BAB II GAMBARAN UMUM DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH. 2.1 Sejarah Berdirinya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa

Transkripsi

1 31 BAB II GAMBARAN UMUM DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH 2.1 Sejarah Berdirinya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Embrio kegiatan kearsipan dilaksanakan di sebuah gudang kawasan Tambaksari Semarang, berdekatan dengan Pelabuhan Tanjung Mas Semarang sebagai gedung penyimpaan arsip. Tahun 1980 disebut Pusat Arsip Daerah Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor 061/134/1980 tanggal 16 Juni 1980 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Arsip Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Tahun 1983 sebagai Pusat Arsip Daerah diresmikan Gubernur Jawa Tengah, Bpk. Soepardjo Rustam pada tanggal 2 April Tahun 1988 menjadi Kantor Arsip Daerah sebagai UPD (Unit Perangkat Daerah). Persetujuan Mendagri Nomor 061.1/2464/SJ tanggal 10 Juni 1988 perihal Persetujuan Organisasi dan Keputusan Mendagri Nomor 15 Tahun 1988 tanggal 30 Maret 1988 tentang Pedoman dan Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Tk. I Provinsi Jawa Tengah. Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 1990 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Tk. I Prov. Jawa Tengah di Lingkungan Srondol.

2 32 Tahun 1993 berdiri Perwakilan Arsip Nasional RI di Jawa Tengah atau ANRIWIL Keputusan Presiden Nomor 92 Tahun 1993 tanggal 11 Oktober 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisisi, Tata Kerja Arsip Nasional RI dan Keputusan Kepala ANRI Nomor OT.00/290/30/1994 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Perwakilan ANRI terletak bersebelahan dengan Kantor Arsip Daerah Tk. I Provonsi Jawa Tengah, yaitu di Srondol. Tahun 2001 menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah, merupakan gabungan dari dua instansi yaitu Arsip Nasional Wilayah (ANRIWIL) Provinsi Jawa Tengah dan Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi Jawa Tengah berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) No. 8 tahun 2001 dan Peraturan Daerah No. 4 Tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah. Berlakunya UU No. 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah, maka tahun 2008 menjadi Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, merupakan gabungan dari Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun 2008 tanggal 7 Juni 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Ispektorat, Lembaga Teknis. Hal ini diperkuat dengan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 87 Tahun 2008 tanggal 7 Juni 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja (Tupoksi) Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

3 33 Berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 74 Tahun 2016 tanggal 15 Desember 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Nomenklatur Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berubah menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 2.2 Visi Dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Visi dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut: 1. Visi Arsip dan perpustakaan sebagai sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang berkualitas dan berdaya saing. 2. Misi 1. Meningkatkan kualitas SDM Arsip dan Perpustakaan 2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan 3. Mengembangkan sistem Kearsipan dan Perpustakaan berbasis teknologi informasi 4. Meningkatkan manajemen kelembagaan Arsip dan Perpustakaan

4 Tugas Dan Fungsi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah 1. Tugas Pokok Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah dibidang kearsipan dan perpustakaan. 2. Fungsi a. Perumusan kebijakan teknis dibidang kearsipan dan perpustakaan b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang kearsipan dan perpustakaan. c. Pembinaan, fasilitasi dan pelaksanaan tugas dibidang pengawasan, akuisisi dan pengolahan, pelestarian dan preservasi layanan dan pemasyarakatan serta pengembangan dan hubungan antar lembaga lingkup provinsi dan kabupaten/kota. d. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang kearsipan dan perpustakaan. e. Pelaksanaan kesekretariatan badan f. Pelaksanan tugas lain yang diberikan oleh gubenur sesuai dengan tugas dan fungsinya.

5 Gedung, Ruang dan Perlengkapan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah 1. Gedung Gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berada di Jalan Setiabudi No. 201 C Srondol, Semarang, berdiri diatas tanah seluas M², terdapat sejumlah gedung milik Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah diantaranya: a. Depo Arsip Statis 4 lantai b. Gedung Perkantoran 4 Lantai c. Depo arsip Inaktif 5 Lantai d. Arsip Belanda 2. Ruang a. Ruang Office Theater b. Ruang Rapat c. Ruang Perpustakaan d. Ruang Otomasi e. Ruang Pengelolaan Arsip f. Ruang Record Center g. Ruang Aula 3. Perlengkapan a. Fasilitas Lift b. Rak Statis c. Rolll o pack

6 36 d. Entracking door glass e. Data Plan Scanner untuk sarana alih arsip kertas dan foto digital f. Gramaphone, Reel to Rell player, kaset player, CD player untuk mendengarkan arsip rekaman suara g. Proyek film, VCD, DVD player untuk melihat arsip-arsip citra bergerak h. Microfilm kamera, mikrofilm processor, mikrofilm printer dan mikrofilm reader untuk pengelolaan arsip microfilm. 2.5 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Gambar 2. 1 Struktur organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

7 37 1. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Kepala Dinas mempunyai tugas untuk memimpin tugas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi untuk membantu gubernur dalam penyelenggaraan daerah di bidang kearsipan. Kepala Dinas membawahi: A. Sekretaris Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan dibidang program, keuangan, umum dan kepegawaian. a. Sub Bagian Program Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, meliputi koordinasi, penyusunan program, dan sisitem informasi di lingkungan Dinas. b. Sub Bagian Keuangan Mempunyai tugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, layanan administrasi dan teknis, pengelolaan keuangan, verifikasi, pembukaan dan akuntansi di lingkungan Dinas. c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Mempunyaitugas melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian hukum, humas, organisasi dan tatalaksana,

8 38 ketatausahaan, rumah tangga, dan perlengkapan di lingkungan Dinas. 2. Kelompok Jabatan Fungsional 3. Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan Arsip Bidang Pembinaan, Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi: 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pembinaan, pengembangan dan pengawasan kearsipan; 2. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber daya manusia bidang kearsipan; 3. Pelaksanaan koordinasi, konsultasi, bimbingan, dan supervisi kearsipan; 4. Pelaksanaan pengawasan penyelenggaraan kearsipan; 5. Pelaksanaan penilaian dan monitoring hasil pengawasan kearsipan. A. Seksi Pembinaan, Pengembangan Kearsipan Seksi Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan mempunyai fungsi: 1. Pelaksanaan pembinaan sistem kelembagaan, SDM dan sarana dan prasarana; 2. Pelaksanaan koordinasi bimbingan dan konsultasi pelaksanaan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan; 3. Pelaksanaan pemantauan, supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan;

9 39 4. Penyusunan norma standar prosedur dan kriteria (NSPK) kearsipan; 5. Pelaksanaan pengembangan kelembagaan, sumber daya manusia, sarana prasarana, dan sistem kearsipan; 6. Pelaksanaan pengkajian di bidang kearsipan; 7. Pengembangan laboratorium sistem kearsipan; 8. Pelaksanaan kerjasama di bidang kearsipan. B. Seksi Pengawasan Kearsipan Seksi Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan audit kearsipan; 2. Pelaksanaan penilaian dan evaluasi kearsipan. 4. Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan akuisisi arsip; 2. Pelaksanaan pengolahan arsip; 3. Pelaksanaan penyelamatan, pelestarian dan pemeliharaan arsip; 4. Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip. A. Seksi Akuisisi Arsip Seksi Akuisisi Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan, penilaian dan verfikasi arsip yang akan diakuisisi; 2. Pelaksanaan akuisisi, penerimaan pemindahan dan penyerahan arsip;

10 40 3. Pelaksanaan penelusuran dan wawancara sejarah lisan; 4. Pelaksanaan peliputan peristiwa peristiwa penting. B. Seksi Pengolahan Arsip Seksi Pengolahan Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan pengolahan fisik dan informasi arsip; 2. Pelaksanaan penataan fisik arsip; 3. Penyusunan sarana bantu penemuan arsip (indeks, daftar, inventaris, guide); 4. Pelaksanaan transkrips rekaman wawancara sejarah lisan; C. Seksi Pelestarian Arsip Seksi Pelestarian Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan pelestarian arsip dalam bentuk penyelamatan, penataan, pemeliharaan, dan pelindungan arsip; 2. Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip statis; 3. Pelaksanaan pengujian kualitas media arsip dan sarana kearsipan; 4. Pelaksanaan restorasi arsip; 5. Pelaksanaan autentikasi arsip statis. 5. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip melaksanakan fungsi layanan dan pemasyarakatan kearsipan yang meliputi : a. Pelaksanaan layanan teknis kearsipan; b. Pelaksanaan pemanfaatan arsip;

11 41 c. Penyelenggaraan sistem informasi kearsipan. A. Seksi layanan Arsip Seksi Layanan Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan layanan arsip; 2. Pelaksanaan penyajian informasi arsip; 3. Pengelolaan pengaduan masyarakat; 4. Pelaksanaan kegiatan sistem informasi kearsipan; 5. Pelaksanaan penyajian data dan informasi kearsipan; 6. Pelaksanaan pengelolaan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi kearsipan; 7. Pelaksanaan pengelolaan simpul jaringan informasi kearsipan nasional. B. Seksi Pemanfaatan Arsip Seksi Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi : 1. Pelaksanaan kegiatan pameran kearsipan; 2. Pelaksanaan kegiatan talkshow, sosialisasi / sarasehan / seminar kearsipan; 3. Pelaksanaan publikasi melalui leaflet, brosur, booklet, buletin, media massa dan media elektronik. 6. Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Perpustakaan Melaksanakan fungsi bidang deposit, pengolahan bahan perpustakaan dan pelestarian pahan perpustakaan yang mempunyai tugas :

12 42 a. Pelaksanaan deposit meliputi penghimpunan, pengelolaan, pendayagunaan, dan pemantauan karya cetak dan karya rekam, penyusunan bibliografi daerah dan katalog induk daerah serta penyusunan literatur sekunder; b. Pelaksanaan pengembangan koleksi meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, dan pengembangan koleksi daerah (local content) serta pelaksanaan kajian kebutuhan pemustaka; c. Pelaksanaan pengolahan bahan perpustakaan meliputi deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, penyelesaian fisik bahan perpustakaan, verifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data. d. Pelaksanaan pelestarian isi/nilai informasi bahan perpustakaan termasuk naskah kuno dan pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital; e. Pelaksanaan konservasi fisik bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan dan restorasi serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan. A. Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Penerimaan, pengumpulan, pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam;

13 43 2. Penyusunan bibliografi daerah dan katalog induk daerah serta literatur sekunder; 3. Pelaksanaan pemantauan dan tindak lanjut kegiatan serah simpan karya cetak dan karya rekam 4. Pengumpulan, pengelolaan, dan penyimpanan bahan 5. perpustakaan kelabu (grey literature); 6. Pengkoordinasian pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya rekam dengan penerbit, perangkat daerah, BUMD, instansi terkait, dan masyarakat. 7. Penganekaragaman bahan perpustakaan yang mencakup kegiatan transliterasi (alih aksara), translasi (terjemahan), dan sejenisnya; 1) Pelaksanaan pembuatan direktori penerbit; 2) Pelaksanaan survey kondisi bahan perpustakaan; 3) Pelaksanaan kontrol kondisi ruang penyimpanan; 4) Pelaksanaan teknis konservasi dalam perawatan dan pengawetan bahan perpustakaan; 5) Pelaksanaan restorasi bahan perpustakaan melalui perbaikan fisik dan kandungan informasi bahan perpustakaan; 6) Pelaksanaan Pemeliharaan / Restorasi Bahan Perpustakaan. 7)

14 44 B. Seksi Akuisisi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan Seksi Akuisisi Dan Pengolahan Bahan Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Penyusunan kebijakan pengembangan bahan perpustakaan; 2. Pelaksanaan hunting, seleksi, inventarisasi, dan desiderata bahan perpustakaan; 3. Pelaksanaan pengembangan koleksi bahan perpustakaan melalui pembelian, hadiah, hibah, dan tukar menukar bahan perpustakaan; 4. Pelaksanaan Akuisisi Bahan Perpustakaan; 5. Pelaksanaan Pembinaan Koleksi meliputi survey, analisis kebutuhan pemustaka; 6. Pelaksanaan pengembangan koleksi Jatengsiana; 7. Pengembangan Koleksi Digital; 8. Penerimaan, pengolahan, dan verifikasi bahan perpustakaan; 9. Penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek, dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan 10. Pelaksanaan verifikasi, validasi, pemasukan data bibliografi ke pangkalan data; 11. Penyusunan literatur sekunder. a. Bidang Pengembangan Perpustakaan Melaksanakan fungsi bidang pembinaan perpustakaan, pengembangan perpustakaan dan kerjasama perpustakaan

15 45 serta pembudayaan kegemaran membaca yang mempunyai tugas : 1) Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan semua jenis perpustakaan, implementasi norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK), pendataan perpustakaan, koordinasi pengembangan perpustakaan; 2) Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia bidang perpustakaan meliputi pendataan tenaga perpustakaan, bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan, penilaian angka kredit pustakawan, koordinasi pengembangan sumber daya manusia bidang perpustakaan; 3) Pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca meliputi pengkajian, dan pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca, koordinasi, dan bimbingan teknis; 4) Pelaksanaan Pemasyarakatan / Sosialisasi bidang perpustakaan; 5) Pelaksanaan kerja sama perpustakaan meliputi kerja sama antar perpustakaan dan membangun jejaring / kemitraan perpustakaan;

16 46 6) Pelaksanaan monitoring dan evaluasi bidang perpustakaan. C. Seksi Pembinaan Perpustakaan Seksi Pembinaan Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Pelaksanaan Konsultasi, Koordinasi dan Pembinaan perpustakaandan kepustakawanan; 2. Pelaksanaan penerapan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) bidang perpustakaan; 3. Pelaksanaan Pendataan konsultasi, koordinasi sumber daya manusia bidang perpustakaan; 4. Pelaksanaan Bimbingan teknis perpustakaan dan kepustakawanan; 5. Pelaksanaan Fasilitasi Penilaian angka kredit pustakawan; 6. Pelaksanaan penilaian program dan kegiatan bidang perpustakaan; 7. Pelaksanaan pemasyarakatan/sosialisasi bidang perpustakaan; 8. Monitoring dan evaluasi bidang perpustakaan. D. Seksi Pengembangan dan Kerjasama Perpustakaan Seksi Pengembangan dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Pelaksanaan pengembangan bidang perpustakaan; 2. Pengembangan dan penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK);

17 47 3. Pelaksanaan pendataan perpustakaan; 4. Pelaksanaan konsultasi dan koordinasi pengembangan perpustakaan; 5. Pelaksanaan pengkajian pengembangan perpustakaan; 6. Pelaksanaan kerja sama bidang perpustakaan meliputi kerja sama antar perpustakaan dan membangun jejaring / kemitraan perpustakaan. E. Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca mempunyai tugas: 1. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyebaran informasi tentang perpustakaan; 2. Penerbitan Media Komunikasi Perpustakaan dan Pustakawan; 3. Pelaksanaan promosi dan pembudayaan kegemaran membaca; 4. Pengkoordinasian kegiatan pemasyarakatan pembudayaan kegemaran membaca; 5. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi hasil pembudayaan kegemaran membaca. 8. UPTD Perpustakaan Melaksanakan fungsi ketata usahaan, layanan dan otomasi perpustakaan yang mempunyai tugas : A. Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

18 48 a. Penyelenggaraan urusan ketatausahaan meliputi urusan rumah tangga, aset, kepegawaian, hukum dan organisasi, dan hubungan masyarakat; b. Penyelenggaraan urusan keuangan dan perlengkapan meliputi urusan perbendaharaan, akuntansi, verifikasi, ganti rugi, tindak lanjut Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP). c. Pelaksanaan kegiatan pemeliharaan, perawatan, kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban bangunan gedung dan peralatan kerja; d. Pengkoordinasian, sinkronisasi, dan integrasi pelaksanaan program dan kegiatan. B. Seksi Layanan Perpustakaan Seksi Layanan Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Pelaksanaan layanan perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan, literasi informasi, bimbingan pemustaka, pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka dan layanan pinjam antar perpustakaan; 2. Pelaksanaan layanan Rumah Belajar Modern; 3. Pelaksanaan pendidikan pemakai perpustakaan; 4. Pelaksanaan layanan rujukan (Referens); 5. Pelaksanaan layanan paket Bahan Perpustakaan; 6. Pelaksanaan layanan khusus (termasuk bibliotheraphy, bencana alam, bencana sosial, wisata perpustakaan, dll);

19 49 7. Pengkoordinasian penyelenggaraan layanan perpustakaan dengan perangkat daerah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat; 8. Pelaksanaan penyusunan statistik perpustakaan; 9. Pelaksanaan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan (weeding); 10. Pelaksanaan promosi layanan; 11. Pelaksanaan layanan keanggotaan perpustakaan; 12. Pelaksanaan layanan ekstensi; 13. Penyediaan kotak saran untuk menampung kebutuhan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan. C. Seksi Otomasi Perpustakaan Seksi Otomasi Perpustakaan mempunyai tugas: 1. Pelaksanaan pengelolaan dan pembaharuan perangkat keras, lunak, dan pangkalan data; 2. Pelaksanaan pengelolaan dan pembaharuan jaringan otomasi perpustakaan; 3. Pelaksanaan pengelolaan dan pembaharuan website; 4. Pelaksanaan pengembangan perpustakaan digital.