MANUAL PROSEDUR KERJA Unit Latihan Dan Pendidikan Lanjutan POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

Transkripsi

1 PMS-MPK-ULPL-08 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI PMS-MPK-ULPL-08 UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA NORFATIHAH AFZAN BINTI ABD RASHID DR SHAMSURI BIN ABDULLAH JAWATAN PEGAWAI LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN PENGARAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH TARIKH 16 NOVEMBER NOVEMBER 2017

2

3 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/ LATAR BELAKANG Unit Latihan Dan (ULPL) merupakan salah satu unit sokongan akademik di Politeknik Muadzam Shah. Unit ini berperanan dalam perancangan, penyelarasan, dan pelaksanaan pemberian latihan kepada semua staf PMS melalui latihan dalaman ataupun luaran sepertimana keperluan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 yang menetapkan kehadiran berkursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Bagi meningkatkan kompetensi dan kolaborasi bersama pihak industri, para pensyarah digalakkan untuk mengikuti program sangkutan industri yang dikawalselia oleh Bahagian Latihan Dan Pembangunan Kerjaya Jabatan Pengajian Politeknik. ULPL turut menawarkan program jangka pendek dan program pengajian separa masa kepada pihak industri dan masyarakat umum berdasarkan kepakaran dan sumber yang ada di PMS. 2.0 OBJEKTIF 2.1 Berusaha memastikan staf PMS mengikuti sekurang-kurangnya 10 hari latihan setiap tahun. 2.2 Berusaha memastikan staf PPPT perlu menjalani 40 jam latihan berkaitan kompetensi bagi tempoh setahun. 3.0 DEFINISI PMS Politeknik Muadzam Shah ULPL Unit Latihan dan ialah unit yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan urusan latihan staf. KULPL Ketua Unit Latihan Dan ialah Pegawai Latihan Dan yang mengetuai pengurusan Unit Latihan Dan PLPL Pegawai Latihan dan ialah Pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik untuk mengurus dan menyelaras aktiviti di Unit Latihan dan. 1

4 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PLSJ Penyelaras Latihan Staf Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Jabatan masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf. PLSU Penyelaras Latihan Staf Unit ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Unit untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Unit masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf. KJ/KU Ketua Jabatan atau Ketua Unit ialah pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik atau Pengarah Politeknik Muadzam Shah untuk menguruskan jabatan atau unit di Politeknik Muadzam Shah. Staf Kakitangan Akademik dan Sokongan yang bertugas di Politeknik Muadzam Shah, Pahang Pangkalan Data Latihan Staf Latihan Maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan staf. Aktiviti pemindahan pengetahuan dan kemahiran sama ada dalam bentuk latihan di dalam PMS, latihan di luar PMS atau sangkutan industri. Latihan Dalaman Latihan yang dijalankan oleh ULPL dengan tenaga pengajarnya sama ada di kalangan pegawai PMS atau dari pihak luar. Latihan Luaran Latihan yang dijalankan oleh agensi luar sama ada kerajaan atau swasta. Sangkutan Industri Pensyarah Penempatan pegawai di industri bersesuaian dengan bidang dan mendapat kelulusan dari Bahagian Kecemerlangan Profesional, JPP dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan. BKPRO Bahagian Kecemerlangan Profesional, Jabatan Pendidikan Politeknik, Kementerian Pendidikan Tinggi

5 Unit Latihan Dan Keluaran Pindaan Tarikh Berkuatkuasa 4.0 CARTA ORGANISASI KETUA UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN PENOLONG KETUA UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN PERDAGANGAN PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN PENGAJIAN AM PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN REKABENTUK DAN KOMUNIKASI VISUAL PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN PELANCONGAN DAN HOSPITALITI PENYELARAS LATIHAN STAF JABATAN MATEMATIK, SAINS DAN KOMPUTER PENYELARAS LATIHAN STAF PERPUSTAKAAN PENYELARAS LATIHAN STAF UNIT KEWANGAN PENYELARAS LATIHAN STAF UNIT PENTADBIRAN PENYELARAS LATIHAN STAF UNIT PEMBANGUNAN DAN PENYELENGGARAAN 100 PEMBANTU TADBIR P/O PEMBANTU OPERASI 1 & East West North 0 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr 3

6 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/ FUNGSI DAN AKTIVITI UNIT 5.1 Urusan Pengurusan Latihan Staf Merancang Dan Melaksanakan Latihan Dalaman Menyelaras Program Sangkutan Industri Pensyarah (SIP) Menyelaras Latihan Luaran Menyimpan Dan Menyelenggara Rekod Latihan 5.2 Urusan Pengurusan Program Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH) Menyelaras Program Jangka Pendek dan Program Pengajian Separa Masa Menyimpan Rekod Berkaitan Program Jangka Pendek dan Program Separa Masa 5.3 Urusan Pengurusan Lodge Ivory Inn Mengurus Urusan Pendaftaran Masuk Dan Keluar Penginap Menyelenggara Dan Memantau Proses Pembersihan Bilik (Housekeeping)

7 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA URUSAN PENGURUSAN LATIHAN STAF MERANCANG DAN MELAKSANAKAN LATIHAN DALAMAN JAWATAN PROSES KERJA Staf / PLSJ/PLSU PLPL/PLSJ/PLSU 1. Memohon PLSJ/PLSU kemukakan cadangan latihan. 2. Memohon staf melengkapkan Borang Keperluan Kemahiran pada hujung tahun. 3. Melengkapkan Borang Keperluan Kemahiran berdasarkan bidang tugas dan menghantar kepada KULPL melalui PLSJ/PLSU. 4. Menerima cadangan latihan jabatan/unit berdasarkan kepada keperluan organisasi dan Borang Keperluan Kemahiran daripada PLSJ/PLSU. 5. Menyediakan perancangan latihan. 6. Mengemukakan perancangan latihan kepada Pengarah untuk kelulusan dan peruntukan. 7. Membuat persediaan latihan merangkumi penyediaan kertas kerja kursus, tempat latihan, tempahan makanan dan penginapan (jika perlu) serta senarai nama peserta. 8. Mengeluarkan surat jemputan kepada penceramah kursus. PLPL/PLSJ/PLSU PLPL/ PLSJ/PLSU/PT(P/O) PLPL/PLSJ/PLSU 9. Mengeluarkan surat panggilan menghadiri latihan kepada peserta. 10. Mengedarkan Borang Penilaian Kursus kepada peserta pada sesi akhir latihan. 11. Menyediakan dan mengeluarkan sijil kehadiran berdasarkan Senarai Kehadiran Kursus. 12. Menyediakan laporan pelaksanaan latihan berserta analisa penilaian latihan dan mengemukakan kepada.

8 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 JAWATAN PROSES KERJA PLSJ/PLSU/ PT(P/O) / PLSJ/PLSU/PT(P/O) KJ/KU KJ/KU 13. Mengemaskini dan menyimpan dokumen pelaksanaan latihan seperti berikut dalam fail berkaitan. a. Kertas Kerja Kursus b. Laporan Pelaksanaan Kursus c. Senarai Kehadiran d. Borang Penilaian Kursus 14. Mengemaskini Pangkalan Data Latihan Staf selepas kursus berakhir. 15. Membuat pemantauan dan penilaian keberkesanan latihan / kursus yang telah dihadiri oleh staf menggunakan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan. 16. Menghantar Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan yang telah disahkan setiap 3 bulan kepada KULPL.

9 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : MERANCANG DAN MELAKSANAKAN LATIHAN DALAMAN Mula KULPL/ PLPL Mohon PLSJ/PLSU kemukakan cadangan latihan KULPL/ PLPL Mohon staf lengkapkan Borang Keperluan Kemahiran. Staf Isi Borang Keperluan Kemahiran berdasarkan bidang tugas dan hantar kepada KULPL melalui PLSJ/PLSU. KULPL/ PLPL Terima cadangan latihan jabatan/unit dan Borang Keperluan Kemahiran daripada PLSJ/PLSU. KULPL/ PLPL KULPL/ PLPL Sediakan perancangan latihan Kemukakan perancangan latihan kepada Pengarah PLPL/ PLSJ/ PLSU KULPL/ PLPL Tidak Ya Lulus? Buat persediaan latihan a. Kertas Kerja Kursus d. Penginapan (jika perlu) b. Tempat latihan e. Senarai peserta c. Tempahan makanan Keluarkan surat jemputan kepada penceramah kursus A

10 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 A KULPL/ PLPL PLPL/ PLSJ/PLSU PLPL/PLSJ/ PLSU/PT(P/O) PLPL/ PLSJ/PLSU PLSJ/PLSU/ PT(P/O) /PLSJ/ PLSU/PT(P/O) KJ / KU Keluarkan surat panggilan hadir latihan kepada peserta Edar Borang Penilaian Kursus kepada peserta pada akhir sesi latihan Sedia dan keluarkan sijil kehadiran peserta latihan berdasarkan Senarai Kehadiran Kursus Sediakan laporan pelaksanaan latihan berserta analisa penilaian kursus dan kemukakan kepada Kemaskini dan simpan dokumen pelaksanaan latihan dalam fail berkaitan. a. Kertas Kerja Kursus c. Senarai Kehadiran b. Laporan Pelaksanaan Kursus d. Borang Penilaian Kursus Mengemaskini Pangkalan Data Latihan Staf selepas kursus berakhir. Pantau keberkesanan latihan / kursus yang telah dihadiri oleh staf menggunakan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan. KJ / KU Hantar Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan yang telah disahkan kepada KULPL Tamat

11 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA MENYELARAS PROGRAM LATIHAN SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH (SIP) JAWATAN PROSES KERJA Pengarah 1. Menerima surat siaran pelaksanaan program latihan SIP bagi tahun berkenaan. 2. Memaklumkan tawaran latihan SIP kepada KJ dan pensyarah. Pensyarah 3. Memohon tempat ke industri melalui Pengarah/KJ dan mendapatkan surat tawaran dari industri. 4. Mencetak borang permohonan beserta sokongan KJ dan kelulusan Pengarah dan kemukakan kepada. 5. Menyemak borang permohonan dan dokumen sokongan: i.surat setuju terima dari industri ii. Skop jadual tugas semasa latihan iii.profil syarikat iv. Jadual waktu mengajar yang telah disahkan v.salinan surat pengesahan jawatan yang telah disahkan Pengarah 6. Meluluskan permohonan pensyarah mengikuti SIP. 7. Mengesahkan permohonan pensyarah dalam e-sis. 8. Menyediakan anggaran perbelanjaan bagi pensyarah mengikuti SIP. 9. Menghantar borang permohonan yang lengkap bersama dokumen sokongan dan anggaran perbelanjaan kepada BKPRO. 10. Menerima salinan surat tawaran daripada BKPRO dan mengedarkan kepada pensyarah yang berjaya.

12 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 JAWATAN PROSES KERJA Pengarah 11. Menerima peruntukan kewangan bagi Program Latihan Sangkutan Industri. Pensyarah 12. Menghantar laporan SIP kepada BKPRO setelah tamat latihan. 13. Menerima salinan laporan SIP dan salinan Sijil SIP.

13 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : MERANCANG DAN MELAKSANAKAN PROGRAM SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH (SIP) Mula PENGARAH Terima surat siaran pencalonan peserta daripada BKPRO. KULPL/ PLPL Maklumkan tawaran SIP kepada pensyarah KULPL/ PLPL Pohon tempat ke industri dan dapatkan surat tawaran dari industri Pensyarah KULPL/ PLPL KULPL/ PLPL Tidak Cetak borang permohonan beserta tandatangan KJ dan kelulusan Pengarah dan kemukakan kepada. Semak borang permohonan dan dokumen sokongan: a. Surat setuju terima dari industri b. Skop jadual tugas semasa latihan c. Profil syarikat d. Jadual waktu mengajar yang disahkan e. Salinan surat pengesahan jawatan yang disahkan Dapatkan kelulusan pengarah KULPL/ PLPL KULPL/ PLPL Ya Sahkan permohonan pensyarah dalam e-sis Sediakan anggaran perbelanjaan bagi pensyarah mengikuti SIP A A

14 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 A A Menghantar borang permohonan yang lengkap bersama dokumen sokongan dan anggaran perbelanjaan kepada BKPRO. Terima surat tawaran daripada BKPRO dan edarkan kepada pensyarah Pensyarah Menghantar laporan SIP kepada BKPRO setelah tamat latihan Terima salinan laporan SIP dan salinan SIjil SIP Tamat

15 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA MELAKSANAKAN LATIHAN LUARAN JAWATAN PROSES KERJA Pengarah 1. Menerima tawaran latihan luaran daripada penganjur. 2. Mendapatkan / menerima calon peserta daripada jabatan/unit (jika berkaitan). 3. Sediakan anggaran perbelanjaan kursus luaran yang berkaitan. 4. Dapatkan kelulusan pengarah. 5. Menghantar senarai nama calon kepada penganjur. 6. Memaklumkan peserta untuk menghadiri kursus jika ditawarkan. Peserta KJ / KU /PLSJ 7. Mengadakan majlis/aktiviti perkongsian ilmu peringkat jabatan/unit/politeknik selepas menghadiri kursus 8. Menilai keberkesanan kursus terhadap staf menggunakan Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan. 9. Mengemaskini Pangkalan Data Latihan Staf.

16 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : MELAKSANAKAN LATIHAN LUARAN Mula Terima tawaran latihan daripada penganjur Dapatkan/menerima calon peserta daripada jabatan/unit Sediakan anggaran perbelanjaan kursus luaran yang berkaitan. Tidak Lulus Ya Kelulusan pengarah Hantar senarai nama calon kepada penganjur Maklumkan peserta jika ditawarkan Adakan majlis/aktiviti perkongsian ilmu peringkat jabatan/unit/politeknik selepas hadir kursus Nilai keberkesanan kursus terhadap staf Kemaskini Pangkalan Data Latihan Staf Tamat

17 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA URUSAN PENGURUSAN PROGRAM PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT (PSH) URUSAN PENGURUSAN PROGRAM JANGKA PENDEK JAWATAN PROSES KERJA 1. Menerima permohonan dari agensi luar yang berminat untuk mengadakan kursus 2. Mengadakan perbincangan dengan KJ/KU yang berkaitan untuk menentukan kesesuaian perlaksanaan kursus 3. Membuat sebutharga perlaksanaan kursus jika boleh dilaksanakan 4. Memaklumkan kepada pengarah kursus yang hendak dilaksanakan 5. Mengemukakan kepada agensi berkaitan sebutharga, tarikh dan tempat kursus yang akan dilaksanakan 6. Menerima pengesahan untuk melaksanakan kursus dari agensi berkenaan 7. Berbincang dengan PLSJ untuk urusan pengendalian kursus 8. Mengeluarkan surat perlantikan yang ditandatangani oleh pengarah kepada penceramah kursus/fasilitator/urusetia yang terlibat PLPL/PLSJ 9. Memastikan kursus dilaksanakan seperti yang dirancang 10. Mengeluarkan sijil kehadiran kursus kepada peserta 11. Menguruskan proses tuntutan bayaran dari agensi berkaitan dan bayaran kepada penceramah/urusetia kursus

18 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENGURUSAN PROGRAM JANGKA PENDEK Mula Terima permohonan dari agensi luar untuk menjalani kursus melalui Pengarah Perbincangan dengan KJ/KU yang berkaitan untuk menentukan kesesuaian perlaksanaan kursus Tidak Ya Sesuai? Sediakan sebutharga perlaksanaan kursus jika boleh dilaksanakan Maklum Pengarah kursus yang hendak dilaksanakan Kemukakan kepada agensi berkaitan sebutharga, tarikh dan tempat kursus yang akan dilaksanakan Terima pengesahan untuk melaksanakan kursus dari agensi berkenaan Persediaan pengendalian kursus PLPL/PLSJ Penyediaan surat perlantikan yang ditandatangan oleh pengarah kepada penceramah kursus/urusetia yang terlibat Perlaksanaan kursus PLPL/PLSJ Penyediaan sijil kehadiran kursus kepada peserta Pengurusan proses tuntutan bayaran dari agensi berkaitan dan bayaran kepada penceramah/fasilitator/urusetia kursus Tamat

19 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA URUSAN PENGURUSAN LODGE IVORY INN URUSAN PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK IVORY INN JAWATAN PROSES KERJA 1. Menerima tempahan melalui panggilan telefon / data secara terus 2. Mendapatkan maklumat tempahan seperti jenis bilik, bilangan bilik yang diperlukan oleh pelanggan serta tarikh masuk dan keluar PT (P/O) / PO 3. Memeriksa dan memastikan bilik yang diperlukan sedia atau tidak sedia 4. Memaklumkan kepada pelanggan samaada bilik sedia atau tidak sedia 5. Mendapatkan maklumat lengkap seperti nama dan no telefon penempah dan penginap 6. Merekodkan tempahan

20 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENGURUSAN TEMPAHAN BILIK IVORY INN Mula PT(P/O) PT(P/O) PT(P/O)/PAP Terima tempahan bilik melalui telefon / data secara terus Mendapatkan maklumat tempahan seperti jenis dan bilangan bilik yang diperlukan oleh pelanggan serta tarikh masuk dan keluar Memeriksa dan memastikan bilik yang diperlukan sedia atau tidak sedia PT(P/O) Memaklumkan kepada pelanggan samaada bilik sedia atau tidak sedia Tidak Ya Sedia? PT(P/O) Mendapatkan maklumat lengkap seperti nama dan no telefon penempah dan penginap PT(P/O) Merekodkan tempahan Tamat

21 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA URUSAN PENDAFTARAN MASUK DAN KELUAR PENGINAPAN JAWATAN PROSES KERJA 1. Mengisi borang pendaftaran PENGINAP 2. Membuat bayaran mengikut harga dan bilangan bilik PT (P/O) 3. Menerima borang pendaftaran dan bayaran daripada penginap 4. Menulis resit rasmi kerajaan (kew38) PLPL/PNA 5. Menandatangan resit rasmi kerajaan dan serahkan semula kepada PT(P/O) PT (P/O) 6. Menyerahkan kunci bilik kepada penginap PT (P/O) 7. Menyerahkan wang sewaan ke Unit Kewangan PENGINAP 8. Menyerahkan kunci kepada PT(P/O) / PAP semasa proses keluar

22 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENDAFTARAN MASUK DAN KELUAR PENGINAPAN Mula PENGINAP Mengisi borang pendaftaran PENGINAP Membuat bayaran mengikut harga dan bilangan bilik PT(P/O) Menerima borang pendaftaran dan bayaran daripada penginap PT(P/O) Menulis resit rasmi kerajaan (kew38) Menandatangan resit rasmi kerajaan dan serahkan semula kepada PT(P/O) PT(P/O) Menyerahkan kunci bilik kepada penginap PT(P/O) Menyerahkan wang sewaan ke Unit Kewangan PENGINAP Menyerahkan kunci kepada PT(P/O) / PAP semasa proses keluar Tamat

23 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 PROSES KERJA MENYELENGGARA DAN MEMANTAU PROSES PEMBERSIHAN BILIK (HOUSEKEEPING) JAWATAN PROSES KERJA 1. Menanggal dan mengumpul cadar, sarung bantal, selimut dan tuala untuk di cuci. PAP 2. Menyerahkan kunci bilik kepada pekerja kontrak pembersihan untuk kerja-kerja pembersihan. 3. Mendobi cadar, sarung bantal, selimut dan tuala. 4. Menyediakan bilik penginapan yang telah dibersihkan. 5. Pemantauan kebersihan dan kebolehfungsian peralatan/perabot di bilik penginapan. 6. Menghantar laporan kerosakan kepada Unit Pembangunan Dan Penyelenggaraan

24 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : MENYELENGGARA DAN MEMANTAU PROSES PEMBERSIHAN BILIK (HOUSEKEEPING) Mula PAP Menanggal dan mengumpul cadar, sarung bantal, selimut dan tuala untuk di cuci. PAP Mendobi cadar, sarung bantal, selimut dan tuala. PAP Menyerahkan kunci bilik kepada pekerja kontrak pembersihan untuk kerja-kerja pembersihan. PAP Menyediakan bilik penginapan yang telah dibersihkan. Tidak Memuaskan Memuaskan Pemantauan kebersihan bilik penginapan. Baik Rosak Pemantauan kebolehfungsian peralatan/perabot di bilik penginapan. Menghantar Laporan ke Unit Pembangunan & Penyelenggaraan. Tamat

25 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/ REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Rekod Matriks Kompetensi Staf Pelaksana 2 Tahun Bahagian Pentadbiran Unit Latihan dan 1 2. Borang Penilaian Kursus 1 Tahun Bahagian Pentadbiran Unit Latihan dan 2 3. Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan (Kompetensi Penghasilan Kerja) 1 Tahun Bahagian Pentadbiran Unit Latihan dan 3 4. Kajiselidik Keberkesanan Kursus / Latihan (Peningkatan Pengetahuan, Kemahiran Dan Kualiti Peribadi) 1 Tahun Bahagian Pentadbiran Unit Latihan dan 4 5. Pangkalan Data Latihan Selama Staf Berkhidmat Bahagian Pentadbiran Unit Latihan dan 5

26 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/ RUJUKAN 7.1 Dalaman a. PMS-PK-PS-01 : Kajian Semula Pengurusan b. PMS-PK-PS-11 : Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf 7.2 Luaran a. MS ISO 9001:2015 b. Pekeliling Perkhidmatan Dasar Latihan yang sedang berkuatkuasa c. Esis d. E-Profiling e. EPSA -

27 Unit Latihan Dan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 MATRIKS KOMPETENSI STAF PELAKSANA (INSTRUMEN PENILAIAN KENDIRI) LAMPIRAN 1 NAMA STAF : JABATAN/UNIT: TARIKH: Arahan: Sila tandakan di ruang yang sesuai untuk menentukan tahap kompetensi anda bagi setiap kemahiran yang disenaraikan berdasarkan skala yang berikut: Skala 1 Tidak Mahir 2 Kurang Mahir 3 Sederhana Mahir 4 Mahir 5 Sangat Mahir Catatan: J = Jurang ( Tolak tahap sebenar dari tahap Mahir ) A. KOMPETENSI UMUM BIL KEMAHIRAN J 1. Kefahaman terhadap Arahan Perkhidmatan dan Perintah Am yang berkaitan dengan tugas 2. Pengetahuan tentang bidang tugas yang ditentukan 3. Interaksi dan komunikasi berkesan semasa menjalankan tugas 4. Dapat melaksanakan tugas dalam masa yang ditentukan B. KOMPETENSI KHUSUS BIL KEMAHIRAN J 1. Memahami arahan dengan baik 2 Mampu merancang tugas mengikut keperluan 3. Kemahiran dan keupayaan dalam bidang tugas yang ditetapkan 4. Menjaga keselamatan harta kerajaan 5 Kebolehan membaiki kaedah kerja supaya lebih berkesan dan cekap 6 Keupayaan menyimpan rahsia dan bersifat amanah dalam bidang tugas 7 Kebolehan menyelesaikan masalah dan mengambil tindakan segera dalam melaksanakan tugas 8 Kebolehan membuat penilaian keberkesanan kerja 9 Berupaya menyebarkan ilmu dan kemahiran kepada rakan setugas ULPL-08(1) ( )

28 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 C. KOMPETENSI TEKNOLOGI MAKLUMAT BIL KEMAHIRAN J 1. Pengetahuan asas tentang Teknologi Maklumat dan Komunikasi 2. Pengetahuan am tentang komponen asas computer 3. Penggunaan ICT dalam proses kerja 4. Kemahiran menaip menggunakan perisian Microsoft Word 5. Kemahiran mencetak menggunakan computer 6. Kemahiran menggunakan perisian Microsoft Excel 7. Kemahiran menggunakan Internet yang berkaitan dengan bidang tugas Tandatangan Staf ( ) ULPL-08(1) ( )

29 BORANG PENILAIAN KURSUS LAMPIRAN 2 NAMA KURSUS : PENGANJUR : TARIKH : TEMPAT : Sangat Lemah Lemah Sederhana Baik Sangat Baik Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan/kursus yang telah anda ikuti ini dengan menanda pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas. Penilaian Kandungan Kursus 1. Objektif kursus tercapai Kandungan kursus/bengkel menepati kehendak Kandungan kursus/bengkel adalah berkaitan dengan tugas dan membantu meningkatkan kualiti kerja Tugasan/latihan sesuai dengan keperluan objektif Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Ulasan: Penilaian Penceramah Kursus Nama Penceramah Pertama : Nama Penceramah Kedua : Nama Penceramah Ketiga : 6. Kesediaan penceramah mengendalikan kursus/bengkel. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Pengetahuan penceramah mengenai modul yang diajar. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Interaksi dengan peserta. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga ULPL-08(2) ( )

30 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/ Pengendalian aktiviti latihan. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Gaya pesembahan dan penyampaian penceramah. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Kebolehan penceramah menarik penyertaan peserta. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Penilaian keseluruhan terhadap penceramah. Penceramah Pertama Penceramah Kedua Penceramah Ketiga Penilaian Pelaksanaan Kursus 14. Susunan aturcara kursus/bengkel Persekitaran sesuai sebagai tempat pembelajaran Penyediaan makanan dan minuman Pentadbiran dan perkhidmatan urusetia Ulasan: Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 18. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat Ulasan: ULPL-08(2) ( )

31 KAJISELIDIK KEBERKESANAN KURSUS / LATIHAN (Kompetensi Penghasilan Kerja) LAMPIRAN 3 Kajiselik Keberkesanan Kursus ini adalah bertujuan menilai kursus yang dihadiri bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. NAMA PESERTA :... JAWATAN :... JABATAN/UNIT :... NAMA KURSUS :... TARIKH KURSUS :... Hendaklah diisi oleh ketua jabatan / ketua unit selepas peserta menghadiri latihan/kursus. Sila bulatkan markah penilaian berdasarkan skor di bawah bagi menilai keberkesanan latihan/kursus yang telah dihadiri oleh peserta Amat Tidak Memuaskan Tidak Memuaskan Sederhana Memuaskan Sangat Memuaskan Bil. Kriteria Sebelum Kursus Selepas Kursus 1. Kerja yang dilaksanakan menepati kualiti yang ditetapkan Kerja dilaksanakan mengikut prosedur Kebolehan menghasilkan kerja atau melaksanakan tugas dalam tempoh masa yang ditetapkan Peningkatan kemahiran / pemahaman dalam melaksanakan tugas Kebolehan mengajar modul / menjalankan tugas berkaitan sebelum / setelah menghadiri kursus Perkongsian ilmu pengetahuan dengan rakan sejawat Kesediaan dan berkeyakinan untuk menjalankan aktiviti / projek berkaitan kursus Bermotivasi Bersikap proaktif Ulasan Ketua Jabatan / Ketua Unit: Tandatangan KJ/KU... Cop Rasmi : Kegunaan ULPL: Peratus Keberkesanan =... % Ulasan : Tarikh: 0 39% Tidak Berkesan 40 69% Sederhana % Berkesan ULPL-08(3) ( )

32 Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan Tarikh Berkuatkuasa 20/11/2017 KAJISELIDIK KEBERKESANAN KURSUS / LATIHAN LAMPIRAN 4 (Peningkatan Pengetahuan, Kemahiran Dan Kualiti Peribadi) Kajiselik Keberkesanan Kursus ini adalah bertujuan menilai kursus yang dihadiri bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran di luar bidang tugas hakiki serta memperkukuhkan kualiti peribadi. NAMA PESERTA :... JAWATAN :... JABATAN/UNIT :... NAMA KURSUS :... TARIKH KURSUS :... Hendaklah diisi oleh ketua jabatan / ketua unit selepas peserta menghadiri latihan/kursus. Sila bulatkan markah penilaian berdasarkan skor di bawah bagi menilai keberkesanan latihan/kursus yang telah dihadiri oleh peserta Amat Tidak Memuaskan Tidak Memuaskan Sederhana Memuaskan Tidak Berkaitan Sangat Memuaskan Bil. Kriteria Sebelum Kursus Selepas Kursus 1. Kebolehan berkomunikasi dengan lebih berkesan Kebolehan bekerjasama dalam menjalankan tugas Menguasai kemahiran / pengetahuan yang baru Berdisiplin Lebih positif dan terbuka menerima teguran Lebih bertanggungjawab dan jujur Menepati masa Kebolehan mengaplikasi pengetahuan yang diperolehi Perkongsian ilmu pengetahuan dengan rakan sejawat Kesediaan dan berkeyakinan untuk menjalankan aktiviti / projek berkaitan kursus Bermotivasi Bersikap proaktif Ulasan Ketua Jabatan / Ketua Unit Tandatangan KJ/KU... Cop Rasmi Kegunaan ULPL: Peratus Keberkesanan =... % Ulasan : ULPL-08(4) ( ) 0 39% Tidak Berkesan 40 69% Sederhana % Berkesan

33 Tarikh BORANG MAKLUMAT LATIHAN STAF LAMPIRAN 5 JABATAN/UNIT NAMA No.Fail Peribadi (POLITEKNIK) Tarikh Lantik Jawatan Kelulusan Akademik Tertinggi & Bidang Pengkhususan: Institusi Akademik Tarikh Borang diisi NO.K/P Jantina: L/P Tarikh Sah dalam Jawatan Sekarang Gred Jawatan Modul diajar: Tahun Lulus Kelulusan Ikhtisas No. Tel (R) : No. Tel (H/P) : KURSUS/BENGKEL/SEMINAR YANG TELAH DIHADIRI (2 TAHUN TERAKHIR) BIL. NAMA KURSUS/BENGKEL/SEMINAR TEMPAT TARIKH DARI HINGGA BIDANG KEPAKARAN YANG BOLEH DIKONGSI BIL. BIDANG/KEPAKARAN TAHAP/PENGALAMAN ULPL-08(5) ( )