber Dockfender, Rubber Article,Rubber Cowmat, Coveyor Belt, Rubber Karlet dan Resin. Pabrik Industri hilir karet didiriakn pada tahun 1965 untuk mengantisifasi perubahan fluktuasi pada karet alam dan pesaingan kuat karet sintesis PT Perkebunan Nusantara III (Persero) sekarang ini memiliki 3 fasilitas pengolahan yang disebut dengan pabrik Rubber Thread, pabrik Rubber Article, Rubber

24 Cowmat, Conveyor Beh, Rubber Karlet, and Kesin, adalah produk utama pabrikpabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart (SII) Certificate, International Quality Certificate ISO 9001: 2000 dan ISO , TUV dan OCOTEX. E. Kinerja Usaha Terkini 1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007 Pada tanggal 23 Mei 2007 bertempat di Hotel Aston Palembang, Kementerian Negara BUMN menyerahkan Karet Nusantara Award 2007 kepada beberapa kebun/unit yang ada di BUMN Perkebunan. Motivasi dari Kementerian Negara BUMN sebagai pemegang saham dalam acara tersebut, perlunya memberikan dorongan kepada seluruh elemen perkaretan BUMN Perkebunan dengan memberikan penghargaan terhadap kinerja yang telah dilakukan para manajer kebun dan pabrik khususnya pada tahun 2006 atas pencapaian kinerja dan produktivitas. Adapun kebun dan unit PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang memperoleh apresiasi sebagai yang terbaik adalah sebagai berikut : Tabel 2.1. Penghargaan Karet Nusantara Award 2007 Kategori Kebun/Unit Peringkat Skor Peningkatan ProduktivitasTerbaik Kebun Dengan TBM Terbaik Kebun Labuhan Haji II (kedua) 758 Kebun Sei Putih III (Ketiga) 730 Kebun Silau Dunia I (Pertama) 626 Kebun Gunung Para II (Kedua) 460 Kebun Labuhan Haji III (Ketiga) 440 Kebun Gunung Para I (Pertama) 838

25 Kebun Dengan TM Terbaik Kebun Sei Putih II (Kedua) 825 Kebun Rambutan III (Ketiga) 788 Kebun Mambang I (Pertama) 963 Pabrik Crumb Rubber Terbaik Muda Kebun Gunung Para II (Kedua) 888 Pabrik Rubber Smoked Sheet Kebun Bandar Besty I (Pertama) 900 Terbaik Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Dari hasil apresiasi tersebut, dapat diketahui bahwa semua kategori didominasi oleh unit kerja PTPN III, hal ini menggambarkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) masih yang terbaik diantara seluruh BUMN Perkebunan. 2. Penghargaan Indonesia Quality Award 2007 Pada hari Kamis, tanggal 6 Desember 2007 bertempat di Hotel Borobudur Jakarta, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) memperoleh penghargaan Indonesia Quality Award Tahun Penganugerahan diberikan oleh Menteri Negara BUMN yang diwakili oleh Sekretaris Kementrian Negara BUMN Bapak Muhammad Said Didu kepada Bapak Ir. H. Amri Siregar selaku Direktur Utama PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Untuk tahun 2007 terjadi peningkatan skor Balridge PTPN III dari tahun 2006 dengan skor 467 menjadi 479 dan meraih predikat "Good Performance". Peningkatan tersebut tentunya menaikkan nilai dan image perusahaan yang pada gilirannya akan memberikan kontribusi dalam terwujudnya PTPN III menjadi perusahaan kelas dunia pada tahun Penghargaan Best Of The Best Management Representative Award 2007 Pada tanggal 30 Januari 2008, bertempat di Hotel Santika Jakarta, lembaga konsultan PORQUISTA bekerja sama dengan AMRI (Association Management

26 Representative Indonesia) mengadakan pemilihan Management Representative (MR) terbaik pada perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi International Standard Organization (ISO) Sistem Manajemen Mutu. Penyelenggaraan program Management Representative Award adalah sebagai stimulus perusahaan yang sudah disertifikasi ISO 9001 : 2000 untuk tetap memelihara dan memotivasi perusahaan agar selalu melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap komitmennya menerapkan Sistem Managemen Mutu melalui kompetisi Management Representative. MR Award juga dimaksudkan untuk memberikan apresiasi kepada para wakil manajemen (MR) di setiap perusahaan untuk tetap termotivasi dan sebagai change agent dalam menerapkan sistem. Diantara 60 perusahaan yang telah terdaftar dan mengikuti QMR Award terpilih 3 (tiga) nominasi perusahaan yang berhak menerima penghargaan QMR Award 2007, yang salah satu nominatornya adalah PT. Perkebunan Nusantara III (Persero). Pada acara tersebut yang menerima penghargaan mewakili Direksi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), H. Hartono,BSc yang merupakan Kepala Bagian Program Transformasi Bisnis dan Anak Perusahaan selaku Corporate Management Representative (CMR). Penyerahan Award diserahkan langsung oleh President Director PORQISTA, Drs.Willy Susilo, MBA. Dengan perolehan apresiasi Award tersebut mencerminkan komitmen perusahaan yang tinggi untuk selalu menerapkan sistem manajemen mutu sebagai salah satu langkah dalam mendukung peningkatan kinerja perusahaan.

27 4. Penghargaan Human Resources Excelence Award 2007 Pada tanggal 28 Februari 2008, bertempat di Hotel Sangrila, Jakarta, PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) meraih penghargaan bergengsi "Human Resources (HR) Excellence Award 2007". Penghargaan tersebut diterima oleh Direktur SDM PT. Perkebunan Nusantara III (Persero), H. Rahmat Prawirakesumah, SE, MM. Acara yang diselenggarakan oleh majalah bisnis SWA bekerja sama dengan Human Resources Indonesia dan Lembaga Management Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (LM-FE- UI) menilai PTPN III berhak memperoleh skor 4,94 untuk kategori Performance Management dan skor 4,87 untuk kategori Training Development. Dalam even yang kedua kali ini diikuti oleh lebih kurang 300 perusahaan yang berpartisipasi, dan akhirnya setelah melalui proses penyaringan terpilih 29 perusahaan sebagai nominasi. Penyelenggaraan pemberian Award ini dilatar belakangi oleh karena semakin banyaknya perusahaan yang menyadari pentingnya peran SDM dalam kemajuan perusahaan. SDM yang dulu hanya dilihat sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan, kini dianggap sebagai aset yang sangat signifikan dan elemen penentu keunggulan daya saing perusahaan. Sedangkan penghargaan HR Excellence bertujuan untuk mengetahui penerapan manajemen SDM yang baik di sebuah perusahaan dengan topik yang meliputi human resources sebagai bagian dari mitra strategis, administration expert, employee champion dan agent of change.

28 Dengan perolehan award ini, PTPN III sebagai best practice yang dapat menjadi acuan bagi perusahaan lainnya, suatu predikat dan pengakuan yang membanggakan serta terciptanya image positif bagi perusahaan. 5. Sawit Nusantara Award 2008 Sebagai bentuk apresiasi dari Kementerian Negara BUMN bagi Kebun dan Unit yang mengelola bisnis komoditi kelapa sawit dalam meningkatkan kinerjanya di lingkup BUMN Perkebunan diselenggarakan acara penganugerahan Sawit Nusantara Award. Untuk tahun 2008 dipercayakan kepada PTPN VI sebagai penyelenggara acara yang dilaksanakan pada tanggal 17 dan 18 Juli 2008 di Pengeran Beach Hotel, Padang, dirangkaikan dengan "Rapat Kerja dan Workshop Manajer Kebun dan Pabrik Kelapa Sawit Lingkup BUMN Perkebunan". Penganugerahan SNA 2008 yang diikuti oleh PTPN I, II, III, IV, V, V, VI, VII, VII, VIII, XII, XIII, XIV dan Rajawali Nusantara Indonesia (RNI) di dominasi oleh PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) dari 15 (lima belas) kategori (15 award) yang diperlombakan memperoleh 7 (tujuh) award antara lain : Tabel 2.2 Sawit Nusantara Award 2008 Kategori Kebun/Unit Peringkat Kebun Inti Kebun Membang Muda II (Kedua) PKS. Rambutan I (Pertama) Pabrik Kelapa Sawit PKS. Sei Silau II (Kedua)

29 Peningkatan Produktivitas Kebun Kelapa Sawit Peningkatan Rendemen Pabrik Kelapa Sawit PKS. Sei Mangkei Kebun Membang Muda PKS. Rambutan PKS. Sei Silau III (Ketiga) III (Ketiga) I (Pertama) III (Ketiga) Sumber : PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Dari anugerah yang diperoleh memberikan motivasi PTPN III untuk mempertahankan dan bahkan meningkatkan kinerjanya. F. Rencana Kegiatan Dalam Perencanaan Kegiatan untuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan untuk masa yang akan datang tentunya berorientasi pada visi dan misi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yaitu menjadi perusahaan agrobisnis dunia dengan kinerja prima dan tata kelola terbaik pada tahun Peralatan pada PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) pada umumnya sudah cukup baik. Rencana kedepannya terkait sistem kearsipan PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) yang akan dilakukan adalah: 1. PT. Perkebunan Nusantara III akan mempergunakan peralatan dalam sistem kearsipan adalah sebagai berikut : a. Guide (petunjuk dan pemisah). Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. b. Tickler (berkas pengingat).

30 Tickler yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu pinjam arsip. c. Kartu kendali arsip Kartu kendali arsip dipergunakan untuk peminjaman oleh setiap pejabat yang memerlukan arsip. Kartu ini harus diberikan rangkap tiga, masing-masing digunakan untuk : 1). Disertakan pada surat yang dipinjam. 2). Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam. 3). Pada berkas pengingat.